檔案信息數字化管理面臨的問題與對策
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摘要：人事檔案是企業重要的檔案資料，可以為企業人力資源管理和挖掘人力資源價值提供參考。信息化背景下，數字化信息技術被廣泛應用到人事檔案管理當中，改變了檔案載體，增加了人事檔案搜索便捷性，提升了企業的檔案管理質量，但是數字信息化技術應用到檔案管理中也呈現出一定的弊端，人事檔案載體容易損壞，個人隱私信息容易泄露，人事檔案信息管理人員素養不足，缺乏對人事檔案工作的評估標準等問題也比較突出，因此，應該進一步探索信息化時代背景下人事檔案信息數字化管理策略，提高人事檔案管理質量。
關鍵詞：人事檔案；數字化管理；問題；對策
一、人事檔案信息數字化管理的現狀
當前信息化已經成為時代發展趨勢，大數據、人工智能、云計算以及5G技術被廣泛應用到社會各行各業當中，傳統行業都在推動“互聯網+”的轉型。人事檔案工作作為企業日常管理的重要組成部分，也在不斷推動數字信息化的建設進程。當前，大部分企業的人事檔案工作都已經轉化為線上模式，人事檔案數字信息化建設改變了傳統的人事管理工作內容和模式。以前的人事檔案都是由入職者本人填寫，然后進行整理、歸檔，當前人事檔案多由人力資源管理部門或者檔案管理部門進行信息的收集、錄入、整理、保存等。以前的人事檔案比較難查找，而現在借助信息化數字技術，通過關鍵字的查找就可以快速查找到需要的人事檔案，省時省力，因此，人事檔案數字信息化既符合社會發展趨勢，也符合檔案管理工作的需求。目前，數字信息化主導下的檔案管理模式已經成為檔案工作的主要管理模式。
1.容易發生數據丟失或者損壞
人事檔案管理工作是企業重要的管理工作，與企業的報稅、保險繳納以及企業的工資核算、人事調動具有多方面的聯系，在傳統的人事檔案管理模式下，紙質成為人事檔案管理信息存儲的重要載體，而在信息化時代背景下改變了信息儲存的方式，人事檔案管理主要存儲在電腦硬盤或者移動U盤或光盤當中，人事檔案管理的儲存方式發生了較大改變。由于U盤或者光盤存儲介質容易受到溫度、磨損等影響發生損壞，因此容易導致人事檔案管理重要數據信息丟失，這樣不僅影響企業信息資源的完整性，也容易增加企業管理的困難，特別是現在市場上存儲介質類型多樣，質量參差不齊，都容易增加人事檔案信息存儲的不穩定性，導致在存儲過程中數據檔案信息的丟失，給企業的人事檔案管理工作帶來了挑戰。
2.計算機軟件更新速度較快
信息化的不斷發展刺激了信息軟件供應商的繁榮，越來越多軟件供應商開始針對企業的管理功能進行細化，并且有針對性地開發各類人事檔案管理軟件，這樣不僅增加了人事檔案管理工作的專業性，還可以促進信息共享，打破了傳統信息孤島的情況，有助于增強人事檔案信息的準確性。很多企業會借助相關的應用軟件來實現人事檔案管理的專業化和便捷化。由于軟件供應商市場競爭的不斷加劇，軟件更新換代較快，功能越來越完善，但是很多軟件之間并不能兼容，或者軟件在升級過程中容易造成原來數據損壞或者某些功能不能正常應用，甚至計算機硬件與軟件出現了不能匹配的問題，不僅影響了計算機運行速度，還容易導致原有檔案信息不能顯示或者需要下載更多的其他軟件進行展示，這樣與人事檔案管理軟件的功能出現相悖性，因此這也是人事檔案數字信息化管理次序要面對的問題。
3.人事檔案信息容易泄密
人事檔案工作不僅關系到企業的管理工作質量，也涉及員工的個人隱私，員工檔案信息上一般包括家庭住址、身份證號、手機號等重要信息，個人信息泄露容易被用作其他違反個人意愿的一些操作，因此，數字信息化下的檔案信息管理安全也成為檔案管理工作應該面對的問題。通過對人事檔案管理信息泄露原因進行調查發現，信息泄露主要原因：一是電腦中存在病毒或者密碼、信息安全等級較低，被黑客攻擊，從而導致人事檔案信息的泄露，另外一方面是人事檔案管理人員將人事檔案信息傳遞給相關部門或者人員時或進行一些公示時，由于缺乏網絡安全信息知識，沒有對重要的個人信息進行隱藏或者設置，從而在無意間泄露了企業的人事信息，操作人員沒有對人事檔案的信息進行及時備份，或者檔案管理人員操作不當導致數據信息丟失等，這些問題也是數字化信息背景下人事檔案管理中的常見問題。
4.檔案管理人員的信息素養較低
