人事檔案管理信息化建設創新路徑探索

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摘要：在傳統的人事檔案管理工作模式下，檔案資料收集以及檢索的速度和效率都相對較低，人事檔案資源的利用效率受到局限，不利于人事管理工作的高效開展。隨著現代信息技術的快速發展、普及，人事檔案管理信息化建設受到廣泛關注，本文針對當前人事檔案管理信息化建設過程中存在的主要問題與不足展開分析，針對性地提出有效創新人事檔案管理信息化的路徑建議，以供參考。

關鍵詞：人事檔案；信息化；創新路徑

0前言

傳統人事檔案資料收集以及管理工作的效率普遍較低下，人事檔案資料檢索使用也不太方便，因此也難以有效服務人事管理的實際工作。如果一直保持這樣的現狀，必然導致人事檔案管理工作漸漸被邊緣化，更加難以引起各方面的關注與重視。基于此，必須順應信息化時代發展的趨勢，加強人事檔案管理的信息化建設，合理創新管理理念與模式，促進人事管理工作的高效開展。

1人事檔案管理信息化建設的現實意義

1.1有利于提升人事檔案利用實效，彰顯人事檔案的價值

第一，在人事檔案管理中，使用信息技術可優化服務方式，提高人事檔案查閱效率，同時還能有效地保護原始檔案資料，轉變被動服務，提供主動服務；第二，單位緊隨時代的發展步伐，嚴格落實人事檔案的要求，在此基礎上開展工作，針對健全人事檔案信息化發展，完善各方面制度，為人事檔案工作開展提供保障；第三，對單位人事檔案管理機制進行優化和改進，在管理并使用人事檔案資源時，要盡可能使用科學化，信息化及規范化的方式，為單位人事管理工作提供服務。通過線上模式，單位人事部門就可及時了解人事檔案信息，從而盡快地提供人事決策。

1.2有利于減少人事檔案管理成本，確保工作可持續化開展

第一，通過信息化模式處理人事檔案，將人事檔案資料儲存在硬盤，云儲存終端或其它數字終端，提高空間使用率，減少管理和利用環節，從而達到線上一站式管理目標，實現線上一站式服務目標，使管理成本更低；第二，單位人事檔案中有大量的信息和人事相關，社會價值較高。在檔案管理時，用信息技術可延長保存時間，防止其破壞，為后續工作開展提供保障；第三，在將來，人事檔案信息量會越來越多，單位人事檔案管理者的壓力會增大，工作量同樣如此。加之依然用傳統的紙質管理方式，必然會影響工作效率。根據當前的時代背景看，在該領域中有必要引入信息技術。1.2.1人事檔案信息化建設內容。（1）紙質、膠片等人事檔案數字化針對人事檔案等載體上的信息，通過模擬數據，將其轉換成能通過計算機等讀寫設備進行讀寫，或用0和1可表示的二進制代碼，這樣的過程就是數字化。通過數字化處理，在儲存介質中儲存人事檔案數字信息，或通過網絡化形式傳輸人事檔案信息。數字化之后，還能進一步對其進行系統化，通過該方式將其組織成具有有序結構的人事檔案數字信息庫，并發揮計算機的輔助管理作用。人事檔案數字化的內容較多，主要包括兩個部分，其中之一是檔案檢索工具，另外一方面是檔案全文內容。在有的情況下，還可能會以當前的“干部檔案數字化軟件”為基礎，對干部職工實體檔案進行數字化，或將其部分內容數據化；（2）數字化檔案的數據化對人事檔案進行手部數字化處理后，可將其轉換成清晰度更高的圖像，或將其轉化成其它的多媒體數據，從而將其儲存在數字信息載體上，比如磁盤，固態硬盤及磁帶等，使其變成數字化檔案文件。無論是處理還是統計和分析人事檔案中的信息，假如要使用計算機，首先要把數字化之后的以圖像為主的數字檔案信息進行轉化，使其成為內容數據，這一環節就叫做人事檔案數據化。數據化之后，針對生成的數據化人事檔案，在統計分析數據時，都可用計算機，從而達到知識面的服務，實現知識的共享，促進人事檔案的信息化發展；（3）建立人事檔案數據庫將其中的內容數據化后，還需抽取并集成多源異構的多種源數據，明確結構化數據，同時確定非結構化數據，接下來要對所有的數據進行清洗，最終以選定的數據庫為基礎，建立健全人事檔案數據庫；（4）建立人事檔案數據化目錄建立根目錄指的是通過參考人事檔案的著錄規則及編目規則，同時參考我國制訂的《中國文獻編目規則》，對原有人事檔案檢索工具進行還原，遵循方便檢索和查詢的原則，最終得到著錄詳、簡級次得當、完整的人事檔案數據化目錄。

