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隨著中國鐵路的高速發展,鐵路非運輸企業作為市場主體,業務規模不斷擴大,經營范圍持續拓展,簽訂合同數量逐年遞增。有效提高鐵路非運輸企業合同管理工作質量,對于維護企業合法權益、增強企業市場信譽、依法開展經營活動,都具有十分重要的意義,加強合同管理標準化建設已成為當務之急。
一、鐵路非運輸企業合同管理標準化的重要意義
鐵路非運輸企業是開展多元化經營的產業活動單位,是鐵路系統生產經營的重要組成部分,既與運輸主業有著密不可分的關系,又不完全依賴于運輸主業,具有獨立經營管理的特點。近年來,鐵路非運輸企業不斷改革發展,業務范圍已涵蓋工程咨詢、項目管理、物流、商貿、餐飲、房地產開發、住宿、旅游、制造等行業,涉及的合同類型也日趨復雜。不同類別的合同,權利義務關系、付款方式、違約責任等條款都存在較大差異,需要在實踐中區別對待,有針對性地加強管理。通過合同管理標準化建設,可以把合同管理的有益經驗固化下來,實現合同管理制度機制、基本程序的規范性和統一性,從而降低企業經營風險,實現合同管理的高效化運作,進而有效保障鐵路非運輸企業的合法權益和良性發展。
二、鐵路非運輸企業合同管理標準化的主要形式
1.合同管理組織體系的標準化。主要包括兩個方面:一是明確合同歸口管理部門,對于企業內部所涉及的所有合同,設立統一的歸口管理機構,減少合同管理方面的組織制約,優化管理方式方法,提升合同管理工作質量。二是明確合同項目協作部門,結合企業經營實際設立合同類別和項目,以合同為中介連接項目涉及的相關業務部門,明確一名企業負責人負責日常統籌協調,督導合同業務上游部門及時做好合同簽訂的準備工作,督促合同業務下游部門及時開展談判和簽約。
2.合同管理運行程序的標準化。主要包括兩個方面:一是合同管理流程的科學性,力求層次分明、井然有序,不同環節均可責任到部門、到人員,相互之間職責界限清晰,日常管理無盲區死角。二是合同管理部門的聯動性,合同管理相關部門雖然分工不同,但存在著相互聯動、相互制約的關系,要通過合同管理職能的統籌規劃設置,使各相關部門在立足于本職工作的同時,也能對其他部門的合同管理工作起到監督、糾錯的作用。
三、鐵路非運輸企業合同管理存在的主要問題
1.重視程度不匹配。一些企業對于合同管理的重視程度與市場化經營要求不相適應,有的企業沒有設置合同管理專責部門,有的企業沒有明確合同管理專職人員,有的企業沒有把合同管理納入年度重點工作,有的企業沒有做到定期研究合同管理重要事項,導致合同管理工作總體處于較低水平。
2.制度體系不健全。一些企業沒有形成完善的合同管理制度體系,從合同起草到合同履行的各個環節,都缺乏標準化的制度規范,合同管理工作隨意性比較強,受管理人員主觀意識影響比較大,導致合同管理缺乏統一標準、統一要求,造成合同條款因人而異、因事而異,產生巨大的管理隱患。
3.管理機制不順暢。一些企業的合同管理缺乏科學化、標準化管理機制,在合同履行方面缺少必要監督,合同談判、擬定、審查、簽約、監督等各環節運行不順暢、銜接不緊密、信息不對稱,導致合同管理的盲目性和無序化,增加了合同簽訂雙方的溝通成本和時間成本,造成合同管理效率比較低下。
4.責任落實不到位。一些企業的合同管理主責部門與其他業務部門在合同管理中的具體職責、權限邊界較為模糊,經常出現管理空白地帶,造成合同審查工作漏洞;有些合同管理人員責任心不強,出現合同條款表達不準確、法律與合規性審查不嚴謹、合同履行不到位等問題,為企業經營埋下潛在風險。
四、加強鐵路非運輸企業合同管理標準化建設的具體措施
1.健全合同管理制度機制。科學合理的制度機制是合同管理標準化的基礎,要在對合同管理現狀進行全面深入調研的基礎上,根據鐵路非運輸企業合同項目和管理程序的特點,有針對性地制定相關制度規定,完善日常工作機制。同時根據企業發展情況保持動態優化調整,確保企業合同管理工作在有效的制度機制保障下健康運行。
2.完善合同管理組織體系。健全有效的組織體系是合同管理標準化的前提,要按照統一管理、分級負責、精干高效的原則,明確一名企業負責人主管合同管理業務,建立由綜合、法律、財務、經營等相關部門共同參與的合同管理組織架構,配備既懂經營管理又具備一定法律知識的人員從事合同管理具體工作,促進企業合同管理業務保持良性運轉狀態。
3.優化合同審查基本流程。清晰明確的審查流程是合同管理標準化的關鍵,要按照層次分明、操作性強的原則,將合同審查流程各環節涉及到的部門及個人職責進行明確劃分,實現有效監督和相互制衡。同時,按照一般合同、重大合同、特殊合同等分類,明確不同類別合同的審查權限,不斷提高合同審查工作的針對性和實效性。
4.規范合同檔案管理工作。嚴謹有序的檔案管理是合同管理標準化的保障,要按照“一事一檔”原則,對合同管理專門建檔立卷,指定專人負責日常維護,完善收集、保存、借閱等方面工作規范,原則上由合同承辦部門建立合同檔案,由合同管理部門對履行完畢的合同及相關材料進行立卷歸檔,充分發揮好合同檔案管理的基礎性作用。
5.提升合同管理信息化水平。高效便捷的信息化建設是合同管理標準化的支撐,要充分利用信息化、數字化手段加強合同管理工作。積極研發適應鐵路非運輸企業特點的合同管理信息系統,建立集錄入、存儲、查詢等功能于一體的信息管理平臺,及時準確維護合同管理信息數據,在實現基本功能順暢運行的基礎上不斷推進全流程、全要素的合同管理信息化建設。
作者:程菲菲 單位:北京京鐵工程咨詢有限公司法律顧問