傳統的檔案信息管理人員更側重對紙質檔案進行分類和歸檔，數字信息化背景下對人事檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要求檔案管理人員具有專業的檔案信息管理知識，能夠科學地對檔案進行整理和歸類，還要求檔案管理人員具有較高的信息素養，能夠滿足企業日常管理中對檔案管理工作的需求，維護檔案信息安全，在人事進行變動時能夠對檔案信息進行及時更新和完善。但是，當前既具有專業檔案管理知識又具有信息素養的專業檔案管理人員，仍然不能滿足企業的實際需求。雖然近年來，企業也逐漸認識到檔案管理人員工作中面臨的挑戰，并且對檔案管理人員進行了較多培訓，但是，都不能滿足信息化下檔案管理工作需求。
5.人事檔案信息出現失真
信息化背景下，人事檔案管理工作雖然效率大幅度提升，工作更加便利，但是，對檔案信息工作的變化難以辨認，增加了檔案信息失真的概率。在傳統的檔案工作中，檔案信息出現更改的痕跡，一般具有明顯的修改痕跡，而在當前信息化背景下，檔案信息進行修改，沒有明顯的修改痕跡，容易導致人事檔案信息失真。
三、優化人事檔案數字信息化管理的策略
1.選擇適當的人事檔案存儲載體
人事檔案是企業重要的檔案資料，數字信息化背景下改變了傳統的檔案信息載體，因此在檔案儲存過程中應該進一步重視載體的選擇，在考慮載體時應該考慮其生產廠家，聲明使用周期以及內存容量、注意事項等，必要時可以選擇多載體組合進行人事檔案信息的存儲，必要時可以將人事檔案資料進行打印以傳統方式進行儲存，防止因為儲存介質選擇不當造成人事檔案信息損壞，影響企業正常管理或者影響企業正常信息獲取等，應該注重檔案載體介質的存儲條件，盡量不要將檔案信息放在靠近火源或者高溫的地方，也不能放在濕潤潮濕的地方，更不能將檔案載體放在易磨損的地方，這樣都容易造成人事檔案數據丟失。應該將檔案存儲介質放在專門的辦公區域內，注重對檔案存儲介質的妥善保管，必要時在放置的抽屜或者柜子增加智能鎖或者密碼鎖，防止檔案信息存儲介質的丟失或者被人盜取等。
2.科學選擇電腦操作系統
在選擇人事檔案的數字化信息系統時應該注重信息系統的穩定性，特別是要注重系統在換代或者升級過程中對檔案信息穩定性、可識別性、數據安全性的影響，防止在數據轉移過程中造成數據信息的丟失或者損壞，影響數據的完整性。要注重系統的兼容性和穩定性，防止在使用過程中頻繁出現卡頓或者藍屏等情況。再次應該注重使用的操作系統的技術性問題，盡量選擇技術完善、漏洞少、安全性較高的系統，防止在使用過程中被其他用戶攻擊，造成信息泄露。數字化信息系統應該具備仿真安全性、軟件基礎高，防止在復制或者保存過程中被其他人輕易進行信息數據的獲取，造成重要人事數據信息泄露，影響企業管理安全和個人隱私安全，日常注重對電腦系統的維護和保養工作，電腦使用者上下班注重科學關機，減少電腦信息系統的故障概率，特別是現在電腦軟件系統越來越多的情況下，應該注重系統的運行環境或者運行條件，促進軟件系統和電腦硬件系統的協調性。
3.重視人事檔案的安全性
數字信息化檔案管理系統具有方便、快捷的優點，但是信息安全是數字信息化背景下應該重視的問題，也是關系到企業發展的重要問題，檔案信息泄露就會被其他企業挖墻腳，或者針對企業管理層的行為放大或者抹黑，影響企業的正常管理。因此，人事檔案管理部門或者人員應該將信息安全作為檔案信息管理工作的重要問題。在當前大環境下，人事檔案管理工作越來越復雜，面臨的內部和外部影響要素越來越多，首先，企業應該將信息安全作為重要的內容，將其納入檔案管理員的工作職責范圍內；其次，企業檔案人員在向有關部門分享企業的人事檔案信息時，盡量做一個分享記錄，以便于在信息發生泄露時能更好發現問題。檔案管理的電腦系統或者文件系統設置專屬密碼，防止被其他人無意間瀏覽企業的人事檔案信息。再次，應該注重傳輸過程中的檔案信息安全。在信息傳輸過程中對數據信息進行加密，防止被黑客或者其他人員盜取企業檔案信息數據。企業檔案管理人員要定期對企業的檔案管理信息系統使用專門的軟件殺毒，及時下載補丁程序，防止電腦內存在病毒或者漏洞，導致電腦信息系統癱瘓或者電腦信息系統數據被其他人獲取。定期升級企業電腦信息系統的防火墻，提高等級設置，防止電腦系統被攻擊。人事檔案管理人員應該根據安全性和共享性辯證統一關系，盡可能參與到安全信息系統建設中，對一些必要的人事信息數據資料進行公開，促進檔案信息共享，減少安全隱患。要定期對檔案管理部門或者人員展開安全性教育，將信息安全納入企業文化或者企業發展理念建設當中，將檔案信息數據作為長效工作對待，增強檔案信息管理的安全性。要定期梳理企業檔案管理信息，對一般的人事檔案管理信息需要進行日常備份，對一些重要的人事管理檔案信息應該推動傳統紙質保存的方式，減少信息跨時間或者跨空間訪問的可能，增強企業信息安全。人事檔案管理信息安全是信息化環境下必然存在的問題，也是信息化背景下人事檔案管理工作面臨的重要挑戰，因此，在人事檔案管理信息化過程中，應該不斷探索信息安全管理的新路徑或者新方法，增強人事檔案信息在存儲，傳輸或者保存過程中的安全性，在此前提下增強人事檔案管理工作的便捷性，提升檔案信息管理工作的質量。
