新時代人事檔案信息化管理探思
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摘要：本文對目前人事檔案管理中存在的問題進行深度剖析，發現人事檔案管理工作遲遲得不到行業認可的主要原因。筆者依據自身從業經驗，對新時代人事檔案管理信息化的實踐路徑提出幾點看法，僅供同行參考。
關鍵詞：人事檔案，檔案管理；檔案信息化；實踐路徑
市場經濟競爭日趨激烈，企事業單位之間的競爭離不開人才的支撐，無論是高端人才引進，還是企事業單位現有職工薪酬結構、績效管理等等，都在呼喚著人事檔案管理信息化建設。通過構建人事檔案管理信息系統，能夠充分發揮人事檔案資源的利用價值，顯著提升人力資源管理工作效率，因此全面實踐人事檔案管理信息化勢在必行。
一、信息技術融入人事檔案管理的優勢
（一）加快檔案流轉速度。人事檔案運用信息技術管理，打破了各部門之間的屏障，讓企事業單位業務科室與人事部門實現點對點快速溝通，為人事檔案資源的全單位平臺共享創造更多途徑，改善了人事檔案資源利用率的困境，對企事業單位人力資源管理工作益處多多。人事檔案管理信息化能夠加快檔案流轉速度，電子檔案實時傳送，減少了紙質檔案人為交接出現的信息失真問題，更是避免了異地就職時等待紙質檔案時間過長，影響了職工工齡的續接。同時，職工人事檔案準確交接，也確保了職工正常享受到單位的各項福利待遇，提升職工對企事業單位人力資源管理工作的滿意度。
（二）滿足無紙辦公需求。無紙化辦公徹底顛覆了傳統人事檔案管理工作的舊模式，使得人事檔案數據和檔案交接工作更為便捷，檔案資源利用流程更為簡化，節省了大量人力和物力。靈活多樣的檔案交接方式，便于修改的檔案信息平臺，都在展示著無紙化辦公給人事檔案管理工作帶來的新機遇，先進的信息技術正是無紙化辦公實施的基礎條件之一。
（三）延長檔案保管年限。人事檔案資料內容涵蓋了職工從求學到工作，直至退休的全部信息，其中有些紙張在頻繁的翻閱中已經出現了字跡模糊、丟頁、缺失等情況，給職工日后辦理退休手續造成很大困擾。而且紙質檔案保管對檔案室的外部環境要求較高，有些偏遠地方的企事業單位檔案管理經費嚴重不足，檔案室還未配備除濕除塵設備，紙質檔案的保存更為不易。人事檔案信息化管理就是讓信息技術幫助檔案管理人員更好地管理人事檔案，完整的人事檔案信息數據庫存儲著職工的所有基本信息，檔案調閱的方式以電子檔案信息輸出為主，不僅減少了紙質檔案調閱的次數，有效延長了紙質檔案保管年限，也節省了檔案管理人員的時間。
（四）充實檔案服務內容。信息化背景下的人事檔案管理工作能夠在人事檔案數據庫中精準識別出職工人事檔案需求，并自動分類形成標簽，這種按照職工崗位責任不同而定位檔案服務內容的全新人事檔案管理模式正處于探索階段，也是人事檔案管理信息化實施以后的新產物，能夠將人事檔案管理工作更好地服務于人才優化計劃，切實提升人事檔案利用價值。
二、人事檔案信息化管理的制約因素
（一）配套設施投入不足。企事業單位大部分
的發展資金都投入到了生產建設之中，檔案管理專項經費投入嚴重不足，配套設施還處于老化狀態，經常卡頓的計算機、處理圖片不清晰的掃描儀、上傳速度緩慢的信息網絡等等基礎設施條件已經嚴重制約了人事檔案管理信息化技術的應用。雖然多數企事業單位都在積極落實人事檔案管理信息化制度，可軟硬件設施更新始終遲緩，大量的人事檔案資料還是需要依靠人工進行管理，這與企事業單位的現代化發展理念相背離，導致人事檔案資料整理與利用之間的銜接不緊密。
（二）檔案篩選環節缺失。企事業單位人事檔案交接是人力資源管理的首要環節，然而受到檔案管理人員思維局限性的影響，一些管理人員只是隨意將人事檔案接過來，按索引標注編號后就將職工人事檔案放到檔案柜中保存，甚至都沒有打開，更不可能去篩選檔案中不合格的信息資料。人事檔案資料篩選與審核是了解職工的第一步，這個環節的缺失將會關閉我們走進職工的一扇門，不僅是對企事業單位人力資源管理的不負責任，更是影響了職工職稱晉升和薪酬待遇認定。
（三）信息運用思維固化。目前，我國多數企事業單位已基本實現人事檔案管理信息化，可是很多檔案管理工作人員還是習慣性采用人工操作模式，即便他們都知道信息技術的便捷作用，也沒有把信息化作為檔案管理的首選模式。有些職工是異地入職，從原單位到現單位路途較遠，采用職工電子人事檔案先行辦理入職手續更為方便。然而企事業單位電子檔案互認還處于初級發展階段，有些單位還是強調必須紙質檔案進行交接，導致職工入職后必須回原單位將紙質檔案遷出后才能辦理入職手續。這種固化的管理思維使得人事檔案管理信息化建設得不到快速推進。
