電子檔案管理系統
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇電子檔案管理系統范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。
電子檔案管理系統范文第1篇
關鍵詞：電子檔案；管理系統；基本操作
1檔案查閱者的實踐操作
1.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。
1.2檔案申請歸檔。
點擊菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。
1.2.1歸檔申請。
點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。
1.2.2查看申請記錄。
點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。
1.3檔案申請查詢
1.3.1申請查詢。
點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。
1.3.2申請記
錄查看。點擊“申請記錄查看”節點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態等不同的查詢方式進行查詢。
2檔案管理員和領導者(主管)的實踐操作
2.1選擇模擬對象。
用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。
2.2檔案申請歸檔。
點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。
2.2.1審核歸檔。
點擊左邊樹節點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。
2.2.2申請記錄查看。
點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。
2.3檔案申請查詢。
點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。
2.3.1審核查詢。
點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。
2.3.2申請記錄查看。
具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。
2.4檔案申請銷毀。
該菜單的主要功能是檔案管理員對相關檔案進行管理，經過檔案主管領導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。
2.4.1銷毀申請。
選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據檔案名稱查詢，也可以根據是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。
2.4.2申請記錄查看。
點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。
3系統管理員的實踐操作
首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統，用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現檔案系統管理的功能菜單。
3.1檔案信息管理。
此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據檔案名稱和檔案類別進行查詢。
3.1.1查看。
點系統管理員可以查看、刪除所有檔案信息。
3.1.2查詢。
點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關內容。
3.1.3刪除：
管理員根據實際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。
3.2檔案申請歸檔記錄管理。
此菜單的功能是檔案系統管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據檔案名稱和審核狀態進行查詢，并且可以根據需要刪除記錄。
3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。
點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。
3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。
選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。
3.3基礎信息維護。
此菜單的功能是系統管理員對檔案文件的基礎信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。
3.3.1文件類型管理。
點擊頁面左邊的菜單樹“基礎信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。
3.3.2檔案文件等級管理。
點擊頁面左邊菜單樹“基礎信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。
參考文獻
