醫院干部人事檔案專項審核淺析

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摘要：當前我國有很多單位已經開展了干部人事檔案專項審核工作。本文闡述了醫院干部人事檔案專項審核工作的主要內容，總結了醫院干部人事檔案專項審核中存在的幾點問題，并提出了針對性的解決措施，僅供參考。

關鍵詞：醫院干部人事檔案；專項審核；檔案管理

醫院干部人事檔案專項審核工作具有一定的復雜性與專業性，當前醫院逐漸形成了科學系統高效的干部人事檔案審核體系。開展醫院干部人事檔案專項審核，能夠促進我國公共醫療服務的進一步發展，同樣也是實現醫院干部人事檔案管理規范化系統化的重要措施。

一、醫院干部人事檔案專項審核工作中存在的問題

（一）干部檔案信息不完整，資料不全面。干部政策時間跨度長，有一部分早期的材料當前已經無法查找到，這會對檔案的完整性產生影響。由于干部對檔案政策的不重視與不了解，會導致在填寫干部檔案時，部分內容未能準確填寫或是在填寫中出現錯誤。此外，在審核中還發現檔案材料缺失的情況。例如在由工人身份轉為干部身份之后，缺少轉干審批材料；證明干部整個學習過程的材料要包含入學材料、在校期間成績單、畢業登記表及畢業證等材料，審核中經常會出現部分材料缺失；黨員身份的認定，審核中經常出現政審材料或入黨申請書、轉正申請書缺失的情況，甚至所有入黨材料只有入黨志愿書，入黨預備期不滿一年的情況。

（二）檔案意識薄弱，思想認識不到位。干部人事檔案工作是一項內部性、保密性很強的工作，也是一項不引人注目、默默無聞的幕后服務性工作，因此領導普遍對干部人事檔案工作不夠重視，存在認識上的誤區。干部本人也缺乏檔案意識，在填寫檔案材料時有著較大的隨意性，有時可能會為了自身的利益填寫虛假的信息，導致檔案內容缺乏真實性與規范性。檔案部門與工作人員也缺少對檔案管理的重視程度，沒有建立嚴謹的人事檔案管理制度。

（三）檔案管理人員業務能力有待提升。當前大多數單位中，人事檔案管理工作由人事干部監管，沒有配備專職的人事檔案管理人員，人事干部的調動會影響干部人事檔案管理隊伍的穩定性?，F階段檔案管理隊伍缺少系統性培訓，檔案管理工作缺少信息化，需要大量的人工操作，無法提升檔案管理工作的效率。檔案管理人員的工作條件較差，無法激發工作人員的積極性。

（四）檔案管理疏松缺乏糾錯機制。現階段，從中央到地方都加強了對檔案造假現象的重視與整改，出現檔案造假問題的主要原因是由于缺少完善的人事檔案管理機制與糾錯機制，即使是發現了問題也沒有妥善的處理方式，同時缺少責任追究機制，就無法追查到造假者、檔案管理者與相關參與人員的責任，檔案造假成本低，縱容了部分干部的檔案造假行為。

二、醫院干部人事檔案專項審核工作中存在的問題成因

（一）檔案材料歸檔不夠及時、完整。醫院中的人事部門因未及時收集、梳理有關資料,將其納入干部中新產生的各類人事檔案。在機構調整時期,干部也未能及時對其人事檔案的完整性加以檢驗或核實,造成失去的各種材料無法及時在原來工作單位補齊,即使多年后補齊歸檔也困難重重。此外,由于干部自身歸檔意識不強,因此很多如獲獎、訪學等資料,也都是由干部本人保管,并未按時交給機關人事部門存檔。

（二）檔案管理人員業務水平有待提升。醫院檔案管理人員技術水平有限,往往無法辨別文檔真假,又或者社會責任感不強,管理材料能力不好,從而導致了歸檔材料長期積壓、混亂、誤裝、損壞等的不良后果。

（三）缺少檔案日常管理規范。醫院缺乏檔案的日常制度,如先進檔材料審查制度、檢查制度等。醫院人事檔案在裝訂歸入國家檔案系統前,由于未能及時對檔案承載信息加以審查,導致在檔案歸入時出現問題。

三、醫院干部人事檔案專項審核工作的優化措施

（一）準確認定“三齡兩歷一身份”等檔案基礎信息。首先要認定干部真實的出生日期，檢查檔案是否存在涂改，收集干部的原始戶籍材料。其次嚴格審查干部的學習、工作經歷以及提拔信息等資料，保證檔案信息與干部的具體情況保持一致，并且能夠準確地體現出干部的工作時間與變化情況。若是干部參加工作與畢業時間出現矛盾，就要對這一問題進行重點審核，做到情況核實不準不通過、問題查不清不通過、政策吃不透不通過，通過各種方式盡全力保證檔案信息的完整性、準確性與真實性，保證干部人事檔案資料能夠經得起時間與歷史的檢驗。

（二）配備專業專職檔案管理人員。在進行干部人事檔案專項審核中，要保證檔案管理部門的獨立性，制定部門統一體系與標準。醫院內部要加強對專項審核工作的重視，強化檔案管理制度的建設，建立規范化的檔案管理工作流程。要引進專業專職檔案管理人員，對在職人員進行培訓，提升其業務能力。同時結合本院的具體情況，完善與優化干部人事檔案管理工作制度，提供專門的干部人事檔案管理場所，并安排專職人員展開管理，嚴禁拖拉散漫對檔案收集工作造成延誤。

