最新的檔案管理辦法
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最新的檔案管理辦法范文第1篇
關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目科研檔案檔案管理
在科研活動(dòng)日益社會(huì)化、信息化的背景下，科研項(xiàng)目（課題）呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項(xiàng)目相比，“三跨”項(xiàng)目往往集合了各機(jī)構(gòu)相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問(wèn)題。同時(shí)“三跨”科研項(xiàng)目研究周期較長(zhǎng)，具有跨機(jī)構(gòu)、跨學(xué)科、跨地域、跨平臺(tái)等諸多新特點(diǎn)，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)分析
（一）歸檔主體的多口性
“三跨”科研項(xiàng)目范圍大、成員多，往往需要多學(xué)科交叉、多部門(mén)協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機(jī)構(gòu)包括主管單位、依托單位（負(fù)責(zé)單位）、參加單位，涉及的人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目（課題）參加人、業(yè)務(wù)管理人員、綜合管理人員（包括財(cái)務(wù)人員、設(shè)備采購(gòu)人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)展需要聘請(qǐng)?jiān)和馍踔潦菄?guó)外知名專(zhuān)家或?qū)＜覉F(tuán)隊(duì)。這些機(jī)構(gòu)或個(gè)人會(huì)形成各種檔案資源，這些來(lái)源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動(dòng)中的資源，共同構(gòu)成了一個(gè)“三跨”科研項(xiàng)目的全部檔案。
（二）歸檔內(nèi)容的電子化
一方面，“三跨”科研項(xiàng)目電子檔案資源超量增長(zhǎng)。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項(xiàng)目會(huì)應(yīng)用更先進(jìn)的信息技術(shù)和電子化設(shè)備，科研人員習(xí)慣于在自己的工作現(xiàn)場(chǎng)和研究過(guò)程中電子化地進(jìn)行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實(shí)驗(yàn)性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構(gòu)性的特征。由于“三跨”科研項(xiàng)目需要國(guó)內(nèi)國(guó)際不同領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)和人員協(xié)同工作，會(huì)涉及多個(gè)單位多種應(yīng)用平臺(tái)多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)資源，不同的科研人員又會(huì)在自己的電子設(shè)備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構(gòu)、多種載體的電子檔案。
（三）檔案收集過(guò)程的復(fù)雜性
“三跨”科研項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)，一般為3至5年，從立項(xiàng)到結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收每個(gè)環(huán)節(jié)都需經(jīng)過(guò)反復(fù)研究和試驗(yàn)，取得最終成果往往要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，這就使得檔案資料的收集整理時(shí)間跨度大、周期長(zhǎng)。在項(xiàng)目進(jìn)行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對(duì)執(zhí)行情況（包括階段科技目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)使用情況等）進(jìn)行綜合考核評(píng)估；同時(shí)每個(gè)項(xiàng)目會(huì)分不同課題，每個(gè)課題也會(huì)根據(jù)需要進(jìn)行階段性檢查。在項(xiàng)目整體推進(jìn)過(guò)程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時(shí)跟進(jìn)，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。
（四）檔案資源的共享性
“三跨”科研項(xiàng)目的立項(xiàng)會(huì)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的論證和審批程序，每個(gè)課題的設(shè)置也必須緊密?chē)@總體目標(biāo)，相互有機(jī)聯(lián)系，能針對(duì)關(guān)鍵性科學(xué)技術(shù)問(wèn)題組織多學(xué)科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關(guān)，在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中，同步進(jìn)行的類(lèi)似課題的進(jìn)展會(huì)直接影響到相關(guān)課題的時(shí)效性和完成程度。這種狀況下，項(xiàng)目要盡量實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識(shí)資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項(xiàng)目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時(shí)的科研檔案信息內(nèi)容。
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的這些特點(diǎn)決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問(wèn)題。
二、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題分析
（一）缺乏針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)規(guī)范
首先，從國(guó)家層面看，已有相關(guān)的科研項(xiàng)目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目和檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)規(guī)范，缺少針對(duì)科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。
我國(guó)對(duì)科研項(xiàng)目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類(lèi)，第一類(lèi)是通用的科研項(xiàng)目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國(guó)家科技計(jì)劃管理暫行規(guī)定》等項(xiàng)目管理規(guī)定和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項(xiàng)目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒(méi)有針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目或其他重大科技項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)規(guī)定[1]。同時(shí)這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對(duì)新信息環(huán)境下科研項(xiàng)目和檔案工作的思考。
第二類(lèi)是專(zhuān)用科研項(xiàng)目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）管理辦法》、《國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對(duì)863項(xiàng)目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項(xiàng)目管理相似，但總體來(lái)說(shuō)仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細(xì)則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[2]。
其次，從地方層面看，很多省市機(jī)關(guān)、高校等項(xiàng)目主管部門(mén)制定了項(xiàng)目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國(guó)家規(guī)范進(jìn)一步細(xì)化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法》進(jìn)一步明確了各相關(guān)方的職責(zé)[3]、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目檔案管理辦法》則提出要加強(qiáng)科研項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理和過(guò)程管理。但另一方面仍缺少對(duì)專(zhuān)項(xiàng)科研項(xiàng)目和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，無(wú)法直接指導(dǎo)“三跨”科研項(xiàng)目的檔案管理工作。
（二）缺少針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作自上而下的管理體系
由于管理規(guī)范或制度中對(duì)檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項(xiàng)目各主體對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的偏頗，沒(méi)有建立起針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作的管理體系。
首先，從下達(dá)“三跨”科研項(xiàng)目的主管機(jī)構(gòu)看，沒(méi)有定制項(xiàng)目的檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，缺少對(duì)檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無(wú)法納入立項(xiàng)、階段檢查、總驗(yàn)收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。
其次，從主要承擔(dān)項(xiàng)目的依托單位看，依舊無(wú)法對(duì)項(xiàng)目的整體檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)指派相關(guān)檔案人員或課題秘書(shū)完成歸檔工作，但目前依托單位只對(duì)單位內(nèi)部檔案工作進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目的二級(jí)課題承擔(dān)單位沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。因依托單位并不能保存全部項(xiàng)目檔案材料，并且因?yàn)楦髡n題分頭管理導(dǎo)致復(fù)印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項(xiàng)目檔案的收集整理與開(kāi)發(fā)利用。
最后，從項(xiàng)目的課題參加單位看，由于缺少項(xiàng)目主管單位的指導(dǎo)和管理，基本采用原有的一般性科研項(xiàng)目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計(jì)劃，檔案工作無(wú)法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時(shí)科研人員缺乏檔案意識(shí)，重視科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)和科研成果的發(fā)表與獲獎(jiǎng)，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開(kāi)放意識(shí)，重視材料的收集整理、輕視資源的開(kāi)發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進(jìn)的困難。
綜上，由于“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項(xiàng)目檔案管理辦法和模式，缺乏相應(yīng)的管理制度和實(shí)施細(xì)則，對(duì)各責(zé)任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項(xiàng)目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。
