電子檔案管理方式
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電子檔案管理方式范文第1篇
關(guān)鍵字：電子檔案 網(wǎng)絡(luò)安全 防火墻
當(dāng)今對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對(duì)于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來(lái)保障文件檔案的安全。但對(duì)于電子檔案，卻還沒(méi)有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題。
電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開(kāi)展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。
一、防火墻訪問(wèn)防范措施
防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障,是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看,防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過(guò)濾任務(wù),還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問(wèn)用戶、被訪問(wèn)者資源等進(jìn)行訪問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置，保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。
另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)（pointof service,pos）之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)（virtual local arca network,vlan）劃分等安全訪問(wèn)控制措施。
二、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御
網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備（intrusion prevention system,ips）在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前通過(guò)報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)，目的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行阻截，同時(shí)，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測(cè)系統(tǒng)（intrusion detetection system,ids），即針對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入進(jìn)行監(jiān)測(cè)，它可以自動(dòng)識(shí)別種種侵入模式，在對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析時(shí)與這種模式進(jìn)行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，目的是通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測(cè)，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對(duì)蠕蟲木馬病毒攻擊進(jìn)行識(shí)別，并進(jìn)行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和internet、pos（pointof service,pos）的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備,也能夠?qū)M(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求進(jìn)行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心前布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，保證了不論攻擊來(lái)源于哪里，包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，都能夠?qū)π畔?shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的防御。在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料中心區(qū)域，為了確保對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的訪問(wèn)不造成影響，網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備應(yīng)使用專業(yè)硬件芯片架構(gòu)，確保具有高度處理能力。此外，網(wǎng)絡(luò)侵入防范設(shè)備還需要對(duì)進(jìn)出被保護(hù)區(qū)域的大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢測(cè)，做到雙向防御的目的。
為了簡(jiǎn)化布置，節(jié)約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設(shè)備，同時(shí)實(shí)現(xiàn)侵入防范和入侵檢測(cè)的功能，即對(duì)關(guān)鍵鏈路實(shí)現(xiàn)了串行接入，也對(duì)病毒或黑客的侵入實(shí)施防范和阻截，同時(shí)采用同一臺(tái)設(shè)備的別處端口對(duì)其他網(wǎng)絡(luò)采用端口鏡像方式接入，進(jìn)行實(shí)時(shí)入侵檢測(cè)。
三、網(wǎng)關(guān)病毒防御
傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計(jì)算機(jī)終端殺毒軟件進(jìn)行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進(jìn)行查找殺除，是一種亡羊補(bǔ)牢的方法，而且在查找殺除病毒時(shí)將會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源，當(dāng)今病毒傳播主要依賴于internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。對(duì)出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找殺毒，阻截來(lái)自internet的文件病毒入侵網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，同時(shí)阻截來(lái)自internet的黑客對(duì)應(yīng)用服務(wù)器群的入侵和破壞；阻截來(lái)自internet的病毒對(duì)終端操作系統(tǒng)的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外。
四、提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)
在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)。很多病毒的運(yùn)行或者非法訪問(wèn)都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點(diǎn)：
第一，絕對(duì)禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問(wèn)外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時(shí)每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測(cè)工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問(wèn)，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)，嚴(yán)重的會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。
第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過(guò)廠商檢驗(yàn)的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。
