人力資源管理與檔案管理信息系統構建

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[摘要]隨著信息技術的快速發展，信息化已成為各行各業的發展趨勢，極大地改變了現代的生活方式和工作方式。人力資源管理作為企業的重要管理環節，是企業各項人事工作順利開展的重要前提。因此推動人力資源管理的信息化發展，實現檔案管理信息系統的有效構建，能夠進一步提高企業人力資源管理的效率，優化企業內部的人力資源配置，實現更加高效的信息共享和動態數據庫，為企業的智能化分工奠定良好的基礎。本文將探討人力資源管理與檔案管理信息系統構建與應用，以供參考。

[關鍵詞]人力資源管理；檔案管理；信息系統

人力資源管理決定著企業能否實現高效的人力資源配置,也決定了企業能否進一步提高內部管理的效率和質量,因此在信息化時代推動人力資源管理的信息化發展,促進人事檔案管理信息系統的建立,不僅能夠幫助企業更加高效地實現人力資源數據的有效溝通,還能夠為企業未來的人事調配提供更加科學的參考依據,讓企業的工作效率和工作質量都獲得顯著提升,為企業謀求更多的經濟效益。

一、人力資源管理與檔案管理信息系統構建的重要性

（一）現代人力資源和檔案管理與傳統人事和檔案管理的區別

在人力資源的管理中,人事檔案管理是極為重要的組成部分,覆蓋職工個人檔案收集、處理、存放、分析和評定的每一個環節。在進行人事方案管理的過程中,傳統的人力資源管理及檔案管理是完全依靠人工實現的,由工作人員將職工的各項數據形成檔案文件并存放在檔案案中,并通過統一編號將檔案袋放在特定存儲位置,以便隨時調閱和使用[1]。長期以來這種檔案管理方式成為人力資源管理的重要手段,但隨著企業規模的不斷擴大,人力資源管理的范圍和內容也越來越廣,如果依然采用人工處理檔案的方式,會降低企業人力資源管理的效率,容易在檔案管理的過程中出現人工難以解決的問題,并且隨著大量資源的不斷積壓,有可能導致檔案中的記錄內容與實際情況不相符,無法及時對檔案進行更新,從而帶來許多問題。在這樣的背景下,檔案管理信息系統構建就顯得勢在必行,其不僅能夠通過高效的計算機處理解決檔案管理中存在的問題,還能夠實現實時的數據分析和數據更新,能夠隨時隨地快速調閱人力資源和人事檔案的相關信息,有利于進一步減輕人事部門工作人員的工作壓力,降低人工操作帶來的高額成本,還能夠提高人事檔案管理的精確度,避免企業出現損失。

（二）信息化發展戰略的需要

隨著經濟發展速度的越來越快,企業也需要進一步提高自身的運營效率和運營質量。在信息化日益普及的背景下,企業紛紛建立起了信息化發展戰略,推動各項工作的信息化發展,以此來實現更加智能化的辦公模式,應對信息量爆炸的工作內容。在信息化發展戰略的指導下,企業能夠通過智能化的手段進一步提高各項數據的處理效率和處理質量,同時也能夠搭建起更加高效的信息傳輸渠道,實現有效的信息共享[2]。通過人力資源信息化和檔案管理信息系統的建立,企業領導可以隨時隨地地掌握企業中的人力資源配置,考察各個部門中不同工作人員的工作情況和績效考核；各部門的管理人員也可以更加高效地管理本部門的職工,考察工作人員的出勤、工作質量、績效評定等；企業的職工也可以通過檔案管理信息系統查看自己的檔案信息、薪酬福利,還可以根據檔案管理信息系統平臺了解企業的人事政策、人事調動和晉升渠道等等。由此可見,推動人力資源管理與檔案管理信息系統的有效建立,能夠滿足未來企業信息化發展戰略的需要,是企業發展的必然趨勢。

二、人力資源管理與檔案管理信息系統構建及應用的現狀

（一）管理落后、單一，查找方式與服務質量不能滿足現代人力資源管理的需求

現階段,許多企業依然采用傳統的人力資源管理方式,依靠人工來進行人事檔案的處理、分析和存儲,在進行人事檔案的查閱時需要通過煩瑣的流程才能夠順利完成,并且需要管理人員在檔案室中進行檔案資料的翻找,這會使企業檔案室中好的人事檔案資源越積越多,也不利于人事檔案管理效率和質量的進一步提升。這種陳舊的管理方式呈現出單一的特點,并不能真正推動人事檔案管理和人力資源管理系統的優化升級[3]。當企業領導或管理人員需要調閱職工的人事檔案時,往往需要耗費教程的時間等待,進行查找的方式也相對落后,使得人力資源管理的質量無法真正提升。長此以往,人力資源管理的發展必然無法跟上企業的發展速度,不能適應企業未來信息化的發展需求,最終導致企業的人力資源管理與檔案管理阻礙企業的長遠發展。