（三）缺少對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享機(jī)制與手段
對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享需求可分為三個(gè)層次，即項(xiàng)目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會(huì)共享。
首先，項(xiàng)目的各組成部分（課題、機(jī)構(gòu)、人員）是密不可分的整體，其研究過(guò)程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關(guān)注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機(jī)構(gòu)中，而這些機(jī)構(gòu)相對(duì)獨(dú)立，項(xiàng)目檔案資源缺少共享的機(jī)制，且暫時(shí)無(wú)法提供資源共享的技術(shù)手段。
其次，“三跨”科研項(xiàng)目集中了各單位相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項(xiàng)目完成后，除和涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項(xiàng)目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無(wú)法形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。
最后，從全社會(huì)發(fā)展的角度看，科技部《國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類(lèi)國(guó)家科技計(jì)劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機(jī)制和平臺(tái)的條件下，“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。
三、“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理的策略分析
（一）加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理
首先，要將檔案管理納入項(xiàng)目管理的范疇，從頂層對(duì)檔案管理做出總體設(shè)計(jì)。
在項(xiàng)目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項(xiàng)、結(jié)項(xiàng)、鑒定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為項(xiàng)目驗(yàn)收中的重要環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目結(jié)題、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)時(shí)提出“需由檔案部門(mén)出具立卷歸檔文件材料完整準(zhǔn)確的證明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。
只有由項(xiàng)目主管機(jī)構(gòu)或由其指派相關(guān)檔案部門(mén)根據(jù)“三跨”科研項(xiàng)目的特點(diǎn)制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對(duì)“三跨”科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項(xiàng)目檔案分類(lèi)中除科研檔案外還會(huì)有基建、設(shè)備、電子檔案等不同門(mén)類(lèi)，如果按目前實(shí)行的按門(mén)類(lèi)管理檔案的模式，會(huì)破壞“三跨”科研項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來(lái)不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項(xiàng)目為主體、綜合各門(mén)類(lèi)檔案和項(xiàng)目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構(gòu)模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點(diǎn)規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長(zhǎng)期可讀、可用，因?yàn)椤叭纭笨蒲许?xiàng)目中會(huì)形成不同載體、不同形式的電子文件，同時(shí)會(huì)有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門(mén)會(huì)同其他機(jī)構(gòu)制定針對(duì)電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。
最后，要明確項(xiàng)目各主體的職權(quán)范圍，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的分級(jí)管理。
為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機(jī)構(gòu)為中心，以項(xiàng)目為紐帶的檔案工作分級(jí)管理模式。可實(shí)行主管機(jī)構(gòu)抓依托單位，依托單位抓項(xiàng)目組，項(xiàng)目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級(jí)抓一級(jí)，管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門(mén)必須加強(qiáng)與有關(guān)職能部門(mén)的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)各項(xiàng)目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，將具體工作任務(wù)分解到各項(xiàng)目組；每個(gè)項(xiàng)目組確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)其項(xiàng)目研究過(guò)程中與項(xiàng)目有關(guān)的檔案工作，對(duì)各課題檔案工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)；每個(gè)課題組確定一名兼職檔案人員，對(duì)科研人員的歸檔工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)。同時(shí)項(xiàng)目組要為項(xiàng)目檔案管理提供必要的服務(wù)、經(jīng)費(fèi)和保障條件，爭(zhēng)取將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理與年度績(jī)效考核內(nèi)容。
（二）建立基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的全過(guò)程管理
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理需要基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流和業(yè)務(wù)主體，將檔案管理工作全過(guò)程嵌入到項(xiàng)目管理流程，實(shí)行全面的、系統(tǒng)的、過(guò)程的管理。
“三跨”科研項(xiàng)目主要有三方業(yè)務(wù)主體負(fù)責(zé)六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務(wù)主體指：主管機(jī)構(gòu)、依托單位、參加單位，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、成果鑒定驗(yàn)收階段、推廣應(yīng)用階段、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、申請(qǐng)專(zhuān)利和成果轉(zhuǎn)讓階段。基于此形成向“三跨”科研項(xiàng)目業(yè)務(wù)流的檔案管理流程，見(jiàn)圖1。
（三）逐步構(gòu)建“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源平臺(tái)
構(gòu)建資源庫(kù)是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實(shí)現(xiàn)橫向共享，為項(xiàng)目組間的溝通交流提供平臺(tái)；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項(xiàng)目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎(chǔ)。
首先，要建設(shè)基于“三跨”科研項(xiàng)目應(yīng)用平臺(tái)的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項(xiàng)目的實(shí)施都依托于一定的應(yīng)用平臺(tái)，這些不同的平臺(tái)中會(huì)產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過(guò)程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項(xiàng)目開(kāi)始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺(tái)設(shè)計(jì)之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺(tái)內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；
同時(shí)要考慮不同平臺(tái)異構(gòu)信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。
其次，是建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案中央數(shù)據(jù)庫(kù)。這一數(shù)據(jù)庫(kù)需要在主管機(jī)構(gòu)的支持下，在檔案部門(mén)的配合下完成，以項(xiàng)目為單元有不同的業(yè)務(wù)主體全過(guò)程的記錄、積累科研過(guò)程數(shù)據(jù)。同時(shí)隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建成果數(shù)據(jù)庫(kù)，揭示相關(guān)的科研項(xiàng)目管理情況、研究過(guò)程、成果水平等信息，使“三跨”科研項(xiàng)目科研成果檔案信息得到推廣。
最后，要在主管機(jī)構(gòu)的支持下建立“三跨”科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和科研檔案信息開(kāi)放查詢(xún)系統(tǒng)。首先實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，各項(xiàng)目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新；同時(shí)考慮構(gòu)建科研檔案信息開(kāi)放查詢(xún)系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務(wù)，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機(jī)構(gòu)間檔案實(shí)體共享的限制，使“三跨”科研項(xiàng)目成果的利用更加廣泛和深入[5]。
“三跨”科研項(xiàng)目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機(jī)構(gòu)到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿(mǎn)足實(shí)際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢(shì)創(chuàng)新性地開(kāi)展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務(wù)科研一線(xiàn)服務(wù)社會(huì)。
注釋?zhuān)?/p>
[1]科學(xué)技術(shù)部.國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理暫行辦法.2001-1-20；國(guó)家科委，國(guó)家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20
[2]科學(xué)技術(shù)部.國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃[863計(jì)劃]管理辦法.2001- 8；科學(xué)技術(shù)部.國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863計(jì)劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技計(jì)劃項(xiàng)目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1
[4]關(guān)宏玉，劉洋，安小米.我國(guó)科研文件檔案管理模式特點(diǎn)問(wèn)題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.
