城建檔案管理規范
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城建檔案管理規范范文第1篇
業務指導工作規范化管理中存在的問題
當前，武漢市城建檔案館已初步建立了適應社會發展要求的業務指導工作管理制度，建立了業務指導工作的各類規范。如：建設工程檔案建檔程序、建設工程檔案業務指導程序、建設工程竣工檔案驗收程序、建設工程檔案接收程序，以及建設工程竣工檔案編制及報送規定等一系列工作規范。并已通過ISO9000國際體系標準認證，且運用了信息化、現代化管理手段，規范化建設取得了初步成效。但由于城建檔案館在社會管理角色的轉變中，受傳統因素的影響與制約，仍存有職責界定不具體、管理和服務對立、規章制度可操作性不強等諸多問題。如：隨著城市建設的跨躍式發展，對建設工程的監管越來越嚴，標準越來越高，這就要求城建檔案工作跟上監管工作的要求，相應提高工作標準，嚴格工作程序，勢必會增加服務對象報送竣工檔案的難度，這與上級要求的“減程序、減費用、減時限”，優化投資發展環境的宗旨就會產生沖突。現在建設領域新情況、新問題層出不窮，經常出現不能完全符合城建檔案業務指導規范要求的建設工程檔案，如何進行指導和接收，如何為企業服好務的難題就擺在了面前，需要在工作中不斷總結創新加以解決。
對業務指導工作規范化管理與創新的嘗試
城建檔案館作為檔案業務指導工作的主體和面向社會的窗口，在加強規范化的同時，全面創新檔案工作機制，要從觀念、機制、理論、技術等方面破除舊的條條框框，打破傳統習俗，要善于在新的實踐中探索和總結新規律，形成新認識，在業務指導工作中有所突破，不斷將檔案工作創新推向新境界。近年來，武漢市城建檔案館進行了一些嘗試。一是按照市委、市政府優化投資環境的要求，實行城建檔案服務流程的再造。2011年市委、市政府提出了優化工業項目行政審批流程要求，武漢市城建檔案館及時對工業項目開工之前的城建檔案報批流程、收費標準進行了修改，取消了在辦理施工許可證前必須簽訂《城建檔案建檔及報送合同》并收取檔案綜合服務管理費的程序，實現工業項目開工之前的城建檔案報批流程優化，提高了管理效率，實現了與社會的良性互動和協調。二是對城建檔案服務行為方式進行創新。一方面調整機構設置、職能進行重新劃分、嚴格檢查監督機制，確保工作質量。另一方面，簡化辦事程序，將城建檔案服務創新落實到各項服務當中。為進一步規范檔案報送程序，提高檔案報送質量，按照“外簡內繁”的原則，落實指導要求，提高服務效率，做到檔案移交即辦即結，減輕了服務對象的跑路之苦。在征求建設、監理和施工單位代表對武漢市城建檔案館館治理“庸、懶、散”和業務指導工作的意見活動中受到好評，服務對象滿意率達100%，創造了和諧穩定的環境。三是實行城建檔案服務手段的創新。近年來，由于一些新建工程因用地指標問題，報建手續的辦理滯后于工程建設，甚至一些工程完工后工程報建手續都無法辦理到位，因此，這類工程竣工檔案的指導和報送工作就不能按照正常工作程序進行。如果站在管理者的角度嚴格按程序和規范執行，城建檔案館對該類工程竣工檔案可不予接收。但是，由于該類工程的特殊性，如不及時將施工和監理竣工資料接收進館，有可能造成該部分資料的流失，給今后建設方辦理工程竣工手續帶來麻煩。這就要求城建檔案館創新業務指導工作方式，在城建檔案服務的手段上打破常規，實現由管理向服務的轉變。近幾年，武漢市城建檔案館加強對此類工程檔案歸集工作的指導服務，通過書面形式明確建設方的權利與義務，保證工程竣工檔案歸集管理工作的正常進行，創新了檔案業務指導和收集工作的模式。即達到了監管的目的，又宣傳了城建檔案法律法規，提升了城建檔案館的社會形象。
對業務指導工作規范化管理與創新的思考
城建檔案管理規范范文第2篇
1.嚴格執行公示制度 培訓基地確定后，由基地進行招生宣傳，發放招生簡章，按照就地就近方便農民培訓的原則，以公示的形式，將通過嚴格審核確定的培訓單位、培訓計劃、收費標準及資金補助等情況在公共場所張貼，并公布陽光工程辦公室監督電話和培訓基地的名稱、地址和聯系電話，接受社會監督。
2.認真實行“三堂課”制度 各基地在開班前一周，必須將學時計劃和課時計劃報市陽光辦，由市陽光辦派員到培訓現場講“第一堂課”，讓受訓農民了解陽光工程培訓的意義、目的等相關政策；培訓中間抽查一堂課，與培訓農民座談，核實培訓人數及培訓實效；培訓結束時檢查驗收一堂課，市陽光辦和各個培訓基地必須存留影像資料。驗收合格后，由市陽光辦驗收人員出具“三堂課”報告單，并有參檢人員簽字確認。
3.嚴格執行驗收制度 按照國家和省里要求，市陽光辦在上好“三堂課”的基礎上組成檢查驗收組，對各培訓班次進行逐班檢查驗收。主要通過檢查培訓檔案、核實培訓臺賬、走訪或電話訪問培訓學員等方式進行，其中走訪或電話訪問的人數比例超過了參訓學員總數的20%。驗收合格后，由市陽光辦出具陽光工程培訓檢查驗收報告單，參檢人員簽字確認。
4.強化系統監管制度 為認真落實 “陽光工程”學員管理透明化的要求，要明確專職監管系統管理人員，對各培訓機構學員上網逐一登記，發現問題及時上報解決，充分發揮網絡系統監管功能，提高農村勞動力轉移培訓陽光工程管理網絡化水平，接受社會監督。
