供貨商檔案管理
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供貨商檔案管理范文第1篇
1.1二維碼技術是目前為止世界上實用性最強，經濟性最優的一種自動識別技術，二維碼技術具有采集信息量大、可靠性高、輸入速度快、實用靈活等特點。二維碼技術在如今人們的工作和生活領域的應用是非常廣泛的，且現代人們所使用的移動終端設備大部分也自帶二維碼識別功能。因此二維碼技術作為數據自動輸入和標識的一種手段，在現代倉儲管理、商業自動化管理，文件分類管理方面都有很突出的表現。
1.2二維碼是一種由特定的幾何圖形按照一定的規律在平面（二維方向）上分布的黑白相間的圖形，是所有信息數據的一把鑰匙。它具有編碼范圍廣、譯碼可靠性高、糾錯能力強、信息容量大、防偽能力強等優點。
1.3二維碼依靠它強大的信息儲存量能夠把儲存于數據庫后臺中的信息包含在二維碼中，且二維碼擁有防偽功能和錯誤糾正功能增加了數據的安全性和可靠性。二維碼的眾多優勢決定了它在醫療機構體外診斷試劑管理中所取得的重要地位。
2二維碼的特點
2.1信息容量大
二維碼符號是一個多行、連續性、可變長、包含大量數據的符號標識，每個條碼有3~90行，每一行分為三個部分分別是起始部分、數據部分和終止部分。它的字符集包含所有字符，最大數據含量是1850個字符。
2.2容錯能力強
與一維碼只具有校驗功能相比，二維碼不僅能防止錯誤，還能糾正錯誤，即使某部分出現損壞，也能將正確的信息還原出來。
2.3成本低，易制作
二維碼可以印制在各種常見的條碼載體上，可以用各種標準的印制或打印技術印制。如：噴墨打印、激光打印、熱敏/熱轉印條碼打印機打印等。普通打印設備均能打印且傳真件也能閱讀，二維碼的尺寸也可調節以適應不同的打印空間。
2.4可靠性高
在數據庫的管理測試中，二維碼也表現了其極高的可靠性。在閱讀2300萬個條碼符號中，沒有一例譯碼錯誤。而且可引入加密措施，提高其防偽性和保密性。
3二維碼服務于試劑流通的整個過程
3.1體外診斷試劑的準入
醫療機構在更換或增補體外診斷試劑時須向有關管理部門提交各項信息包括公司資質、產品注冊證等信息，試劑管理部門再會同有關部門組織招標或詢價議價確定產品后價格方能準入。
3.2體外診斷試劑數據庫的建立
每個品種的試劑在準入后都要進入數據庫錄入基本數據其中包含產品名稱、產品規格、產品編碼、配送商、產品品牌、產品原產地、進貨單位、產品有效期限、藥品注冊證期限或產品醫療器械、產品注冊證號、產品合格證號等一系列有關數據，這些數據都是生成二維碼的基本要素。試劑管理部門將產品的有效信息錄入到二維碼中并打印帶有二維碼的標簽。試劑管理部門的工作人員將各種體外診斷試劑的二維碼標簽分發給各供應商，要求各供應商在產品出庫時將二維碼標簽粘貼在產品包裝箱上。
3.3體外診斷試劑的訂購
每個體外診斷試劑的使用科室都確立一名試劑訂購責任人，由該責任人在該醫療機構的內部辦公平臺上提出領用試劑的申請，再由相關工作人員進行審批。試劑使用科室在取得申購確認后，再由試劑管理部門工作人員負責聯系相應的供貨商送貨。貨物到達科室后，由科室試劑訂購責任人、試劑管理部門工作人員及供貨商三方共同驗貨。在產品的包裝箱上粘貼有二維碼標簽，碼中產品名稱、產品規格、產品編碼、配送商、產品品牌、產品原產地、進貨單位、產品有效期限、藥品注冊證期限或產品醫療器械、產品注冊證號、產品合格證號等一系列有關數據，將這些數據與實際貨物逐一核對無誤后，試劑管理部門工作人員使用數據采集器讀取二維碼，并錄入數據庫。然后由科室試劑訂購責任人將試劑入庫。
3.4體外診斷試劑的報銷與結算
試劑管理部門工作人員在每月月底將每家供貨商入庫試劑總量進行匯總并通知供貨商攜帶相關送貨憑證進行核對，核對無誤后通知供貨商開具相關金額的發票到試劑管理部門辦理結算手續。最終將已審核確認的票據信息交由財務管理部門進行最終的審核和報賬工作。使用數據采集器錄入省去了以往的手工錄入，將數據采集器上的有關數據上傳到電腦數據庫中，擺脫了以往的紙張管理辦法，節省了人力及物流成本，使無紙化辦公成為可能。二維碼的運用滲透到體外診斷試劑管理的各個環節，醫療機構相關部門的工作人員都可以通過登入院內辦公平臺查詢各批次的體外診斷試劑的相關信息，還可通過各自移動終端上的掃碼功能在產品的外包裝上查詢到產品的相關信息，追溯產品的來源，使得體外診斷試劑的管理工作更加規范化和透明化。
