加強人事檔案管理促進醫(yī)院人才庫建立

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【摘要】新時代，做好人事檔案管理，可以為醫(yī)院人才庫的建立提供可靠支撐。本文從醫(yī)院人事檔案的作用出發(fā)，結合當前醫(yī)院在人事檔案管理中存在的問題，提出了通過加強人事檔案管理構建醫(yī)院人才庫的有效策略。

【關鍵詞】醫(yī)院；人事檔案管理；人才庫

對比傳統的人事管理，人力資源管理模式的系統性和科學性更強，同時具備前瞻性的特點，可以將員工的個人價值充分發(fā)揮出來，實現醫(yī)院和個人的良性發(fā)展。從醫(yī)院的角度來看，人才是實現可持續(xù)發(fā)展的關鍵，借助人事檔案管理以及人才庫建設的方式，能夠實現對各級人員檔案信息的整理，也可以對各種科研信息進行記錄、保存，為醫(yī)院職稱晉升、薪酬調整等提供參考依據。

一、醫(yī)院人事檔案的作用

（一）是人事管理制度的一項重要內容。檔案中記錄了個人的身份、教育、工作歷程以及取得的成就。通過建立人事檔案管理系統和人才庫，醫(yī)院可以將自身的醫(yī)療水平和科研技術成果系統地進行反映與展示，爭取到更多的科研項目。另外，人事檔案對于醫(yī)院各個崗位的調配以及醫(yī)務人員的外部招聘影響巨大。對于人事部門而言，在制定人才調配方案的過程中，需要以人事檔案作為參考，確保各個崗位的人才都能夠將自身的優(yōu)勢發(fā)揮出來，以此來推進醫(yī)院綜合水平的提高。

（二）是醫(yī)院進行薪資調整和職工評聘的依據。一方面，醫(yī)務人員的薪資待遇關系著其日常生活，也是醫(yī)院吸引、留住人才的重要手段。醫(yī)院人事檔案能夠將員工的學歷、工作經歷和職稱等情況直觀地反映出來。以檔案信息為參考，醫(yī)院在對員工薪資待遇進行調整的過程中，基本可以做到公平公正，有效調動各個崗位工作人員的積極性，使其能夠更好地為患者提供服務。另一方面，對比其他單位，醫(yī)院專業(yè)性更強，在實施專業(yè)職稱申報和評定的過程中，要求相關部門必須對員工的學歷、工齡、年度考核情況、學術研究成果等進行全面考證，而這些信息都會被記錄在人事檔案中。通過分析人事檔案，充分了解評聘人員各方面能力的基礎上，開展相應的職稱評聘工作。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏足夠重視。計劃經濟時代，醫(yī)院內部不少管理制度都表現出缺乏針對性的問題，在管理過程中采用了簡單粗暴的“一刀切”模式，人事檔案管理亦是如此。人事檔案管理部門沒有履行好自身的工作職責，在工作中僅僅重視檔案的收集和保存，缺乏對檔案的有效利用。醫(yī)院領導層對于人事檔案管理不夠重視，缺乏對其功能意義的清晰認知，在實施人事檔案維護的過程中，沒有對崗位人員的職業(yè)變化情況進行記錄，人事檔案信息資料參考價值不高，在考察和任用干部時缺乏最新的信息支撐，導致在干部選拔和職位晉升上存在一定偏差。

（二）管理方式落后。新時代背景下，信息化技術對檔案資料有著先天性的優(yōu)勢，可以實現資料的快速收集和分類存儲。醫(yī)療行業(yè)是最早實施信息化建設的行業(yè)之一，但是直至今日，不少醫(yī)院的信息化建設僅僅停留在就診系統和住院系統方面，并沒有實現對于人事檔案的有效覆蓋。部分醫(yī)院的人事檔案管理工作依然停留在紙質檔案管理階段，管理方式落后。紙質檔案本身相對脆弱，在長期的保存過程中，容易出現缺失和破損，而且想要在檔案中增加內容非常繁瑣，需要檔案管理人員從數量龐大的紙質系統中尋找目標檔案，然后添加內容，工作效率極其低下。