第三，輕易不要使用u盤移交電子檔案。u盤是一種usb接口的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，可以被隨機(jī)讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于u盤經(jīng)常在各個(gè)電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過(guò)程中，應(yīng)該盡量減少u盤的使用。
第四，對(duì)于不清楚的文件，不要輕易打開(kāi)運(yùn)行。很多病毒會(huì)將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應(yīng)該提高警惕，對(duì)于不清楚的文件打開(kāi)時(shí)一定要慎重。
此外，為了保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，還必須遵照國(guó)際、國(guó)內(nèi)的防范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過(guò)系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)安全是一個(gè)系統(tǒng)的、全局的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)上的任何一個(gè)漏洞，都會(huì)導(dǎo)致全網(wǎng)的安全問(wèn)題。我們應(yīng)該用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)、方法來(lái)分析電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全及具體措施。一個(gè)較好的安全措施往往是多種方法適當(dāng)綜合的應(yīng)用結(jié)果。這些環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡(luò)中的地位和影響作用，也只有從系統(tǒng)綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)遵循整體安全性原則，根據(jù)規(guī)定的安全策略制定出合理的網(wǎng)絡(luò)安全體系結(jié)構(gòu)，這樣才能做到整個(gè)系統(tǒng)的安全。
參考文獻(xiàn)：
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電子檔案管理方式范文第2篇
一、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理的簡(jiǎn)要概述
我國(guó)普通高中對(duì)于檔案管理所采用的傳統(tǒng)方法是在專門的環(huán)境中對(duì)檔案采取保管措施和手段，來(lái)加強(qiáng)對(duì)于檔案的監(jiān)督管理工作。而隨著社會(huì)不斷發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)之下，我國(guó)檔案從紙質(zhì)朝著電子化和數(shù)字化的方向發(fā)展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時(shí)還能減少檔案在收集和整理過(guò)程中所浪費(fèi)的大量時(shí)間以及做的許多無(wú)用功，這對(duì)于整個(gè)檔案管理和發(fā)展來(lái)說(shuō)起著十分積極的作用。它不僅對(duì)于保存場(chǎng)地要求少，更是對(duì)于整個(gè)環(huán)境的干凈與否要求低，但是卻強(qiáng)調(diào)整個(gè)環(huán)境之中對(duì)于電磁的要求卻極高，因?yàn)殡姶拍軌蛴绊懻麄€(gè)計(jì)算機(jī)的具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生波動(dòng)。
即便是電子檔案呈現(xiàn)出極高的優(yōu)越性，但在一段時(shí)間內(nèi)電子檔案無(wú)法完全取代我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。因此以紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)為基礎(chǔ)出發(fā)，要求我們要采取專門的手段和措施來(lái)做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現(xiàn)了“雙套制”的檔案管理方式。
所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質(zhì)的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態(tài)度，將紙質(zhì)檔案所具有的優(yōu)勢(shì)和電子檔案所具有的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，即可以在管理過(guò)程中使用高效的專用搜索系統(tǒng)，又可以發(fā)揮紙質(zhì)檔案作為憑證的一種價(jià)值。這在整個(gè)檔案文件的管理過(guò)程中，介質(zhì)變化蘇采取的一種主要管理方式。
二、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理方式的具體使用
現(xiàn)階段我國(guó)許多省市自治區(qū)已經(jīng)開(kāi)始建立了普通中小學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)檔案電子信息化管理的專用系統(tǒng)，并且出臺(tái)了多種規(guī)定，表明電子檔案成為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)等具體工作的主要依據(jù)，并且改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遞交方式，逐步的實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案退出歷史舞臺(tái)。正是這些標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來(lái)滿足各方面的具體要求。學(xué)生在入學(xué)期間，建立紙質(zhì)檔案，并且要建立兩份，一份學(xué)校留底，一份要學(xué)生在學(xué)習(xí)畢業(yè)之后帶走，無(wú)論是去參加工作還是到大學(xué)中去學(xué)習(xí)。而面對(duì)這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現(xiàn)階段的社會(huì)要求，才能更好地展開(kāi)檔案管理的具體工作。
學(xué)校在使用雙套制的檔案管理方式時(shí)，需要做好這樣幾個(gè)方面的工作：
（一）提高學(xué)籍內(nèi)容的完整性
根據(jù)筆者的走訪發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)校根據(jù)具體社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況以及學(xué)籍檔案實(shí)際要求，不斷的補(bǔ)充完善整個(gè)學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性。許多學(xué)校充分發(fā)揮班主任和任課教師的主觀能動(dòng)性，不定期地請(qǐng)他們結(jié)合實(shí)際對(duì)完善學(xué)籍檔案的保管內(nèi)容提出合理化建議。
以前的學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案內(nèi)容包括學(xué)籍卡、思想品德考核表、；高中畢業(yè)證書存根；高考成績(jī)單等。隨著時(shí)間的推移增加了畢業(yè)生鑒定表和綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)基本信息表。而又根據(jù)社會(huì)發(fā)展的具體要求，將學(xué)籍檔案內(nèi)容調(diào)整為學(xué)籍卡、畢業(yè)生鑒定表、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)基本信息表、高中畢業(yè)證書存根、考生報(bào)名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時(shí)，電子學(xué)籍檔案的保存內(nèi)容也根據(jù)上級(jí)有關(guān)部門的規(guī)定不斷調(diào)整與完善。
（二）明確工作流程，提升工作質(zhì)量