4對實現體外診斷試劑二維碼管理的幾點思考
①實現體外診斷試劑的二維碼管理可以有效的控制檢驗成本，醫療機構的所有體外診斷試劑的采購都由試劑管理部門進行統一管理,在試劑的準入環節由試劑管理部門負責收集、匯總及審核資料。并會同財務、審計、監察、紀委、試劑使用科室等相關管理部門及供貨商共同詢價、議價、定價。可以從全方面把握試劑價格、控制試劑成本。并將準入產品的一系列信息錄入數據庫生成二維碼，一種試劑就對應一個編碼。使產品所有的信息都固定化、完整化。有效的控制了檢驗成本。
②二維碼技術的實現提高了醫療機構的工作效率，以往在體外診斷試劑管理的各個環節都會產生大量的票據，需要各個部門安排專人進行錄入、核對以及保管，而二維碼技術的介入實現了無紙化辦公，并使體外診斷試劑從準入、出庫、運輸、到貨、驗貨、結算等各個環節都做到了與電子數據庫的無縫對接，使體外診斷試劑的各個環節的重要信息都可以方便快捷的傳入計算機數據庫中，大大提高了體外診斷試劑的工作效率，并且能使體外診斷試劑管理工作的準確性和可靠性大大的提高。
③通過二維碼技術將所有產品都建立了相應的電子檔案，將試劑管理工作由紙質管理過渡到電子化檔案管理，提高了試劑檔案管理的效率、提高了試劑檔案管理的準確性，節省了人力資源，優化了管理模式。并在體外診斷試劑的準入、訂購、驗貨及結算實現了全方位監管。滿足了國家食品藥品監督管理局對醫療機構試劑管理的相關要求，使體外診斷試劑管理工作更加合法化、合規化。
④二維碼技術將體外診斷試劑準入、體外診斷試劑的配送、體外診斷試劑的數據庫檔案管理、體外診斷試劑的訂購、體外診斷試劑的入庫、體外診斷試劑的使用及體外診斷試劑的最終結算工作有效的銜接起來。使得體外診斷試劑管理的各個環節更加透明化，有效的避免和預防了試劑管理部門工作人員和試劑使用科室工作人員利用職權犯罪的風險，保護了工作人員的權益和醫療機構的利益。
供貨商檔案管理范文第2篇
關鍵詞:企業采購成本 影響因素 控制措施
在企業經濟活動的過程中，采購是不可缺少的重要環節，同時采購更是企業產品成本控制的重中之重，控制企業的采購成本對于不斷提升企業的綜合競爭實力來說具有高度的戰略意義。特別是在全球經濟一體化背景下，企業要想在這樣激烈的市場競爭中立于不敗之地，就必須要做好企業采購的成本控制，采取積極的應對措施，通過控制采購成本來規避潛在的經濟風險，從而有效地促進企業的健康可持續發展。
一、 影響企業采購成本的相關因素
企業的經營和管理的目的始終是為了實現利潤的最大化，收入與成本的差就是企業所追逐的最終利潤，因此，成本因素直接影響著企業最終回收利潤的高低。采購成本具有兩大特征，分別是多樣性和動態性，對企業采購成本造成影響的主要因素首先是物資采購的價格。采購價格是組成企業費用和成本的重要組成部分，其決定著采購成本的高低；第二是采購數量。采購數量首先必須要以批量生產物品核算定額與儲備定額為基本前提，可以說采購的數量越大，那么單位成本的價格就會越低；第三是物流信息。物流信息簡而言之就是物資性能、價格以及質量等綜合信息；第四是物資的配送方式。采購物品的運輸里程數越少那么耗費的時間就越短，相應的費用也就越少，因此采購成本就更低；第五是物品的儲備方式。物品的儲備方式主要體現在運費、人力以及資金的占用率方面；第六是采購的策略。采購策略必須要具有一定的靈活性和預見性，才會充分地降低成本的浪費，還能夠在一定程度上節約成本；最后是采購人員的綜合素質。采購人員的素質是企業控制采購成本的關鍵因素，因此，采購人員的專業素質與工作態度也深刻地影響著企業采購的成本控制。
二、加強企業采購成本控制的具體措施
（一）建立健全采購制度