（三）人員素質不高。因人事檔案管理工作不受單位重視，導致部分醫(yī)院存在檔案管理工作人員素質不高的問題。某些醫(yī)院沒有設置專門的檔案管理隊伍，而是從其他部門調配兼職人員，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，導致檔案管理工作欠缺專業(yè)性，容易出現錯誤和遺漏，甚至存在檔案已經完成提交卻能及時建檔與分類等重大問題。同時，相當一部分工作人員依然抱著“鐵飯碗”的心態(tài)，認為檔案管理部門本身并不存在與其他部門之間的競爭關系，沒有業(yè)績要求，工作內容不多，努力與否并不會對自身的收入情況產生影響，因此在工作中抱著一定的應付心理。

（四）檔案內容缺失。一是檔案資料內容不夠完整。部分醫(yī)院在以往的人事檔案管理中，因為管理力度不足，檔案管理人員在對人事檔案資料進行收集的過程中，容易出現遺漏；檔案持有者在對自身的檔案資料進行提交時，可能存在檔案內容不完整的情況，管理人員也沒有能夠認真做好歸檔工作。某些人事檔案僅僅是對個人基本信息的記錄，缺乏個人能力和專業(yè)水平等的記錄。二是檔案內容空洞，很多僅涉及檔案所有者的個人履歷及獲獎情況等，缺乏詳細的介紹和證明材料，一些體現突出貢獻的工作表現和工作業(yè)績沒有被收錄到檔案中。同時，人事檔案中評價性的內容很多，但缺乏具體描述，存在著形式化和模板化的問題。

三、加強人事檔案管理策略分析

從醫(yī)院發(fā)展的角度來看，面對新的社會環(huán)境和激烈的市場競爭，想要實現可持續(xù)健康發(fā)展，亟須高素質專業(yè)化的人才隊伍作為支撐。因此，人才庫檔案信息的建設為當務之急。通過建設人才數據庫，醫(yī)院可以不斷豐富和整合貯備人才數據信息，實現自身醫(yī)療水平、服務水平、科研水平以及管理水平的提高。結合實際情況，醫(yī)院促進人事檔案管理工作的發(fā)展，科學建設與高效利用人才數據庫，可以從以下幾個方面著手：

（一）完善管理制度。醫(yī)院應該結合自身的運營和發(fā)展情況，對人事檔案管理制度進行完善。人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分，需要得到醫(yī)院管理層和相關部門的高度重視。醫(yī)院管理層首先應該轉變陳舊觀念，更新管理理念，深刻意識人事檔案管理的重要性，提供檔案管理工作各方面的資源支持，建立完善的規(guī)章制度體系。在設置專門的檔案管理部門時，可以引入相應的末位淘汰機制，督促檔案管理人員不斷提高自身的職業(yè)能力水平。還可以通過社會招聘的方式，向檔案管理部門引入一批具備檔案管理專業(yè)知識和檔案管理工作經驗的人才，充實檔案管理工作隊伍。通過管理制度的完善，不斷提高檔案管理人員職業(yè)技能，推動檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，從而對人力資源管理工作進行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的整體效果。

（二）優(yōu)化管理模式。新時代背景下，醫(yī)院在實施人事檔案管理工作的過程中，應該借助專業(yè)化的人事檔案管理軟件來提高管理效率，對檔案中收錄的信息進行分析和研究，實現對人才的挖掘和利用。對比傳統的紙質檔案管理模式，信息化檔案管理的優(yōu)點在于內容錄入方便、工作效率高。只需要在初期做好相應的分類設置，檔案就可以實現自動歸類，檔案信息的檢索可以通過多樣化的方式實現。同時，數字檔案本身可以實現快速備份，不容易出現損壞和丟失的問題。基于此，東營市第二人民醫(yī)院近年來為建立基于信息技術的人才數據庫，結合網絡的優(yōu)勢來推動檔案和醫(yī)院其他部門之間的整合，推動人事信息共享，利用醫(yī)院內部的人事檔案信息完善了數字化干部人事管理系統。當職工辦理入職、工資審批時，不需要再去各個部門辦理相關手續(xù)，只需要借助系統功能，就可以完成各種信息的查詢以及手續(xù)審批等，工作效率得到了極大提升。

