文書與檔案管理
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文書與檔案管理范文第1篇
關鍵詞：辦公室文書 文書檔案 管理缺陷對策
一、辦公室文書檔案管理特征
文書檔案主要是以紙質或其他載體記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。這些信息資料都是被分門別類存放的，這一階段的檔案管理工作中心是信息收集與整合，之后對其編目和保存。
文書檔案中涉及的內容非常豐富，其中包括企事業單位的發展歷史、科技發展、設備管理、財務管理以及行政管理等等。
辦公室文書工作與文書檔案二者之間存在這密切的聯系，其中辦公室文書的工作內容是收集與整理文件信息內容，之后需要對其進行歸檔與編目；文書檔案管理工作涉及到的工作內容是文件的書寫材料、格式以及歸檔。
二、辦公室文書檔案管理現狀
（一）辦公室文書檔案管理建設力度過低
通常情況下辦公室文書檔案資料多數存放于庫房底層，潮濕、不通風、灰塵沉積的環境并不利于管理工作正常進行，部分檔案室非常破舊，加之存放檔案的區域受到限制，導致文書檔案職責不明就會出現管理不完善的現象，這樣就會出現現有的管理成果與檔案管理標準相差甚遠。由于檔案管理工作得不到重視，從而有限的資金也不會注入到辦公室文書項目發展中，從而檔案管理工作建設被完全忽略。
（二）辦公室文書檔案工作認知尚淺
諸多企事業單位在對待文書檔案管理工作時缺乏宣傳力度，導致工作人員在文書管理過程中對自身的工作職責認知不清晰，檔案工作人員平時的日常工作量較大，加以對檔案管理工作認識不到位，不愿意花費精力做指導工作，從而導致轄區內的檔案信息管理工作存在一定滯后性。工作項目順利開展，首先要得到領導重視，檔案管理工作革新整改需要得到辦公室文書領導的重視，因為部分領導在思想意識上沒有領會到檔案管理的重要性，認為只要有人管理就可以，因此在隊伍建設方面沒有加大專業力度。
（三）文書檔案管理工作缺乏積極性與規范性
工作人員積極性匱乏具體表現：多數企事業單位檔案管理人員無論是理論水平、文化水平還是專業素養都或多或少有欠缺。甚至一些工作人員不是專業人員，并不具備文書檔案管理工作知識與技能，所以在工作中就會出現主人翁意識的缺失。工作人員調動密集、薪金待遇一般使在職工作人員對本質工作出現懈怠性，不能激發工作人員提升工作素養以及業務水平，導致辦公室文書檔案管理工作不能夠與時俱進。
三、辦公室文書檔案管理工作有效措施
（一）規范文書檔案管理工作
在工作中要進一步實現檔案管理與文書工作的有效融合，在文件信息收集與整理時要注意紙張使用的規格、要統一文件格式的使用、要統一筆支型號的選擇，這樣直接影響到文件信息的管理質量，以此才能夠統一實現辦公室文書與文書檔案管理的現代化管理，使其更加規范化。
（二）培養與塑造文書檔案管理人員的專業知識與技能
首先，要良好利用受眾群體，抓好檔案管理宣傳工作，要將社會大眾的意識作為著力點，強化群眾檔案管理認知，使他們感受到檔案管理與保存在企業發展中起到的重要作用，同時需要辦公室文書檔案管理工作人員參加檔案業務培訓，不斷學習專業知識理論以此來豐富檔案管理專業知識。其次，檔案宣傳工作要滲入到領導工作重點范圍內，在日常工作中不斷增強其思想認知程度，摒棄傳統封閉的觀念，向辦公室文書職能發展觀念、社會大眾服務意識方向發展，在辦公室文書檔案管理工作中加大人力、物力的有效投入，從本質上提高檔案工作的發展速度，使之與辦公室文書等日常工作齊頭并進，為企業經濟發展起到助推作用。
（三）激發文書檔案管理工作人員積極性
首先，需要管理層對待工作人員招募工作要慎重，嚴格把控招聘人員的專業知識與技能，這樣才能夠保證員工在工作過程中有責任感；其次，加強辦公室文書檔案工作基礎設施的管理，使硬件能夠發揮其工作職能。其次，制定崗位責任制度，健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作，并且認真落實到檔案管理具體職位中，將檔案信息管理工作細分落實給每一位工作人員，這樣可以激發工作人員的責任意識以及事業觀念。為確保檔案工作隊伍穩定的工作狀態，要建立有效且健全的激勵制度，使工作人員對檔案管理的本質充滿正面思想。
四、結束語
檔案管理工作是建立在文書管理工作基礎之上的，所以想要企事業單位的文件信息得到發展與利用，文書與檔案管理是一定要得到充分重視的，企事業單位的建設與發展是需要文書檔案來記載的，對于以后企事業單位的發展也是有著重要意義的，所以在工作過程中要強化文書與檔案管理工作人員的個人素養，使之能夠認識到自身的工作職能，使企業的有效資源得到最大化的利用，最終實現企事業單位信息資源的優化，同時也是體現企事業單位管理水平的重要途徑。
參考文獻：
[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會，2011
文書與檔案管理范文第2篇
一、街道文書檔案管理的重要性