（三）加強人事檔案的信息化建設。醫院檔案管理人員要與時俱進，應用現代化的信息技術進行人事檔案管理，提升檔案管理工作的效率。將人事檔案進行信息化處理，不僅能夠提升檔案管理的規范性與嚴密性，同時也能夠延長檔案的使用壽命。建立檔案管理信息系統，將人事檔案與掃描儀、計算機等現代化設備相結合，將人事檔案中的文字、圖片等資料進行信息化處理，轉化為數據資料，以實現無紙化檔案，將數據檔案與紙質檔案并存，提升檔案閱覽的便捷性并提升管理效率。

（四）兩步走，做好醫院人事干部檔案專項審核工作1.提前準備，效果事半功倍。首先,要在實際審核工作中做到四個明確。一是責任明確。醫院方面在人事檔案審查工作啟動之初,應當適時組織與各單位分管領導、檔案工作人員等開展的工作座談會,認真組織有關工作人員學習檔案專項管理工作考核的規定等有關文件精神;成立專項審核組，掌握干部人事檔案專項審核的規范和標準,了解人事檔案分類整理、檔案材料補缺、補充材料歸檔、人員信息認定等業務流程和工作內容。二是對象明確。在開始專項審核工作之前,準確核定審核人員范圍和人員名單,防止在審核過程中漏審和加審,給審核工作造成不必要的麻煩。三是重點明確。要對審核人員進行審前業務培訓,使他們熟練掌握人事檔案相關知識、專項審核認定標準及審核工作的重點,明確全面收集人事檔案材料的流程,為順利開展審核認定工作打好理論基礎。四是目的明確。要將資料正確、真實當作干部人事檔案管理工作的終極目的,在專項審核過程中要嚴格遵循有關規定,以"零失誤"為目標，逐人逐項審查確認,以提高干部人事檔案材料的真實性和準確度。其次，要做到夯實基礎。一是確定工作方案和工作流程,結合實際,制定干部人事檔案專項審核的工作方案。制作工作流程圖,把繁瑣復雜的審核工作清晰化,使審核工作的進度可視化,使參審人員能夠及時了解審核進度并靈活調整各階段的時間節點﹐從而保證審核工作的順利完成。二是建立相關制度規范。根據專項審核的需要,結合審核工作的具體要求,制定相應的管理制度,如審核組的責任制度、審核人員的責任制度、保密管理制度﹑檔案庫房和檔案卷宗的管理制度等。三是進行安全保密教育。要對參審人員進行安全保密教育,認真做好被審核人員個人信息的保密工作，建議簽訂保密協議書,杜絕檔案信息的泄露,確保審核認定工作的順利進行。2.實施過程管理，達到預期效果。首先，要做到嚴把“三關”。一是堅持認定有據、實事求是、尊重歷史原則,嚴把“真實關”。審核人員應當嚴格按照已頒布的文件精神和有關規定，對存有疑義的確認結果主動查閱早期材料，進行印證。核實“三齡二歷一身份”基本信息時，應完全依靠干部人員存檔的早期材料和原件記錄，切實杜絕主體臆斷、歪曲事實等做法，達到尊崇史實、堅守基本原則。二是交叉互審、集體研判，嚴把“準確關”。采取交叉互審等方法，核查有關人員檔案資料有無不實、涂改的情形；在交叉互審的基礎上，安排經驗豐富的審核人員復核把關情況；對信息存在重大出入或暫時無法確認的特殊檔案資料，經有關部門決策會議核實后,再進行確認。三是夯實信息基礎，嚴把“信息采集關”。應當按時、定向地查閱和接收有關人員歸檔材料，對歸檔中沒有的材料及時加以登記、催交和補齊，并嚴格按人事檔案專項工作審核的有關規定，做好分級、排列、編目、裝幀，努力做到分級正確、編排有序、編目明確、裝幀整潔,以保證人事檔案的真實、有序、完整。其次,要做到分步實施。一是整理原始檔案。二是本人填寫《干部履歷表》,進行檔案初審。初審包括：審核“三齡兩歷一身份”的信息，編制檔案缺失材料明細，按照補充缺失材料的主題下發(組織和個人)。三是復核歸檔：將預審過的檔案實行交叉審查，對審查結論不一致或有異議的檔案,要共同協商研討確定。四是整理考核信息系統，并建立二表的初表(全省黨員干部人員檔案專項考核專用的《領導干部任免表》和《干部履歷表》)。五是接收缺失材料,進行三審。包括：根據接收的補充材料,結合檔案實際審核信息再次確認“三齡兩歷一身份”的信息；按照填表規范,完成對上述兩表的制作。六是信息初認,問題反饋。包括：申請的個人信息須經本人審核并簽名,如本人有疑問可反饋并進行答疑。七是綜合研判。根據評估標準，對無法確認的個人信息，要求由本人提交證明材料，經有關組織的綜合研究并作出最終判斷后,再由本人確定并簽名。八是收存入檔。將本人審核無誤,并經簽名確認的全省機關干部人事檔案專項考核專用《干部任免審批表》和《干部履歷表》歸檔保存,審核結束。綜上所述，干部人事檔案對醫院或是個人的影響都非常重要，開展醫院干部人事檔案專項審核工作，能夠將人事檔案管理工作中存在問題進行集中處理，進而提升干部人事檔案管理水平與干部的工作水平。但是專項審核只能治標，想要治本就要強化干部人事檔案的日常管理工作，樹立責任意識，以專項審核為契機，建立規范的醫院干部人事檔案管理體系，構建常態化、長效化的工作機制。

[參考文獻]

[1]趙娜,張瑞芳.新形勢下公立醫院干部人事檔案規范化管理對策芻議[J].內蒙古科技與經濟,2021(02).

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作者:劉承業 單位:臨沂市人民醫院