[1]張原瑞.高中學生電子檔案管理系統的研究與實現[J].天津：天津大學,2012.
電子檔案管理系統范文第2篇
計算機應用技術的不斷推廣加速了信息化時代的到來，而信息化技術在電子檔案管理工作中的應用也是檔案管理部門提高工作效率和質量的重要途徑，但是在應用存在的問題也使得信息化技術無法發揮真正的作用。檔案是信息的重要來源，其重要性不可言喻，為了保證檔案信息的準確性、科學性和有效性，加強對電子檔案的管理是檔案管理部門的重要工作，也是需要借助信息化技術來完成的。【1】
一、電子檔案管理系統研究的背景
信息化技術的發展不僅有利于檔案管理工作的有效進行，在另一方面也對檔案管理工作的準確性和有效性提出了更高的要求。現階段檔案主要類型有兩種：其一是正在產生或者已經產生的各種形式的檔案，如紙質形式、聲音形式和視頻形式等；其二是在運用計算機進行事物處理時所產生的電子檔案。由于計算機應用技術的廣泛性，第一種傳統的檔案類型已經逐漸向電子檔案形式轉變，而現在檔案管理的主要對象就是電子檔案。工作的快節奏也加速電子檔案的增長，對于電子檔案的有效管理也逐漸困難，形成有效的電子文件檔案管理系統已經是急需解決的問題，也是促進電子檔案管理發展的關鍵。而現如今，電子檔案管理工作的信息化逐漸受到社會各界的重視，作為我國信息管理工作中的一部分，國家和政府也加大了對電子檔案管理系統研究工作的支持，也顯示出電子文件檔案管理系統設計和實現的必要性。
二、現階段電子檔案管理軟件中存在的問題
對于電子檔案管理軟件的研發工作一直在持續進行著，但是由于傳統檔案管理方法的影響和對電子檔案管理沒有全面的了解，研發出的軟件在使用過程中仍舊存在一定的問題，無法保證電子檔案管理工作準確性和有效性，在傳統管理方法向新電子檔案管理上的轉變還需繼續進行。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源而如今電子檔案管理軟件存在以下幾種問題：
現存的軟件大多還是應用于對傳統紙質檔案的管理，和計算機技術應用進行輔助的管理，對于電子檔案不同于傳統檔案的差異性，沒有創新檔案管理方法，而電子檔案管理系統在工作流程和使用功能上都應該有一定的變化。【2】
很多軟件主要是針對某一種檔案的管理，而電子檔案是多種多樣的，軟件的使用無法滿足多樣化電子檔案的管理。而且軟件在對電子檔案進行歸檔時，忽略了與之相關的附加文件的歸檔，影響檔案使用的有效性。
諸多軟件在設計過程中更加注重的是電子檔案的歸檔工作，而在歸檔后檔案的安全性設置上面有一定的缺陷。而軟件的使用功能比較單一，軟件的開發技術比較落后，無法順應電子檔案內容和類型不斷更新的新形勢。
電子檔案的使用的有效性是軟件在設計過程中應該考慮的問題，對電子檔案的管理一方面是對于事情的記錄，而另一方面則是對于檔案的利用，這也是現行軟件中存在的最重要的問題。即使很多軟件對電子檔案的基本管理工作符合要求，但是在電子檔案使用管理上一直找不到突破點。
三、電子文件檔案管理系統
電子文件檔案管理系統的基本要求
檔案按照不同的劃分方法可以對電子檔案有不同歸類，在上述中已經說明電子檔案的兩種形式，自動化產生而成和由紙質檔案發展而成，自動化產生而成的電子檔案是檔案管理工作中的重點也是難點，與紙質檔案的管理也有一定的區別。對于電子化檔案的管理主要包括幾個方面的內容：首先是檔案的收集，自動化而成的電子檔案是產生于工作中，由于人員的分散性增加了檔案收集的難度，要保證檔案的完整性難度更大，因此在收集過程中也需要運用合理的方法；其次是檔案的整理，電子化檔案整理的首要目標就是保證檔案的準確性，在進行整理時，盡量按照檔案的原件進行整理。而另外一個要求就是電子檔案的有效性，檔案的整理也需要方便后期的使用，保證檔案整理的質量，可以在整理時附加對檔案的說明。最后則是對電子檔案歸檔后的保護，由于電子檔案載體的不同，在保護的時候也要謹防檔案信息的流失。電子檔案管理與紙質檔案管理上的差異性也說明了傳統檔案管理方法是不可行的，在對電子檔案系統設計上也需要根據電子化檔案的特點，進行合理的設計。【3】
電子文件檔案管理系統業務流程設計
收集模塊。電子文件檔案管理系統的首要環節就是電子檔案的收集，該模塊的主要流程是：各部門的工作人員在日常工作中產生的文件按照各部門的要求進行歸檔，各部門的工作人員運用系統中的收集器開展收集工作。
鑒定模塊。電子檔案的鑒定主要是檔案管理人員對相關檔案的管理期等內容進行修改，并且發表鑒定意見，同時對已滿管理期限的電子檔案歸入銷毀清冊中。對于電子檔案的鑒定主要工作流程是：首先是對已歸檔電子檔案的瀏覽對其使用價值進行判斷，其次對符合要求的電子檔案進行屬性判斷，最后則是形成預立卷電子檔案。
電子檔案管理系統范文第3篇
【論文關鍵詞】社會保險；檔案；創新
隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
一、社會保險檔案管理現狀分析
（一）社會保險的參保人數增長迅速
我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。
（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。
（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。
三、社會保險檔案管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。
（二）根據社保檔案類別進行分類管理
根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準