（二）數據安全保密性能差、難以實現動態管理和實時數據分析

傳統的人力資源管理和檔案信息管理過程中,往往是通過紙質檔案和人工處理修改的方式來進行檔案數據的更新與保存。但是隨著檔案資源的不斷增多,不僅要在企業內部占據較大的檔案存放空間,還不利于人力資源管理人員進行有效的檔案整理和檢查,在進行檔案信息的更新時也相對滯后、緩慢,無法做到實時更新和動態管理。并且紙質檔案易受潮、發霉、易損壞,并且很容易被人為修改,因此不具備較高的保密性和安全性[4]。因此隨著企業發展需求的不斷提升,對人力資源管理和檔案管理也提出了更高的要求,在這樣的背景下,傳統的人力資源和檔案管理方式已經不能適應更加高效的企業發展模式,需要進一步提高檔案信息管理的安全性能,并且實現檔案信息的實時分析和動態管理,才能夠滿足企業不斷擴大的發展需求,為企業的長遠發展奠定良好的基礎。

（三）數據庫建設滯后，以實體檔案為主，人事檔案信息數據庫為輔，造成了管理水平無法提高、管理效率低下、無法實現人力資源管理所需要的資源共享

目前,許多企業并沒有建立起完善的人力資源和檔案數據庫,大量的紙質檔案存放在檔案室中,不僅提高了檔案管理的難度,也降低了檔案管理的效率。在進行人力資源和檔案管理的過程中,許多人事管理人員并沒有重視檔案信息化的發展趨勢,依然將人事檔案信息庫作為人事檔案管理的輔助工具,嚴重降低了日常人事檔案管理的工作質量和工作水平,使得日常檔案查詢、處理、更新、存儲的程序無法得到優化,也不能實現不同部門和不同區域之間的人事檔案信息資源共享,導致信息交流的效率被嚴重降低,這不利于企業根據發展的需求進行更加高效的人事調動和人事管理,對于企業未來的成員發展存在不利影響。因此只有進一步加強對人力資源信息化管理和人事檔案管理信息系統建立的重視程度,才能夠為企業未來的信息化發展奠定良好的基礎。

三、人力資源管理與檔案管理信息系統構建及應用的優勢

（一）實現數據共享

通過人力資源管理與檔案管理信息系統的構建,能夠進一步將各種管理數據上傳到云端網絡,通過權限設置來進一步提高數據信息的共享程度,擴大數據信息的共享范圍,以便企業的上下級之間能夠進行更加高效的人事調配。企業領導可以通過數據共享了解內部員工的具體工作情況、績效考核和專業技能等內容,以便為員工提供更加科學的崗位分配、薪酬福利、晉升通道,以此來進一步激勵員工提高工作的積極性；部門管理人員可以通過數據共享合理分配部門員工的各項工作,以此來提高企業運營的效率和質量；普通員工也可以通過人力資源管理與檔案管理信息系統查閱自己的工作績效、考核情況等各項數據,以便更好地調整自己的工作狀態,促進工作效率的提升,同時尋求晉升渠道,真正實現自己的人生價值[5]。由此可見通過人力資源管理與檔案管理信息系統,企業內部可以形成上下貫通的人事檔案數據共享格局,對于優化企業內部的人力資源配置有積極的意義,促進企業的長遠發展。

（二）實現分類、分限高效管理

在人力資源管理與檔案管理信息系統的幫助下,企業的人力資源與檔案信息能夠實現更加高效的分類、分限管理模式。針對不同部門和不同崗位的員工,可以通過統一的信息管理系統實現分類處理,對于員工的人事檔案也能夠根據不同的類別進行有效的歸檔和存儲,便于在日后的檔案調閱和人事調動時直接快速地找到相關信息,極大地節省了檔案管理人員的時間,能夠將注意力集中在更加重要的工作上[6]。同時信息系統的分類處理模式,不同員工可以有更加明確的工作職責和工作范圍,也能夠幫助企業更加明確不同部門不同崗位的工作需求,實現更加精細化的企業管理,促進企業發展模式的轉型升級,為企業的信息化發展奠定良好的基礎。