2人事檔案管理信息化建設中常見的不足

2.1人事檔案數字化進程緩慢

在我國，信息技術應用普及于人事檔案資料管理方面起步較遲，這使得很多單位人事檔案信息化建設的發展進程比較落后，對有關信息技術軟件的應用也比較落后。一方面，可利用的數字化及信息化軟硬件不足，導致人事檔案管理由傳統模式向現代信息化模式轉型存在困難。一些單位并未配備人事檔案信息化管理的軟、硬件設施、設備，使得傳統紙質版人事檔案資料很難快速、有效地轉化為數字化電子版檔案；另一方面，在人事檔案信息化管理人才嚴重不足。近年來，人事檔案的數量一直隨著單位的發展壯大而不斷增加，因此面對這些日漸增加的檔案資料應當如何高效處理，也是現代人事檔案管理人員需思考、研究的重要問題；

2.2人事檔案信息化建設體系不完善

現階段，一些單位內部并未建立起健全、合理的人事檔案信息化管理的規范與制度，具體工作的開展存在很多問題，比如工作流程不清晰、工作內容以及職責安排不合理等，這些問題都導致人事檔案管理信息化建設工作無法快速、高效地向前推進。具體分析來看，首先是因頂層設計不夠完善，對信息化管理的具體規劃及思路不明確，要想開展信息化檔案管理工作，而管理人員卻并未樹立正確、科學的思想認識，并為此感到無從下手。比如，針對圖片、音頻以及視頻等不同形式的人事檔案應以哪一種格式來保存；人事檔案管理信息化建設工作的各項職責應如何進行有效分工；人事檔案管理信息化建設工作應當實現的標準是什么等問題，這些都并未在制度規范中進行充分體現[1]；其次，人事檔案管理的安全性存在漏洞，使得檔案管理的安全性風險有所上升，不利于信息化管理建設的推進。當下階段，單位更關注人事檔案資源利用情況，卻忽視安全管理，因此檔案安全管理工作無從保障。安全技術手段以及檔案管理措施缺乏科學性，并未針對人事檔案信息數據庫落實加密管理舉措，同時也并未利用數字水印以及密鑰等技術做好加密管理工作。人事檔案資料并未及時進行備份管理，導致一些檔案資料由于非法加密的影響而無法正常恢復；

2.3數字型人事檔案的立卷歸檔工作不科學

人事檔案資料的價值非常重要，人事檔案資料的全面系統性、完整準確性等，都會對其利用環節帶來直接影響。但是，目前一些單位人事檔案資料收集、整理、歸檔等各項工作的組織開展缺乏科學性，所以不利于人事檔案信息化建設的效率與質量提升。一方面人事管理系統并未直接與人事檔案信息管理系統進行關聯，數據無法實踐即時互通，很多人事信息不能同步，使得人事檔案信息數據更新遲滯。而且系統間存在著一定的壁壘限制，導致人事檔案管理員無法及時對相關資料進行補錄以及上傳等操作；另一方面，人事部門對新接收的各種檔案資料信息，并未及時與人事檔案信息管理部門進行對接，使得檔案資料的額數字化轉化與系統錄入工作受到影響，不利于人事檔案管理信息化建設的有效進行；