4.提升檔案管理人員的綜合素養
數字化信息背景下人事檔案工作面臨新的挑戰，因此對人事檔案管理人員提出了新要求，人事檔案管理人員應該具備基本的人事檔案管理知識，能夠識別、整理和歸類企業重要的人事檔案信息，并且能夠根據部門需求進行檔案信息資料的查找等工作，還要求檔案管理人員具有信息素養，能夠具備基本的信息系統操作知識，將企業的人事檔案信息資料轉化為數據資料，還能夠利用檔案信息的相關軟件進行人事檔案管理信息的歸類和整理；其次，應該對人事檔案信息進行定期備份，增強信息安全意識，因此要注重對人事檔案管理人員進行技能培訓，促進檔案管理人員整體的素質提升。要推動檔案管理人員轉型，使他們由具備基本的檔案管理信息知識逐步向具備檔案信息安全、計算機基礎知識、檔案管理標準化等多方面的知識，由單一技能型人才向復合型人才轉變；再次，應該注重對人事檔案管理人員的門檻設置，提高人員招聘要求，對其檔案管理專業知識、人事電子檔案信息化建設、信息安全等多方面知識進行考察，使招聘的人員能夠滿足人事檔案管理的基本需求。增強人事檔案管理員自我提升的內動力和外動力，制定明確的人事檔案管理人員工作內容，不斷對工作內容進行更新和完善，激發人事檔案管理人員的危機意識。再次應該注重對檔案管理人員的績效考核或者部門技能考核等，將考核結果與企業的激勵措施聯系起來，激發檔案管理人員提升的外部動力，從而促進檔案管理人員的提升。應該將檔案管理人員的職業精神納入考核范疇，增強檔案管理人員的敬業、負責精神，防止人事檔案管理人員因為操作不當造成人事檔案信息數據丟失或者造成人事檔案信息泄露等問題。
5.加強預防，減少數據失真
信息化背景下增加了人事檔案數據信息的失真性。在瀏覽過程中無意修改了企業的人事檔案信息數據，或者在將人事檔案信息傳給他人的過程中也容易被篡改，增加了信息識別的難度，因此應該加強預防，減少檔案數據信息的失真性。首先，應該定期對檔案管理信息數據進行整理，盡量按照某些規律進行檔案信息數據排序，例如：利用人員名字或者利用人員出生日期或者入職時間進行檔案信息錯誤的查找或者變動，及時發現檔案信息中的錯誤，減少人事檔案信息的失真性。其次，分析其他部門對檔案人員的需求，大多數部門需要人事檔案信息只是進行獲取信息，并不是要修改，可以對檔案信息進行保護后再傳送，防止人員進行檔案信息的誤操作。再次，應該設置檔案信息系統的訪問權限，對每個有權限訪問的人設置賬號和密碼，哪個時間段有哪些人登錄系統，進行了哪些操作，一目了然，防止人事檔案信息被惡意篡改。人事檔案管理人員在日常錄入檔案信息時應該本著負責、認真的工作精神，在人事檔案信息錄入完畢要檢查和審核，通過設定條件，是否能找到相應的人事信息，是否與人事的基本資料一致，排除信息錄入錯誤的可能。在日常工作中不定期對檔案數據信息進行瀏覽或者檢查，查找人事檔案數據的真實性，總結查找人事檔案數據信息失真性的查找辦法，從而增強人事檔案信息的真實性，能夠為員工或者其他部門提供真實可靠的人事檔案數據資料。人事檔案數據信息的真實性不僅關系到員工的個人發展，也關系到企業能否對現有的人力進行最大程序地開發，增強企業的人力資源價值等方面。因此應該注重檔案信息數據的真實性檢驗，為企業提供真實的檔案數據信息參考。
四、總結
人事檔案數字信息化建設是信息化時代發展的必然要求，有助于提升檔案管理工作質量，增強檔案管理效率，但是，人事檔案數字化信息建設也面臨較多問題。檔案存儲介質容易損壞，檔案管理系統兼容性或者協調性不足，人事檔案數據安全性存在風險，檔案管理人員素養有限等，因此，應該在檔案信息管理工作當中科學選擇存儲介質和應用系統，提高檔案信息安全意識，增強檔案信息工作安全性，提升檔案管理人員素養，減少檔案數據失真，增強人事檔案數字信息化建設的功能。
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作者:卜晶
