媒體集團企業合同管理中問題及措施
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隨著我國經濟體制改革深入，采編經營分離后的媒體集團以市場化主體的方式參與市場競爭。這種背景下，媒體集團深入進行管理現代化改革，適應市場，擁抱競爭，成為其在市場化改制后搶抓機遇，壯大自己的唯一途徑。而合同管理作為現代企業管理和監督控制的核心內容，事關企業內部職責分配、經營風險防范及檔案管理，是媒體集團企業管理現代化改革進程中的重要部分。本文從媒體集團企業合同管理的重要性出發，通過對媒體集團企業合同管理中所存在的問題分析，力求為媒體集團企業合同管理問題提出解決方案，使合同管理成為媒體集團企業強化內控，防范經營風險，保護企業合法利益的重要手段，成為媒體集團企業提高管理水平，持續健康發展的重要保障。
一、媒體集團企業合同管理的重要性
1.合同管理貫穿于企業管理所有環節
合同管理內容涉及交易比價、談判、審批審核、變更解除、業務評估、檔案管理等各個環節。任一環節不規范都會產生相應的風險。強化媒體集團企業合同管理，有助于企業生產經營各環節業務工作及日常管理工作規范有序開展，促使企業內部責權利分明，降低企業經營和管理成本，確保企業發展的穩定性和可持續性。
2.合同管理是媒體集團企業做好全面預算管理，實現預算目標的重要手段
一方面，媒體集團企業全面預算管理中大部分的收入來源、成本支出、資金融通無不以合同來實現。另一方面，媒體集團企業利用預算手段對各部門和各分支機構的資源進行優化配置、考核評價及控制，最終均以對合同的管理和控制實現。根據財政部發布的新的《企業會計準則第14號一收入》，更是采用全新的以合同為基礎的五步法確認收入原則，包括識別與客戶簽訂的合同，識別合同中的履約義務。
3.高效的合同管理是媒體集團企業建立有效的內部控制的核心要求
市場經濟要求企業必須在遵循市場規則的前提下參與競爭、規范管理和經營。企業的內部控制管理部門一方面可以通過合同管理過程的參與，做好風險的事前判斷、事中控制，有效降低風險管理成本，另一方面可以通過對合同管理制度中參與部門或人員的職責權限及參與程度分析，明辨內部控制的有效性，改進內部控制制度及流程，不斷提升管理效率。
二、媒體集團企業合同管理存在的問題
1.對合同管理重視不夠
長期事業體制使得媒體集團的合同管理意識不強，歷史慣性使得改制后的媒體集團企業亦不重視合同管理，其一表現為依法訂立和履行合同的意識不強，有合同無收款，有收款無合同，以J,.告置換沖抵當年收入，跨合同年度進款等現象突出。如為完成媒體集團總部的社會效益簽訂的未約定收款條款的合同，導致合同違約概率高，履約風險加大。其二為不擅于使用合同相關法律維護自己的合法權益，如不善于使用預期違約制度，不善于利用抗辯權、巧妙使用代位權和撤銷權等維護企業權益。
2.未建立完善的合同管理制度
財政部、審計署等五部委已發布了《企業內部控制基本規范》及配套指引，在《內部控制應用指引第16號-一合同管理》中明確規定，企業合同管理至少應當關注下列風險:未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業合法權益受到侵害企業應當加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執行等環節的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業的合法權益。從近幾年梳理的情況來看，媒體集團企業缺乏有效的同管理制度，普遍存在以下問題：①合同主體缺乏統一的內部標識，合同數據歸集困難，財務管理低效，如同一家媒體用戶，簽訂合同用“**日報社”，開具發票用“**日報”，收款又用“**報社”，又如非媒體用戶，簽訂合同時用“**市委”，開具發票時用“**市委宣傳部”，收款時用“**市委宣傳部”。合同、發票及收款不能一一對應，間接導致財務管理混亂。②合同有效期不明確，如有些合同訂立時了合同有效期的同時又在條款中寫明每年都要支付相關費用，造成合同履行困難，有客戶將當年應支付的款項推遲到下年支付時，財務賬面顯示為一個年度內客戶支付的款項超過合同約定。③合同訂立中書寫不規范。有些涉及合同金額的只有小寫金額，無大寫金額。④合同傳遞不規范，內部合同傳遞與備案缺乏統一規定。合同是財務收支審核的主要依據之一，業務合同簽訂后在業務部門滯留，導致財務審核缺乏依據，流于形式。
3.合同管理信息化程度低
媒體集團企業隨著業務的擴大，合同的種類與數量也越來越多，傳統的紙質合同在管理成本、數據利用上的弊端凸顯。媒體集團企業在合同管理方面仍以手工管理或簡單的電子表格的管理方式為主，并未將信息化、數字化技術用到合同管理中。合同信息與業務系統、財務系統、共享平臺系統無法連接，集團企業無法實現合同的全程跟蹤、動態監控，給合同履約、監管過程帶來潛在的經濟風險。此外，紙質合同合同管理經辦人員工作崗位變動或離職后合同資料無處查詢，合同遺失現象頻發，是企業經營管理中的又一風險點。
4.合同管理專業人才缺乏