（三）提高檔案利用效率。人事檔案是醫(yī)院人力資源的重要組成部分，能夠對醫(yī)院內部的人才信息進行采集和整理，為醫(yī)院人力資源管理工作提供數據支撐。基于此，醫(yī)院需要高度重視人事檔案管理系統的建設工作，為人才選拔與培養(yǎng)提供數據支持。同時，醫(yī)院要對人才檔案數據進行分析，對照分析結果察看當前的人力資源狀況是否滿足醫(yī)院改革發(fā)展的現實需求，如果不能滿足，則需要對人力資源管理模式和方法進行改革，制定出切實可行的人才計劃和人力資源規(guī)劃。不僅如此，醫(yī)院還應該對照人事檔案的信息，制定出符合醫(yī)院運營特點的人才培養(yǎng)計劃，促進內部員工業(yè)務水平和綜合素質的提高。

（四）改革管理機制。醫(yī)院可以借助先進的信息技術手段來對人事檔案管理機制進行改革完善。通常來講，人事檔案的建立需要經過兩個核心環(huán)節(jié)：一是檔案信息采集。在這一過程中，必須保證信息的真實性和完整性，確保其能夠將人員的資料信息全面反映出來。二是信息分類，采集到的檔案信息需要做好分類工作，為后續(xù)的歸檔和使用提供便利。醫(yī)院可以結合人事檔案管理的流程來對檔案管理相關的崗位進行合理分配，將專業(yè)型人才和經驗型人才分配到適合的崗位，以此來加強對于人事檔案的管理。同時，還需要加強人事方案專項審核。東營市第二人民醫(yī)院依據全市統一部署和要求，在2021年6月到10月期間積極開展干部檔案的專項審核工作，完成時間確定后醫(yī)院迅速進行審核方案的制定及具體工作的落實，成立了醫(yī)院干部人事檔案的專項審核領導小組，對審核的內容、范圍、方法和步驟等進行明確和細化，對審核發(fā)現的問題進行及時匯總和分析，并研究提出了初步的處理意見。通過此項工作的開展，審核完成科級及副高以上、新入職員工檔案210余份，審核出存在問題人員28人，并對存在的問題進行了調查認定。醫(yī)院借助檔案審核的結果，將專項審核的結果當作依據，及時實現信息庫的管理、維護和更新。

（五）加快信息更新。一是應該對基礎設施進行完善。醫(yī)院人事檔案信息需要根據人員變動情況和履職變化及時進行更新，如果信息更新不及時，會影響人事檔案的應用效果。新時代背景下，醫(yī)院在實施人事檔案管理的過程中，應該從完善基礎設施的角度，做好人事檔案管理系統的整改工作，進一步提高其對于信息變化的靈敏度。在部門之間信息互通的前提下，應該對人事檔案進行適當調整，滿足動態(tài)化的管理需求。醫(yī)院要適當增加人事檔案管理相關的資金和技術投入，保證檔案室內計算機設備和網絡設備充足。檔案室的布置需要將檔案材料的存儲需求考慮在內，做好防塵和防潮工作，設置好分類存儲空間，對不同類型和不同介質的檔案材料進行分類存放，保證檔案資料的完整性和安全。二是應該加強對電子檔案信息管理。醫(yī)院要將傳統的紙質檔案轉換為電子檔案，在遇到人事變動的情況下，檔案管理人員需要及時對電子檔案信息進行更新，要求檔案信息和人員變動信息保持一致。在針對電子檔案進行管理的過程中，管理人員需要定期做好工作經驗總結，完善相應的電子檔案管理制度，對照醫(yī)院發(fā)展現狀，逐步改進人事檔案信息化管理模式，提升檔案管理工作的專業(yè)性。

四、結語

總而言之，人事檔案能夠將檔案持有人的專業(yè)能力、科研水平等客觀全面地反映出來，為醫(yī)院實施人力資源高效管理提供良好支撐。新的發(fā)展環(huán)境下，我國的醫(yī)療系統持續(xù)優(yōu)化，醫(yī)院人力資源管理取得了巨大的進步。由于人事檔案管理本身并不能為醫(yī)院創(chuàng)造直接利益，一直以來都處于不受重視的狀態(tài)。在未來醫(yī)療系統改革中，醫(yī)院必須切實加強人事檔案管理工作，將人事檔案的作用和價值充分發(fā)揮出來，實現對于人才的深入挖掘及合理分配。

作者:李燕麗 單位:東營市第二人民醫(yī)院