（三）實現數據聯動、動態化管理

通過風險人力資源管理與檔案管理信息系統,企業的人力資源管理和人事檔案管理能夠實現信息化發展,將各類人力資源管理的信息和人事檔案數據上傳到云端平臺,能夠讓企業總公司與不同區域分公司進行人力資源管理與人事檔案信息的數據聯動,能夠幫助總公司及時了解下轄各個公司的人事安排情況,并根據企業的發展需求進行有效的人事調配,為企業更加高效的人力資源配置奠定良好的基礎。除此之外,通過高效的信息系統,企業還能夠實現人事檔案數據的動態化管理,根據企業內部員工的實際情況及時更新相關數據,為企業的人力資源管理提供更加真實可靠的數據,有利于企業做出更加科學的人事決策,為企業的健康發展奠定良好的基礎。

（四）實現智能辦公

隨著信息化的不斷發展,許多企業紛紛建立起了信息化發展戰略,并積極推動智能辦公的發展。通過人力資源管理與檔案管理信息系統構建,企業的各項人事數據和檔案數據共同匯聚在信息系統中,人力管理部門的工作人員只需要通過計算機和相關軟件的操作,就可以完成數據的采集、分析、處理和儲存,能夠進一步提高人事檔案信息管理的效率,也能夠真正推動智能辦公在企業中的發展。企業的顧客部門也可以直接通過信息系統實現檔案的調閱,進一步提高了企業人力資源管理部門與其他部門之間的溝通效率,能夠使人力資源管理部門為企業各個部門提供更加優質的人事服務,為企業的長遠發展奠定良好的基礎。

四、人力資源管理與檔案管理信息系統構建及應用策略

（一）完善信息系統建設，加強基礎設施管理

為了建立良好的人力資源管理與檔案管理信息系統,企業必須進一步完善信息系統建設,為人力資源管理部門購入信息系統構建所需的各種硬件設備與軟件系統,幫助人力資源管理部門建立起一套完善的信息系統管理模式。同時企業還要進一步加強對基礎設施的管理質量,定期對硬件設備進行檢查和保養,并定期對軟件系統進行維護,以此來保證基礎設施的運行水平,確保人力資源管理部門在使用人力資源管理與檔案管理信息系統時不會出現硬件或軟件損壞的情況,避免影響人力資源管理部門的工作效率,也降低各項數據信息丟失或損壞的風險。

（二）統一信息管理標準，優化檔案管理質量

在構建人力資源管理與檔案管理信息系統過程中,企業需要建立起統一的信息管理標準,為人力資源管理的信息系統使用提供標準化的參考依據。企業需要明確人力資源部門不同員工在信息系統中的權限范圍,并針對人力資源管理和檔案信息的錄入制定統一的格式,規范檔案信息管理過程中各項操作流程,明確到文件的生成格式,確定統一的編號對文件和數據信息進行分類管理,以此不斷提高檔案信息的管理質量和管理效率,確保信息系統中的檔案有序、真實、可靠[7]。

（三）提高系統安全管理，保證檔案的安全性

企業在構建人力資源管理與檔案管理信息系統時,需要為信息系統建立起防火墻,阻隔外界病毒、木馬和黑客的入侵,避免企業的檔案數據受到損壞或盜用,以此來提高系統的安全性。除此之外,企業還需要定期運行殺毒系統,對信息系統進行病毒查殺,為信息系統的運行創造一個安全良好的環境。同時企業需要對人力資源管理部門的工作人員進行教育,規范工作人員的操作行為,堅決禁止擅自修改檔案數據、刪除檔案數據的違規違紀行為,嚴格要求工作人員按照相應流程辦事,減少在操作中的失誤,避免對檔案數據造成破壞。

（四）培養信息管理人才，提高專業管理能力

企業構建人力資源管理與檔案管理信息系統的過程中,還需要加強對信息管理人才的培育工作,從而有效地提升系統運行的安全性和穩定性。企業應該進一步擴大招聘渠道,吸納更多信息管理人才；企業也應該對內部人力資源管理員工進行信息化的教育培訓,從而讓企業員工的信息化專業水平不斷提升。企業還可以邀請專業的信息管理專家在企業內進行專題講座,引導員工積極學習信息化管理的最新技術和最新知識,讓企業人力資源管理人員能夠更快適應信息系統的使用方式,并通過信息系統的各項功能為企業提供更加優質的人事管理服務,為企業的長遠運發展奠定良好的基礎。綜上所述,構建人力資源管理與檔案管理信息系統,是企業信息化發展的必然選擇,能夠有效提高企業人力資源管理與檔案管理的質量與效率。因此企業應該做好信息系統基礎設施建設,為信息系統建立統一的管理標準,加強信息系統的安全防護,不斷提高管理人員的管理水平,才能夠真正落實信息化發展戰略。

參考文獻：

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[7]楊淑芬.人力資源檔案管理信息化建設的必要性分析[J].辦公室業務,2019(12):74+84.

作者:羅虹 單位:廣西有色勘察設計研究院