淺談辦公室

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一、辦公室的任務、職能作用和特點二、辦文、辦會、辦事三、機關事務管理和接待工作辦公室是一個綜合辦事機構，它在組織機構中起著承上啟下、溝通內外、協調四方的樞紐，無論是過去、現在、還是將來，它整體的職能不外乎就是“參謀、服務、協調”三大功能。這三大功能發揮的好壞，直接關系到各級部門的正確決策，關系到各級政府重大決策和重要工作能否落到實處，關系到各級部門能否步調一致，齊心協力地確保政令暢通，關系到一個地方經濟社會各項事業的健康發展。作為一級機構的辦公室，盡管不是決策機構，但卻在決策和決策的實施中有著十分重要的地位和作用，而作為辦公室職能之一的綜合協調工作，不僅與參謀、服務具有同等重要的地位，而且具有參謀、服務不可替代的重要作用。如果說，參謀是辦公室工作的首要任務，服務是基礎，那么，綜合協調則是整個辦公室工作的關鍵。

一、辦公室的任務、職能作用和特點

（一）辦公室的任務

1、為領導提供情況；

2、領導決策以后加強督促檢查、貫徹實施；

3、協商決策前后的一些矛盾；

4、把好文件關；

5、承擔處理領導機關的一些日常事務。

辦公室工作任務簡單用一句來概括就是：辦文、辦會、辦事。

（二）辦公室工作的基本職能

1、政務性工作。即從本單位實際出發，認真搞好調查研究，收集綜合情況，及時反饋信息，為領導者靈活指揮和及時控制工作進程提供依據，有效地為領導決策服務。

2、日常事務性工作。具體的說就是電文起草印發、上下公務的處理、公務接待、會議組織、督促檢查、協調聯系、上傳下達、公務接洽、接待和后勤管理工作等。

簡單概括起來，就是參與政務，管理事務。但是，辦公室工作的最終著眼點是輔助領導處理信息、綜合情況，協調關系，管理事務，以確保該機構高效能的運轉。

辦公室整體運轉機制的優劣、工作的好與差，直接關系到領導機關指示的貫徹、指揮作用的充分發揮和各項任務的完成。

（三）辦公室在機關、單位中的作用

1、樞紐作用

主要是完成承上啟下、文件吞吐、信息集散的總樞紐。

2、助手作用

一是協助領導制定決策；

二是協助領導實施各項領導或管理工作；

三是為領導處理文件、信息；

四是完成領導交辦的一切事宜。

3、參謀作用

給領導當參謀是新時期領導工作對辦公室工作提出的高要求，其辦公室的參謀作用

主要表現在：

一是向領導提出建議、意見和出謀劃策，提供備選方案。

二是在重大工作部署或計劃實施過程中，發揮參謀作用。

4、信息、耳目作用：也可以稱作信息反饋作用。一個機關單位管理是否有效，關鍵在于信息反饋是否靈敏、準確、有力。

5、門面、窗口作用：辦公室素有“關口”和“窗口”之稱。所謂的“關口”，是指一個機關的許多事務都要經過辦公室，由辦公室承辦。所謂的“窗口”，是指內外上下聯系，群眾來信來訪，各方來人洽談工作，商辦事情大都由辦公室出面。

評價一個機關作風好與差，是否有官僚主義、衙門作風，與辦公室的工作有很大關系。

有些機關很難辦事，人家批評為“門難進，臉難看，事難辦”，下邊的同志到上面來辦事很不容易，是下了很大決心才來的，人家來了，門難進不難進，臉難看不難看，事情辦好辦不好，常常是由其接觸的人的作風決定的，而這個“接觸人”，又常常是辦公室的工作人員。所以說，辦公室是領導機關的門面，是代表領導同志處理問題、代表領導辦事的，他直接反映著領導的意圖，辦公室工作做得怎樣，直接反映領導機關的風貌。現在很多單位在轉變機關作風方面有了較大的改進，大多都建立了首問制度，這是轉變機關作風的一個突破口。

