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一、工作目標
1、認真學習、執行華能企業文化核心理念,樹立華能企業核心價值觀,發揚華能企業精神,立足文書崗位,忠誠、勤奮、努力工作,做好各項服務,提高工作效率與工作質量,為把華能建設成為實力雄厚、管理一流、服務國家、走向世界,具有國際競爭力的大企業集團作出貢獻。
2、做好廠行政公文的收發管理工作。及時簽收、拆封、登錄、送交、催辦外來文件、公函;按時送辦、登記、編號、用印、封發廠發文;做好傳真件的接收和傳閱,做到處理及時、準確和有效,保證公文的正常運轉。
3、做好廠行政公文的保管和保密工作。做好收集、保管收文、發文、資料并按時移交歸檔,保證其完整性、及時性、準確性。做好清理和保管密級文件、資料,做到及時、安全,保證不泄密、不失密。提供年度內部文件的查閱服務,為查閱者提供相關信息。
4、做好印章管理工作。做好廠部、行政部印章管理和使用工作;辦理各職能部門、多經公司印章的啟用和封存,按廠規定管理和使用印章,做到規范化和合法化。
5、做好介紹信、各類證明文件辦理工作,做到實事求是,嚴格把關。
6、認真處理工作職責內的日常事務記一般內外工作關系,對外來人員和外來電話有一定的規范性禮儀禮節和良好的服務態度。
7、完成領導交辦的其他工作。
二、工作措施
1、加強對文件的管理。對所收到的文件或傳真件要及時、逐件登記,每份文件都能及時送領導傳閱,然后按領導的批示再分送到各個部室辦理,對領導指示各職能部門辦理的工作,要及時、準確轉達。讓上級的精神迅速傳達下去,杜絕公文處理上的積壓、延時、誤事等現象的發生。
2、完善工作流程。對收文工作而言,認真做好收傳文件的登記、擬辦、送批、傳閱、催辦、歸檔等工作;對發文工作來說,嚴格把好公文的起草、核稿、送審、簽發、編號、打印、用印、分發和存檔等各個環節關。做到“日清月結、急事急辦、特事特辦,及時歸檔”,提高公文處理效率,
3、加強檔案管理。主動抓好檔案整理歸檔工作,做好行政部及各部門年度行政文書歸檔工作的整理工作,按時完成各類檔案資料的移交歸檔工作。嚴格按規定執行文件借閱手續,定期進行清理,以免文件丟失。對所管理文件(含OA)要定時、定期進行備份和檢查。
4、加強公文保密。嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》,按秘密范圍和密級程度,遵守保密制度。借閱重要文件首先必須經過領導審批后方可辦理。與信息技術人員及時溝通,確保公文傳輸系統安全性。凡是本單位涉密文件和資料統一歸口管理,帶有密級的文件和資料由專人保管,并配備專柜存放,以保證涉密文件和資料存放的安全。單位收到的各級涉密文件和資料均進行登記簽收和拆封,并對文件的機要編號、文號和份數進行核對,及時在文件上附上“文件處理傳閱單”,作分類登記和編號。所有涉密文件和資料按類別先呈領導閱批,然后按批辦范圍傳閱,傳閱過程中有領導的批示意見的,按指示意見辦理,需要反饋的文件,及時催辦和反饋,并在文件上注明辦理情況。文件傳閱、辦理完畢后,分類存入保險柜,以備查找、歸檔和清退。
5、加強印章管理。明確印鑒管理程序,完善使用登記制度,禁止無登記、無審批用印現象的發生。嚴格印章的使用審批,堅持用印必須經過批準的原則。制發文件、函件及對外簽訂合同、協議,上報各種表格、單位或個人獎懲材料、聯系業務、物資采購供應、提供情況證明等,一律先由分管領導審批,造冊登記后才能用印,嚴格用印程序和手續。任何副職不能擅自用印,如遇特殊情況,需由主要領導書面授權,分管領導審核,文書憑授權書和分管領導審核方能用印。用印必須作好記錄,分類登記,年終立卷存檔備查。
6、提高辦文質量。加強學習,積累知識,不斷開闊眼界,拓寬思路,提高綜合素質,樹立新思維。正確理解和運用國家有關法規、政策,熟悉《公司法》、《保密法》和有關《國家行政機關公文處理辦法》的政策規定,并結合實際工作貫徹執行。
掌握公文處理辦法、公文寫作等專業基礎知識,熟練運用相關專業知識能力,掌握和運用公文處理的工作程序、方法和技術能力,掌握本崗位所需的計算機使用技術和操作技能。了解電力生產過程以及有關設備、基本原理,熟悉電力企業現代化管理知識與方法。具有調查研究、綜合分析、語言表達和文字報告能力,能撰寫業務文件。要要適應形勢發展,樹立新標準,嚴格要求,自我加壓,主動提高公文寫作工作質量與工作水平。要結合工作實際,研究新舉措,在深入調研的基礎上,不斷探索文書工作的新形式、新途徑、新辦法,走出創新之路,開創文書工作新局面。
7、有關上級會議通知事項與領導口頭交辦事項。按照上級要求做好會議登記、填報、審批、通知等相關工作;領導口頭交辦事項要迅速處理,及時將情況向主管領導請示、反饋,做到準確、高效。