人事檔案管理中問題及對策研究

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摘要：在我國社會發展轉型的新時期背景下，行政事業單位中人事檔案管理工作也產生了相應的變化，要保證人事檔案管理工作在新時期公正有序進行，必須摒棄“一勞永逸”的管理心態，善于從工作實際中總結問題并積極尋找解決對策，從而助力行政事業單位的整體發展。因此，本文對人事檔案管理的基本概念和內容進行了梳理，并總結歸納了當前事業單位中人事檔案管理常見的問題，結合工作實際提出具體可行的解決對策，擬為人事檔案管理工作革新提供可參考建議。

關鍵詞：新時期；人事檔案管理；問題與對策

當前我國正處于社會轉型的深入期，社會競爭愈加激烈，對各行各業都造成一定的影響，要想在社會發展新時期促進行政事業單位的正常運轉，獲得良好的經濟效益和社會效益，不僅需要各單位對專業領域工作進行橫向拓展和縱向深挖，加強核心競爭力，還需要對原有的管理模式進行結構重組，尤其對于人事檔案管理來說，涉及的資料總量大、復雜程度高，需要管理人員具有更高水平的專業素養。因此，當今時代背景下行政事業單位應盡快對原有人員檔案管理體系進行改革創新，使用科學、合理的手段解決問題，從而有效提高人事檔案管理效率。

一、人事檔案管理基本概念及其內容

1.人事檔案管理基本概念

人事檔案管理主要指相關企事業單位的人事管理人員對組織內部的員工檔案進行收集歸檔、檢查核驗、轉移交接、信息保密等一整套流程，從而對組織內各部門、各層級工作人員進行精細化管理，將員工的個人經歷、學歷水平、社會關系等進行嚴格歸檔，避免后續合作過程中出現糾紛，能夠更好地實現企事業單位的人才運用。人事檔案管理工作并不包含在用人單位的基礎工作搭建中，而是在改革開放后經過多年的用人實踐以及長期的運作過程中誕生的，且伴隨著行政事業單位的業務與人員擴張，應不斷增添新的管理手段與方法。切實保障單位內部人員的信息長期可追溯，使行政事業單位的用人程序更加規范、合理化，助力其長期發展。

2.人事檔案管理的內容

當今行政事業單位內部的人事檔案管理主要是圍繞著維護檔案信息機密、避免檔案材料損毀以及便于檔案提取使用三個維度展開的，并從三個工作目標中延伸出四項人事檔案管理工作的基本內容。第一，信息歸檔。當單位納新后，需要對新入職員工提交的個人人事檔案信息進行一次系統地檢查與核對，要求人事檔案管理人員要細致核對該員工檔案中的各項信息與檔案屬性，并將其歸檔至具體項目或位置，也要及時對組織內部的人事匯總名錄進行更新，確保每一次的歸檔工作高效準確完成，給后續的檔案調用提供便利。第二，檔案查驗。在完成人事檔案信息的分類歸檔處理后，還需要定期對過去的檔案進行重新整理歸納，查驗檔案中是否有錯誤及遺漏，若有需要對其及時加以改正，此外，也要對檔案本身的保存狀態進行檢查。在互聯網普及之前，人事檔案均采用紙質手寫的形式，管理人員需要按年限或其他順序對紙質檔案進行掃描，將其轉為電子檔案后進行保存。第三，人事檔案管理人員的工作內容還包括對人事檔案的轉移交接。當單位內有人員調離或調入時，需要對涉及人員的人事檔案進行交接，做好內部的人事變動記錄。第四，檔案信息保密。人事檔案涉及公民的個人隱私，人事管理部門應當保證員工作為公民的基本權利，嚴禁使用員工的個人檔案進行非法活動，同時，對員工人事檔案的保密管理也有助于維護單位自身的信息私密性。

