工作中涉密文件資料管理問(wèn)題的思考

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摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要結(jié)合實(shí)際工作，采取科學(xué)有效的手段對(duì)涉密文件進(jìn)行保密管理，確保涉密文件的管理按照規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的程序開(kāi)展，以提高對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位保密文件管理的實(shí)效性。本文結(jié)合保密工作實(shí)際，分析了目前涉密文件資料管理中存在的問(wèn)題，并提出了規(guī)范化涉密文件資料管理的有效措施，以期對(duì)廣大保密工作者提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；涉密文件；資料管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料，不僅僅關(guān)系到一個(gè)部門的工作安全，同時(shí)還有可能涉及政治安全等問(wèn)題，涉密文件一旦泄露，可能會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位甚至國(guó)家的利益造成無(wú)法估量的損失。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須結(jié)合工作實(shí)際，采取科學(xué)有效的手段對(duì)涉密文件進(jìn)行保密管理，確保涉密文件的管理按照規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的程序開(kāi)展，以提高對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位保密文件管理的實(shí)效性和質(zhì)量。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位涉密文件存在的風(fēng)險(xiǎn)因素分析

1.人為帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

人為帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位涉密文件存在的主要風(fēng)險(xiǎn)因素之一。保密工作人員是開(kāi)展涉密文件保管和利用的主體，因此涉密人員的保密工作素質(zhì)、工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作責(zé)任心等都是影響涉密文件安全的重要因素。目前，由于受到保密專業(yè)人才匱乏、文件資料管理責(zé)任意識(shí)較差、工作態(tài)度和工作質(zhì)量參差不齊等因素的影響，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密文件管理存在較大的安全隱患，涉密文件的管理還未步入規(guī)范化、系統(tǒng)化、技術(shù)化的管理之路，而且對(duì)保密工作人員的培訓(xùn)也出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象，導(dǎo)致保密工作人員的工作質(zhì)量不能緊跟保密工作需要的步伐。此外，還有一些保密工作人員在工作中存在僥幸心理，增加了涉密文件的安全隱患，同時(shí)也出現(xiàn)了保密文件丟失或者泄露的現(xiàn)象。

2.網(wǎng)絡(luò)隱患帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)在工作各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，在保密工作中，互聯(lián)網(wǎng)也發(fā)揮著巨大的作用。目前，保密工作已經(jīng)逐漸完成了由紙質(zhì)保存向紙質(zhì)和電子雙軌保存的方式轉(zhuǎn)變。可以說(shuō)，信息化技術(shù)的應(yīng)用給保密工作帶來(lái)了巨大的便利和益處，但是，由于網(wǎng)絡(luò)自身存在的易被攻破等缺陷也給保密工作帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。一方面，由于保密工作人員管理意識(shí)淡薄等問(wèn)題，可能導(dǎo)致涉密文件管理中賬號(hào)秘碼丟失或者泄露；另一方面，由于網(wǎng)絡(luò)病毒或者黑客侵入等原因，也可能給涉密文件的管理帶來(lái)安全隱患。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料一旦丟失、損毀或者被篡改等，不僅會(huì)影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，而且有可能對(duì)地方甚至國(guó)家的利益帶來(lái)無(wú)法估量的損失。

3.制度原因帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

由于制度的缺失和不完善，也會(huì)給涉密文件資料的管理帶來(lái)一定的安全隱患。由于保密工作的不斷發(fā)展，對(duì)相應(yīng)的保密管理制度也提出了更高的要求。但是，從目前的管理現(xiàn)狀分析，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位還沒(méi)有建立起符合保密工作發(fā)展需要的相關(guān)制度。很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位即使有制度，但后續(xù)的完善和細(xì)化也難以跟進(jìn)保密工作發(fā)展的速度。同時(shí)，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)行的保密管理制度，沒(méi)有從單位的具體工作實(shí)際出發(fā)，未能細(xì)化到保密級(jí)別、不同等級(jí)文件有不同保密措施的程度，也未能建立起符合工作實(shí)際的保密工作機(jī)制，最終，導(dǎo)致很多涉密文件資料的管理不能達(dá)到相關(guān)管理要求，增加了涉密文件的風(fēng)險(xiǎn)隱患，同時(shí)也給為涉密文件出現(xiàn)安全問(wèn)題后的問(wèn)責(zé)、追責(zé)等工作增加了難度。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位涉密文件管理中存在的具體問(wèn)題