紙質(zhì)材料由原先定時(shí)歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合電子文件即時(shí)歸檔。學(xué)校檔案室同步整理紙質(zhì)檔案與電子檔案，賦予同一內(nèi)容的兩套檔案統(tǒng)一的檔號(hào)，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)有機(jī)對(duì)應(yīng)。慈溪中學(xué)教務(wù)處學(xué)籍管理人員把同樣內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案按時(shí)匯總上交學(xué)校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質(zhì)學(xué)籍檔案匯入學(xué)校文書檔案中，把電子學(xué)籍檔案匯入學(xué)校多媒體檔案中，這一做法可以充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自優(yōu)勢(shì)，有利于檔案查閱利用。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，確保工作成效
較之于傳統(tǒng)的檔案管理工作，普高學(xué)籍檔案雙套制管理的專業(yè)性更強(qiáng)，提升普高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)十分重要。首先，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，打破傳統(tǒng)的工作思維定勢(shì)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極適應(yīng)學(xué)籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應(yīng)努力改善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)學(xué)習(xí)與信息自動(dòng)化管理相關(guān)的基本知識(shí)，著重掌握電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)等技能。再次，檔案管理人員應(yīng)充分了解電子檔案管理的特點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)隱患，認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家、省、市及本校應(yīng)對(duì)電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案安全。
電子檔案管理方式范文第3篇
一、傳統(tǒng)檔案管理方法的缺陷分析
在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運(yùn)用手工操作的方式進(jìn)行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時(shí)，無(wú)法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價(jià)值不能充分地發(fā)揮。同時(shí)，在檔案借閱利用過(guò)程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問(wèn)題，給檔案的管理工作帶來(lái)了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問(wèn)題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當(dāng)前的檔案資料多為紙質(zhì)檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時(shí)，檔案在傳送與借閱的過(guò)程中，未進(jìn)行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價(jià)值降低。第二，檔案管理程序較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進(jìn)行事先的登記與身份認(rèn)證，并在進(jìn)行集體匯集之后，再對(duì)其進(jìn)行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無(wú)論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復(fù)雜。第三，檔案資料利用受時(shí)間與空間限制，實(shí)效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時(shí)，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過(guò)程中，存在著一定的滯后性，影響相關(guān)工作的正常開(kāi)展。
二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析
在信息時(shí)代的今天，要注重運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術(shù)條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢(shì)發(fā)展，使檔案管理工作有效開(kāi)展：
（一）虛擬化檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享
虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式轉(zhuǎn)變成無(wú)紙化檔案管理方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的管理。并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)，進(jìn)行檔案信息的查詢與利用。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實(shí)現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過(guò)館際互借與網(wǎng)絡(luò)互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時(shí)，將檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，利于檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢(shì)，在檔案管理中，可結(jié)合實(shí)際加以推廣運(yùn)用。
（二）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化
現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)得到廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡(luò)隔離的現(xiàn)象。但在當(dāng)前時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對(duì)檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識(shí)別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜汀⑺俣瓤欤W(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。
（三）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性
數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過(guò)現(xiàn)代電子技術(shù)（如掃描儀以及計(jì)算機(jī)等）的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料從紙質(zhì)化到電子文檔的轉(zhuǎn)變檔案管理方式。現(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)（在縮微品上將紙質(zhì)文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術(shù)支撐。運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行管理，在使用檔案資料時(shí)，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)空限制，可有效提高檔案資料利用的實(shí)效性，同時(shí)還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫(kù)容壓力。尤其是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)與縮微技術(shù)進(jìn)行結(jié)合運(yùn)用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問(wèn)題，復(fù)原照片全貌，利于圖像檔案信息的長(zhǎng)期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開(kāi)展。
（四）實(shí)現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能
隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實(shí)現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開(kāi)展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來(lái)的語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運(yùn)用，能夠使計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收所有檔案信息，并根據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價(jià)值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。
綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時(shí)代下檔案信息利用的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)從保管員到知識(shí)提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
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電子檔案管理方式范文第4篇
[關(guān)鍵詞]檔案信息化 新形勢(shì) 人才培養(yǎng)
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）06-0064-01
檔案資料是文獻(xiàn)信息資源寶庫(kù)中一個(gè)很重要的組成部分。隨著社會(huì)信息化程度的深入，對(duì)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理可以提升一個(gè)單位的管理水平。社會(huì)對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，依賴程度也越來(lái)越高。把檔案信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)提供給別人，更體現(xiàn)了檔案的價(jià)值，發(fā)揮了檔案的作用。所以，檔案工作者必須運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，打破常規(guī)，利用互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)平臺(tái)，借助信息化這個(gè)機(jī)遇，推動(dòng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。
一、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)工作所面臨的新形勢(shì)
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)信息化建設(shè)在人們的日常工作和生活中發(fā)揮了非常重要的作用。現(xiàn)在，我們正處在通過(guò)科學(xué)信息化推動(dòng)工業(yè)化的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中。在這個(gè)過(guò)程中，社會(huì)對(duì)很多包括檔案在內(nèi)的科學(xué)信息化工作提出了新的要求。檔案信息資源的公開(kāi)的必然要求，這就要求檔案專業(yè)技術(shù)人員必須從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理和信息化管理方式中來(lái)，將信息化工作方法納入到檔案管理信息化工作中來(lái)，這是檔案信息化資源引用開(kāi)發(fā)工作的重要內(nèi)容，通過(guò)利用高新的信息技術(shù)手段，使檔案廣泛利用和交流。原來(lái)的傳統(tǒng)檔案管理模式早已經(jīng)跟不上時(shí)代的腳步，隨著電子文件等載體的大量出現(xiàn)和檔案信息數(shù)量的增加，我們要想快速獲得所需要的檔案信息，就要用現(xiàn)代化管理手段來(lái)工作，需要用最先進(jìn)的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代科技化管理方式，使檔案信息化存儲(chǔ)方式發(fā)生深刻變革。產(chǎn)生管理對(duì)象的信息化，推廣計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引進(jìn)，即由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理信息為對(duì)象，轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘓D、文、聲于一體的多媒體信息化的機(jī)讀檔案為對(duì)象以存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)，賦予檔案管理工作的內(nèi)容以信息技術(shù)化。
二、要加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作
由于檔案管理方式的變化，為了適應(yīng)新形勢(shì)下的需要，要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)的培養(yǎng)。作為檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者，非常有必要了解、接觸最先進(jìn)的管理方式、方法。可以通過(guò)多種形式的交流會(huì)、技術(shù)培訓(xùn)、定期的學(xué)習(xí)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案領(lǐng)導(dǎo)者的改變。另外一方面，認(rèn)真做好現(xiàn)職人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，分期分批地安排檔案工作人員參加有關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代化管理技術(shù)和信息化管理技術(shù)等知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，可以讓一線的檔案管理人員擁有現(xiàn)代化的管理技術(shù)，有助于實(shí)現(xiàn)檔案信息化。第三，要積極引進(jìn)人才，并為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，建立良性機(jī)制，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。聘用高素質(zhì)的檔案管理人員，可以在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息化。四要大膽啟用現(xiàn)有的專業(yè)技術(shù)骨干，給他們新任務(wù)、壓擔(dān)子，讓他們?cè)诠ぷ髦羞M(jìn)步，實(shí)踐中成長(zhǎng)。
三、要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)就必須提高檔案信息化管理水平
要建立起一套合理、科學(xué)、嚴(yán)密的信息化管理制度，就要明確職責(zé)，權(quán)限設(shè)置也必須明確到具體工作人員（或崗位）。實(shí)現(xiàn)檔案信息化之后，由原來(lái)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理。電子檔案管理較紙質(zhì)檔案有其自身的優(yōu)勢(shì)，例如：方便、快捷。但是，電子檔案也有其自身的缺陷。如果不做好權(quán)限設(shè)置，很容易引起泄密。因此，檔案信息化建設(shè)，在提高技術(shù)要求的同時(shí)，也要做好權(quán)限設(shè)置。
在提高管理水平的過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)提出了新的要求。要求檔案管理人員盡職盡責(zé)。一方面為相關(guān)部門提供檔案服務(wù)，另外一方面，做好檔案的管理工作。例如：電子檔案在封存過(guò)程中，對(duì)封存的環(huán)境有要求，要提供封存電子檔案的環(huán)境，做好存檔工作，不能懈怠。整理檔案的電子文件時(shí)要防止信息在轉(zhuǎn)換過(guò)程中的失真，歸檔時(shí)要進(jìn)行認(rèn)真、全面的檢查。使用時(shí)也要健全檔案的電子文件的管理和使用記錄。電子檔案形成以后，必須定期做好必要的格式和載體轉(zhuǎn)換，還應(yīng)做好備份工作，使電子文件盡可能地處在保密安全的狀態(tài)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]于強(qiáng)方.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)必須做好五項(xiàng)工作.青島日?qǐng)?bào).