要想提高企業采購成本控制的有效性就必須首先建立完善、嚴格的采購制度。在相關制度中務必要清晰明確地規定采購計劃的提出、審批、相關責任的落實、供應商準入以及采購方式等；其次，進一步完善供應商準入制度與檔案管理。對于那些正式合作的供應商，企業必須要相應地建立檔案與考核評價機制，采用動態調整模式，加強供應商的競爭，并從中取優；最后，建立價格評價體系和價格檔案。從而為采購物資的報價與其歸檔的價格比較提供更好地服務，并根據價格的不同，分析研究其形成的原因，并定期收集好相關的供應價格信息，最后在全部準備工作做好后，對當前價格水平進行詳細的分析與評價。
（二）對物資商情要定期分析，時刻把握最佳采購時機
全面到來的信息時代，使得信息成為了企業生存和發展的關鍵，在當前激烈的市場競爭中，誰掌握的最新的信息，誰就獲得了把握商機的主動權。企業務必要充分地利用市場信息平臺，積極建立采購資源的信息庫，結合對外部市場的把握以及企業內部的有效管理，充分地收集市場信息，側重分析信息的特點，全面把握市場的價格走向，讓采購工作時刻保持敏感態度，準確把握最佳的采購機會，從而最大程度地節約采購資金。
（三）堅持不懈地針對采購人員的職業道德進行系統的培訓
企業在聘任采購人員時，要善于挑選那些精明能干、誠實守信，并且具有較高業務水平和采購經驗的人員。一旦出現突況，采購人員能夠從容應對，并能夠對科學的采購提出合理化的建議。可以說一旦在采購人員身上出了問題，那么企業的經濟損失是不可估量的。因此，企業必須要加強采購人員的職業培訓，要求采購人員必須要掌握較高的購銷談判知識，能夠清楚地分辨出供應商提供信息的真偽，從而最大程度為企業的采購節約成本。
（四）不斷開發新的供貨商，促進競爭的新局面
要動態的管理和開發供貨商。最佳手段是刺激競爭，不斷開發新的、更有競爭力的供貨商，在供貨商之間營造一種相互競爭的氛圍，從而促進供貨商服務的提升以及價格的合理性，給企業帶來更好的供貨環境。
（五）通過密切關系，加強對供應商的管理
供需雙方必須要相互信任，構建誠信合作的良好關系，才能實現采購過程中的雙贏局面。如果這種互利互惠的誠信關系無法樹立，勢必會導致到企業成本的的居高不下。因此，必須要加強供應商的有效管理，改善供購交易關系，重新整合供應商群體，吸納行業中具有一定競爭實力的供應商進入采購的目標范圍中，加快供應商市場的開發和培育。
結論：綜上所述，加強對企業采購的成本控制對于企業的生存和發展來說是至關重要的。采購成本控制工作的質量直接影響到企業的綜合管理水平。因此，在新時期的新形勢下，我們必須要立足當下，因地制宜地從企業與市場的實際情況出發，加強對于企業采購成本控制措施的深入研究，積極借鑒國際國內先進的管理經驗，不斷加強相關人員的崗位培訓，靈活的采取適合本企業實際情況的采購成本控制策略，從而促進企業物資采購成本的有效控制。
參考文獻：
［1］馬長昊.淺談采購過程中的供應商管理［J］.山西經濟管理干部學院學報，2010(01)
供貨商檔案管理范文第3篇
第一條為加強農戶科學儲糧專項管理，規范項目建設行為，保證項目建設的順利進行，根據《國務院關于當前穩定農業發展促進農民增收的意見》（國發〔2009〕25號）、《農戶科學儲糧專項建設規劃》和國家有關政策法規，特制定本辦法。
第二條專項遵循農戶自愿申請、共同出資的原則，采取中央補助投資、地方配套和農戶自籌相結合的投資方式。
第三條專項在國家發展改革委領導下，由國家糧食局負責組織實施，各級發展改革委予以積極配合。省級糧食行政管理部門負責研究提出本省的項目建設規劃和年度實施方案，負責本省（區、市）項目的組織實施。
第四條省級人民政府應與國家糧食局簽訂專項建設責任書，承諾按規劃目標完成本省農戶科學儲糧專項，落實地方配套資金，組織實施專項建設，保證裝具質量，保證建設資金安全合理使用。
第二章建設內容與補助標準
第五條專項的建設內容包括：為符合項目選點要求的農戶建設標準化小型糧倉、配置新型儲糧裝具（圓筒倉、鋼網倉等）（以下簡稱“糧倉”），對農戶進行科學儲糧技術指導。
第六條專項采取中央補助投資、地方配套和農戶自籌相結合的投資方式，中央補助投資比例為30%，其余70%由地方財政配套和農戶自籌資金解決。
第三章實施條件