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料比較多，雖然按照我國(guó)保密檔案管理工作的要求，各單位、各部門也都建立了保密管理工作制度和機(jī)制，但是在工作中依然存在一些不容忽視的問(wèn)題。

1.部門總目錄與分目錄存在不符的現(xiàn)象

目前，按照保密工作的要求，一個(gè)單位或者部門留存的涉密文件資料需要列入總目錄臺(tái)賬，同時(shí)保密工作人員也要設(shè)立個(gè)人留存目錄臺(tái)賬。在具體工作中，通常是單位先建立涉密文件資料的總目錄，然后個(gè)人留存的再建立個(gè)人留存的分目錄。但是，在保密文件檢查中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生個(gè)人留存的涉密文件分目錄與單位或者部門的涉密文件總目錄存在不相符的現(xiàn)象。具體現(xiàn)象有總目錄文件多于分目錄所列文件數(shù)量，造成此種現(xiàn)象的主要原因是個(gè)人留存的涉密文件已經(jīng)銷毀，因此從分目錄中撤銷，但是未能及時(shí)告知單位保密部門相關(guān)工作人員，導(dǎo)致總目錄的文件數(shù)量多于分目錄的文件數(shù)量。還有一種現(xiàn)象就是分目錄的文件數(shù)量多于總目錄的文件數(shù)量，造成此種現(xiàn)象的主要原因是個(gè)人保存的涉密文件沒(méi)有按照規(guī)定到單位保密工作人員處做登記。

2.涉密文件資料臺(tái)賬內(nèi)容不健全

目前，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立的涉密文件資料臺(tái)賬內(nèi)容不全面。按照相關(guān)規(guī)定和要求，涉密文件資料臺(tái)賬的內(nèi)容包括許多方面，如文件的編號(hào)、發(fā)文的時(shí)間、發(fā)文單位、收文的時(shí)間、收文份數(shù)、文件的秘密等級(jí)、是否銷毀、銷毀的要記載銷毀時(shí)間和監(jiān)銷人等，這些信息都要在臺(tái)賬中有所體現(xiàn)。但是很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的臺(tái)賬都或多或少存在漏項(xiàng)的現(xiàn)象，還有檔案的傳閱、銷毀等記錄也存在不能及時(shí)跟進(jìn)的現(xiàn)象。

3.涉密文件資料的存檔、復(fù)印等程序不規(guī)范

很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位涉密文件資料的標(biāo)密、傳閱、復(fù)印等程序不規(guī)范，導(dǎo)致涉密文件存在安全隱患。一是電子涉密文件的標(biāo)密不規(guī)范。按照相關(guān)規(guī)定和要求，電子存檔的涉密文件在保存中要建立保密文件夾，文件夾后需要以最高密級(jí)來(lái)標(biāo)密，文件的標(biāo)題是否標(biāo)密則可以根據(jù)工作人員的工作習(xí)慣而定，文件的正文則必須標(biāo)密。很多保密工作人員單純按照個(gè)人的工作習(xí)慣而未能按照要求來(lái)對(duì)涉密的電子文件進(jìn)行存檔；二是在涉密文件的復(fù)印過(guò)程中也存在一些問(wèn)題。按照相關(guān)規(guī)定，通常涉密文件是不允許復(fù)印的，但由于工作需要，很多單位也會(huì)留存一些復(fù)印件，很多復(fù)印件都未標(biāo)明文件的來(lái)源、經(jīng)手人等，也沒(méi)有規(guī)范的文件登記記錄；三是在復(fù)印中給文件帶來(lái)的安全隱患。因?yàn)樗械膹?fù)印機(jī)都帶有內(nèi)存，對(duì)于多次復(fù)印掃描的文件，復(fù)印機(jī)具有記憶功能，復(fù)印完畢需要對(duì)機(jī)器的復(fù)印信息進(jìn)行刪除，但是很多工作人員都忽視了這項(xiàng)操作。

4.涉密文件資料傳閱中存在安全隱患

很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料還存在外帶、傳閱的安全問(wèn)題。在具體工作中，有一些涉密文件需要傳閱，不僅在單位內(nèi)部傳閱，還有單位外部傳閱的需要。在文件傳閱中，尤其是外帶過(guò)程中，涉密文件需要有2人及以上人員共同看管，防治文件機(jī)密內(nèi)容的泄露。但在具體工作中，很少有單位能做到這一點(diǎn)，多數(shù)都是由1人攜帶文件進(jìn)行傳閱，給文件帶來(lái)了泄密的隱患。