電子檔案管理方式范文第5篇
關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)檔案；管理；信息網(wǎng)絡(luò)；探索分析
一、對(duì)醫(yī)學(xué)檔案管理進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的意義
（1）順應(yīng)社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步的需要傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案管理是采用手工的方式，以紙質(zhì)作為媒介來(lái)開(kāi)展的。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在工作、學(xué)習(xí)和生活中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，醫(yī)學(xué)檔案的管理工作也加快了計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)在工作中的應(yīng)用。雖然計(jì)算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的越來(lái)越普遍，但其主要功能仍集中在存儲(chǔ)目錄信息及對(duì)其進(jìn)行檢索、是相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理的工具，還未能實(shí)現(xiàn)用戶自行使用計(jì)算機(jī)檢索相關(guān)信息、為醫(yī)學(xué)檔案用戶提供相關(guān)的內(nèi)容等服務(wù)內(nèi)容。因此，為了適應(yīng)正高速發(fā)展的信息技術(shù)和現(xiàn)代化社會(huì)，醫(yī)學(xué)檔案的管理工作也應(yīng)跟上時(shí)代的步伐，爭(zhēng)取與其同步發(fā)展。（2）提高醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量將醫(yī)學(xué)檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息技術(shù)管理方式，能夠極大地提高醫(yī)學(xué)檔案信息管理工作的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，是檔案管理工作人員在相關(guān)的管理制度的規(guī)定下來(lái)開(kāi)展和進(jìn)行的，這種管理方式會(huì)因不同工作人員的工作能力、工作水平和對(duì)待工作的責(zé)任心等各種差異，從而使醫(yī)學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量出現(xiàn)差異。而現(xiàn)代的信息化管理方式，雖然在工作的過(guò)程中出依賴相關(guān)工作人員的工作，但其主要是以計(jì)算機(jī)為管理工具，按照相關(guān)的要求編制成相應(yīng)的程序來(lái)進(jìn)行的，會(huì)大大降低由于人員操作所產(chǎn)生的差異。與此同時(shí)，采用這種新興的管理方式，能夠?qū)⒏鞑块T在日常工作中形成的電子形式的文件、材料等內(nèi)容進(jìn)行匯總，并最終歸集到醫(yī)學(xué)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，使得醫(yī)學(xué)檔案更加完整、管理系統(tǒng)更加規(guī)范。在將新形成的文件和材料采用電子的形式進(jìn)行儲(chǔ)存和管理的同時(shí)，將原有紙質(zhì)形式的檔案轉(zhuǎn)化為電子版的可讀形式，會(huì)使整個(gè)管理系統(tǒng)日趨完善，提高醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（3）提高相關(guān)工作人員對(duì)醫(yī)學(xué)檔案的利用率采用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，其相較于傳統(tǒng)的管理方式而言，最大的優(yōu)點(diǎn)是提高了工作效率、豐富并完善了管理系統(tǒng)的功能。使用這種新興的管理方式，使用戶在查找相關(guān)信息時(shí)更加便捷，對(duì)于需要進(jìn)行保密設(shè)置的相關(guān)文件也可以通過(guò)設(shè)置密碼等方式來(lái)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，簡(jiǎn)化了授權(quán)、查找等流程，從真正意義上實(shí)現(xiàn)了相關(guān)醫(yī)學(xué)檔案等資源的共享。
二、醫(yī)學(xué)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)所需要的背景