第七條專項原則上應安排在前期工作較扎實、積極性較高的商品糧基地縣。項目縣的選擇要根據本省建設規劃，分片集中安排。安排項目的鄉鎮政府和行政村的黨支部或村委會應具有較好的組織協調能力。
第八條東北地區（含內蒙古東部）參與項目的農戶，其儲糧數量應在1萬斤以上，其他地區應在2500斤以上。參加項目的農戶要自愿提出申請，與縣級糧食行政管理部門簽訂協議，并承諾所購糧倉5年內不得轉讓或者變賣。
第九條省級政府應提出組織實施本省（區、市）項目、安排專項資金的承諾，地方配套資金應在國家糧食局批準該省年度實施方案后一個月內撥付至省級糧食行政管理部門專賬。地方配套資金無正當理由未能按時到位，取消該省項目實施資格。
第四章管理程序
第十條國家糧食局負責研究提出全國總體建設規劃和年度投資計劃，報國家發展改革委審批；負責審查批準各省報送的年度實施方案；負責項目進度、質量和資金使用的監督檢查和項目實施后效果評價。
第十一條省級糧食行政管理部門負責制定全省項目建設規劃和年度實施方案，落實地方配套資金；制定選擇糧倉施工企業或供貨商的辦法；負責項目的組織實施、監督檢查和竣工驗收；組織建立農村儲糧技術服務體系。地市級糧食行政管理部門受省級糧食行政管理部門委托，協助做好項目的進度、質量檢查和驗收工作。
第十二條縣級糧食行政管理部門負責確定參與項目農戶的糧倉需求類型；與農戶簽訂項目補助協議，落實農戶的配套資金；負責糧倉建設進度和質量監督工作；負責對農戶科學儲糧技術培訓；負責建立受益農戶檔案資料等。
第十三條省級糧食行政管理部門將全省年度實施方案連同地方配套資金承諾以正式文件報國家糧食局審批。
第十四條各省應通過由省級糧食行政管理部門統一組織的公開招投標方式選定糧倉供貨商或施工企業。供貨商或施工企業的選擇要滿足本省項目布點和實施的實際需要，盡量方便運輸，方便農民提貨，節省成本費用。已中標企業在專項實施期內如無違約行為應續標連續承擔供貨或施工任務。
第五章設計與施工
第十五條專項擬建糧倉要符合《農戶小型糧倉建設標準》的各項要求，要采用經國家糧食局專家組審查鑒定的標準化設計圖紙。專項所建糧倉要按照國家糧食局的要求進行統一標識。
第十六條國家糧食局組建農戶科學儲糧專項專家組，負責審查確定各省倉型、核定概算，對專項建設進行技術指導、進度檢查和驗收抽查。各省（區、市）應選定一家糧食科研設計單位作為本省（區、市）專項建設技術支持單位，負責本省（區、市）專項的設計、技術服務、糧倉制造質量和安裝監理等工作。
第十七條各省（區、市）需要對已通過專家鑒定的標準化倉型進行修改、完善的，要向國家糧食局提出申請，由國家糧食局專家組對修改后的倉型進行審查鑒定。擬采用糧倉的倉型確定后，省級糧食行政管理部門將有關規格型號、性能指標和核定造價（概算）等報國家糧食局備案。各省必須按照確定的標準圖紙組織招標、生產和供貨。
第十八條各省（區、市）要依托有關糧食科研機構、糧食倉儲企業等建立省、地市、縣三級農戶儲糧技術服務體系。
第十九條供貨或施工單位應嚴格按照簽訂的施工或供貨合同和標準化設計圖紙組織施工、生產和供貨，并配合做好售后服務和技術指導。供貨或施工單位應對所供糧倉統一編號，按農戶登記，以備檢查。同時要按照專項統一標識要求對所供糧倉刷涂（張貼）永久性統一標識。
第六章資金管理
第二十條中央補助資金和地方配套資金應設專賬統一管理，按進度直接撥付給供貨或施工企業。農戶自籌資金的管理由省級糧食行政管理部門根據本省實際情況自行確定。中央補助資金應全部用于項目建設內容，不得用于管理費等其他費用。
第二十一條以省為單位按照項目總投資的1.2％安排資金作為建設單位管理費用（各級糧食行政管理部門履行監督檢查、驗收職責）；安排2%作為技術支持、制造和安裝監理等費用（支付給設計單位或技術支持單位）；安排0.8%作為國家糧食局專家組費用。上述費用列入單倉造價測算，并全部從地方配套資金中安排，由省級糧食行政管理部門統一管理，按照工作進度支付給服務單位。
第二十二條各省糧食行政管理部門應嚴格按照財政資金管理的有關規定使用財政資金，專賬管理、專款專用，并及時撥付給供貨方。對于截留、挪用項目資金的省份，除按國家有關規定追究責任外，國家將不再安排農戶科學儲糧專項。