在一個單位的發展中，文書檔案扮演著關鍵角色，文書檔案包括單位的重大事件、發展歷史、行政檔案和人事檔案等，文書檔案以紙質為主，并包括影像、電子檔案等文書記錄。而隨著文書檔案管理的時代演變，對文書檔案管理人員專業素質也不斷提出新要求。
在信息化時代語境下，做好街道文書檔案管理工作，對開發信息資源推動街道健康發展具有重要作用。由于文書檔案具有憑證與參考的功能，因此加強文書檔案管理工作，能夠有效確保街道信息資源深入開發與利用。文書檔案作為對歷史的真實記錄，完全不同于普通的文獻資料，并具有一定的法律效用，因此街道文書檔案的記錄具有較強客觀性和真實性。通過文書檔案的科學管理，能夠對街道實踐活動的深廣度加以客觀反映，從而為街道未來發展提供歷史依據和文獻參考。
二、街道文書檔案管理存在的問題
我國許多街道組織只注重行政管理和眼前效益，忽視文書檔案管理工作，再加上其他主客觀因素，通常連檔案工作基本要求都無法做到。結合街道文書檔案管理現狀，筆者總結了以下幾點街道文書檔案管理的實際問題：
第一，忽視《檔案法》的學習。雖然許多街道組織會定期開展法律學習活動，但往往忽視了《檔案法》的學習。對檔案行政管理部門組織的檔案管理業務培訓，也都是應付了事，流于形式；
第二，未能構建行之有效的檔案管理機制，或是不能全面落實相關制度。許多街道組織存在不按要求將文件歸檔，隨意借出檔案，檔案損毀不追責，獎懲制度設置不科學等問題；
第三，沒有成立專門的檔案管理機構和人員。街道檔案人員通常由街道辦秘書人員或工作人員兼任，檔案管理專業水平低下、工作連續性不強；或者人員調動頻繁，造成檔案管理工作斷檔，最終影響街道文書檔案工作實效；
第四，檔案收集不齊全，管理人員素質參差不齊。許多街道組織工作人員的檔案意識淡薄，導致文書檔案丟失的現象時常發生，還有部分工作人員隨意涂改污損文件，完全不在乎文書檔案的完整性與安全性；
第五，重使用，輕利用，造成檔案資料整理難度加大。由于檔案管理工作的特殊性，其效益無法“立竿見影”，許多檔案工作人員忙于應對日常街道事務，喜歡處理短期見效益的工作。此外，文件歸檔量大、整理手續繁瑣、信息化建設滯后等，也是造成街道檔案管理水平低下的重要原因。
三、街道文書檔案管理的改進對策
（一）提高街道文書檔案管理重視度
提高街道文書檔案管理工作的地位，樹立現代化管理理念，加深街道辦員工對檔案管理的認識和理解，盡快將檔案管理工作納入街道組織總體工作規劃和工作重點中去。同時，要加大檔案管理的資金投入，實現街道文書檔案管理向信息化、智能化和現代化的轉型。打破以往檔案管理被動性局面，主動參與檔案收集、整理和保存工作，提高檔案管理積極性和前瞻性。此外，檔案管理人員要不斷完善和提升自我，加強理論學習和業務提高，強化街道文書檔案管理意識，全面推動街道文書檔案管理的現代化轉型與發展。
（二）構建完善的文書檔案管理機制
街道組織要以相關法律法規為根本依據，制定符合自身實際的檔案保管與保密等條款，進一步完善街道文書檔案管理機制。行之有效、科學完善的檔案管理制度，能夠有效避免出現隨意管理的現象，促進街道文書檔案管理工作的可持續發展。由于文書檔案工作所涉及的范圍比較寬廣，工作量比較大，管理不到位，為實際工作的順利開展帶來了較大困難，因此需要結合街道組織實際情況，構建行之有效的文書檔案管理機制，且在實踐過程中不斷加以完善。此外，要加強檔案收集、外借和登記制度的建立，一旦出現檔案損毀或丟失，要及時采取有效措施加以補救，確保街道文書檔案的完整性和安全性。
（三）加強街道文書檔案的人才培養
在街道文書檔案管理實踐中，要靈活采用業務培訓、理論學習和進修學習等方式，完善街道文書檔案管理人員的認知系統，不斷提高他們的業務能力和創新能力，為現代化街道文書檔案管理機制的構建提供根本保障。不管是文書檔案管理專業知識，還是與之密切相關的其他領域知識，街道文書檔案管理人員都要進行系統學習，只有如此，才能順利實現街道文書檔案管理的規范化、信息化和現代化。此外，同期強化對街道文書檔案管理人員價值觀的引導與塑造，以確保街道文書檔案管理工作的方向正確性，進一步深化街道文書檔案管理工作。
文書與檔案管理范文第3篇
【關鍵詞】醫院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對策
文書檔案管理是指以書寫文件的形式對醫院的日常工作及管理活動進行記錄，包括認識管理記錄、財務管理記錄、業務管理記錄等。其工作難點在于文書檔案的收集整理和分類保管。
一、醫院辦公室文書及文書檔案管理的現狀及存在缺陷
（一）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實際管理工作需要，是各大醫院在文書檔案管理工作中普遍存在的現象。文書檔案管理工作的重點和難點是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規范制度，對需要進行收集的文書檔案進行規定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調用。但各大醫院目前的狀況是缺乏詳細的文書檔案管理制度。
