醫學院校教學管理系統的建設探思
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[摘要]隨著我國高等教育迅速發展，全國范圍內“雙一流”建設的深入推進，新疆醫科大學進入了高質量內涵式發展的新階段，這既是提高綜合實力的良好契機，同時對教學管理也提出了更高的要求。文章主要采用問卷調查法和訪談法，總結教學管理系統建設過程中取得的進展，探討基于SMODA理念的醫學院校教學管理系統的建設與應用，并對發現的問題、未來發展規劃進行了思考和探索。新疆醫科大學教學管理系統正在穩步發展和持續優化中，下一步改進措施將從對教學管理系統的建設、教學管理人員的技能素養、系統管理制度、信息共享機制、系統發展規劃等方面繼續努力。旨在實現教學管理的規范化和精細化，能夠更好地服務于廣大教師和學生，穩步提升學校醫學人才培養質量，助力學校實現教學及管理的綜合效益和高質量內涵式發展。
[關鍵詞]高質量內涵式發展；醫學院校；信息化；教學管理系統
信息化建設水平的高低體現著一所高校的辦學水平、學校形象和地位，借助信息化平臺能為高校的可持續發展提供動力支持[1-2]。高校教學管理系統的建設和完善不僅可以提高教學管理工作的精度和效率，緩解相關教學管理工作人員和一線教師的繁瑣工作壓力，同時對高校“雙一流”建設、形成高水平人才培養體系、培養一流人才有重要意義。因此，本研究旨在探討基于SMODA理念的醫學院校教學管理系統的建設與應用，將對加快信息化建設的進程、不斷優化和提升教學管理系統服務水平、助力學校實現教學及管理的綜合效益和高質量內涵式發展具有重要意義。
一、醫學院校教學管理系統建設的必要性
教育部《教育信息化十年發展規劃（2011—2020年）》指出，以教育信息化帶動教育現代化，破解制約我國教育發展的難題，促進教育的創新與變革，是加快從教育大國向教育強國邁進的重大戰略抉擇。到2020年教育管理信息化水平顯著提高，信息技術與教育融合發展的水平顯著提升。高等教育信息化是促進高等教育改革創新和提高質量的有效途徑，是教育信息化發展的創新前沿。綠色、安全、文明的數字校園基本建成，其中包括教學、科研、教師、學生、財務等管理信息系統的建設、數據共享與使用，信息化環境下教學業務組織與流程創新。要提升教育服務與監管能力，大力推動教育電子政務，提高教育管理效率，優化教育管理與服務流程，支撐教育管理改革與創新。要加快學校管理信息化進程，建立電子校務平臺，加強教學質量監控，推動學校管理規范化與校務公開，支持學校服務與管理流程優化與再造，提升管理效率與決策水平，提高辦學效益。利用信息化手段提升學校服務師生的能力和水平[3]。隨著我國高等教育迅速發展，全國范圍內“雙一流”建設的深入推進，對高校教學管理也提出了新的要求，與此同時，醫科類院校的教學管理存在臨床醫學類專業招生規模大，教學點分散，學生在校學習課程較多，單門課程授課教師多，教師、教室、實驗室、臨床見習場所等共用情況較多，附屬醫院同時參與本科教學的情況，使得醫科類院校教務管理工作相較其他院校更加復雜。因此，不斷探索醫學院校信息化教學管理系統的建設，在應用中根據需求不斷優化和完善是我們亟待解決的問題和需要持續堅持的一項重要任務。
二、教學管理系統建設取得的進展
（一）基于SMODA理念的教學管理系統整體設計
隨著高校教育教學改革和我校高質量內涵式發展目標的提出，以往購買和正在使用的產品化教學管理系統（不附帶服務定制化）已不適用于目前的發展需求，因此，應針對教學業務管理發展和教學管理平臺技術發展趨勢，基于SMODA建設理念，并結合學校現狀，制定教學管理系統整體設計，有計劃、有步驟、演進式地推進系統建設。SMODA(service，manage，optimize，develop，apply）是“以服務教學需求為目標，以流程化管理為規范，以優化管理流程為切入點，以自主研發（或聯合研發）軟件為技術支持，以應用實效為檢驗標準”的關于“如何構建學校信息化教學管理體系”的理念[4]。新疆醫科大學于2019年購買了新的教務管理系統。