最新的檔案管理辦法范文第2篇
一、會(huì)計(jì)檔案管理存在的不足及問(wèn)題
（一）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不重視
進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的管理只有結(jié)合強(qiáng)有力的會(huì)計(jì)檔案理論、相關(guān)的方式方法，才能確保對(duì)各種類(lèi)型的會(huì)計(jì)檔案都可以做到科學(xué)有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的會(huì)計(jì)檔案信息，以滿(mǎn)足學(xué)校的決策需求。但是有不少校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，誤以為會(huì)計(jì)檔案很容易管理，不需要專(zhuān)業(yè)的負(fù)責(zé)人，有時(shí)候甚至指派會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理工作，還有不少相關(guān)人員對(duì)檔案隨意擺放，耽誤檔案整理的進(jìn)程，從而造成會(huì)計(jì)檔案存在不完整、不安全等問(wèn)題。
（二）會(huì)計(jì)檔案資料管理有待完善，電算化會(huì)計(jì)檔案管理還需進(jìn)一步豐富
會(huì)計(jì)檔案最基礎(chǔ)的工作任務(wù)是收集相關(guān)資料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、數(shù)據(jù)等進(jìn)行備份，電子文件拷貝等，如果沒(méi)有這一系列的程序，就沒(méi)有辦法提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案信息，從而影響到會(huì)計(jì)檔案工作，造成一定的損失。這種問(wèn)題的產(chǎn)生，往往是由于會(huì)計(jì)檔案資料管理不到位、電算化會(huì)計(jì)檔案的管理力度欠缺所導(dǎo)致的。
（三）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善
盡管?chē)?guó)家檔案局、財(cái)政部頒布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其中涵蓋了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，但很多高校財(cái)務(wù)部門(mén)卻沒(méi)有引起重視，執(zhí)行的是傳統(tǒng)的管理模式，特別對(duì)于電子檔案，沒(méi)有明確的管理辦法，當(dāng)會(huì)計(jì)資料出現(xiàn)丟失時(shí)難以進(jìn)行彌補(bǔ)，整個(gè)管理制度存在不少漏洞。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理工作不到位
1、當(dāng)會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門(mén)存放到期的情況下，有不少高校不能按時(shí)將檔案遞送到專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)，從而導(dǎo)致手續(xù)在某一環(huán)節(jié)缺失。一些學(xué)校沒(méi)有任何的手續(xù)辦理，另外還存在著學(xué)校辦理交接時(shí)，賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證及磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案不能隨著交接一起移交，這就為未來(lái)檔案信息查找埋下了隱患，對(duì)今后會(huì)計(jì)檔案管理工作也會(huì)有不利的影響。
2、一些會(huì)計(jì)檔案到期后并沒(méi)有按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀工作，逐漸留下大量的剩余檔案，這樣不但浪費(fèi)了空間，同時(shí)也浪費(fèi)了很多的精力、物力、財(cái)力。
3、會(huì)計(jì)檔案交接制度不完善。由于沒(méi)有制度的約束，很多退休人員或者是換崗人員并沒(méi)對(duì)檔案工作進(jìn)行交接辦理，使資料缺失，對(duì)財(cái)務(wù)工作的進(jìn)展造成一定的影響。
4、會(huì)計(jì)檔案借閱制度不完善。任何人都可以隨時(shí)查看，有可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料不完整或者資料外漏。
二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理的措施
（一）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的重視
通過(guò)宣傳教育的普及，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度。學(xué)校制定有關(guān)方針、政策及學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃等重要信息源都來(lái)自于會(huì)計(jì)檔案，并且學(xué)校工作秩序的維護(hù)也離不開(kāi)會(huì)計(jì)檔案。科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案的重要性應(yīng)該引起學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并對(duì)有關(guān)制度的建立和貫徹落實(shí)進(jìn)行有效督促。
（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度
目前，高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大而增多，各種會(huì)計(jì)檔案每月有很多冊(cè)。所以，各個(gè)高校要根據(jù)每個(gè)單位的不同情況，合理、科學(xué)的運(yùn)用《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，制定適合學(xué)校自身狀況的會(huì)計(jì)檔案管理制度。為使會(huì)計(jì)檔案能夠合理、安全、完整的被利用，確保會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理有序開(kāi)展，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行科學(xué)管理。
（三）電算化會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫鹊慕?/p>
應(yīng)該養(yǎng)成會(huì)計(jì)信息雙備份的好習(xí)慣，這樣才能讓電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)保管的時(shí)間更長(zhǎng)，這樣就不怕人為或自然的破壞了。同時(shí)，相關(guān)管理者也需要對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，預(yù)防磁性介質(zhì)的丟失，防止信息不完善。
（四）會(huì)計(jì)檔案管理工作的深入完善
1、歸檔要及時(shí)、有序。每個(gè)月將當(dāng)月會(huì)計(jì)系統(tǒng)所產(chǎn)生的相關(guān)憑證、賬簿、報(bào)表等打印出來(lái)，進(jìn)行歸類(lèi)整理，必要時(shí)裝訂成冊(cè)，對(duì)這些文件建立相應(yīng)的檔案保管清冊(cè)，科學(xué)立卷，方便查詢(xún)和保管。這樣做就是為了防銹蝕，以免使字跡變得模糊，另外還要把回形針、大頭針等拿掉，進(jìn)行裝訂、整理。并且把已經(jīng)輸入的電子數(shù)據(jù)在一定時(shí)期后復(fù)制出來(lái)，刻錄為光盤(pán)，進(jìn)行實(shí)物保管，對(duì)于超過(guò)一年的相關(guān)檔案，要及時(shí)送到學(xué)校的檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一保管，在光盤(pán)上進(jìn)行編號(hào)、簽字和蓋章。
2、為了能夠使會(huì)計(jì)檔案更加安全，就必須做好保管工作。學(xué)校的財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)要加大力度。首先，要指派專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案保管，以免發(fā)生損壞和遺失。其次，為了讓保管更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，需要高校妥善的保管、有序的存放、查閱方便、安全保密等，并且購(gòu)買(mǎi)庫(kù)房和檔案柜、架等，作為配置設(shè)施。同時(shí)，還要積極做好防蛀、防磁、防蟲(chóng)、防潮、防盜、防曬、防火等安全措施。為了保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整，要定期的檢查會(huì)計(jì)檔案有沒(méi)有受到輻射的影響，有沒(méi)有出現(xiàn)霉?fàn)€、受潮、不完整等現(xiàn)象。