2.4檔案管理手段落后，信息化開發力度不足

根據當前人事檔案管理員的情況看，他們的人事檔案管理技能不夠專業，專業知識也較匱乏，而且并未參與過專業培訓，這造成他們在實踐過程中工作效果不盡人意。在部分單位，還缺乏先進的人事檔案管理設備，在人事檔案管理方面，也沒有明確的保障措施，例如防火、防潮，其人事檔案管理水平過差。不僅如此，在人事檔案信息開發時，單位其實也不夠積極、主動，大部分管理工作者缺乏主動意識，只有在需要的情況下，他們才會去查詢，而且涉及的信息都非常簡單，比如個人簡歷，并未通過人事檔案進行人才的選拔和挖掘等。

3人事檔案管理信息化建設的創新路徑

3.1深入推進人事數字化建設，實現高效化的目標

當前社會經濟不斷快速發展，信息技術水平不斷提升，人事檔案管理信息化建設是大勢所趨。所以單位應積極加強人事檔案管理的數字化建設，為未來的檔案管理工作及檔案利用工作打好基礎。首先，應重視加強相關軟件設備、設施的投入與配置，不斷完善人事檔案信息化管理的環境條件。結合自身發展實際以及人事檔案管理工作任務量以及難度等采購相應的軟、硬件設施、設備，充分促進紙質人事檔案資料高效轉化為數字化電子版檔案，為促進人事檔案信息數據庫的完善提供有利條件；其次，通過聘請專業的兼職人才，促進人事檔案信息數字化轉化工作的高效開展，還可借助服務外包等多元模式，建立與專業機構的合作關系，簽訂保密協議，促進人事檔案管理數字化處理工作效率和質量提升[2]；

3.2完善人事檔案管理體系，實現規范化的目標

人事檔案管理信息化建設工作的有效開展和落實，必須要把握關鍵要點，針對工作的內容、流程以及職責等做好細化，防止出現盲目、混亂的情況。要加強頂層設計的優化與完善，加強配套制度的建設。結合檔案管理方面的法律規范要求，根據單位自身發展實際，建立完善的人事檔案管理制度。制度建設過程中要注意把握重點，一方面要積極促進人事檔案管理的標準化與規范化發展，針對不同形式的檔案資料要統一信息化保存的格式。還要加強人事檔案管理部門和單位其它部門間的權責劃分，彼此要進行協作配合，建立和諧、有序的檔案管理機制。對檔案立卷以及歸檔等工作必須統一具體標準，防止后期因標準不統一導致重復勞動問題。深入加強檔案信息化管理的安全保障建設，設置安全管理制度，科學應對網絡中的潛在安全風險。可借助數字密鑰、水印等安全技術，加強人事檔案數據信息的安全管理，及時進行數據備份，做好事后防控，保障檔案資料萬無一失[3]；

3.3創新信息化檔案管理理念

要創新信息化檔案管理工作理念，為信息時代的人事檔案管理工作的創新發展奠定重要的理念基礎，引導人事檔案管理工作朝著數字化、現代化和質量化的方向發展。在人事檔案管理工作過程中，相關管理人員要以科學發展觀為指導思想，對人事檔案信息化管理工作給予高度的重視；同時，檔案管理人員要樹立創新意識，敢于拼搏和研發，管理理念要不斷與時俱進，提升管理工作的實效性，以便于盡可能地解決人事檔案管理存在的諸多問題；

3.4落實動態化檔案管理機制

人事檔案的信息化管理工作雖有相關的要求，但并不局限于一個固定的模式，原則上要求檔案管理應以全面反映出組織內部的各種綜合情況與動態變化歷程。因此，有必要以此為目標構建動態化檔案管理的信息化機制。利用信息化平臺做好人事檔案的同步更新與共享，確保人事檔案信息真實地反映組織所需的各種數據資料。對企業而言，對人事檔案的管理應將其原始資料詳盡整理，并構建專屬檔案，加大對人事檔案管理的關注力度，借信息化手段推動檔案材料的不斷更新；