5.強化督導監管制度 定期深入培訓基地，檢查核實項目落實情況，召開培訓工作督導會，總結、交流培訓中的經驗及存在的問題；檢查指導培訓單位網上監管系統情況，按要求及時把培訓農民上網登記；檢查培訓單位是否按照培訓檔案規范建檔。
6.規范培訓檔案 2010年9月18日組織培訓基地的信息員、檔案管理人員進行了為期3天的檔案管理培訓。通過有效的培訓，規范了培訓檔案。在年終檢查驗收時還組織了各個培訓基地的檔案管理人員對培訓檔案進行了逐一的相互檢查驗收，不合格的從新整理，直到完全符合規定的檔案規范標準。
城建檔案管理規范范文第3篇
（一）需提升網絡技術蘊含量從城建檔案的工作程序以及技術角度來看，現在的城建檔案工作以及管理標準并沒有考慮到網絡技術的特點以及未來發展，再加上現在很多歸檔城建工程的圖紙以及數據資料是通過光盤、U盤以及磁盤進行分類、管理，這就導致了現階段的城建檔案的分類規范、檔案整理辦法以及管理標準滿足不了城建檔案日益發展的需求。而且我國現仍舊缺乏完善、可靠的城建檔案安全保障體系，所以網絡技術安全程度有待加強。
（二）需加強城建檔案工作的規范化程度以及標準化程度城建檔案管理標準化以及規范化是檔案工作的數字化、高科技化的基礎。但是從實際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業務能力以及發展程度不均衡，系統軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質量、水平較低等問題。再加上現在仍舊沒有一個統一的城建檔案自動化管理的標準，同時已有的自動化管理規范只適用與個別城市建設檔案館，不能滿足所有城市建設檔案館的需求，所以該自動化管理規范得不到推廣以及應用，這也就導致了城建檔案數字化的推廣以及應用工作受阻。
（三）需提升相關工作者的素質水平要想實現、加強城建檔案數字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進技術，可熟練應用專業知識，同時還能夠掌握一定的計算機技術。但是從實際情況來看，大部分城建檔案機構的檔案人員并沒有專業的計算機技術知識，同時也沒有能熟練應用計算機知識的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時也可以對信息進行處理的高級復合型人才。雖然部分城建檔案機構引進了現代化的機械、設備，但是由于沒有可以熟練應用設備的人才，導致設備的作用得不到發揮，進而導致城建檔案數字化發展受阻。
二、優化提升城建檔案資料數字化應用的辦法
（一）提升城建檔案信息資料數字化工作的標準性提升城建檔案信息資料數字化工作的完善程度，首先應當促使城建檔案信息資料數字化工作更為標準化。也就是說，城建檔案信息資料數字化工作規范化、標準化是構建數字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實好城建檔案信息資料數字化應用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統一、完善、規范以及具有可實施性的操作文件以及標準處理措施，需落實好城建檔案信息資料數字化的規范化、標準化工作。我國當前的城建檔案信息資料數字化規范標準一般可以分為兩部分，也就是數字化檔案管理以及信息化標準規范。其中數字化檔案管理包含需建立檔案接收標準，與相應的檔案管理以及具體落實細則等；信息化標準包含加強城建檔案信息資料采集、整理，對城建檔案信息資料進行網站式的管理，數字化建檔需要的格式標準，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現有的城建檔案信息資料數字化規范標準基礎上，不斷地基于實際對規范標準進行不斷的完善，城建檔案信息資料數字化才能夠得以實現，才可以保證數字化應用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。
（二）提升城建檔案信息資料數字化建設應用隊伍的綜合水平城建檔案信息資料數字化建設應用會涉及到很多的專業、實際問題以及理論知識，所以只有不斷提升檔案從業人員的理論專業知識水平以及實踐能力，建立起一支專門進行城建檔案信息資料數字化建設應用的隊伍，城建檔案信息資料數字化才能得以實現。對檔案從業人員進行專業的教育培訓，同時根據城建檔案信息資料數字化應用的實際情況，幫助檔案從業人員不斷積累經驗，以加強城建檔案工作者的檔案信息資料數字化實際應用能力以及專業知識水平。另外城市建設機構還需要不斷引進專業的人才，引進高校對口的專業畢業生，為城建檔案信息資料數字化管理注入新的血液，內外結合快速提升整個建設應用隊伍的綜合素質水平。