建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、it基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國統一管理下設分支機構
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。
電子檔案管理系統范文第4篇
關鍵詞：農業機械；電子檔案；發展
中圖分類號：S220.1 文獻標識碼：A
農業機械以及駕駛（操作）人員的技術檔案管理是農機安全監理工作中重要的組成部分，是農機安全監理機構對農業機械以及駕駛（操作）人員實施科學管理、正確決策的基礎。隨著我國經濟快速發展，為促使農業機械化快速普及，并得到蓬勃發展，按照國家提出的農業機械化目標，落實“以科技支撐、以科技引領”農業機械化發展的具體工作，以加強標準化、規范化、制度化的管理水平，強化農業機械及駕駛（操作）人員技術檔案的管理和具體實施農業機械以及農機電子檔案系統的開發和應用，為農業機械檔案管理工作提供必然條件。
1 紙質檔案與電子檔案相輔相成
檔案管理信息化是開展實際工作的需要。紙質檔案是電子檔案的基礎，同時電子檔案也是檔案發展的需要，兩者關系相輔相成，在現代檔案工作中，缺一不可，但是電子檔案尤其優越性，更能適合現代化工作的需要，因為電子檔案具有處理快、查找不復雜、傳輸速度節省時間的優勢，根據這些優勢要求，現在檔案管理信息化必然離不開電子檔案，所以紙質檔案與電子檔案兩者相互補充，才能更好地完成電子檔案管理工作。
2 農機電子檔案管理系統現狀
2.1 電子檔案規范化管理程度不夠，崗位職責不明確
目前全國大部分地區仍然沒有建立好一套完整的電子檔案管理制度，不能很好的落實崗位責任制，使檔案從收集、整理、備份等一系列工作缺乏制度化約束。
2.2 檔案信息化、科學化管理程度不高
目前仍然沒有全面的普及檔案電子信息化管理，有的甚至沒有建立起農技建立信息網絡系統，不能很好的為農機檔案管理人員進行服務。
2.3 上級領導對農機檔案管理重視不足
當前，各地區普遍缺乏專業的農機檔案管理人員，有的地方甚至出現無人管理或臨時代管現象，造成農機檔案丟失。而專職管理農機檔案的人員，大多數都不是專業的檔案管理人員，沒有參加過任何業務培訓，不熟悉檔案工作的業務流程。有的出現領導不重視，人動頻繁，造成檔案管理人員責任心不強、借出檔案不能及時歸檔等現象，這些人為的造成了檔案材料的不完整性和不確切性。
3 農機檔案管理存在的問題
3.1 個別單位重視不夠
目前，很多縣市的檔案管理工作分工不明確，出現兼職管理、無人管理、多人管理的現象頻繁出現，導致農業機械檔案管理混亂，出現檔案丟失、查詢困難的局面。
3.2 檔案信息沒有完全發揮作用
農機檔案為農機人事工作和經濟建設服務，多數是被動提供信息，查閱的大部分內容是農業機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農機工作決策提供依據。受傳統觀念影響，提供利用檔案主要方式是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。
3.3 管理維護水平較低
有的農機檔案管理人員信息因更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能提供。有的農機檔案管理人員信息需要鑒別才能確認，如干部學歷信息需要組織、人事、教育等部門認真核實，一旦工作不細就形成了錯誤信息。多數單位對農機信息應用較少，只能做一些簡單查詢、報表之類的工作，而與農機工作的綜合評價等工作聯系不緊密。主要原因是信息系統不夠完善，信息功能不夠強大。
4 強加農機電子檔案管理的措施
4.1 加強組織領導，強化責任
按照《中華人民共和國檔案法》規定在設計歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管、借閱、記錄、統計等方面監理繾綣農機檔案管理制度，嚴格按照農業部“三個規范”的要求，建立農機檔案室，實行“誰負責、誰簽字”的原則，確保檔案內容規范、完整。
4.2 加強基礎建設，強化環境管理
加強農機電子檔案管理的電子設備，如：電腦、打印機、照相機、復印機等辦公器材，確保硬件設施提檔升級。檔案室內需具備滅火器、防蟲劑等專用的檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防蛀工作，保證了農機監理檔案安全。
4.3 定期開展檔案清查，確保檔案真實完整
在加強源頭管理的基礎上，定期對所有農機監理業務檔案進行全面檢查、清理、整理，及時對存在的問題、缺少資料的檔案進行查漏補缺，進一步健全和完善農業機械及其駕駛操作人員總臺帳和分臺帳。
4.4 加強信息化建設，完善電子檔案臺賬
將農機駕駛員、農機車輛檔案全部實行微機化管理，確保紙質、電子檔案完整相符。
4.5 強化管理，加強信息員隊伍建設
組織信息化工作是一項專業性很強的工作，必須有政治強、業務精的專業人才作保障。堅持政治標準與業務標準并重，選好配強組工信息員，把政治素質好、責任心強、懂技術、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位。組織干部要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習信息技術，充分利用信息平臺，提高農機檔案管理工作效率和質量。
參考文獻
[1] 王瑞新，闞建華，朱云才.新型農業機械推廣探討[J].上海農業科技，2006（5）：26-27.