信息技術(shù)的發(fā)展及其在學(xué)習(xí)、工作和生活中的應(yīng)用，為醫(yī)學(xué)工作者建立醫(yī)學(xué)檔案的電子化形式提供了一個(gè)非常好的平臺(tái)。隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，各地的醫(yī)學(xué)機(jī)構(gòu)在開(kāi)設(shè)了自己的科研網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，還與不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間進(jìn)行了互聯(lián)，使得信息和資源得到分享和更好的利用。與此同時(shí)，新興的管理方式使醫(yī)學(xué)檔案的管理更加系統(tǒng)和規(guī)范，為醫(yī)學(xué)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)尊定了良好的基礎(chǔ)。
三、進(jìn)行醫(yī)學(xué)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)應(yīng)采取的措施
（1）制定與信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)的法律法規(guī)醫(yī)學(xué)檔案信息涉及到個(gè)人的基本信息、病情和隱私，因此其具有一定的機(jī)密性，不是每個(gè)人都能夠隨意的調(diào)取和利用的，所以，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息資源的共享和利用一定要有必要的限制。為了保證國(guó)家、社會(huì)和公民的利益和隱私不受侵犯，亟需制定出相關(guān)的法律法規(guī)。例如，對(duì)于非常重要的處于需要一級(jí)保密的文件，不上傳到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及互聯(lián)網(wǎng)上；對(duì)于需要二級(jí)保密的文件，只上傳到內(nèi)部信息系統(tǒng)，不上傳到共享的互聯(lián)網(wǎng)上；而對(duì)于不需保密的信息和資料，則可以上傳到資源共享的互聯(lián)網(wǎng)。（2）研發(fā)出合適的軟件要使醫(yī)學(xué)檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就必要開(kāi)發(fā)出能夠被醫(yī)學(xué)檔案管理信息很好的使用的軟件。為了規(guī)范整個(gè)醫(yī)學(xué)行業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)，使其在使用和管理的過(guò)程中更加的簡(jiǎn)單和便捷，我們需要制定出較為統(tǒng)一的軟件開(kāi)發(fā)管理制度和相應(yīng)的行業(yè)準(zhǔn)則。一款優(yōu)秀的檔案管理軟件，不僅要能夠適應(yīng)各種不同類型的檔案管理，對(duì)相關(guān)操作人員的不同素質(zhì)和操作水平也應(yīng)有良好的適應(yīng)能力。這樣就需要在軟件的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段將各種因素考慮在內(nèi)，并對(duì)這些因素進(jìn)行有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)和測(cè)試。優(yōu)秀的、合適的檔案管理軟件，需要由許多不同學(xué)科的研究人員共同進(jìn)行研究和開(kāi)發(fā)，這樣能夠在開(kāi)發(fā)的過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并解決問(wèn)題。（3）確保檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全新興的管理方式雖然具有許多傳統(tǒng)的管理方式難以達(dá)到的優(yōu)點(diǎn)，但其存在的缺點(diǎn)也是非常明顯的。例如，互聯(lián)網(wǎng)方便了人們的生活，但其本身易被黑客攻擊、易被病毒損害、自身系統(tǒng)易發(fā)生故障等都是一直都存在的問(wèn)題。一些知名的網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等都會(huì)受到黑客的攻擊，而內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)對(duì)于黑客而言就更不在話下了。所以，我們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性問(wèn)題要給予足夠的重視，最大限度的避免被黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊。
四、結(jié)論
醫(yī)學(xué)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不僅是一些大型的醫(yī)學(xué)檔案館的工作，它更應(yīng)該是全國(guó)范圍內(nèi)的醫(yī)學(xué)檔案館來(lái)付出努力來(lái)共同開(kāi)展和完成的工作。它不僅能夠提高當(dāng)前檔案管理工作的質(zhì)量和效率，對(duì)日后的科研工作也會(huì)有著難以估量的影響。所以，我們應(yīng)該做好醫(yī)學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相關(guān)的工作，推動(dòng)它的發(fā)展和進(jìn)步，跟上現(xiàn)代化社會(huì)前進(jìn)的步伐。
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