第七章監督檢查
第二十三條農戶科學儲糧專項是擴內需、保增長、重民生、促和諧的一項重要舉措，是加強農村基礎設施和農村民生工程建設、促進農民持續增收、保障國家糧食安全的有效途徑，各級糧食行政管理部門要切實加強對項目的管理工作。各省（區、市）糧食系統紀檢監察部門要及時了解項目實施情況，配合做好監管工作。國家糧食局將會同紀檢監察部門對項目的實施情況進行監督檢查。
第二十四條專項實行受益公示制。項目縣應對受益農戶和補助金額等在鄉鎮或村范圍內張榜公示，接受群眾監督。
第二十五條各縣應對糧倉進行登記、編號，建立農戶儲糧新建糧倉檔案。檔案使用國家糧食局編制的統一軟件填寫、匯總、上報。檔案內容包括：農戶姓名、身份證號碼、地址、聯系方式、糧倉型號、購置數量、補貼金額、合同編號等。
第二十六條縣級糧食行政管理部門應做到逐戶現場檢查，監督工程建設質量和技術服務工作，省級糧食行政管理部門應組織地市糧食行政管理部門進行抽查。
第二十七條項目進度實行定期報送制度。各省級糧食行政管理部門應于每月25日前將項目執行和完成情況報送國家糧食局。主要內容包括：資金到位和撥付情況、糧倉供貨或施工單位招標情況、制造和安裝進度、技術服務單位等。國家糧食局根據項目進展情況組織專家組進行現場檢查。
第二十八條項目的設計、施工、設備購置、技術服務等都要依法訂立合同。各類合同需明確質量要求、履約擔保和違約處罰條款，以及雙方的權利和義務。
第二十九條對于沒有正當理由未按期完成施工、供貨任務，或施工、設備質量存在較大問題的施工或供貨企業，除按合同依法追究責任外，今后不允許再參與農戶科學儲糧專項及糧食倉儲物流設施建設任務。
第八章專項驗收
第三十條專項具備驗收的基本條件為：糧倉全部逐戶到位、質量合格并投入使用，能夠滿足農戶安全儲糧要求，糧倉性能指標符合《農戶小型糧倉建設標準》各項要求，所有工程款或貨款全部支付給施工企業或供貨商，建立完整的農戶儲糧新建糧倉電子檔案并報省級糧食行政管理部門匯總。
第三十一條專項的驗收分為年度驗收和總體驗收兩個階段。年度驗收一般先由縣級糧食行政管理部門組織初步驗收，必須做到逐戶現場驗收。初步驗收后，由省級糧食行政管理部門組織年度驗收。竣工驗收以縣為一個子項進行，由省級糧食行政管理部門組織，國家糧食局組織抽驗。
每年的項目原則上應在7月底前完成，8月底完成本年度項目的年度驗收工作形成年度工作總結。年度工作總結主要包括項目實施情況、驗收結果、資金使用情況等。
專項規劃期（2009年～2012年）最后一年的年度驗收完成后，由省級糧食行政管理部門組織專項的總體驗收，將規劃期專項總體實施情況、規劃目標完成情況、糧食減損效果、經濟效益分析等形成總體驗收報告。
供貨商檔案管理范文第4篇
關鍵詞：戰略采購；成本控制；利潤
1 采購成本對企業利潤的影響
企業經營主要目標是實現利潤增長，而要獲得利潤首先要付出一定的經營成本。工業生產型的企業生產成本中，占比最大的是材料費用。為了更清晰的表述，這里舉例說明：某企業用其經營總收益的50%來采購原材料，其稅前純收益率為10%，也就是每銷售10萬元產品，其獲得1萬元的利潤，但是原材料成本為50萬元，其他開銷為40萬元。如果成本會隨著銷量的變化而變化，那么這家企業要想多賺10元錢，就要實現利潤率增長10%，而企業的銷售量和原材料成本又要怎樣變化呢？從下面表1數據對比分析可以發現其中的變化規律。
從上表中可以發現：企業要實現利潤收入增加10元，就業增加10%的銷量，也就是要將銷售收入增加到1100元，而相應的其采購成本和其他費用也要增加到550元和440元；如果采購成本縮減2%，就可以將成本降低到490元，而這樣也可以實現利潤增長10%，同樣可以增加相同數量的企業的稅前收益。但是，同降低采購成本相比，增加銷售額的付出五倍的努力，采購成本占比越大，二者之間的差異也會越大。因此，企業要向增加利潤收入，可以優先考慮采用降低采購成本的做法，因為其比提高銷售額見效更快。換言之，企業要將提升經營效益的重點放在控制采購成本上面。
2 企業采購現狀及分析