5.管理人員的保密意識(shí)不夠高

涉密文件資料在管理中之所以存在諸多的安全隱患及問(wèn)題，主要原因在于管理者和保密工作人員的保密意識(shí)不夠高。雖然很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位也能夠定期組織保密管理人員參加各種工作培訓(xùn)，力爭(zhēng)不斷提升保密工作人員的思想意識(shí)，提高保密工作人員的工作素質(zhì)。但是很多時(shí)候，保密工作人員都是在被動(dòng)地接受培訓(xùn)，不能從思想意識(shí)深處提高對(duì)保密工作重要性的認(rèn)識(shí)，也不能夠從思想深處提高對(duì)保密工作的責(zé)任意識(shí)。主動(dòng)學(xué)習(xí)少，專業(yè)知識(shí)匱乏，這對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位涉密文件資料的管理存在極其不利的影響。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位涉密文件資料管理措施研究

1.強(qiáng)化保密工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位務(wù)必把提高保密工作人員的職業(yè)素養(yǎng)作為重點(diǎn)，提升保密工作人員的思想意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，從思想根源上解決保密工作存在的問(wèn)題。一是開(kāi)展或者參加保密工作相關(guān)的理論授課、經(jīng)驗(yàn)座談交流等多種活動(dòng)，幫助保密工作人員進(jìn)一步提高對(duì)保密工作的思想認(rèn)識(shí)、正確樹(shù)立職業(yè)道德和工作責(zé)任感，建立保密工作的知識(shí)體系，掌握相關(guān)的法律法規(guī)等，充分認(rèn)識(shí)涉密文件資料管理事故可能帶來(lái)的不良后果等，能夠在今后的工作中正確運(yùn)用相關(guān)法規(guī)、政策、制度等，科學(xué)指導(dǎo)工作；二是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展保密工作中，要重視對(duì)保密專業(yè)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，提高保密工作的專業(yè)化水平，堅(jiān)持“專業(yè)人做專業(yè)事”的原則，吸收更多的保密專業(yè)人才從事保密工作，用正確的、系統(tǒng)的保密知識(shí)理論指導(dǎo)工作實(shí)踐；三是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展保密工作中，要加強(qiáng)對(duì)涉密文件管理人員信息化操作、創(chuàng)新工作措施等培訓(xùn)，使其掌握專業(yè)的操作技能，在具體工作中能夠有效避免風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患做到科學(xué)防控，建立起符合社會(huì)發(fā)展需要的保密人才隊(duì)伍。

2.對(duì)涉密文件資料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范管理

要對(duì)涉密文件資料做到科學(xué)、規(guī)范的管理，首先，要對(duì)保密文件資料進(jìn)行密級(jí)劃分，確定秘密等級(jí)及保管期限等。管理人員要全面了解保密文件資料管理的相關(guān)規(guī)定，全面分析和鑒別涉密資料對(duì)單位、部門、地區(qū)甚至國(guó)家的現(xiàn)實(shí)意義和作用，根據(jù)實(shí)際需要確定涉密文件的保存價(jià)值，然后根據(jù)文件管理時(shí)限，做好分類；其次，要根據(jù)相關(guān)規(guī)定做好文件資料的管理工作。在涉密文件資料的管理中，必須嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，指定專人從事管理工作，確保人員的穩(wěn)定性；最后，要不斷優(yōu)化和調(diào)整涉密文件資料的密級(jí)等。隨著政策的變化和時(shí)間的推移，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展涉密文件資料的管理工作中，也要根據(jù)具體情況及涉密文件保密情況的變化，及時(shí)調(diào)整涉密文件的密級(jí)，為后續(xù)的文件資料管理工作打好基礎(chǔ)。