（四）業務操作技術生疏。目前，少數企事業單位不重視人事檔案管理，沒有設立單獨的檔案室，將人事檔案歸口到人力資源部門，人事檔案管理人員也大多是由人力資源部門職工兼任，職工雖然精通人力資源工作，但并不具備專業的檔案學管理知識，理論基礎欠缺。與此同時，企事業單位還未充分認識職工參加繼續教育培訓的重要性，職工對人事檔案管理信息化建設所需的專業信息技術知識一知半解，計算機系統操作還不熟練，電子檔案錄入工作速度較慢。人事檔案管理信息系統平臺上分布了各個服務板塊，如果檔案管理人員對系統功能操作技術生疏，將會導致很多服務功能沒辦法啟用，人事檔案管理信息系統將形同虛設。
（五）信息管理制度混亂。有的企事業單位雖已使用局域網，電子檔案文件可儲存在“資料庫”,全體職工根據各自權限讀取文件。本來這是一個很好的溝通渠道，但由于人事檔案信息管理制度混亂，對電子文件存放的位置沒有明確規定，甚至有部分職工把文件只存在本機，人為因素造成人事檔案調閱不便利。
三、新時代人事檔案信息化管理的實踐路徑
（一）增加信息設施投入資金。人事檔案管理信息化必須首先配備現代化信息設施，比如計算機、掃描儀、高清拍攝儀、打印機、標簽機等辦公設備，同時還要為檔案室單獨開通網絡，確保網絡傳輸速度，檔案室網絡應有獨立端口。人事檔案管理信息化軟件系統可以向第三方信息技術公司購買，有條件的單位也可以組織技術人員進行研發。從人力資源成本上考慮，選擇由專業信息技術公司提供的人事檔案管理信息系統更為節約資金。信息設備的投入不是一次就完成的，軟硬件設備的更新換代也要及時。尤其是隨著人事檔案管理工作政策的變化，管理手段的創新，原有的軟件系統也面臨著升級和更新。檔案管理人員在軟件系統使用過程中不斷遇到新問題，定期將這些問題和想法進行匯總，與軟件系統后期維護人員積極溝通，提升軟件服務功能，讓人事檔案管理信息系統更好地為人事檔案現代化服務。
（二）合理鑒別檔案信息真偽。以往的人事檔案信息甄別都是由人工完成，工作程序復雜，人為失誤情況也是時有發生，致使人事檔案資料不真實現象偶有存在。人事檔案管理信息系統上線后，后臺會自動識別出不合乎規定的檔案資料，比如空白表格、日期填寫錯誤、內容缺項等等問題，真正體現了人事檔案管理信息化的作用。人事檔案管理信息系統經過初步篩選后，檔案管理人員進行復核，對人事檔案信息中出現的錯誤進行修改，進一步完善職工人事檔案信息。全部審核通過的職工人事檔案被保存在人事檔案數據庫中，確保職工人事檔案信息真實、準確，便于職工日后的晉升和各種福利待遇認定。
（三）轉變檔案信息管理模式。人事檔案部門在接收職工人事檔案后，就要將紙質檔案進行逐一審核，通過后存儲在數據庫中，按照人事檔案信息保密原則進行加密，確保人事檔案在調閱和修改時始終處于安全管控范圍之內。信息化管理模式使得人事檔案不再沉睡于檔案柜里，各業務科室在有人事檔案信息調閱需求時，只需要在系統內輸入用戶名和密碼，后臺確認權限后，即可查閱到職工人事檔案資料，有效發揮人事檔案信息在企事業單位經營管理中的作用。
（四）提升職工業務技術能力。第一，加強職業道德教育。人事檔案工作涉密性較強，關系著職工的切身利益，尤其是檔案信息交接時需要鑒別資料真實性，對于不實的信息要及時糾正，這就要求檔案管理人員具有崇高的職業道德，本著公正、公平的態度開展工作。第二，更新業務知識結構。原有的人事檔案管理知識結構與現代化檔案服務要求之間存在脫節現象，管理人員要積極利用工作之余學習先進的計算機技術，勤加練習業務操作技能，在日常的檔案管理中有意識運用檔案管理信息技術。第三，掌握人事檔案政策。我國企事業單位人事檔案管理規章制度和政策法規是指導人事檔案管理工作的制勝法寶，我們要及時掌握最新的政策和規定，把人事檔案管理工作做細做實。
（五）重視人事檔案反饋程序。人事檔案反饋信息的收集、分析和匯編是加大檔案信息資源開發力度、提高檔案信息化質量的重要措施。現代化設備在檔案工作領域的應用為開發檔案信息創造了優越的條件。因此，應盡快建立檔案目錄數據庫和開放檔案文件目錄中心，加大開放檔案的力度，拓寬檔案利用的渠道；利用網絡進行檔案信息的存儲、檢索、分析、傳遞，實現檔案信息數字化；建立檔案網站，利用網絡技術和虛擬技術實現人事檔案信息資源共享。
（六）制定檔案管理規范標準。人事檔案信息化建設的重要基礎就是規章制度和標準規范。將人事檔案管理的國家標準規范與企事業單位具體情況相結合，制定適合單位的人事檔案管理制度，并要求職工必須執行并按程序辦事。檔案管理規范標準制定應遵循以下原則：安全性原則，加強網絡安全，運用權限控制、訪問控制、信息加密等策略，充分保證人事檔案信息的安全性；規范性原則；效益型原則，做到按“需”逐步實現信息化。綜上所述，人事檔案管理信息化是新時代檔案管理的需求，更是檔案管理邁入現代化的必經之路。檔案管理部門必須主動實現信息管理，加大人事檔案信息管理的投入，積極擴大信息化管理的范圍，盡快實現人事檔案管理信息化。
[參考文獻]
[1]任秀靜.新時期加強人事檔案管理工作的幾點思考[J].人才資源開發,2015(02).
[2]喬東媛.加強人事檔案管理工作的幾點建議[J].黑龍江史志,2014(09).
作者:宇偉光 單位:黑龍江省體育科學研究所