（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫院也加入市場化經營的當下，醫院的工作人員普遍存在重視業務效益、輕視檔案管理的意識。也有部分工作人員認為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內容沒有什么技術含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后也很少被調用，利用價值低。在這一系列觀念引導下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混y的現象不在少數。
（三）管理人員整體素質有待提高。醫學知識和醫療技術是醫院招納人才的主要衡量標準以及日后培訓的主要內容，醫院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業人才，只是由其他科室臨時抽調組成的管理團隊。可想而知，這樣的文書管理團隊缺乏專業的文書管理辦法，只是以生活經驗和傳統的管理思想進行文書檔案管理工作，難以實現文書檔案的規范化管理和高效調用。醫院文書檔案管理人員整體素質有待提高。
二、文書檔案管理工作整改策略
（一）建立健全文書檔案管理的規章制度，提高對檔案管理工作的重視。建立健全文書檔案管理的規章制度、對文書檔案的收集整理規定，嚴格制定文書檔案等級劃分標準，明確每一等級的文書檔案的處理辦法。對文書檔案實施分類存儲，根據其內容性質保管到相應部門。同時制定相應的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責落實到個人，在工作過程中實施監督，其考核結果與績效掛鉤，不能達到標準的要采取相應的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實，提高工作人員對文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質量。
（二）加強管理人員的素質培訓工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時，要積極開展管理培訓工作，提高管理人員的工作能力，使其能達到考核制度中的工作標準。首先要提高領導干部對文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓工作。文書檔案管理確實不能給醫院帶來直接的經濟效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫院其它工作的正常開展提供保障，同時也對醫院工作進行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓中，要注意先進管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓切實提高文書檔案管理人員的整體素質和工作能力。
（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫院要加強文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進新技術和新設備，采用現代化的管理辦法和設備進行檔案管理。在技術上包括采用信息技術和電子技術等，實行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設備上可以采用先進的電子設備，豐富文書檔案的形式，實現文書檔案的音像化和影像化。另外對文書檔案的存儲保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時加強信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。
三、結語
醫院辦公室文書與文書檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，醫院領導和相關工作人員應加大對文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質能力、優化管理設施，全面提高文書檔案管理工作的質量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結存在的問題和不足，隨時更新管理理念和管理辦法，讓醫院文書檔案管理工作跟得上醫院的發展需要。
【參考文獻】
[1]徐軍. 醫院文書檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 檔案管理理論與實踐――浙江省基層檔案工作者論文集，2014：85-87.
[2]張冀紅. 醫院文書檔案管理存在的問題及對策[J]. 檔案天地，2012（08）：53.