6、溝通協調作用

人際關系主要有相互交往的各個層次人與人之間的協作關系。只有做好公共關系和人際關系的協調，才可以減少相互之間的磨擦和內耗，使機構和人員之間相互理解和支持，增強管理組織的活力，提高管理水平和效率。

辦公室是組織系統的樞紐，溝通上下，聯系內外，在機關各部之間、單位與單位之間起到聯系、協調的作用。

（四）辦公室工作的特點

1、政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，直接影響著領導的決策和事業的發展。辦公室要把學習掌握黨和國家的方針政策當作一門重要的必修課，不斷提高自己的政策水平。要做到：

（1）調查研究。了解和掌握各方面的情況，進行綜合，及時向領導匯報并提出建議。

（2）加強政策研究，深刻理解上級和領導的意圖。

（3）日常工作中要具有高度的主動性、自覺性，不要讓領導說一下，才動一下，要把工作做在領導決策前和指揮前。

（4）參與決策是為領導決策當好參謀，而不能越權行事，擅自決策或干涉決策，越位出格。

2、服務性。沒有服務性就沒有辦公室工作。辦公室工作有“三個服務”基本內容：

（1）為上級領導和領導機關服務；

（2）為本級領導和領導機關服務；

（3）為下級和人民群眾服務。

要求辦公室要樹立正確的服務觀念，做到不失職，不越權。做好服務工作要注意幾點：

一是要努力做到準確地理解每個時期的中心工作以及每項工作的目的意義，這是實現優質服務的基礎。假如，我們的辦公室主任和秘書工作人員對每個時期領導抓的中心工作不清楚，或者對領導抓的工作目的和意義領會錯了，那么，即使你是滿腔熱情地想為領導服務，卻往往適得其反，甚至會幫倒忙。

二是必須了解服務對象的情況，做到了如指掌。即：工作習慣、興趣愛好、性格特點和工作特點等，一句話就是要認真地去研究“人”，研究“人”不是去算計人，而是更有效地做好工作。總之，要為領導服務好，就必須熟悉領導的活動規律。另外，還要熟悉機關各股室的職能的范圍，并與其建立起良好的協作關系。

三是要積極主動發揮其工作的主動性：

①在了解情況、掌握信息方面要積極主動，凡是與本系統工作有關的信息，要主動收集，特別是對領導決策執行情況的反饋信息，要經常掌握，主動向領導匯報，使領導耳目靈敏、指揮得力；

②對工作中的重大問題，要主動提出解決的方案。

四是對各種事務性的小事要熱心、細心、耐心地去做。因為，往往事務性工作辦理的情況，直接關系到領導機關的威信和形象，關系到同各方面的聯系。我們辦好了機關事務的工作，就可以使領導擺脫事務、集中精力去思考和研究問題。

五是要經常了解和掌握各部門的工作動態，為領導及時準確地提供信息，輔助領導機關實施領導工作，協調各單位、部門，發揮組織系統的整體功能。

六是辦公室要特別注意保密工作。秘書人員要嚴格遵守保密法規和制度，對一些保密情況和數字，不經領導批準，不得向任何人泄露。

3、綜合性。建立上下左右、內外渠道順暢、反應迅速、銜接密切、運轉靈活的工作機制和行為規范，加強對各部門工作的支持、協助和服務，充分發揮辦公室的作用。

4、被動性。因為辦公室工作往往處于一種機動的作戰狀態，在有限的時間里，要做好無限的工作，我把它比喻為“快速反映部隊”和“不著警服的‘110’”。所以，辦公室的工作必須有超前意識，領導沒有想到的要為領導想到，領導想到的要為領導提供決擇的信息。

