電子文件論文范文精選

一、電子文件管理的的主要目標保證

電子文件的真實性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標。在電子文件管理系統運行下的一份電子文件包含內容、結構和背景三個要素。內容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息。結構是指文件內容信息的組織表達方式，分為物理結構和邏輯結構。物理結構是文件信息存儲于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲位置。邏輯結構是文件信息的內在關系，如文字排列、章節構成、頁碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環境、形成過程、存在狀態以及文件之間相互關系的信息。其中，保證文件的內容、邏輯結構和背景信息經過傳輸、轉移等處理工作后仍然保持不變，和形成時的原始狀態一致，就保證了電子文件的真實性和相當程度的完整性。以上描述文件的內容、結構、背景及其整個管理過程的數據稱作元數據，在文件形成時產生，它全面描述文件的本來面貌和生命歷程，文件管理系統在源頭一次性捕獲元數據，就可為不同的管理活動所調用，每一項管理活動都是記錄、調用相關元數據的過程。根據完整的元數據記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過程，從而確認電子文件的真實性；利用元數據可以維護文件內容、結構和背景之間以及文件之間的關聯，從而保護文件的完整性。保證電子文件的真實性和完整性，也就要求維護元數據的真實完整不丟失并始終與文件保持關聯。保持電子文件的可讀性，是指文件經存儲、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統遷移等處理后，仍然能夠以人可以識讀的方式輸出，這就要求電子文件以開放的格式保存。可用性主要體現在對檢索系統的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統籌安排合理規劃

電子文件管理是一個系統工程，最終是為數字檔案信息資源建設服務，以達到便于開發利用、造福社會的目的。具體實施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領導層面對各階段的目標、任務、措施進行科學、合理地規劃部署，如：在工作實施之前展開深入調研、廣泛論證、集中討論，投資大的項目要形成可研報告；形成科學合理的電子文件利用體制機制，優化軟硬件系統配置，處理好軟件系統服務器的兼容關系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴格制度統一標準

一、電子文件的歸檔分析

電子文件的歸檔是一項系統化的工作，在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：

（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數據文件。例如：圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則，和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統也需要歸檔。但是，檔案室已經具備的操作系統是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件，包括系統設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。

（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統一的規定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。

（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。

二、加強電子檔案管理的有效策略

一做好檔案管理工作的重要意義

開展好檔案管理工作對于單位的長遠發展來講是非常有必要的，該項管理活動是單位管理活動中非常關鍵的一個構成要素，它是提升單位工作品質和效率的重要條件，是展示歷史狀態的一個關鍵工作。單位檔案記錄著該單位歷史上的重大成就，對于分析該單位的運作成就以及其他方面的研究來講非常關鍵，它能夠提供最真實的資料。只有將該項工作開展好，才能夠幫助單位高層更好的了解單位的運作情況，進而調整工作措施。同時還能夠使得大眾更好的了解單位的發展情況。在當今社會，我們必須積極的開展好檔案管理工作，積極的進行觀念更新，大膽創新管理措施，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中競爭力具有重要意義。

二創新內容和方式要想創新

就應該有創新理念和思想。在過去的很長時間里，我們國家的檔案工作非常的繁瑣，管理模式不先進，導致工作人員沒有激情開展創新，工作固守成規，無法和時代的發展步調保持一致，在信息化社會，工作人員必須從幕后走向臺前，要將檔案工作從之前的后續規整變為提前介入。我們應該時刻秉承創新理念，以超前的思想獲取市場，只有這樣才能夠獲得使用人的贊賞。

1開展網上利用服務

建立檔案網站在企業的檔案室內成立局域網，而且要在這個前提下成立檔案網站，以供人們搜尋所需的信息，開展檢索工作。在當前的工作中，絕大部分的檢索工作都是手工模式的，許多的檢索工具的編制都不合理，運用的時候非常麻煩，此時服務的品質就收到影響，對于這種現象，應編制一些必要的方便利用的手工檢索工具，并作為向機檢過度的基礎工具，要在計算機檢索上多做工作，繼續研究探索計算機檢索的有效途徑，開發編制標準統一、高質量的計算機檢索途徑，替代手工檢索，利用網絡技術提供檔案信息，努力為用戶提供更優質的服務。

論文關鍵詞：電子文件檔案學校

論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。

隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及學校運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數學校都是采用網絡系統來管理本校的各類信息資源，因此產生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些經驗和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

根據有關部門頒發的GB7714-87《文后參考文獻著錄規則》及《中國高等學校社會科學學報編排規范》等文件精神，現列出以下論文著錄規范細則，以供作者參考。所有來稿，均請作者整理好基本規范。

1．摘要和關鍵詞

（1）摘要“摘要”要求摘出文章中重要而有新意的主要觀點，并給予客觀、具體的陳述；應避免帶主觀性和情緒化的評論口吻和脫離具體內容的解釋方式；不求反映文章概貌，應避免下述用語：1.本文從幾個方面論述了什么問題；2.本文對什么問題提出了個人的獨到見解等。

[稿例分析]本刊來稿的摘要有時存在與提要的概念相互混淆的問題。摘要與提要不同點在于：摘要著眼于客觀地向讀者介紹文獻的精華，以利于其迅速決定是否有必要繼續閱讀全文，主要適用于學術論文；提要則著重對文章內容或作者的生平、背景進行介紹和評價，意在向讀者宣傳推薦該著作，主要適用于書籍。

英文摘要不一定要重復中文摘要內容，表述內容可以不同，但同樣須簡明扼要。

（2）關鍵詞