文書與檔案管理范文第4篇
一、廣播電視臺文書檔案管理的基本內容
根據廣播電視臺的實際情況，其文書檔案主要包括上級機關批轉、下發等資料，電視臺領導變動等有關本單位的資料，以及其他有保存價值的資料，這些文書檔案的管理主要包括三個方面的內容，即檔案本身的管理，檔案的開發利用管理，檔案信息化管理。
（一）文書檔案本身管理。首先，文書檔案的歸檔，主要是要明確歸檔文件的范圍、歸檔的時間要求以及相關的責任主體，如對于會計檔案應由財務部負責整理后統一歸檔。其次，文書檔案的保管，主要是對檔案室的管理，如明確檔案室應當采取的安全措施等。再次，文書檔案的鑒定和銷毀，主要是要明確如何鑒別哪些檔案要歸檔，如何鑒別哪些檔案可以銷毀，銷毀中應履行哪些手續等。
（二）文書檔案的開發利用管理。首先，文書檔案的調閱管理，即要明確文書檔案的借閱流程，特別是要明確領導審批流程，且借閱后要嚴格對檔案進行審核，避免檔案資料的損毀。其次，文書檔案的統計與應用管理，要明確文書檔案管理人員應當全面的掌握廣播電視臺檔案的相關信息，能夠為檔案的統計、利用提供基礎性的資料。
（三）文書檔案信息化管理。首先，文書檔案的電子化管理，即文書檔案資料的錄入、審核與維護管理，這一過程中要求廣播電視臺要開發出相應的管理系統，并配備計算機等硬件設施。其次，文書檔案的安全保密管理，要在傳統保密管理制度的基礎上，根據信息化的特征制定更為嚴格的保密制度，如對于有機會接觸電子檔案的人員要進行身份識別等。
二、廣播電視臺文書檔案管理存在的主要問題
雖然經過長時間的摸索，廣播電視臺文書檔案管理工作已經取得了可喜的成績，但從實踐來看也還存在一些問題，主要表現在管理能力有待提升、開發利用不夠、信息化程度不夠等方面。
（一）文書檔案管理能力有待提升。首先，文書歸檔不合理，部分電視臺特別是基層廣播電視臺簡單的按照年度進行歸檔，即一個年度一本檔案，沒有進行全面的細分，導致檔案內容相對混雜。其次，文書歸檔不及時，廣播電視臺內部各科室（股室）部分檔案存在遲遲不歸檔、文書檔案歸檔不規范等行為，甚至部分檔案沒有交由電視臺統一保管，導致文書檔案出現信息缺漏等問題。再次，文書檔案管理不規范，表現在安全意識不夠，借閱文書檔案特別是領導者借閱檔案沒有履行相關的手續，文書檔案銷毀時手續不完備等方面。
（二）文書檔案開發利用不夠。首先，文書檔案統計分析不夠，基層廣播電視臺文書檔案管理人員一般都是兼職的，他們大多僅僅根據工作職責對文書檔案進行保管，而沒有有效的進行分類統計，沒有全面的掌握文書檔案的內容，從而難以支撐文書檔案開發工作。其次，文書檔案研究不夠，基礎廣播電視臺文書檔案管理人員多缺乏專業背景，也缺乏利用各種軟件對文書檔案中的內容進行深入挖掘的能力，這就限制了文書檔案作用的發揮，如難以形成完整的研究報告供領導決策參考。
（三）文書檔案管理信息化程度不夠。首先，文書檔案的內容信息化程度不夠，部分廣播電視臺的文書檔案雖然都是以Word文檔形式輸出，但其保存仍然按照紙質版本進行，沒有將電子版同步保存，保存模式較為傳統。其次，文書檔案管理信息化程度不夠，如沒有充分利用信息編碼技術對文書檔案進行歸檔、利用檔案管理信息對文書檔案進行管理，從而降低了文書檔案利用能力。
三、廣播電視臺文書檔案管理改進策略
改進廣播電視臺文書檔案管理，實現檔案管理科學化、規范化是一種追求，要達到這一目標，可以從制定文書檔案管理方案、改進文書檔案管理模式，創新檔案管理工具等方面著手。
（一）制定文書檔案管理方案。首先，要有效的分析文書檔案管理面臨的新環境，即廣播電視臺的發展對文書檔案管理提出了新的要求，信息化為文書檔案管理提供了新途徑，要分析這些變化對文書檔案管理的影響。其次，要明確文書檔案管理的目標任務，即廣播電視臺文書檔案不僅包括保管，還包括開發利用等。要明確每一項任務所應當達到的目標，如保管要做到紙質與電子保管同步等。再次，要明確文書檔案管理的具體路徑，主要包括檔案歸檔、保管、信息化、安全等的具體實現路徑等。
文書與檔案管理范文第5篇
一、機關文書檔案管理中存在的問題
（一）電子檔案原始性難以判斷