二、辦文、辦會、辦事

辦文、辦會、辦事是辦公室工作的主要任務，我們每個辦公室的同志都必須學會掌握這一基本功。

（一）辦文

行政（黨委、人大）機關公文處理是各級行政機關依法行政和進行公務活動的主要手段。2000年8月，國務院辦公廳了新修訂的《國家行政機關公文處理辦法》，省政府辦公廳2000年10月25日印發的《云南省國家行政機關公文處理實施細則》，以上《辦法》和《細則》，是我們公文處理的根本依據。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。各級行政機關的公文處理，必須堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。

負責公文處理的文秘人員應當具有較高的政治和業務素質，忠于職守，廉潔奉公，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，嚴守機密，具備公文處理的專業知識。

在公文處理中，要做好保密工作，必須嚴格執行國家《保密法》和云南省《實施細則》和其它有關保密規定。

（二）辦會

會議是各級領導機關實施行政管理的一種方法，是一種有組織、有目的地把眾人聚集起來，一起商量討論問題的社會活動方式。一個會議是否準備充分，反映在辦公室的組織策劃的能力，我們辦會，首先要弄清會議的內容、規格、范圍以及會議所要達到的目的。會議按規模分大、中、小三類，即：120人以下為小型會議，500人下為中型會議，500以上為大型會議。根據會議的需要我們要做好：會前、會中、會后的準備工作。今天我主要講一講會場設計安排和有關慶典籌辦的禮儀。公務員之家版權所有

1、會場的設計安排

一個好的會議環境，才會有一個好的會議效果。整個會務工作除了會議材料的準備、生活后勤保障外，關鍵是要做好會場的布置安排。如果不注重會場環境的設計，勢必會影響與會人員和報告人的情緒以及整個會議的氛圍效果，所以，必須認真對待，不得馬虎。

（1）要根據會議的性質、規模和不同要求來安排好會場。

（2）會場內外部環境氛圍的營造，可視其會議的性質而定。如黨代會、人代會和政協會的會場布置要顯得莊重、熱烈、喜氣，會場內外要懸掛彩旗、標語以及鮮花。其它形式的會議視情況而定。

（3）會場主題標語的字體和音樂的選擇。要根據會議的性質而定。如黨代會、人代會、政協會，一般用仿宋體，紅色底板，白色或黃色的字樣。音樂要選一些催人奮進或是有喜氣的管弦樂。其它形式的如座談會、表彰會以及慶典活動，可根據需要而定。

（4）主席臺上的座席卡，一般為紅色底板（淺紅色為好），字體一般選用仿宋、黑體、魏體等，一般不用行書和草書。

主席臺上座席卡的擺放，一般以職務最高的為中，然后根據機關性質和級別職務，分別向兩邊左、右、左、右，依次交叉循環排列。

（5）座談、學習交流會，一般采用長桌和圓桌會議形式，這種形式的會議一般不設主席臺。

如果會議桌是長方形，賓主要相對而坐，以正門為準，主人要背對門口，客人要面向門口。主談人要坐在中間位置，雙方主談人要對應。（圖1）

如果會議桌一端向門口，那就要以進門的方向為準，右邊為客，左邊為主。（圖2）

如果是小范圍的座談，也有不用長桌，只設沙發，那么，雙方座位仍按左主、右賓安排。（如圖）

（6）主席臺的桌面上，可根據情況鋪上桌布，這能給人一種愉悅感，桌布顏色視情況而定，但最好不要用毛毯一類，這顯得俗氣。如果條件允許，在一些小型會議桌都可使用桌布，這樣能營造會場莊重熱烈的氛圍。

總之，會議管理的核心問題，是提高會議的效率，重視會議的質量。

（二）慶典籌辦禮儀

慶典指一些比較隆重熱烈的慶賀性典禮。包括開業典禮、開幕典禮（即開幕式）、開國大典、建軍典禮、國慶大典、元旦慶典、畢業典禮、結業典禮、竣工典禮、奠基慶典、表彰典禮等等。這些典禮在我們的日常生活中均運用得極其普遍，人們通過這些慶典的籌辦來增加組織的熱烈喜慶的氣氛，同時也為組織樹立良好的形象。