隨著世界經濟一體化進程的不斷加劇，現代企業面臨著更加激烈的市場競爭，市場需求和競爭正朝著多樣化和個性化的方向發展。采購作為企業重要的經營活動之一，其地位和作用日益重要起來。許多企業的采購成本是其進行成本的70%以上，因此存在巨大的改進空間。
2.1 企業在采購物流中存在的問題
經本文調研發現，企業在采購物流方面主要存在以下三個方面的問題：
2.1.1 采購人員的綜合素質低
在傳統企業管理觀念中，采購工作是沒有任何技術含量的崗位，這是過去我國長期存在的買方市場所形成的認識。隨著市場體制的不斷完善，影響市場價格的變化因素不斷增多， 采購人員必須要綜合分析市場各因素的變化才能夠制定最佳采購方案。而這其中就需要運用到各種分析方法和知識技能，對采購人員提出了更高的素質要求。
2.1.2 采購績效評估制度不健全
這是企業內部管理體制建設方面的工作，采購人員在結束一個采購項目之后，要及時開展項目完成情況總結工作，分析不足與缺陷，制定相應的改進方案和措施，并形成工作經驗推廣，只有這樣才能夠不斷提高總體采購工作效率。
2.1.3 供應商不穩定
企業應對物資供應意外情況的能力不足，沒有制定完善的應急方案和制度。當原材料供應緊張時，市場價格會上漲，會直接增加企業的采購成本，降低企業的綜合經營效益。因此，企業采購部門要制定穩定的物資供給保障機制，發展長期固定的物資供應商，以有效應對原材料市場價格的波動。
2.2 企業在采購成本中存在的問題
在企業采購活動中，主要涉及到價格、質量、批量問題。本文接下來重點分析這幾方面存在的主要問題：
2.2.1 采購成本中存在的價格問題
（1）企業采購過于偏重價格談判
傳統的采購模式下，采購人員將大部分精力放在與原材料供應企業的價格談判工作上，力求更低的采購價格來控制采購成本。但是在爭取價格折扣的時候，卻又忽視了對產品質量、交貨期限等方面的管理和要求， 這種將價格談判與材料品質、交貨期限想脫離的采購模式，大大影響了后期采購的管理效率，降低了采購產品的供給質量。這種采購方法顯然難以為企業真正降低采購成本，是一種低效的工作方法。
（2）價格信息獲取渠道單一，反饋不及時
許多企業采購人員主要依賴網絡、報刊以及調研報告等渠道來獲取采購價格信息，而這種渠道信息往往都具有一定的滯后性，降低了采購決策的正確性。從某種程度上來看，會大大影響企業的發展戰略的實施，尤其是在準備推出新產品、開辟新市場時，信息的滯后性會降低企業應對新形勢變化的能力，失去更多的市場與客戶。因此，企業要努力拓展價格信息來源渠道，不斷提高一手信息的質量，為企業開展決策提供全面、及時和客觀的信息依據。
2.2.2 采購質量問題
采購方與供應方沒有建立有效的合作溝通機制，企業采購部門很少有機會直接參與供應方的生產質量管理活動，而是借助后期質量檢測標準來控制采購產品質量。而供應商為了贏得訂單，會在采購招標會上盡可能的壓低產品價格，以低價策略來提升競爭力，這種結果往往就是導致企業產品品質不斷下降，因為供應商為了保證在低價水平上盈利，只能采取削減原材料投入的方法來實現，而這必然會降低產品質量水平。因此，采購方與供應方要建立長期合作機制，以防止上述情況的發生。
3 降低企業成本的戰略采購策略
根據上述分析，針對企業采購物流及成本存在的問題，可以采取以下對策：
3.1 建立健全采購過程中的各項制度
3.1.1 建立嚴格的采購制度
建立一套科學、嚴密的采購管理制度，不僅可以規范企業采購人員的行為，提高工作效率，還能夠杜絕弄虛作假危害企業利益的風險發生。采購管理制度要從操作細則著手，對實際工作流程進行明確規定，為開展各項采購工作提供有效的指導意見。
3.1.2 建立供應商檔案和準入制度
企業要建立完善的供應商檔案管理制度，將所有供應商資料信息納入到檔案資料當中，要將供應商產地、信譽、結算方式、產品品質、生產資質等信息記錄到檔案當中，并制定專人管理，并保持定期更新信息內容。企業的采購招標對象必須從檔案庫中挑選，以保證供應商資質符合企業采購要求。同時要建立供應商供應審查機制，要聯合工商、質檢等部門的業務工作來提高供應商的資質評審水平，確保審查工作的科學合理性。
3.1.3 建立價格檔案和價格評價體系