[2] 楊鎖紅.涇川縣農業機械安全生產管理現狀及對策[J].農業開發與裝備，2009（10）：32-34.
[3] 黃和祥，劉守祥.我國農業機械化發展過程、影響因素及對策[J].農機化研究，2005（3）：39-40，43.
電子檔案管理系統范文第5篇
【關鍵詞】電力系統；電子檔案；解決對策；發展方向
電子檔案可以在數字化設備和環境中生成，以數字代碼的形式存儲于磁帶、光盤等載體中，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送文件，因此電子檔案克服了傳統檔案管理工作中效率低以及不可避免的人為失誤等缺點，具有傳統紙質檔案所無法比擬的優勢。然而，電子檔案作為一項正在發展中的工作，仍然存在著許多的不足和缺點。文章通過研究分析現行電力系統中電子檔案的管理方法，總結出現的不足和弊端，最終給出提升電力系統電子檔案管理水平的思路。
一、當前電力系統電子檔案管理工作的現狀及存在問題
結合電力系統的行業特征與筆者的在檔案管理工作中的從業經歷，筆者認為，當前電力系統中電子檔案管理工作主要存在以下問題：
（一）責任分工不明確，檔案歸檔不完整。
檔案工作是電力企業管理工作的基礎，影響著企業的整體經營發展，然而現如今仍然有許多電力企業不重視電子檔案管理工作，缺乏完善的電子檔案管理責任分工，例如在日常電子檔案管理工作中，歸檔責任部門與檔案管理部門責任分工不明確，歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性，而檔案管理人員不明確自己的職責范圍，對所產生的電子檔案了解不全面，往往造成歸檔不及時，歸檔不完整，歸檔遺漏等問題。近些年，電力企業存在著的產權過戶，項目招標，資產重組等企業轉型發展中面臨的問題，由此產生了許多形式各異的新型檔案資料，而一些檔案管理人員并不具備這方面的相應知識，導致各類檔案資料遺漏，缺失，為企業的經營管理帶來了困難。
（二）電子檔案管理人員業務能力不足。
管理工作效果的好壞最終是由組織和人來決定的，管理人員的業務能力和綜合素質可以影響電子檔案工作的實施效果。目前電力系統的檔案管理工作普遍存在著檔案管理人員配備不足，人才匱乏，身兼數職的現象，這種現象在電力系統的各分、子公司中較為普遍。其次，檔案管理人員本身對于現代信息技術認識的缺乏也制約了其對于電子檔案工作的把控能力。除此之外，電力系統電子檔案管理的培訓及業務指導落后，大多數電力企業缺乏有效的電子檔案管理培訓體系，將業務培訓與業務能力的因果關系分離開，導致企業內電子檔案管理者的業務能力滯后。
（三）電力系統電子檔案管理工作投入不夠。
伴隨著電力企業發展腳步的加快，用于電子檔案管理工作的硬件設施已不能滿足工作要求，是從設備，房間，環境等方面都需要進一步升級。從電力企業中電子檔案管理工作的現狀來看，普遍存在著全方位的投入不足，軟硬件條件嚴重滯后的問題。有的企業沒有設置單獨的檔案室，有的企業雖然有單獨的檔案資料室，但卻缺乏安全防護的措施，存在著巨大的安全隱患；企業管理工作中缺乏對于電子檔案管理工作的足夠重視，導致電子檔案管理工作不能做到實處。
（四）缺乏統一的電子檔案建檔規范和標準。
電力系統內各企業之間的電子檔案建檔工作往往采用不同的規范和標準，同一個工程項目在不同的企業建檔過程可能采用不同的編號信息，這就造成了電力企業之間在電子檔案資料共享方面存在著障礙，更不能體現出電子檔案信息的高效性和檢索的便捷性。許多電力企業忽視了檔案管理的基礎性工作，沒有建立統一的電子檔案建檔規范和標準，這為檔案資料的后續管理工作造成了困難。
二、電力系統電子檔案管理工作的改進措施及發展方向
針對當前電力系統電子檔案存在的主要問題，筆者認為，電力系統中電子檔案工作的改進和發展應從以下幾方面著手：
（一）建立完善的電子檔案管理工作責任制。