（1）慶典的分類公務員之家版權所有

慶典按其內容可分為兩大類：一類是開始性慶典，一類是結束性慶典。

開始性慶典是為慶賀一件事情或一項活動的開始而舉行的典禮。目的就是通過舉辦儀式引起各方人士的關注，向社會展現自己，樹立良好的形象，振奮精神，鼓舞士氣。

開國大典是指一個國誕生時舉行的典禮，這是一個國家最隆重、最重要的一次大型慶典。如1949年10月1日，中華人民共和國舉行的開國大典，這一天標志著新中國的誕生，這一天作為一個光輝的紀念節日永遠載入史冊。

開業典禮是組織或企業為慶賀某項活動的開業而舉辦的儀式，如工廠、商店、飯店等慶賀開張營業單位的儀式。一個熱烈、隆重的開業典禮能為組織創造良好的社會形象，能給公眾留下美好的第一形象。開業典禮往往也是組織的各種文化素養及各種能力的綜合體現。

開幕典禮是為某次大會、展覽會、展銷會等開幕時舉行的慶賀儀式。

奠基典禮是為某建筑物或某項建筑工程的開始建造舉行的儀式。

開學典禮是新生入校時舉行的新學年開始的典禮，大中小學校均有各自的開學典禮。通過開學典禮宣布一些本學期的教學活動等工作。溝通師生信息，起到鼓舞師士氣，提高師生為努力完成本年度的教學和學習任務而奮斗的信心。

結束性慶典是指為慶祝一次活動或事情圓滿結束而舉行的典禮。它與開始性慶典正好是對應的，一般有開始性慶典就必有結束性慶典。結束性慶典是對工作的總結，對某項工程或事情已取得成績的祝賀，也是事情活動圓滿結束的標志。

閉幕式是指為慶祝某次大會或展覽會等的勝利閉幕而舉辦的典禮。

慶功表彰典禮是為某項工作活動中取得成績的個人或集體舉行的表揚頒獎儀式。

畢業典禮是慶賀學生圓滿完成學業而舉行的儀式，結業典禮是為各種形式的短訓班或培訓班完成預定學習任務而舉行的儀式。

簽字儀式指通過簽字手段慶賀組織之間就某個重要問題達成協議舉行的儀式。

竣工典禮是慶賀一項建筑或工程取得勝利完工而舉行的儀式。

（三）辦事

辦事，就是處理日常事務性的工作。

協調聯系的工作較多，這里有內外部工作的協調，也有縱橫向的工作聯系，同時，還要做好領導交辦的其它工作。辦事，一定要掌握機動靈活的原則，遇事不慌，沉著應對，處理事務要果斷周到，不要留“后遺癥”。辦事效率高不高，這與一個人的綜合素質有關。因為，關系的實現就是一種人際交往。在人際交往活動中，必須尊重對方。尊重是禮儀的基礎，人與人之間彼此尊重，才能保持和諧愉快的人際關系。如果你希望別人尊重你，那么，你首先要學會尊重別人。這就是我們辦事所要具備素質條件。

在人際交往中要把握的兩個原則：

一是寬容原則。寬容，就是寬宏大量能容人，能原諒別人的過失。

二是適度原則。在人際關系中要注意各種情況下的社交距離，也就是要把握在特定環境中人們彼此之間的情感尺度。

三、機關事務管理和接待工作

（一）機關事務管理

機關事務管理，也叫后勤服務管理，也叫總務管理。它是機關的總后勤，內管家，它主要是對本單位的物資和日常生活事務的管理。它的任務是：保障機關正常運作提供良好的工作和生活條件。