二、新時期人事檔案管理現狀及問題

1.檔案管理人員統籌管理意識不強

盡管在新時期發展背景下，很多行政事業單位的人事檔案管理工作已經完成了信息化全面覆蓋，然而人事檔案管理工作無論依托何種高新技術或平臺，都不可能脫離人腦智慧而獨立存在，因此，在當前發展階段，人事檔案管理人員仍然起著重要的主導性作用。縱觀當今人事檔案管理工作，仍舊存在管理人員統籌管理意識不強、專業素養不高等現實問題，且這種意識層面的欠缺也廣泛存在于管理層。個別管理者認為人事檔案管理工作就是進行一些簡單抄寫、錄入工作，與普通文員無異，因此，在招聘時并沒有特別要求專業性，從根本上導致人事檔案管理人員的專業性不足。一些已經進入工作崗位的檔案管理人員自身管理意識較為落后，認為人事檔案管理工作僅限于對單一員工檔案進行整理記錄，而忽視了從宏觀整體的視角對整個單位內部的眾多檔案進行系統性管理的重要性。在新時期發展背景下，行政事業單位規模日益擴大，內部員工架構日益復雜，隨之而來的就是員工人數的劇增以及組織架構的層級細化，若對人事檔案的管理仍停留于表面，而沒有形成系統管理的清晰底層邏輯，就極易在單位內部埋下隱患。此外，人事檔案管理工作涉及員工個人的隱私信息，員工的信息也屬于單位機密的一部分，這就為人事檔案管理工作寫下了封閉管理的內在基因，但在人事檔案管理實踐中發現，檔案管理工作者的封閉性工作環境也可能造成管理者的“監守自盜”，即利用崗位職權進入人事檔案系統擅自修改或獲取資料，從而為自身牟利。

2.檔案管理制度不健全

當前行政事業單位內部人事檔案管理工作還存在一個嚴重誤區，即缺乏健全細致的人事檔案管理制度。一些行政事業單位盡管制定了相應的管理細則，但在實際工作中卻沒有起到應有的指導作用，很多情況下只是為了應付檢查或僅僅起到形式上的完整，很容易導致人事檔案管理工作的主觀性過強，檔案管理人員會按照自己的工作方式和工作習慣對人事檔案進行管理，不同的工作人員對相同工作內容的處理方式也不盡相同。在當前的社會背景下，各行各業的人事變動都較為頻繁，同樣，人事檔案管理人員也不例外，當檔案管理人員發生變動時，若沒有細致完善的管理制度作為參考，一旦出現檔案管理人員的離職或調動，會給接任者的管理工作造成極大困難，很難迅速進入工作狀態，拉低了整體的工作效率。在這種情況下管理人員的主觀意識會得到凸顯，在遇到困難時多依靠自己的主觀理解切入工作，長此以往，會在人事檔案管理工作中造成漏洞，還可能引發組織與員工個人之間的糾紛。因此，為使人事檔案管理能夠長期有效地進行，就必須制定一套適合本單位的檔案管理制度，管理者和人事部門相關人員應從全局發展的視角出發，對單位的發展狀況和內容組織架構進行全面研究，并以此作為依據制定相關檔案管理制度，從而使管理制度更加適配實際的管理工作，為管理人員的工作提供便利，減少因管理人員職位變動帶來的負面影響。

3.檔案管理方式僵化過時

在一些傳統型行政事業單位中，其人事檔案管理模式仍舊停留在人工層面，即便引入了信息技術手段，也只是將資料的存儲方式從紙質遷移到電腦系統中，并未使用新技術對檔案信息進行分析，傳統僵化的人事檔案管理模式已經不能適應當前復雜高頻的人事變動，成為阻礙人事檔案管理的嚴重問題。問題主要集中在兩方面：一是，人事檔案的形式問題；二是，檔案信息的調取問題。當下的部分行政事業單位，仍沿用較為傳統的紙質人事檔案材料，且因缺少統一的標準，會存在檔案紙張大小不統一的情況。例如，在二十世紀八九十年代甚至到二十一世紀初，人事檔案資料的紙張規格多為16開的辦公專用紙，但隨著電子辦公方式的深入，人事檔案多采用電子打印的形式，紙張規格為A4紙，盡管不同時期的人事檔案內容并不會受到紙張規格影響，但規格混亂的檔案資料會給人事檔案管理人員的整理和查找工作帶來諸多困難，且在美觀性上也較差。另外，規格不統一還容易引發檔案整理過程中的遺漏，且零散紙張一旦丟失，尋回概率很小，長遠來看并不利于單位的長期發展。依托人工手段進行檔案資料管理的方式也給檔案調取和查詢帶來困難。當需要某項檔案資料時，管理人員需要從浩如煙海的歷史資料中去尋找，消耗了管理人員大量時間和精力，不利于管理工作的高效開展，當遇到緊急情況或需要調取大量資料時，檔案管理人員需要犧牲完成其他工作的時間用于資料提取，長此以往會削弱人事檔案管理人員的工作熱情。