（三）優化城建檔案信息資料數字化技術的辦法城建檔案信息資料數字化工作由于涉及各種高新技術，而且也沒有案例、經驗可以依靠，所以必須通過實踐積累經驗，不斷完善管理系統以對數字化城建檔案信息資料技術進行不斷的優化。這點的實現需要城建檔案的相關工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術應用等的實踐應用以及相關知識理論探析，以不斷提升數字化城建檔案信息資料的技術水平。優化提升數字化城建檔案信息資料工作的技術水平實質上是對城建檔案進行數字集成化管理控制，主要是通過對檔案資料轉變的所有流程進行全過程監控，以促進各個技術之間更為協調。通過集成多種計算機技術，比如說計算機網絡安全技術、數據交換技術、通訊技術以及網絡技術等的，對分散在不同區域以及載體的檔案資料進行集成化管理，使得不同計算機技術的作用均可以在檔案資料的數字化應用中綜合發揮出來。
三、結語
城建檔案管理規范范文第4篇
造成城建檔案質量問題的原因
城建檔案是以某個建設項目或一個單位工程為獨立對象，是每個項目或單位工程建設活動中產生的文件材料，其中包括工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收等部分，每個部分又包括多個歸檔文件，少則四五項，多則二十幾項。如工程檔案C類施工文件的內容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結構工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃氣工程施工文件；C4通風空調工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個部分又由具體的文件圖表組成。數量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對較高，這類檔案又不可能完全使用標準的檔案用紙。另外，建設工程是一項特殊的生產，建筑實體龐大且固定，工程環節多，涉及面廣，因而檔案會有相對較長的形成周期。所以在漫長的形成周期內，對于紙質檔案如不嚴加保護，高質量的建設工程檔案是難以保證的。
施工、監理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質量問題埋下了隱患。有些施工、監理公司沒有專業的建設工程檔案技術人員進行管理，公司為節省開支，選擇技術員作為兼職檔案員負責檔案工作，不僅工作量大，而且不夠專業。加之，檔案的形成階段主要在施工、監理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學地填制相關表格文件，那么形成的檔案往往不符合國家統一標準，不利于城建檔案館（室）的長期或永久保存。
現今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質量監督站人員兼職管理，專業人才太少，不利于城建檔案管理工作向專業化方向發展。另外，在檔案員報送檔案時，由于檔案數量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數量少、檔案內容太多，有些問題在接收檔案時并未及時發現，整理時才會暴露問題，但此時的報送手續已完畢，無從追補。
提高城建檔案質量的對策
基于上述影響城建檔案質量的三點原因，筆者認為提高城建檔案的質量應從以下三個方面著手解決。社會檔案意識是指人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度。這種意識越增強，對檔案的利用需求就越大，檔案的實現價值就越高，對于社會的服務能力就會增強。所以，一定要培養社會城建檔案意識，引導社會各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強宣傳，提高人們對城建檔案重要性的認識。城建檔案來源于城市建設工程，記錄的是建筑活動中的元數據，不僅有助于對建筑物監督考核，更為日后的建設決策提供科學的依據。各級政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業素質和職業道德修養，要將宣傳工作落到實處，提高全民的社會城建檔案意識。
城建檔案管理規范范文第5篇
關鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規范；聲像檔案信息系統
一、研究背景及意義