3.5嚴格立卷歸檔工作，實現精細化的目標

為有效維護人事檔案資料的機制，加強管理效率，一定要重視人事檔案資料的立卷與歸檔工作。針對零散無序的人事信息資料及時收集整理，完善人事檔案的具體內容。借助現代信息技術手段對人事管理系統及人事檔案系統相關數據進行關聯，促進數據信息生成、同步以及錄入等環節能實現完成一站式，有效提升人事檔案信息整理歸檔的效率與效果；同時，還要注意提升管理人員人事檔案歸檔的工作意識，這樣可保障檔案資料能及時、有效地錄入信息數據庫，促進人事檔案更加全面系統、完整精準。因此對具體工作環節的要求和標準必須進行細化、明確，劃分清晰的權責分工，防止出現責任推諉等問題。日常工作過程中，積極落實人事檔案數字化內容的建設，既要保障建設，還要重視加強檔案資料的有效利用，充分保障人事檔案資料立卷、歸檔以及利用等完整過程中都能做到及時、有效、準確、完整、規范、有序；

3.6提升信息化檔案管理系統水平

在人事檔案管理過程中，主要載體是信息化檔案管理系統。信息化檔案管理系統的主要優勢包括兩方面，首先，幫助人們減少獲得信息的時間成本；其次，信息不但不會混亂，還能隨時整合和完善。要將系統的作用發揮出來，首先要準備好基礎性硬件設備，同時還應具備完善的軟件設施，從而提高系統操作的便捷性；此外，為進一步提高信息化檔案管理系統水平，還需合理分類人事檔案，及時錄入信息數據，為所需信息的存儲、調取、查閱、分析等奠定良好的基礎；

3.7打造優質人事檔案管理隊伍

當今時代，人力資源管理正朝向現代化方向迅猛發展，對人事檔案管理質量要求的提升為大勢所趨，而要想有效保證人事檔案管理質量的提升，勢必需依賴檔案管理人員綜合素質的不斷增強。畢竟檔案管理的信息化要依賴檔案管理人員具有良好的綜合素質；

3.8加強人事檔案管理信息化系統的網絡安全

信息化下的人事檔案管理必將涉及網絡安全問題，這就需在建設人事檔案信息化的同時，加強網絡安全方面的工作。首先，加強網絡安全監測，在共享網絡設備上安裝入侵檢測系統，隨時對數據交互進行統計分析，一旦發現安全隱患，立刻發出警報并啟動應急措施；其次，需對不同的信息類型進行安全等級劃分，設置查閱限制，通過一對一的賬號密碼實現身份確認，防止人事檔案的破壞的泄露；最后，設立軟件系統的訪問限制，通過防火墻等方式控制訪問行為。用以上方法加強人事檔案管理信息化系統的網絡安全。人事檔案管理的發展趨勢是實現人事檔案管理的信息數字化，這是一項耗時長、系統性且復雜程度很高的工作，需檔案管理部門工作人員的積極參與及單位各部門全體人員的積極配合。要對檔案管理部門在信息化建設過程中出現的問題給予高度重視，適時采取針對性的措施，推動人事檔案信息化的建設，適應現代社會經濟的快速發展。

4結語

新時期背景下，充分發揮信息技術手段的優勢，促進人事檔案管理工作高效開展，創新人事檔案管理工作的路徑，是現階段人事檔案管理發展的主要方向。人事檔案管理人員必須從思想層面正確認識人事檔案管理信息化建設的重要性，發揮信息化以及數字化技術的重要作用，促進人事檔案管理工作更好地為人事管理工作服務，深入推動人事檔案信息化管理體系的科學建設與完善，加強人事檔案資料的數字化管理建設，健全人事檔案管理的機制和系統，加強立卷以及歸檔工作的規范化開展，保障人事檔案管理效率和效果的全面提升。

參考文獻

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[5]杜皖寧.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].中國高新科技.2020（19）.

作者:鐘紫 單位:廣東嘉應學院