三、新時期人事檔案管理中存在的問題及解決對策

1.加強組織內外的教育培訓，組建一支精英人才隊伍

針對當前人事檔案管理人員統籌管理意識不強的問題，行政事業單位應當重視對檔案管理工作者的定期教育培訓。例如，定期對檔案管理人員進行能力考核，對人事檔案的接收、轉出、調取、查閱等流程加強培訓，提高工作要求，保證檔案管理人員能滿足管理崗位的基本專業能力要求。要對檔案管理者的思維進行革新拔高，多開展專業講座，邀請業內專家學者進行講學，使人事檔案管理人員具備統籌管理的全局觀，將工作視野從單個檔案資料放大到單位人事關系的全局中，從而對自己的工作內容實現整體把握。同時，組織內部也可以多開展員工間的技能競賽，例如，在人事部門開展人事檔案工作技能比賽，考核員工對工作內容的熟悉程度，邀請獲勝者在同事之間分享經驗，從而使整個人事檔案管理團隊具有向心力與凝聚力，更好地投入日常工作中，形成部門內的良性競爭，提高內部人事檔案管理效果。最后，行政事業單位不僅應要求檔案管理者的能力和思維達到標準，更應對檔案管理者的職業素養和道德表現予以重視，畢竟人事檔案的管理涉及眾多員工的個人隱私，工作內容具有一定的敏感性和私密性，因而員工本人的良好職業素養決定了其在工作中能否妥善處理一些敏感性問題。應盡量給予檔案管理工作一定的透明度，將管理流程做到全程可視化、可監控，通過硬性的管理工作規范監督和員工之間的組織內部監督，實現組織內人事檔案監督，保證人事檔案管理工作客觀、公正地完成。總之，要避免人事檔案管理工作內部出現問題，首要就是彌補管理者自身的工作缺陷，行政事業單位應當定期開展對檔案管理者的教育培訓，逐漸組建一支具有扎實專業知識、豐富實戰經驗和良好職業道德的精英團隊，不斷賦能人事檔案管理工作，培養人事工作核心力量。

2.科學理論與工作實際耦合，建立健全檔案管理細則

沒有規矩不成方圓，要想使人事檔案管理工作在科學有序的標準下運行，不能只依靠管理者的主觀意志，只有制定科學、全面的管理細則，人事檔案管理工作才能找到抓手。尤其在當前新時代環境下，人事檔案的內容不斷擴充，人事崗位交替輪轉的節奏加快，建立健全檔案管理規范細則的任務刻不容緩。從人事檔案管理工作的具體實踐來說，要建立一套較為完善的管理細則可以按照以下幾個要點展開。首先，人事部門人員應當深入研讀組織內部已有的檔案管理規范，結合工作中的實際情況，保留仍具有重要指導意義的條款，刪去或修改過時的規范條例，初步擬定人事檔案管理規范。之后，按照初步擬定的規范進行3個月的實踐試驗，從實際工作中考驗所擬定規范的實際應用價值，并對存疑部分做好記錄，試驗期結束后組織管理層和人事部門相關領導及工作人員進行商討，對所擬定的管理規范條款進行二次調整細化，這個不斷調整的過程可能會持續較長一段時間，直至規范在實際工作中具有較完善的指導意義。值得注意的是，在人事檔案管理規范制定過程中，要始終強調工作人員行為的合法性，規范檔案管理者的行為，并對違反規則的人員采取懲罰措施，保護好員工個人檔案的安全性，使檔案管理者的工作始終在法律框架之內進行。守住法律底線，推動人事檔案管理工作向前邁進。

3.依托互聯網信息技術平臺，創新傳統檔案管理模式

新時代行政事業單位應盡快完成智慧辦公轉變，對于人事檔案管理來說，要對過去遺留的紙質檔案資料盡快掃描存檔，完成無紙化辦公。電子存檔模式不僅查找起來更為方便，且能夠實現長期保存，同時，也可以大量節約紙張、印刷成本，為單位節約資金。此外，人事檔案管理相關人員也要建立起獨有的人事檔案管理一體化平臺，在管理平臺上加載信息數據庫、檔案查找邏輯等，這就需要擁有一支專業技術扎實的計算機團隊，能夠根據實際情況搭建實用性高的人事檔案管理平臺。值得一提的是，隨著新時期大數據技術、人工智能技術的發展，高新技術手段已經走進人們的日常生產生活中。因此，在人事檔案管理一體化平臺的搭建過程中，可以使用大數據、云存儲、人工智能技術等，一來擴大人事檔案儲存空間，二來利用大數據技術的超強信息運算處理能力，幫助檔案管理者對數量巨大的人事檔案進行整理分類，使人事檔案管理工作獲得事半功倍的效果。

四、結語

人是行政事業單位發展的根本，人事問題的爆發將會在組織內部各部門間引發蝴蝶效應，波及其他部門的日常工作，影響單位正常運轉。因此，新時代背景下人事部門的檔案管理工作應被給予高度重視，適當提高工作人員準入門檻，提高工作人員福利，確保人事檔案的信息安全，并跟隨時代發展步伐不斷作出調整改善，使人事檔案管理工作更好地為行政事業單位的總體目標服務。

作者:白四嬌 單位:寧津縣交通運輸局