長期以來機關文書檔案都是采用紙質材料作為檔案的載體，通過對紙張、字跡、印跡及字體等可以判斷檔案的原始性，但在當前辦公自動化廣泛普及的情況下，紙質檔案開始被電子檔案所取代，這就使檔案由實態轉變為虛態，檔案在生成、傳輸和接受時的狀態處于完全一致的情況，這也使電子文書檔案的原始性很難進行辨別。
（二）文書檔案資料收集不及時
在社會快速發展過程中，部分業務性較強的機關部門檔案數量越來越多，這就導致在行政機關管理工作中檔案收集、整理、數字化處理及查借閱工作量較大，因此普遍采用辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即在日常工作中，檔案管理人員與機關公文收發流轉人員相分享，專職檔案人員不參與機關文書的日常流轉，這種情況下，各個業務科室在對文書檔案進行收集時考慮會欠缺周全，而且在日常工作中存在重業務、輕文書的情況，往往在向檔案部門移交文書時會發現個別公文丟失的問題。
（三）辦文人員檔案管理意識不強
首先，文書部門工作人員都沒有經過系統的檔案業務培訓，同時辦公室負責公文收發流轉的工作人員自身對于檔案法律法規及檔案專業知識也十分缺乏，這就導致公文流轉過程中無法及時對需要存檔的文件材料進行收集。其次，由于工作人員缺乏檔案意識，個別人員往往為了工作方便，將具有參考價值的部分文件長期的放置在自己手中，從而影響檔案的完整性，不利于檔案的開發利用，對文書檔案日常管理工作的順利開展也會較大一定的影響。最后，部分領導者對于公文存檔的重要性缺乏認識，在對文件行文進行簽發及修改時往往使用鉛筆及圓珠筆，同時還存在部分重要內容行為不規及資料不全的問題，這使其在保存過程中保存壽命很難保障，影響檔案的壽命。
二、加強機關文書檔案管理的有效途徑
（一）提高文書檔案人員的綜合素質
首先，文書檔案人員要努力提高自身的業務素質，能夠熟悉運用計算機技術和網絡技術。
其次，作為機關文書檔案工作人員，要具備過硬的政治素質，不僅需要具備明確的政治方向，同時還要具有高度的責任感及鮮明的政治立場，在工作中樂于奉獻、勤奮敬業。
最后，機關文書檔案是一項非常嚴肅的工作，需要檔案物寶天華 員要保持嚴謹的工作態度，端正服務意識，努力提高檔案服務質量，進一步促進文書檔案的有效利用。
（二）健全機關檔案管理制度
加強相關檔案法律法規的宣傳，讓機關單位領導干部和工作人員認識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機關綜合辦文部門的聯絡，在業務檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。
（三）構建機關檔案工作組織網絡
健全機關文書檔案工作組織網絡，就應該不斷地創新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務機關內部工作。在文書檔案之中，工作組織網絡健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應的“網絡”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發揮。面對這樣的情況，就需要健全機關檔案工作的組織網絡，并在“網絡”內部做到層層落實，切實執行，就能夠提升管理質量。健全“網絡”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網絡來挖掘其內在價值，真正地將材料細化、活化，找準檔案與機關各項工作的切入點與結合點，最終實現信息化文書檔案管理。
（四）做好文書工作和檔案工作的規范銜接
文件做好檔案的重要組成材料，其質量好壞直接關系到檔案的質量，只有高質量的文件作為基礎，才能有效的保證檔案的質量。因此需要對文書進行規范化處理，以此來提高檔案管理水平。這就需要文書人員要做好文書材料的立卷和歸檔工作，增強自身的檔案管理意識，實現文書檔案工作的一體化。作為文書人員，日常工作中要對文件材料質量進行重平原面積，及時對文件進行處理，對于收發的文件要及時登記和記錄，特別是一些領導講話及外出開會的記錄更要及時進行收集和處理，確保文書檔案材料的完整性。