后勤服務管理工作涉及的范圍十分廣泛，包括公用設施、生活福利、美化保潔的規劃建設、組織、供應、分配、維修、保養等等。

后勤服務要本著方便群眾、勤儉節約、保障供給、有利工作的原則，搞好環境管理、生活管理、接待管理、物資設備管理。

（二）接待工作

迎來送往的禮儀就是工作中常見的接待來訪工作。在單位里經常有特邀的客人或代表團來訪，有關人員應作合理的接待，這種稱有約接待。即指事先與組織有約定的接待工作。還有一種是事先沒有約定的，臨時來訪的接待工作，稱無約接待。

1、有約接待的禮節

接待準備工作

（1）要弄清來客的基本情況，來賓的人數、姓名、性別、民族、職稱、職務、年齡及帶隊人，來訪的目的、方式、要求，來訪的起止日期，前來的路線及交通工具，來訪者的生活習慣、飲食愛好和禁忌等。

（2）要擬定接待方案。接待方案包括接待規格及各項主要活動的安排。一般有迎送、宴請、會見、會談、晚會、儀式、參觀游覽、外地訪問、交通工具、下榻賓館、日程安排等。這里需要值得注意的是接待規格的把握，要一視同仁，規格過高，會影響正常工作，造成浪費；規格過低，又會影響上下左右關系，因此，我們接待工作中要十分認真，千萬不能因小失大。一般來說，接待規格就在于接待過程中禮儀活動的多少，規模的大小、參加陪同領導職務的大小與否等等。

一般接待規格有三種類型：

高規格接待：指陪同者的職務比來客職務要高的接待。受接待的人員有：上級領導委派的人員，兄弟單位領導派員到本單位座談重要事宜的人員，下級同志來訪，辦理重要事務的人員等等。

低規格接待：就是陪客的比來客的職務低為一般接待。受接待的人員有多種情況：有上級領導下來調查研究的人員，有老同志故地重游的，有老干部路過本地的，有外地學習參觀團等等。這種接待本單位的主要領導出面看望一次就可以了。

對等接待：就是陪同人員的職務與來客的職務、級別大致一樣的接待，這種接待的比較多。客人來的什么級別，本單位派相應級別的人作陪，本單位的主要領導可視情況看望。

（3）必要的資料準備，指來賓的姓名、人數（照片、簡歷）等的準備；接待人員的人數、接待所需要的有關資料及會議室或會客室的布置安排、有關的歡迎標語、領導歡迎詞、介紹資料等等的準備。

（4）要根據規格以及來賓的情況（男、女人數、個別人的特殊情況），事先安排好住房，準備好有關的車輛，同時做好接站準備。

（5）準備工作的檢查，這是準備工作的最后一個關鍵環節。發現問題，要及時調整，確保萬無一失。如果這一環節的工作沒有做好，不僅給人一種不好印象，而且將會直接影響整個工作的開展，甚至會造成發展機遇的失去。

2、無約接待的禮節

無約接待指沒有事先約定的接待工作。來訪的客人往往都是有一定工作關系或本無工作關系，想來開拓工作關系的客人。對這些沒有預約的突然而來的客人的接待，應做到以禮相待。

（1）客人敲門時，應熱情起身開門請客人進來，給客人讓座，用手把桌上的有關文件及時收拾妥當。切忌有陌生客人時，桌上堆滿重要文件。這樣一是給人一種凌亂的感覺，二是有可能泄密。

（2）對待客人的態度要熱情大方，彬彬有禮。根據客人喜歡及時遞上茶水或飲料。切忌以貌取人，有的人對穿戴不整潔或陌生客人態度冷淡，甚至不愿理睬人家，這是極不禮貌的。我們一定要做到：凡是踏進辦公室的都是自己客人，所謂“無事不登三寶殿”，對陌生客人，首先要摸清客人的基本情況，然后主動介紹自己的身份，同時問對方需要辦什么事。對待陌生的客人要切忌犯“冷熱病”。開始不認識對方時總是會表現出一些傲慢無禮行為，等得知客人來訪目的后，突然變得異常熱情，這是一種典型的勢利眼，所以在接待工作這是一種大忌。