3、嚴(yán)格查閱制度。需要相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)，才能進(jìn)行查看與復(fù)制。另外，會(huì)計(jì)檔案不能輕易的向外借出。查看與復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)員工，不允許隨意的拆封和更換檔案，也絕不允許在會(huì)計(jì)檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà)。在查閱的時(shí)候，檔案管理人員要做一定的登記，然后才可以在檔案室進(jìn)行翻閱。對(duì)于需要借出去的檔案，一定要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并且盡快歸還。
（四）增加硬件投入，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理
防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，是會(huì)計(jì)檔案管理場(chǎng)所應(yīng)該具備的。應(yīng)建立明確的程序和授權(quán)批準(zhǔn)制度以應(yīng)對(duì)電子信息的歸檔、查詢(xún)等，接收入庫(kù)的電子會(huì)計(jì)檔案要裝入特質(zhì)的軟件盒中。由于目前病毒容易從外來(lái)各類(lèi)移動(dòng)硬盤(pán)或光盤(pán)的渠道進(jìn)入，而會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)多采用局域網(wǎng)，因此，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理也是單位的重要職責(zé)，系統(tǒng)管理員需擔(dān)任所有需安裝的軟件的執(zhí)行，讓病毒的威脅從根本上解決。另外，還要安裝并及時(shí)升級(jí)最新的防病毒軟件。會(huì)計(jì)電算化檔案的庫(kù)房一定要避開(kāi)大功率的發(fā)電機(jī)等磁場(chǎng)，軟盤(pán)避免與永久磁鐵接觸；庫(kù)房應(yīng)配有溫、濕度測(cè)定儀器和空調(diào)器，使庫(kù)內(nèi)溫度保持在15～30℃，相對(duì)濕度保持在45%～65%，以防止盤(pán)片變形，嚴(yán)格檢測(cè)并及時(shí)調(diào)整，從根本上防范電算化會(huì)計(jì)檔案管理事故風(fēng)險(xiǎn)。
（五）設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理
檔案所有環(huán)節(jié)如收集、整理、立卷、歸檔、保管等一系列環(huán)節(jié)都是高校檔案管理工作的重要組成部分。如果檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)由兼職人員負(fù)責(zé)，該環(huán)節(jié)的一些流程就難以執(zhí)行。如今會(huì)計(jì)檔案數(shù)量隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大而不斷增加，有必要配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重視程度，對(duì)檔案管理工作所需的人力、物力給予大力支持，不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和水平。
（六）提高會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量從加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門(mén)人員培訓(xùn)著手
會(huì)計(jì)檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人是高校財(cái)務(wù)人員，其人員業(yè)務(wù)能力和水平?jīng)Q定著整個(gè)會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量和水平，因此，要對(duì)相關(guān)的人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，組織會(huì)計(jì)檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。針對(duì)目前高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員，崗位培訓(xùn)及繼續(xù)教育內(nèi)容應(yīng)為會(huì)計(jì)檔案管理及計(jì)算機(jī)操作技能培訓(xùn)，使其擁有基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和熟悉計(jì)算機(jī)操作，且長(zhǎng)抓不懈。同時(shí)，高校會(huì)計(jì)檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)最新的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自身的知識(shí)水平，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)行多途徑、多形式的再學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，提高工作實(shí)踐能力。
最新的檔案管理辦法范文第3篇
［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)檔案；管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 004
［中圖分類(lèi)號(hào)］ F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）10- 0008- 02
1 電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。筆者根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些顯著特點(diǎn)：
（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。
（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。
（3）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)，即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤(pán)。
（4）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
（5）實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)越多，即會(huì)計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)的管理。
2 當(dāng)前企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
2.1 會(huì)計(jì)檔案管理法規(guī)不完善
有些單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒(méi)有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷(xiāo)毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營(yíng)方式不斷更新，新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國(guó)在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿(mǎn)足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.2 網(wǎng)絡(luò)的安全隱患
首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能也非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)只有在會(huì)計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會(huì)計(jì)軟件對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會(huì)計(jì)軟件在開(kāi)發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會(huì)計(jì)軟件處理功能陷阱，或會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對(duì)系統(tǒng)的破壞性極大。 2.3 從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低