3.建立健全涉密文件資料的管理制度

科學(xué)的管理制度是有效開(kāi)展各項(xiàng)工作的保障，完善的制度體系是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展好涉密文件資料管理工作的基礎(chǔ)。一是要制定涉密文件資料的收集和整理方面的制度，內(nèi)容涉及在文件資料登記時(shí)，要明確文件資料的秘密登記、保存期限、歸檔人及部門等。涉密文件在管理和歸檔時(shí)，要對(duì)人員數(shù)量及負(fù)責(zé)人進(jìn)行規(guī)定。在文件資料整理完畢后，要交由部門負(fù)責(zé)人審閱。二是要建立和完善涉密文件檔案室管理制度。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料庫(kù)，必須嚴(yán)格按照“三鐵一器”的要求設(shè)置配備。涉密文件檔案室的管理人員必須要雙進(jìn)雙出，其他人員原則上不允許進(jìn)入涉密檔案室。同時(shí)，要對(duì)涉密文件檔案室安裝無(wú)死角監(jiān)控設(shè)備，安排專人進(jìn)行全天候的監(jiān)控管理。保密責(zé)任要落實(shí)到位，出了什么情況，應(yīng)該是誰(shuí)的責(zé)任要嚴(yán)格界定，把具體責(zé)任嚴(yán)格地落實(shí)到具體，做到各司其職，互相監(jiān)督，查漏補(bǔ)缺。三是制定涉密文件資料的查閱和使用制度。借閱和歸還涉密文件資料時(shí)，管理人員必須嚴(yán)格做好文件的核查工作，做好借閱登記工作，記錄號(hào)借閱人、借閱時(shí)間、借閱用途、歸還時(shí)間等，禁止任何人把涉密文件資料帶離資料檔案室，所有文件必須在檔案室內(nèi)查閱。還要禁止任何人將手機(jī)、攝像機(jī)、錄像機(jī)等具備攝錄功能的電子設(shè)備帶進(jìn)涉密檔案室。

4.科學(xué)規(guī)范操作信息化設(shè)備設(shè)施

信息化設(shè)備設(shè)施在保密工作領(lǐng)域的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，保密工作人員既要認(rèn)識(shí)信息設(shè)備設(shè)施的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)還要規(guī)避信息設(shè)備設(shè)施帶來(lái)的安全隱患。傳統(tǒng)的涉密文件資料管理主要是以紙質(zhì)文件或者照片的形式保存，隨著信息化設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，涉密文件的電子化保存形式已經(jīng)得到普及，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位首先要加大對(duì)涉密文件資料信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和投入力度，不斷升級(jí)管理系統(tǒng)，以使用涉密文件資料管理的實(shí)際需要；其次，要加大網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防控力度，做好文件管理系統(tǒng)的安全工作。充分認(rèn)識(shí)病毒、黑客等對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的危害力度，聘請(qǐng)專業(yè)的系統(tǒng)維護(hù)機(jī)構(gòu)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級(jí)，避免文件信息的遺漏和遭到破壞。保證涉密文件資料在儲(chǔ)存和信息傳送中的安全，避免涉密事件的發(fā)生。

5.與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)先進(jìn)的保密管理體系

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，保密管理工作領(lǐng)域也會(huì)出現(xiàn)了更加先進(jìn)的管理理念和管理體系，所以，對(duì)涉密文件資料的管理能力也要隨著科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，在不斷更新?lián)Q代中保障涉密工作的圓滿完成。尤其是對(duì)終端設(shè)備管理和訪問(wèn)授權(quán)、密碼保護(hù)、系統(tǒng)備份等工作，應(yīng)堅(jiān)決采用最先進(jìn)的應(yīng)用設(shè)備，堅(jiān)持最嚴(yán)格的管理措施，確保安全。這就需要時(shí)刻關(guān)注保密工作的發(fā)展前沿，到保密工作做得好的單位學(xué)習(xí)，引進(jìn)先進(jìn)的保密工作管理經(jīng)驗(yàn)等，始終與最先進(jìn)的保密工作研究成果接軌，努力提升本部門的保密管理能力。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的涉密文件資料，不僅僅關(guān)系到一個(gè)部門的工作安全，同時(shí)還有可能涉及政治安全等問(wèn)題，因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，必須結(jié)合工作實(shí)際，采取科學(xué)有效的手段對(duì)涉密文件進(jìn)行保密管理，如科學(xué)劃分涉密文件的等級(jí)、強(qiáng)化保密人員的責(zé)任意識(shí)、加強(qiáng)保密人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、建立有效的保密文件管理制度、提高信息技術(shù)的安全應(yīng)用性、引進(jìn)先進(jìn)管理理念、提升保密工作的管理水平等，確保涉密文件的管理按照規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的程序開(kāi)展，以提高對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位保密文件管理的實(shí)效性和質(zhì)量，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治文化發(fā)展提供有力的保障。

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作者:王增榮