（3）接待客人語言要親切得體，音調要委婉柔和。客人進門后，首先要上前問“您好”等，不能客人一進門就發問“你來做什么？”，如果對方要求見上司你應該親切地說“請稍等，我就去通報”，如果上司不在或是沒有時間接待，你應該委婉地對客人說“××出去或開會、出差去了，如果方便的話，我幫你轉告他，請他與你聯系”，這樣，就顯得有禮有節，讓客人感到舒服。

（4）客人起身告辭時，自己應馬上起來，與客人握手告別，送客人到門口并說一些“歡迎下次再來”等一類的禮貌語言。切忌客人起身告辭時，自己還端坐在辦公桌前，嘴上說著“再見”，而手中卻還在忙著自己的事，甚至連眼神也不抬，這樣是很不禮貌的。

3、接待工作的禮儀

（1）禮貌。是人與人之間在接觸交往中，相互表示敬重和友好的行為準則。是一個人在待人接物時的外在表現，它可分為禮貌行動和禮貌語言兩種：

一種是禮貌行動，這是一種無聲的語言。如微笑、點頭、鼓掌、鞠躬、擁抱、接吻等。

另一種是禮貌語言，這是一種有聲的行動。如先生、您好、歡迎光臨、請問貴姓等。

（2）禮節。是人們在日常生活中，特別是在交際場合中，相互問候、致意、祝愿、慰問以及給予必要的協助與照料的慣用形式。如中國古代的作揖、跪拜；當今世界各國通行的點頭、握手等，都是禮節的各種形式。

（3）見面時面帶微笑，握手時熱情親切，不可面無表情；與對方初見面時，要相互介紹姓名、職務，可自我介紹，也可由第三者介紹。介紹要有先后之別，要把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的，把男子介紹給婦女。介紹時，除婦女和年長者外，一般應起立；但在餐桌上、會談桌上可不必起立，被介紹者只要微笑點頭表示即可。

（4）按慣例，握手時，主人、年長者、身份高者，婦女先伸手，客人、年輕的、身份低者見面先問候，待對方伸手時再握。多人同時握手要注意不要交叉。男子與婦女握手時，一般只能握一下婦女的手指部分。握手時眼睛要注視對方，并微笑致意。

（5）在接待活動中，不要隨地吐痰、擤鼻涕、掏鼻孔、挖耳朵、搔癢、打哈欠、伸懶腰等動作。在不得己的情況下，咳嗽、打噴嚏、打哈欠時，應該用手帕（餐巾紙）捂住口鼻，面向一邊，盡可避免發出聲音。吐痰、擤鼻涕時用過的紙巾不要隨地丟，應裝入垃圾桶。

（6）儀表。參加接待活動時要注意服裝穿著和儀容。服裝應整潔、大方、得體，須發、指甲須加修整。服裝穿著不僅體現人的精神面貌，同時也是對客人表示禮貌和尊重。

（7）出行的禮節。

①乘車要注意座次的安排，一般的做法是：“右為上，左為下，后為上，前為下”。來賓要坐在汽車后排右邊的座位上，主人要坐在左邊的位置上。注意上車時不要從同一個車門進去。

②陪同客人行路時，通常要走在客人位于主人的右側，這以示尊重；如果自己擔任主陪的任務，應并排走在客人的左側；如果自己是隨同人員，應走在客人和主陪人員的后面或兩側偏后一點；當走到拐彎或樓梯的地方，要伸手指示方向，讓客人向哪邊走。如碰到旋轉門，應主動讓客人先進，不能讓客人擠同一扇門進去。有電梯的地方，應主動讓客人先進先出，自己后進后出。

總之，辦公室工作既艱巨又復雜，千頭萬緒，特別隨著行政信息化建設的發展，辦公室的工作內容也日趨復雜，這就要求我們辦公室的同志，按辦公室工作的“三化”建設要求，加強學習，不斷更新知識，開拓創新，從憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理，以適應新時期辦公室工作的需要，積極努力地做好辦公室的工作。