企業采購部門要針對全部采購材料品種建立價格檔案庫，在制定采購方案之前，要與價格檔案資料進行對比分析，確定一個科學合理的采購實施價格。在不出現意外情況下，采購實施價格必須要不高于價格檔案中的水平，否則要給出詳細的解釋原因。對于采購數量較多的材料品種，要建立完善的價格評價體系，有公司各部門負責人組成評估小組，要定期更新原材料市場價格信息，并調整相關價格分析策略和采購價格決策。這種調整工作可以每月或者每季度開展。
3.2 降低采購成的途徑和方法
3.2.1 把握價格變動的時機
市場經濟環境下，產品價格是不斷波動變化的，因此，企業采購部門要時刻關注市場供求變化，制定合理的采購方案，把握好最佳采購時機。實踐證明，這種做法能夠為企業創造巨大的經濟效益。
3.2.2 以競爭招標的方式來牽制供應商
要提高大宗材料采購工作效率，最可行的辦法就是通過招投標，通過對比不同供應商的價格，挑選最合適的供應貨源。此外，對同種材料，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利地位。
3.2.3 不斷開發供貨商，營造競爭局面
供貨商要及時更新供應商名冊，要將具有競爭力的供應商納入到合作范圍內。要不斷提高供應商之間的競爭水平，以為企業采購創造更好的機遇。可以制定一套完善的供應商評價系統，將技術、規模、創新、信譽等指標納入到評估體系當中，綜合評估供應商的合作潛力，將低于平均得分的供應商剔除合作范圍。在每次的招標中都要有新的供貨商出現。企業主要原輔材料的供貨商應有3家以上，而且每年應根據企業經營實際狀況至少再發展一家。
3.2.4 加強采購人員的管理，提高采購人員的素質
優秀的采購人員要具備多種素質，擁有豐富的工作經驗，高度的責任感，具有敏感的市場信息嗅覺，能夠勝任多種采購工作任務。為了避免采購人員作出損公肥私行為，企業要制定完善的工作紀律制度，并加強監督，不斷提高采購人員違紀成本。同時，要充分調動采購人員自主學習積極性，不斷提高采購隊伍總體工作素質水平。
4 結語
采購是企業經營活動的重要環節，是企業進行降本增效的重要途徑，尤其在市場經濟高速發展的今天，企業要想實現利益最大化，不用置疑，一定要重視采購，只有在企業成本逐漸降低，同時采購來的材料合格的前提下，企業的生產經營活動才能展開，企業才能得到發展壯大才有希望。
參考文獻
[1] 朱芳陽，章秀芝.基于戰略采購的供應商選擇指標體系研究[J].企業經濟，2010（07）.
[2] 彭燁.你了解戰略采購嗎？[J].中國機電工業，2006（07）.
供貨商檔案管理范文第5篇
一、項目檔案管理的特點
固定資產投資項目建設的過程是多部門多單位共同參與的復雜過程，內部往往會涉及規劃部門、項目管理部門、財務部門、物資部門及資產管理部門等，外部也離不開設計方、施工方、監理方以及供貨商等多家參建單位的協作，因此歸檔文件材料來源廣泛，內容繁雜，不僅有招投標資料、勘察設計資料、施工資料，也有監理資料及竣工驗收資料等，不僅有基本建設類檔案、設備儀器、計算機類檔案，還有會計類、管理類檔案產生，既有文字材料也有圖紙等技術資料，不僅有傳統紙質檔案還有照片、錄像資料以及光盤等其它載體的檔案，不僅涵蓋了土建、水工、暖通、電氣等多專業還會涉及合同、財務、審計、招投標、采購等多個管理領域，此外由于后續設備大修、項目改造產生的新材料的補充歸檔，使得項目檔案管理也是一個動靜結合的過程。
正是基于項目檔案以上這些特點，決定了項目檔案從收集歸檔、保管利用到鑒定銷毀必然是一項復雜的管理與技術并存的系統工程。為實現項目檔案的有效管理，企業檔案工作者必須要對項目檔案管理工作進行全面的規劃和科學的統籌，通過合理的整合，形成完善的項目檔案管理體系，采取重點建設與綜合管理相結合的方式，全面實現項目檔案的齊全、完整、準確、系統和安全，不斷提高項目檔案管理水平。
二、構建項目檔案體系建設，提高項目檔案管理水平
（一）組織體系建設