“以服務教學需求為目標”:在以人才培養為中心、服從于教育發展需求的基礎上，梳理現有教學業務，制定教學管理系統整體設計，并結合現有信息化管理系統，發掘新需求，提出優化方案。“以流程化管理為規范”：制定了以信息化流程管理業務規劃，系統根據權限把控流程節點，責任到人。“以優化業務流程為切入點”：在系統使用過程中及時與軟件方溝通，優化現有流程，完善線下業務至線上管理。“以自主研發（或聯合研發）軟件為技術支持”：提出結合醫學教育教學管理特點，通過教學管理人員和專業設計人員協同合作的方式，聯合第三方對系統進行技術研發，共同搭建符合我校自身特色的教學管理系統。“以應用實效為檢驗標準”：教學管理系統建設初期，通過問卷、調研會的形式廣泛征求教務處各科室教學管理人員、各學院及附屬醫院教學管理人員意見。教學管理系統上線以來，定期了解全校各部門、教師、學生的使用情況、收集意見建議，將使用實效作為檢驗系統的標準。
（二）搭建教學管理系統平臺，保證數據安全性
學校于2020年10月初步完成平臺部署，涵蓋教學管理、學籍管理、教學質量管理、學生工作管理、大學生創新創業管理、實踐教學管理、教學資源管理、教職工管理、新生管理、系統管理等10個模塊，共計292個項目菜單。教學管理系統優先采用B/S架構，運行于Unix、Linux等高安全性操作系統之上[5]，優先采用Java開發語言構建的系統，方便系統間的融合和互通。另外系統支持當下主流的瀏覽器，例如微軟Edge、谷歌Chrome、火狐Firefox等，同時支持PC端、移動端同時訪問。數據庫服務器部署校內云平臺，通過安全審計、漏洞掃描、防火墻等方式減少大量客戶端攻擊，有效保護數據安全。
（三）持續優化教學管理系統建設
學校于2020—2021學年第二學期、2021—2022學年第一學期對新教學管理系統進行了試用。試用期間根據教務處和各學院教學管理人員的使用情況以及自身工作經驗，與系統工程師充分溝通后提出需求；與此同時，通過訪談、收集基層教師意見的方式兩次征集全校教師對系統建設的意見和建議，整理歸納成76份需求文檔，不間斷地對教學管理系統的29個功能模塊進行優化升級。例如，在優化教學進度表模塊功能方面提出的需求有：教學進度數據展示、教學進度表與排課數據聯動、教學進度填報簡化、教學進度表界面展示細化、教學進度表三級審核模式、教學進度表與雨課堂系統數據對接、教學進度表中新增主講教師選項等。
（四）培養精通信息化教學管理的創新團隊
圍繞“技術賦能高等教育發展”的思路，分層次、分步驟逐漸培養精通信息化教學管理的創新團隊。信息化教學管理創新團隊主要由教務處相關科室教學管理人員、學院教科辦教學管理人員和教研室秘書共同組成。一是以教學管理整體發展為目標，定期組織教務處各科室參加教學管理系統的培訓和研討會，截至目前共組織18次培訓和研討會。二是組織各學院教科辦教學管理人員、各教研室秘書參加教學管理系統的培訓，截至目前共組織4次培訓。三是建立QQ、微信教學管理系統信息交流群，搭建使用者交流分享心得經驗的平臺，對使用者進行業務指導和應用實效調查。四是在系統每個功能模塊初次使用時，由技術工程師現場指導和協助教務處相關教學管理人員完成。五是制作教學管理系統操作手冊，詳細說明每一個系統模塊的功能和操作流程，并根據系統升級優化實時更新，根據主管課務的教務科老師對系統和業務的了解，詳細說明在系統操作時的常見問題、解決問題方法以及其他注意事項等。
三、信息化教學管理系統存在的問題及解決方案
（一）進一步加強校企合作，不斷優化教學管理系統
目前，新教學管理系統已上線運行，優先上線保證教學運行功能模塊，如課程管理、教學任務、排課管理、教學進度、調停課申請、選課管理、成績管理、學籍管理、班級管理、校內教師管理、教室借用管理、畢業審核、學位審核、等級考試、評教統計等，仍有部分功能模塊處于未啟用、待優化狀態，如教材管理、工作量管理、畢業論文管理、實習管理、實踐教學管理等。教學管理系統是采用產品+定制化模式，首先在了解產品實現功能的前提下，由教學管理人員和專業設計人員根據學校現行業務及長遠發展，共同協作對現有產品進行二次開發。有部分現有的模塊邏輯不適用于我校教學管理業務，需要進一步優化，如實習模塊，醫科類院校實習不同于普通本科院校，涉及臨床實習基地管理、科室輪轉、實操成績等內容，需要根據學校特色定制開發。因此，學校需加強與第三方公司的合作，進一步加強教學管理人員與系統工程師的溝通，以及教學管理人員與各學院教師之間的溝通；同時探索更多的培訓模式，例如教學管理人員“走出去”培訓、學習、觀摩，技術工程師“走進來”，進入教室、實驗室、實習基地等了解醫學教育的特點等。研究和探討現有功能模塊的優缺點，取其精華去其糟粕，結合我校教學特色，不斷優化教學管理系統建設。