近年來，信息化建設已成為檔案發展的新方向，特別是以信息技術為核心的信息化建設已成為社會發展的強大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設實施綱要》，標志著我國檔案信息化建設的啟動。《全國檔案事業發展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局。”緊跟國家信息化建設的步伐，實現檔案信息化建設與國家信息化建設同步發展，已經成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務。回顧我國檔案信息化的歷程，總共經歷了萌芽起步（20世紀70年代末～90年代初期）、快速推進（20世紀90年代中期～21世紀初）以及系統發展（21世紀以后）三個階段。隨著信息化時代的到來，海量電子文件數據的涌現以及包括云計算、大數據處理技術、4G通信等新興技術的發展，無一不使傳統的紙質文件生命周期理論、全宗理論和價值鑒定理論受到了挑戰。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學理論的新發展方向，也是檔案信息化建設的重點方向。本文根據廣州市城市建設檔案館自行編制的《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》以及自主研發的規范化聲像電子檔案管理系統展開調研，以期簡述廣州市城市建設檔案館檔案信息化建設的現狀并提出發展對策。
二、檔案信息化的概述
20世紀60年代日本的學者首次提出了信息化，而后20世紀70年代后期西方學者提出了“信息社會”、“信息時代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會議。目前，關于檔案信息化并沒有統一的定義，與檔案信息化相關的諸如檔案數字化、檔案信息數字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關檔案信息化的內涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。”[1]張珺（2009）認為檔案信息化是檔案工作與信息技術手段的結合；檔案信息化是檔案事業發展中的一項動態系統工程，由諸多相關項目構成，是現代信息技術手段對管理目標的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案信息化可理解為“是以現代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，以實現資源共享為目的推動檔案工作發展的進步過程”。[3]《全國檔案信息化建設實施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。”系統核心功能方面還需要進一步完善。目前對于系統的配置管理、備份恢復、權限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡單，存在嚴重的管理和安全風險。而且目前系統的部分核心業務功能嚴重不足，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導致一些查詢需要投入大量人力進行，對于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統設計中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統主要處于應付現階段的管理模式，即以紙質+數字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設計考慮。從長遠來看，結合信息化改革步伐（例如國土規劃信息化工作建設目標）以及本地信息環境的現實(云計算環境的逐步成熟和認證技術的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統應定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進行通盤考慮。
三、基于聲像電子管理規范的檔案信息化建設
廣州城市建設檔案館的信息化建設工作開展較早，上個世紀90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統，在2002年后該館開始致力于建設數字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統為2005年開發的系統，隨著內外部環境的飛速變化與發展，使得現有的系統目前面臨著內外部環境的雙重壓力，其中既有信息系統自身業務需求發展所帶來的內部推動力，又有環境調整所帶來的外部拉動力，在雙向驅動力的作用下，信息系統的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求。《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》由廣州市城建檔案館在多年實踐中擬定，在業界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規定了聲像電子檔案的術語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數據要求。針對原系統的不足以及工作中出現的各種問題，并基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》中明確的標準、定義，利用成熟、專業的聲像處理技術，從以上有關信息化的表述中，我們可以發現信息技術、開發利用、資源共享這三個關鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案信息化就是運用信息技術開發利用檔案，最終達到資源共享的目的。