企業應建立由單位領導分管，檔案部門集中統一管理，相關部門共同參與的自上而下的項目檔案管理體制，明確部門和人員職責，理順項目檔案相關單位之間的關系，促進項目檔案各項工作協調開展。要根據實際配備合理的專兼職檔案工作人員，不斷強化項目檔案管理部門的管理權限，并賦予他們指導、監督和檢查的權利，從而保障項目檔案從宏觀控制到微觀管理的有效開展。
建立項目檔案收集歸檔管理網絡，將規劃部門、項目管理部門、財務部門、設備管理部門、采購部門及設計方、施工方、監理方等納入網絡建設范圍，明確各部門責任分工，實行崗位責任制，形成企業內部各相關部門對檔案管理部門負責，設計、施工、監理方等外部參建單位對項目管理部門負責，各分包方對總包方負責的分級管控模式，確保項目檔案工作責任層層落實，防止管理重疊和空當出現，杜絕扯皮現象的發生，確保項目檔案管理工作有效開展。
（二）制度體系建設
要不斷完善現有項目檔案各項規章制度，構建全新的項目檔案制度體系，包括標準、規范、制度及流程等，并覆蓋項目檔案管理工作各環節，確保執行有力，落到實處。
要結合實際制定本單位的項目檔案管理實施辦法，明確項目檔案歸檔范圍及保管期限，制定本單位的項目檔案分類編號方案及整理標準，不斷提高項目檔案管理規范化水平。補充完善項目檔案收集歸檔制度、項目檔案保管制度、項目檔案利用制度、項目檔案鑒定銷毀制度等項目檔案基本業務制度和項目檔案安全保密制度等專項制度;與有關職能部門配合，建立聯合的項目檔案監督檢查制度及相應的獎懲制度，進一步完善項目檔案各項業務流程如招投標文件歸檔流程、設計文件收集流程、項目檔案驗收流程、項目檔案利用流程及項目檔案鑒定銷毀流程等，確保項目檔案管理工作有章可循，依法實現項目檔案的規范管理。
（三）資源體系建設
要加大項目檔案收集歸檔和整理力度，提高項目檔案案卷質量，建成內容豐富、確保檔案完整、準確、系統的項目檔案資源體系。
企業要深入貫徹執行項目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時”工作，項目專兼職檔案人員應從項目啟動開始，全程跟蹤，一站到底。加強檔案人員與項目建設人員之間的溝通，積極指導相關部門開展項目檔案工作，確保項目檔案工作與項目建設同步開展。檔案部門要結合項目實際及時制定合理的收集歸檔工作計劃，對時間跨度較小，工程比較單一的，可以在工程完工后集中統一歸檔，對持續時間比較久的大型項目要實行預立卷制度，明確各階段項目檔案的收集重點，加強重點材料的收集工作，提高項目檔案收集效率。相關部門在與設計、施工、監理等外部單位簽訂合同時，應將項目文件材料的歸檔和整理要求納入合同條款，并建立檔案部門與財務部門聯動的質量保證金支付審批程序，對歸檔質量不合要求的不予支付，以便有效解決項目檔案歸檔中出現的問題，確保項目文件材料的歸檔質量。
要加強項目檔案整理工作，切實維護項目檔案文件材料之間的有機聯系，提高案卷質量。檔案移交歸檔時要編制歸檔說明，按載體性質分別提交歸檔目錄。檔案部門要認真做好文件材料的歸檔質量檢查工作，確保項目文件材料手續完備，簽字齊全，真實有效。及時做好項目改擴建或設備大修的項目文件材料補充收集歸檔工作，真正實現項目檔案的動態管理;對到達保管期限的項目檔案要及時進行鑒定，對無保存價值的檔案及時進行銷毀，努力提高項目檔案整體質量。
（四）利用體系建設
項目檔案管理部門要不斷強化項目檔案服務意識，增強服務觀念，在傳統利用方式的基礎上積極探索新的服務模式，開發檔案信息資源，為企業發展提供高質量的檔案利用服務。
要積極推進項目檔案數字化建設工作，加快項目檔案計算機管理信息系統建設工作，不斷滿足項目檔案網絡化服務的要求，提高項目檔案利用效率。
要加強項目檔案編研工作，多角度的開發實用的項目檔案編研資料，從而轉被動利用為主動服務。如編制項目投資建設情況統計分析及企業設備能力分析對比等，為企業發展提供重要的參考依據，提供超前的檔案服務。
要加強項目檔案利用效果的反饋工作，通過收集匯總利用單位的反饋信息并進行分析研究，從而提高項目檔案利用的方向性，不斷提升服務質量。
（五）安全體系建設
要建立人防、物防、技防三位一體的項目檔案安全防范體系，既要確保項目檔案實體的安全，也要確保項目檔案信息的安全和保密。（下轉第47頁）