檔案管理人員的素質(zhì)和能力是決定電算化會(huì)計(jì)檔案管理自動(dòng)化程度高低的關(guān)鍵因素。由于會(huì)計(jì)檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，電子檔案管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料備份到外存儲(chǔ)器中保存，或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查，造成會(huì)計(jì)資料的假備份，出現(xiàn)磁盤(pán)上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料，影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 會(huì)計(jì)檔案管理解決措施
（1）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀工作規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下3個(gè)方面：①訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線(xiàn)，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。②綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。③各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
（2）確保會(huì)計(jì)檔案安全。①要完善管理制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和信息化檔案的特點(diǎn)，制定和完善符合新環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理制度，特別是要建立權(quán)限分級(jí)制度，實(shí)行崗位專(zhuān)人專(zhuān)職制度，對(duì)不同崗位賦予不同權(quán)限，在會(huì)計(jì)電子檔案管理中負(fù)有不同職責(zé)，采取不相容職責(zé)相分離措施，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，加強(qiáng)相互監(jiān)督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷(xiāo)毀管理制度，嚴(yán)防會(huì)計(jì)電子檔案毀損、丟失和泄密。②采取必要的物理保護(hù)措施，根據(jù)其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，對(duì)于每一備份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點(diǎn)還應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防塵防潮防靜電防高溫。對(duì)這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，以便在再利用或發(fā)生意外時(shí)能及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。③對(duì)傳輸、存檔的會(huì)計(jì)檔案要提供保密功能，最好使用相關(guān)的檔案管理軟件能對(duì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的加密措施，即使數(shù)據(jù)丟失，沒(méi)有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會(huì)泄密。④對(duì)保存有會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)應(yīng)采取物理上的隔絕，只接入財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開(kāi)，同時(shí)還要嚴(yán)格禁止在相關(guān)的計(jì)算機(jī)上直接使用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計(jì)算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。
（3）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包括職業(yè)道德。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人：①必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；②會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專(zhuān)業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專(zhuān)門(mén)檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專(zhuān)業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。
（4）完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類(lèi)大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。
（5）加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
總之，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)要依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案工作，制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的電子會(huì)計(jì)檔案信息優(yōu)勢(shì)，提高會(huì)計(jì)檔案利用效率，更好地為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供服務(wù)。
主要參考文獻(xiàn)
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最新的檔案管理辦法范文第4篇
近年來(lái)，我院檔案管理工作在上級(jí)法院和市檔案局的指導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理?xiàng)l例》，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化為目標(biāo)，狠抓檔案管理質(zhì)量，開(kāi)拓進(jìn)取，扎實(shí)工作，開(kāi)創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評(píng)為全國(guó)、省、市級(jí)檔案管理先進(jìn)單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個(gè)大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現(xiàn)有高素質(zhì)檔案管理人員兩名，檔案專(zhuān)用房六間共計(jì)九十平方米，檔案辦公室二間，微機(jī)室一間，閱卷室一間。密集架108組，預(yù)計(jì)可容納到年的各大門(mén)類(lèi)全部檔案。同時(shí)檔案室還配備了微機(jī)一臺(tái)、復(fù)印機(jī)一臺(tái)，檔案庫(kù)房加裝了金屬防盜門(mén)、防盜窗，配備了空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕計(jì)和滅火器等必要的辦公設(shè)備，“六防措施”全部落實(shí)，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個(gè)部分向領(lǐng)導(dǎo)和同志們匯報(bào)我院的檔案管理情況：
一、主要做法