廣州市城建檔案館現有的業務管理模式定型于本世紀初，館內以“數字化生產、檔案編研、自主建設”為立足點，在工作過程中取得了不少成果與榮譽，并曾一度成為城建檔案行業的學習典范。隨著時代的發展，新的上位法、國家標準和事業單位行政分類改革賦予廣州市城市建設檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉變，尤其使得其工作流程、服務方式、服務對象以及數量格式上產生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統的功能模塊已經難以應對日常工作中的管理需求，主要問題體現在以下幾方面。1.頂層架構設計不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業務需求驅動，歷經數十年時間的建設由多個系統構成的集合，尚未形成內部密切聯系、資源有效共享的覆蓋核心業務流程的綜合性的信息系統。現有的子系統集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統之間的關系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應業務管理要求和新型城市化發展的要求。隨著時間的推移和業務管理的不斷發展，信息共享和系統集成的難度日益加大。2.系統功能整體性表現不足現有系統在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶體驗友好性不足，子系統零散，缺乏統一入口等問題。現有系統中有相當部分都是獨立建設的，各項業務功能基本上是陸續拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進行總體性的功能框架展示。目前信息系統對于業務活動的覆蓋面還不夠充分，例如實體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯系基本上屬于各自為戰的局面，用戶需要根據自己的職權選擇進入不同的系統進行操作，加上命名方面的隨意性，導致用戶體驗較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進一步強化建立專門的聲像檔案管理系統，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網絡方式相互連接和提供利用，實現聲像檔案信息的有效、規范、科學管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統建立關聯，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統。其中功能模塊主要包括配設任務申請、任務分配、成果數據、數據查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統計報表檔案、用戶權限管理。本聲像電子檔案管理系統是基于《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》的需求而量身訂造的。該系統的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調用的效率。這不僅順應了國家大力發展“互聯網＋”的戰略方針，而且通過《廣州市城市建設聲像電子檔案管理規范》與系統的相互結合，使得整個系統在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統的搜索效率及降低維護成本。同時，這種標準化的系統也值得國內其他城市參考，我們可以預想在不久的將來全國各地都遵循一個統一標準進行對聲像電子文檔的管理，存放在一個相同的系統下，這個系統所產生的價值將是不可估量的。
作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設檔案技術咨詢服務公司
參考文獻：
[1]楊公之.檔案信息化建設導論[M]中國檔案出版社，2001(9).
[2]張珺.我國檔案信息化建設的分析與對策[D]，2009.
[3]孟世恩，王穎.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（5）.
[4]翟玉芳.檔案信息化建設研究[J].檔案研究，2016(1).
[5]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對策[J].檔案研究，2011（1）.