（二）提高教學管理人員的技能素養，完善激勵機制
作為一所醫學院校，大部分教務處教學管理人員和學院教科辦教學管理人員都屬于醫學專業教師，信息化管理理念和技能方面缺乏專業訓練，在一定程度上影響了教學管理系統的建設和發展，例如管理人員在與系統工程師溝通時無法精準提出自己的需求，導致設計的功能模塊達不到預期的效果；系統使用者在操作系統時存在操作錯誤、操作生疏、操作混亂、不會操作等現象。同時學院教科辦教學管理人員及各教研室教學秘書人員變動較大，更換的新人需要對系統重新熟悉學習，在這期間不免會出現工作銜接漏洞，直接影響教學管理效率。因此，學校需加強教學管理人員信息化管理培訓，定期舉行教學管理系統專項培訓，設計教學管理系統使用經驗、信息化技術等內容的培訓和分享，提高信息化水平和相關素質能力。對一些信息化專業要求較高的崗位，學校給予一定的支持，引進信息化專業型人才。制定出臺相應的激勵機制，激發教學管理團隊的主動性和創造性，減少教學管理崗位人員的變動[6]。
（三）加強制度建設，構建信息化系統管理閉環體系
目前學校未制定相應教學管理系統的管理制度，沒有細化各職能部門的職責。校本部及各附屬醫院教師較多，而教學管理人員較少，使得教學管理工作更加復雜。如果沒有一個具體的管理制度和職責規范，不清楚對某個時間節點該由哪個主體去完成系統內的信息處理任務，則會降低教學管理系統的使用效率。因此，需以流程化管理為規范，制定教學管理系統的相關制度，明確教學管理系統流程中每個節點的功能和權限，細化職責范圍，完善審批流程。教學管理人員需與時俱進，加強制度學習，深入領會制度內涵。對于教學管理系統與現行制度存在沖突的功能，需要及時提出修改意見，并提交管理部門做出詳細改進說明，同時與系統工程師進行溝通，對修正的功能模塊進行調試，確保系統新功能正常，加強與不同權限使用者應用體驗交流，完善教學管理系統[7]。
（四）打破“信息孤島”，確保信息共享機制
隨著網絡技術的進步，任何一個系統都不僅僅是一個獨立的個體，需要與不同平臺之間實現信息的互通和共享。教學管理系統在實現基本教務管理功能的同時，還需承擔實現人機交互、信息互通、數據存儲等任務[5]。教學管理系統部分數據需通過讀取校內其他部門系統數據獲取，如學工系統、人事系統及房產系統等，但系統數據提取過程未實現自動同步功能，可能造成統計數據出現偏差。因此，教務處應加強各職能處室之間、各二級學院之間的溝通協作，通過信息資源的交換，統一數據源頭，實現數據資源共享。同時在使用系統業務流轉過程中提出優化建議，完善系統運行機制，方便各部門通過系統提高工作效率，更流暢地處理學校事務，從系統中快速獲取所需數據，實現高效人機交互及更靈活的大數據儲存分析。
（五）創新教學管理，建立教學管理系統發展路線圖
目前學校的教學管理系統處于初步使用時期，有大部分的業務工作還處于線下的手工操作階段，使得教學管理人員的工作繁重，效率低。部分系統功能模塊并不適用于學校教學管理現狀，再者，之前使用的教學管理系統數據存在歷史遺留問題，導致教學管理系統的使用相對困難。如同一門課程存在多個課程代碼，培養方案錄制混亂，無法在系統內進行制動排課、自動排考等。教學管理人員需加強對系統開發的研究，創新教學管理，加大教學管理信息化，從而提升教學管理工作效率，提高管理質量。同時建立信息化教學管理系統發展路線圖，制定新系統功能模塊和改進已有系統功能模塊計劃，明確規劃教學管理系統年度建設任務[8]。
作者:王磊 肖慧 王哲 林晨 單位:新疆醫科大學