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進(jìn)行的重要保證。院黨組始終堅(jiān)持把檔案工作作為法院工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭(zhēng)創(chuàng)一流”的口號(hào)，無(wú)論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長(zhǎng)，以為副組長(zhǎng)，有關(guān)庭、處、室正職為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)小組的職責(zé)。并根據(jù)班子成員變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案室現(xiàn)場(chǎng)辦公，解決工作中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽(tīng)取一次檔案管理工作匯報(bào)，每半年講評(píng)一次各庭室訴訟和行政文書(shū)歸檔情況。高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)地建設(shè)檔案室及檔案庫(kù)房，購(gòu)置了鐵質(zhì)密集架，配備了滅火器、專(zhuān)用微機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長(zhǎng)分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時(shí)，院黨組還注重提高全院干警對(duì)檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。重點(diǎn)在全院干警中抓了“三個(gè)克服，一個(gè)提高”。“三個(gè)克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無(wú)關(guān)的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無(wú)所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績(jī)，干好干壞一個(gè)樣的思想。“一個(gè)提高”就是提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責(zé)上有分工，日常工作有人問(wèn)，出現(xiàn)困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。
（二）明確責(zé)任，嚴(yán)格檔案管理規(guī)程。從院領(lǐng)導(dǎo)到一般人員充分調(diào)動(dòng)積極性，每人都理順與檔案管理工作的關(guān)系：專(zhuān)職保密員負(fù)責(zé)到上級(jí)法院和市委拿送文件、辦公室人員負(fù)責(zé)印章管理、行政處負(fù)責(zé)訴訟文書(shū)及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負(fù)責(zé)立案材料的入檔、審判人員負(fù)責(zé)卷宗內(nèi)容的審核和簽發(fā)、院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標(biāo)責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，規(guī)范檔案卷宗的書(shū)寫(xiě)與裝訂，我院還先后組織開(kāi)展了“書(shū)記員卷宗裝訂觀摩評(píng)比”、“優(yōu)秀法律文書(shū)評(píng)比”等活動(dòng)，并由審判監(jiān)督庭對(duì)案卷進(jìn)行評(píng)查，定期通報(bào)存在的問(wèn)題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會(huì)管理檔案的良好氛圍。
（三）強(qiáng)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，按照最高法院關(guān)于訴訟檔案立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和《河南省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合審判工作特點(diǎn)，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案設(shè)備維護(hù)使用制度以及重大活動(dòng)檔案登記制度等16項(xiàng)制度，實(shí)行案件流程管理，及時(shí)歸檔。嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把“三關(guān)”，即評(píng)查、歸檔和上架關(guān)。做到“細(xì)”，仔細(xì)查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過(guò)“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴(yán)”，請(qǐng)上級(jí)法院和市檔案局專(zhuān)業(yè)人員逐件驗(yàn)收，不符合質(zhì)量要求的，必須按要求整理，直至驗(yàn)收合格；“精”，對(duì)已歸檔的全部檢查，按要求歸類(lèi)、裝訂，并更換卷盒。現(xiàn)在，我院檔案室共有文書(shū)檔案
卷，其中永久卷，長(zhǎng)期卷，短期卷，業(yè)務(wù)檔案卷，合計(jì)卷，全部達(dá)到和基本達(dá)到上級(jí)要求的歸卷標(biāo)準(zhǔn)。
（四）嚴(yán)格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類(lèi)檔案文件中，大部分需進(jìn)行保密管理。面對(duì)借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個(gè)重要課題。針對(duì)這種情況，我院認(rèn)真履行有關(guān)保密工作規(guī)則，嚴(yán)格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執(zhí)行保密制度。對(duì)檔案管理人員實(shí)行加強(qiáng)保密教育，并要求其嚴(yán)格做到“不該說(shuō)的不說(shuō)，不該看得不看”，使檔案管理的保密工作有序進(jìn)行。同時(shí)，根據(jù)法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開(kāi)發(fā)，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專(zhuān)題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類(lèi)檔案移交登記本”。對(duì)訴訟檔案實(shí)行書(shū)本式和卡片式索引，文書(shū)檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長(zhǎng)期索引實(shí)行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國(guó)家秘密的前提下，為大量的申訴復(fù)查、審判質(zhì)量評(píng)查及公安、檢察司法機(jī)關(guān)偵破案件提供了及時(shí)的服務(wù)和可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮了檔案工作的效益。
（五）采取有效措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。為了全面搞好檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和管理工作，我院在加強(qiáng)自身建設(shè)的同時(shí)，還十分重視對(duì)基層法院檔案管理工作的指導(dǎo)和幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面深入各基層法院檔案室進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)解決。二是引導(dǎo)各基層法院檔案員相互參觀，互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，交流經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)組織他們參加地方檔案局的培訓(xùn)，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，三是加強(qiáng)同地方檔案管理部門(mén)的聯(lián)系，積極參加各級(jí)主各類(lèi)的檔案檢查，并請(qǐng)他們到法院檢查指導(dǎo)工作。四是及時(shí)準(zhǔn)確地收集和報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數(shù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息。
二、存在的問(wèn)題和困難
我們雖然為檔案工作的發(fā)展和進(jìn)步做了一些工作，也取得了一定的成績(jī)，但是離領(lǐng)導(dǎo)的要求、形勢(shì)發(fā)展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當(dāng)大的差距，還存在一些不可忽視的問(wèn)題和困難。主要表現(xiàn)在一是專(zhuān)職檔案員少，工作中只是疲于應(yīng)付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進(jìn)步；二是基礎(chǔ)設(shè)施還不夠完善還有薄弱環(huán)節(jié)；三是基層法院的檔案管理工作發(fā)展不夠平衡。
三、今后工作打算