合同管理工作貫穿企業管理全過程，要求合同管理者除具有一定的法律知識外，還需要了解熟悉公司業務，不同的合同類型甚至需要合同管理者具備財務、稅務、工程、政府采購、勞務用工等相關專業知識。而企業復合型人才短缺是目前媒體集團企業無法回避的短板之一，其分支機構更甚。同時，面對強烈的市場競爭機制，媒體集團企業還需在管理規范和管理效益之間找到平衡點，這從另一層面增加了引進合同管理人才的難度。
三、媒體集團企業合同管理的對策
1.以合同主體名稱標準化實現媒體集團企業內部信息互通
主體名稱標準化對集團媒體企業合同管理的意義不亞于工業企業的零部件標準化，媒體集團企業必須在集團內部建立統一的合同主體標準化庫，集團內部所有單位的客戶及供應商均由集團歸日管理部門統一編碼，統一標識后入庫。統一標識后的客戶機供應商庫標準無差別地應用到媒體集團企業的業務系統、財務系統、合同管理系統，這是媒體集團企業實現各個系統之間信息共享的前提。只有作為媒體集團企業核心管理信息的財務數據、業務數據、合同數據通過統一的供應商或者客戶實現互通。合同管理的全過程才能得以體現，風險才有可能提前識別，業務風險及財務風險才有可能通過合同管理得以避免。理想情況下，業務是對合同的具體履行，財務是對業務執行收支層面的數據反應。
2.以分層授權思想為核心建設媒體集團企業的合同管理制度
①媒體集團企業實現全面預算管理后，集團內部所有工作均圍繞預算指標而展開，這種大背景下，建立分層授權的合同管理制度是保持集團內部單位經營活力，降低管理成本，提升整體效率的有力保證。而分層授權的合同管理制度集中體現在合同審批層面，首先，應區分不同的合同類型區別建立審批制度，預算范圍內的一般收支合同，審批流程在下屬預算單位完成，即誰負責預算指標，誰負責一般相關的一般收支合同審批，集團對此類合同只進行事后評估。預算范圍內的重大融資，固定資產購置，建設工程等，由集團審批。其次，應區分不同的合同金額區別建立審批制度，媒體集團企業應以集團整體的風險承擔能力并結合各下屬單位本身的風險承擔能力區設定合同是否為重大合同的金額標準，并以此區別建立審批制度，非重大合同預算單位審批，重大合同集團審批。②責權利明確是分層授權成本高效的保證，媒體集團企業以部門經理負責制為核心，建立合同審批各節點上各依權限行使審批職責，承擔審批責任的串行合同審批制度，部門經理及經辦人為合同審批的第一責任人，主管領導為第二責任人，共同為合同的經濟后果負責，法務和印章管理人僅依據職責對合同審批承擔過錯責任。
3.以標準化臺賬和業財對賬打造
合同管理的容錯糾錯機制。合同管理成果要應用到企業決策中去，提升決策水平，就不得不提升合同管理的容錯糾錯機制。筆者認為，媒體集團企業可從以下方面打造合同管理的容錯糾錯機制，提升合同管理的成果應用水平。①建立標準化合同管理臺帳。在經營單位內部，合同臺賬能及時準確反應每一份合同的簽訂情況，履約情況，收支情況，開票情況等，在媒體集團企業層面，標準的合同臺賬又能合并成集團整體的合同管理臺賬，整體反應集團一定時期內的合同簽訂情況，業務開展情況，財務收支、預算完成情況等。②建立業財對賬制度，預算單位內部應建立定期的業財對賬制度，通過對合同收支的財務業務對賬差異的糾正完善，使合同臺賬與財務數據之間可以互相驗證，互相支撐，打造合同管理的容錯糾錯機制，確保媒體集團企業業務信息的準確度，為集團重大經營決策提供依據。
4.重視人才培養，提升合同管理信息化運用水平
媒體集團企業的合同管理鏈條長，參與者眾，只有通過不斷加強經營管理人員的法律知識培訓、提升員工法制意識，建立多元化的法務部門才能兼顧成本效益的同時，提升合同管理水平。因此，媒體集團企業必須加強各級管理人員、營銷業務人員合同法規的宣傳教育和分級培訓，促進各級管理人員的合同法律認識，增強法制觀念和風險意識。培養一支懂法律、懂合同的營銷及管理隊伍，為媒體集團企業健康經營發展提供堅實的基礎與保障。此外，現代信息技術的應用可以使媒體集團企業在合同管理中取得事半功倍的效果，因此，媒體集團企業在重視人才培養的同時，還應積極提升合同管理信息化水平，一是建設合同管理信息化平臺。利用信息化平臺發揮媒體集團企業內部各部門、各分支機構(分公司)以及各責任人協同管理合同的優勢，將合同管理涉及的文本起草、合同編碼、內容分類、責任部門、法務審核、部門會簽、合同收付款、合同變更、數據統計等實現遠程及異地審查審批、移動審批，提高審批效率，降低管理成本。二是利用管理軟件的即使共享功能，實現合同信息在媒體集團內部各相關部門、各分支機構(分公司)、各相關負責人員范圍內的共享，提高合同的履約率，高效管理媒體集團企業生產經營與日常管理合同，提升媒體集團企業內部控制監管水平和合同管理的實效性。
四、結語
規范高效的合同管理是企業現代化管理的重要內容。媒體集團企業只有正確、全面認識合同管理的重要性，通過規范合同客商信息標準化，建立分層審批的合同審批制度，明確各審批環節的權限與責任，打造合同管理的容錯糾錯機制，重視人才培養與合同管理的信息化建設，落實合同全過程管理，才能不斷提升合同管理水平，保持健康發展。
作者:夏春紅 單位:新華社甘肅分社