（一）繼續(xù)深入貫徹執(zhí)行《檔案法》的有關(guān)精神，提高工作人員依法治檔的意識(shí)。要經(jīng)常組織全院檔案工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關(guān)于全國(guó)地方各級(jí)人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》等法律法規(guī)，充分運(yùn)用內(nèi)部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規(guī)、政策，形成一個(gè)懂法、守法、共同關(guān)心檔案工作的良好氛圍。同時(shí)繼續(xù)完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。版權(quán)所有
（二）全面提高檔案質(zhì)量，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求。在檔案達(dá)標(biāo)升級(jí)基礎(chǔ)上,檔案工作要進(jìn)一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，不得使用木質(zhì)等粗糙紙張作檔案書(shū)寫(xiě)材料，不準(zhǔn)使用圓珠筆、藍(lán)墨水筆及化學(xué)材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性；二是嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按年度歸檔，防止積存文件；三是采取新的立卷方法，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，檔案分類(lèi)、保管期限、編目、裝盒要達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求；四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，不得分散；五是建立檔案工作臺(tái)帳，做好檔案統(tǒng)計(jì)和鑒定工作。
最新的檔案管理辦法范文第5篇
【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò) 高校檔案館 功能建設(shè)
信息技術(shù)的發(fā)展，加速了社會(huì)信息化的進(jìn)程，且不斷“侵入”社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。由此，高等教育也不斷呈現(xiàn)現(xiàn)代化的特點(diǎn)，并將信息化建設(shè)作為發(fā)展的重要手段。目前我國(guó)高等教育的信息化已逐步發(fā)展，截止2006年，“中國(guó)教育科研網(wǎng)(CERNET)工程已得到延伸和擴(kuò)展，已建成2萬(wàn)公里的DWDM/SDM高速傳輸網(wǎng)，其傳輸容量高達(dá)40G~400G，覆蓋200個(gè)主要城市，主干網(wǎng)傳輸速率達(dá)到2.5G，并有多條國(guó)際和地區(qū)性信道。”[1]為高等教育信息化的發(fā)展奠定了一定的基礎(chǔ)。從目前各校的發(fā)展來(lái)看基本實(shí)現(xiàn)了校園網(wǎng)絡(luò)化，辦公自動(dòng)化，將信息技術(shù)與教學(xué)、科研有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將圖書(shū)館、檔案館納入校園數(shù)字化的范圍。
高校檔案館承擔(dān)著服務(wù)學(xué)校辦公，輔助教學(xué)科研，協(xié)助教師評(píng)級(jí)，方便學(xué)生學(xué)習(xí)等責(zé)任，因而除具備檔案館應(yīng)具有的提供利用，傳播文化等功能外，還呈現(xiàn)特有之處。面對(duì)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)，高教建設(shè)的新進(jìn)展，高校檔案館自當(dāng)重新定位形象，轉(zhuǎn)變工作方式，優(yōu)化信息服務(wù)，在發(fā)揮檔案館應(yīng)有的作用的同時(shí)，充分體現(xiàn)高校檔案館這一特殊身份。長(zhǎng)久以來(lái)，高校檔案館都活動(dòng)在“幕后”，并因其隱性的服務(wù)工作，未得到足夠的重視。新的環(huán)境下，如何借網(wǎng)絡(luò)之力，乘信息整合之勢(shì)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)功能的合理構(gòu)建，提高高校檔案館的用戶(hù)滿(mǎn)意度，需要引起我們的共同關(guān)注。
1 高校檔案館功能建設(shè)的新特點(diǎn)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變了高校檔案館原有的辦公環(huán)境，使檔案的收集、整理、保管、加工、利用等工作烙上現(xiàn)代化的印記。同時(shí)，也賦予了高校檔案館新的功能內(nèi)涵，使其呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。歷史的沉淀，卻不意味著記憶的塵封;知識(shí)的貯藏，是為了全新的超越。新的環(huán)境為高校檔案館原有功能的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了更為有利的環(huán)境，也為其功能的拓展提供了必備的條件。
1.1 數(shù)字化建設(shè)提上日程，管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化
高校辦公自動(dòng)化與電子政務(wù)的發(fā)展，對(duì)高校檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，數(shù)字化成為檔案館發(fā)展必經(jīng)之路。計(jì)算機(jī)成為檔案館開(kāi)展工作的重要工具，網(wǎng)絡(luò)成為文件的重要傳輸途徑。隨著校園網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，各部門(mén)均采用了現(xiàn)代化的辦公手段，文件“與生俱來(lái)”的數(shù)字化特性，使其“所到之處”都充滿(mǎn)著現(xiàn)代化的氣息。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、操作系統(tǒng)、辦公軟件等等各種軟硬件環(huán)境的建立，成為其生存的必要前提。電子文件的廣泛生成，對(duì)原有的保管方式提出了挑戰(zhàn)。一方面，手工操作已無(wú)法適應(yīng)信息的產(chǎn)生所呈現(xiàn)的量大質(zhì)雜的特點(diǎn)。另一方面，電子文件所要求的保管環(huán)境，也迫使高校檔案館加快數(shù)字化的進(jìn)程。自動(dòng)編目，自動(dòng)標(biāo)引，自動(dòng)檢索等自動(dòng)化的管理方式十分必須。此外，技術(shù)的進(jìn)步，加速了信息的流通。信息利用的高速傳輸與精準(zhǔn)性成為信息服務(wù)的重要標(biāo)準(zhǔn)，也成為衡量檔案工作的重要指標(biāo)。辦公的自動(dòng)化，紙質(zhì)文件的數(shù)字化，文件傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化，電子文件管理的系統(tǒng)化成為檔案館工作的主要特點(diǎn)。
1.2 信息的屬性愈加顯現(xiàn)，服務(wù)意識(shí)不斷增強(qiáng)
信息資源管理是20世紀(jì)70年代末、80年代初興起的新興領(lǐng)域，可將其劃分為傳統(tǒng)信息管理、信息管理和信息資源管理階段。從傳統(tǒng)管理階段開(kāi)始，文獻(xiàn)記錄管理就成為信息管理關(guān)注的重要領(lǐng)域[2]，且隨著網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的發(fā)展，圖書(shū)館、檔案館的信息資源建設(shè)與共享模式不斷發(fā)展。檔案信息不再是館內(nèi)的自閉管理，而形成了聯(lián)合圖書(shū)館，情報(bào)所等機(jī)構(gòu)的面向公眾的信息服務(wù)。高校檔案館作為學(xué)術(shù)資源的集合之處，優(yōu)秀成果的蘊(yùn)藏之所，自然成為人們獲取有價(jià)值信息的重要基地。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息呈現(xiàn)出整合與共享的特點(diǎn)。獲得信息的多少，相關(guān)程度的高低，信息價(jià)值的大小等因素成為機(jī)構(gòu)、組織、乃至個(gè)人活動(dòng)成功的關(guān)鍵。高校檔案館在服務(wù)學(xué)校，輔助教師，方便學(xué)生的過(guò)程中，應(yīng)適應(yīng)環(huán)境的變化發(fā)展，緊跟時(shí)代的腳步，充分挖掘檔案信息資源，主動(dòng)、適時(shí)的提供利用。進(jìn)而，保持自身的優(yōu)越性，及發(fā)展的可持續(xù)性。
1.3 對(duì)象的需求漸為注重，科研教學(xué)始為要事
高校檔案館是高校所形成檔案的保管之處，更是檔案利用的總后方，為學(xué)校正常辦公，教學(xué)科研活動(dòng)提供保障。高校檔案館依托高校，服務(wù)高校，并在學(xué)校的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮重要作用。高校檔案館收集、整理、保管的大量資料，既是教師教學(xué)科研的重要素材，也成為學(xué)生學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的重要輔助。信息的快速增長(zhǎng)，在豐富檔案館藏量，滿(mǎn)足師生需要的同時(shí)，也提高了對(duì)信息鑒定的要求，以及信息篩選的難度。由此，檔案的提供利用工作要在遵循“增收”有價(jià)值信息的原則的同時(shí)，還要有針對(duì)教師、學(xué)生的不同需求有選擇性的收集，突出重點(diǎn)，有所側(cè)重，以此提高檔案工作效率。
1.4 校園文化建設(shè)蓬勃發(fā)展，社會(huì)教育功能凸顯
和諧校園的建設(shè)作為和諧社會(huì)建設(shè)的重要組成部分，其根本在于構(gòu)建一種和諧的校園文化。和諧校園文化“是以學(xué)生、教師、學(xué)校的發(fā)展為宗旨，以教師和學(xué)生為主體，以社會(huì)主義核心價(jià)值體系為主線(xiàn)，以先進(jìn)、創(chuàng)新、寬容、和諧的精神文化為核心，是獨(dú)特、典雅、人文的物質(zhì)文化，民主、平等、高效的制度文化和理性、誠(chéng)信的行為文化相統(tǒng)一的，具有時(shí)代特征的一種群體文化。”[3]校園文化的發(fā)展使高校檔案館的文化功能表露無(wú)遺，也決定了高校檔案館藏與用并舉，并更加突出“用”。用什么(檔案)，怎樣用(檔案)，何時(shí)用(檔案)，用之(檔案)為何(事件)，乃至如何(手段)用之，都是高校檔案館要考慮的重要問(wèn)題。文化，需要宣傳，需要教育。檔案，可用于宣傳，適合于教育。高校檔案作為學(xué)校在日常工作及其進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的真實(shí)記錄，記載了學(xué)校發(fā)展歷程，反映著學(xué)校建立、建設(shè)過(guò)程，記錄學(xué)校教學(xué)、科研狀況等，是高校動(dòng)態(tài)發(fā)展的固化形式，也成為校園文化建設(shè)的重要資源。校史博覽、名人事跡等則以其真實(shí)、現(xiàn)實(shí)的特點(diǎn)成為教育的重要素材。
2 加強(qiáng)高校檔案館功能建設(shè)的具體措施
高校檔案館功能建設(shè)的新特點(diǎn)，決定了其工作開(kāi)展進(jìn)入新的篇章。新的形勢(shì)下，高校檔案館自應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，以全新的姿態(tài)，用全新的方式，演繹蘭臺(tái)路上的精彩。
2.1 制度建設(shè)，強(qiáng)化指導(dǎo)
由教育部部長(zhǎng)周濟(jì)、國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)簽署的，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》)，已于2008年9月1日起正式實(shí)施。這一《辦法》的實(shí)施將在推進(jìn)高等教育又快又好的發(fā)展同時(shí)，為新時(shí)期新階段高校檔案館工作的發(fā)展提供了制度上的規(guī)范。《辦法》規(guī)定了高校檔案工作校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)制，強(qiáng)化了高校檔案工作的條件保障，并對(duì)高校檔案館工作人員提出具備科學(xué)文化知識(shí)及現(xiàn)代化管理技能的要求。[4]國(guó)家適時(shí)的對(duì)高校檔案管理辦法進(jìn)行了修訂，為新時(shí)期高校檔案管理工作的發(fā)展提供了保障。高校檔案館也要以此為契機(jī)，適應(yīng)外部環(huán)境的變化，立足自身特點(diǎn)，對(duì)原有制度進(jìn)行修訂，指導(dǎo)具體實(shí)踐，以積極采取措施維持自身發(fā)展。
2.2 更新理念，引入技術(shù)
長(zhǎng)久以來(lái)，檔案的作用未能得到充分的發(fā)揮，其原因就在于以消極的觀念被動(dòng)的對(duì)待外部的“不重視”。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，提倡開(kāi)放與共享，無(wú)論是“被”領(lǐng)入這個(gè)趨勢(shì)之中，還是一種自身的覺(jué)醒，檔案部門(mén)首先要做的便是更新理念。用全新的理念，指導(dǎo)新階段的工作。目前有學(xué)者基于企業(yè)形象戰(zhàn)略(CIS:Corporate Identity System)提出了檔案館理念識(shí)別系統(tǒng)，并將理念系統(tǒng)的基本要素設(shè)定為:檔案館發(fā)展目標(biāo)、人際關(guān)系準(zhǔn)則、工作人員的道德規(guī)范以及檔案館對(duì)外行為準(zhǔn)則等等。[5]高校檔案館的理念通過(guò)其具體工作的開(kāi)展得到體現(xiàn)，并融入現(xiàn)代元素。長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，和諧的人際關(guān)系，系統(tǒng)的管理方式，現(xiàn)代化的技術(shù)手段，高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，互為前提，也成為檔案工作的基本條件。而先進(jìn)技術(shù)的引入，將助高校檔案館一臂之力。基礎(chǔ)工作的進(jìn)行，宣傳活動(dòng)的開(kāi)展，反饋信息的收集，工作效率的測(cè)評(píng)等等，都適用科技的“催化”作用。
2.3 優(yōu)化隊(duì)伍，引進(jìn)人才
檔案工作人員是具體檔案行為的實(shí)施者，也是檔案工作開(kāi)展情況的重要決定因素。高校檔案館人員隊(duì)伍建設(shè)具有特別的優(yōu)勢(shì)，一方面，高校檔案館依托高校，能夠最先接觸到前沿的理論，為館內(nèi)人員理論素養(yǎng)的提高，及其繼續(xù)教育提供了便利，從而避免技術(shù)進(jìn)步與人員知識(shí)結(jié)構(gòu)之間的矛盾。實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與理論知識(shí)的結(jié)合也是為創(chuàng)新的最好基礎(chǔ)。另一方面，高校得天獨(dú)厚的人才優(yōu)勢(shì)，是檔案館引進(jìn)高素質(zhì)人才的重要基地。專(zhuān)業(yè)的技術(shù)，學(xué)習(xí)的能力，將為高校檔案館的發(fā)展增添活力。此外，還要重視引進(jìn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀人才進(jìn)館，以促進(jìn)知識(shí)的融合與交流。
2.4 強(qiáng)化基礎(chǔ)，突出利用
信息社會(huì)的發(fā)展，加速了信息的流通，為用戶(hù)提供了便利，也為檔案館的發(fā)展提供了契機(jī)。為此，檔案工作需加大“兩個(gè)對(duì)象”的關(guān)注，一個(gè)是工作對(duì)象——檔案信息，另一個(gè)是服務(wù)對(duì)象——用戶(hù)。檔案工作應(yīng)在遵循基本原則的前提下，以“兩個(gè)對(duì)象”為主線(xiàn)加以展開(kāi)。高校檔案館應(yīng)準(zhǔn)確把握社會(huì)大局，充分認(rèn)識(shí)學(xué)科的發(fā)展方向，在考慮用戶(hù)的潛在需求的前提下，及時(shí)迅速的進(jìn)行信息收集。同時(shí)，結(jié)合檔案的特點(diǎn)與信息的屬性，完整安全的貯存信息，系統(tǒng)有序的管理信息，以便在用戶(hù)產(chǎn)生利用需求時(shí)，提供準(zhǔn)確快速的信息服務(wù)。厚基，廣用，繼而勃發(fā)。高校檔案館將成為學(xué)校，教師，學(xué)生的“好幫手”。
2.5 加強(qiáng)合作，多方參與
信息的共享與整合已經(jīng)成為了一個(gè)大趨勢(shì)，檔案館不再以一家之力，做自?huà)唛T(mén)前雪之事。合作與交流成為信息生產(chǎn)與傳播的重要途徑，也成為各項(xiàng)活動(dòng)不可或缺的重要環(huán)節(jié)。高校檔案館的合作交流應(yīng)表現(xiàn)在一下幾方面:首先，進(jìn)行校內(nèi)的交流，準(zhǔn)確了解各方需求，以便有針對(duì)性的開(kāi)展工作;與各院系交流，了解學(xué)術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新管理理念與方法，捕獲最新的信息;與師生交流，了解對(duì)象的需求特點(diǎn)，提高檔案信息的認(rèn)知度;與校內(nèi)圖書(shū)館合作，充分發(fā)揮信息機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行資源整合。其次，與國(guó)內(nèi)外的優(yōu)秀高校進(jìn)行交流，了解高校檔案工作的開(kāi)展情況，取長(zhǎng)補(bǔ)短，增進(jìn)友誼，共同進(jìn)步。再次，與社會(huì)組織進(jìn)行交流。把握社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)，跟蹤社會(huì)發(fā)展需要，不斷完善與優(yōu)化自我，集多家之力創(chuàng)效，為學(xué)校建設(shè)，教師科研，及學(xué)生就業(yè)提供信息支持。
參考文獻(xiàn)
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