電子檔案作為新時代的產物，它的應運而生也為檔案管理工作帶來了一系列新問題，因此，在電子檔案管理工作中要建立明確的管理工作責任制。首先，電子檔案的建立，歸檔及修改拷貝都應由專人負責，并且進行操作權限的限制，這樣既可以保證責任落實到個人，又可以保證信息的安全性。其次，電子檔案的管理工作要依據管理人員的級別和職務，明確個人管理任務分工，避免出現越權操作，工作無人負責的亂象。要嚴格控制檔案文件在流轉過程中的責任劃分，檔案部門在接受，歸檔過程中制定文件真實性，完整性的工作責任制，在電子檔案信息的共享方面，要制定流轉電子檔案信息的完整性和保密性的工作責任。進一步明確電力系統各部門之間的工作責任界面，各司其職，完善電子檔案工作責任制度。
（二）增強電力系統電子檔案管理人員的業務能力。
電子檔案管理工作涉及多方面的信息化技術，傳統檔案管理人員的業務能力已經遠遠不能滿足當前工作需求。首先，應該建立完善的檔案管理培訓制度，強化管理人員應用信息化設備的能力。當前社會信息化技術水平不斷提高，需要我們結合利用不斷創新的電子技術，結合電力企業的經營發展理念，強化企業檔案管理隊伍的力量，電力企業可以通過培養檔案管理的綜合人才，使企業逐漸適應網絡社會的發展，以此提升企業檔案管理工作的效率。其次，要提高電子檔案管理人員的安全意識及職業道德，檔案工作作為企業的工作基礎，涉及企業信息安全問題，因此，要加強電子檔案管理人員的職業素養，防范利用檔案信息進行交易等現象，確保電子檔案信息的安全性。電力系統內部要強化電子檔案管理人員的知識體系，尋找更多的途徑和層次培養專業化、知識化的檔案管理人才。
（三）加大電力系統電子檔案管理的工作投入。
電子檔案管理工作與傳統的檔案管理工作相比較雖然節省了大量的空間，但也需要企業投入大量的人力物力資源，傳統的檔案管理工作中的軟硬件均需要升級才可以滿足電子檔案管理工作的要求，例如：打印機，高速掃描儀，光盤刻錄機的更新升級。其次，電力企業領導層要加強對電子檔案管理工作的重視程度，激發各部門檔案工作的工作熱情，管理層要提高電力企業檔案管理的工作要求，確保電子檔案資金的投入和有效落實。除此之外，安全問題已經成為電力系統電子檔案管理工作的關注重點，一旦黑客及病毒入侵，檔案管理系統隨時面臨崩潰的危險，因此，應該在如何保證數據庫安全方面加大投入，使電子檔案數據系統固若金湯。要加強網絡信息化部門與檔案管理部門的交流合作，通過利用網絡部門的信息化技術，加快檔案部門的數據庫建設，以此進一步提升檔案部門的服務水平。
（四）規范建檔標準，加強電子檔案的共享和利用。
電力系統內部各部門要制定統一的電子檔案歸檔標準，建立嚴格的編碼格式，便于各部門之間檔案文件的檢索和傳輸，同時也可以切實提高檔案信息的實效性。其次，在電子檔案建檔標準統一的基礎上，電力系統可以建立統一的電子數字化檔案館，其可以整合系統內部的檔案信息和數據資源，加強各企業之間的數據共享和交流，利用電子檔案共享的資源平臺，電力系統各企業之間可以加強信息交換，以此增強檔案工作方法的研究意識，為電力企業的經營發展貢獻及時、準確、全面的第一手資料。電力系統內部要實行檔案工作統一控制，以此確保從電子檔案的建立到分享等環節在同一的制度和條件下運行。電力系統內部各企業之間要建立統一的檔案管理權限制度，實行由上而下垂直的使用權限制度，這樣有利于各部分之間的資源共享和管理人員的業務交流。
三、結束語
總之，電子檔案管理工作是一門具有長遠發展前景的學問，做好電子檔案管理工作也是一個循序漸進以及不斷探究的過程。作為電子檔案管理工作人員，要不斷提升自身素質和水平，不斷發現工作中所存在的問題，探索解決問題的對策和方案。同時作為電力企業，要不斷完善電子檔案管理制度，切實有效加強管理投入，高度重視檔案管理工作，促進電力系統中電子檔案管理工作效率的提升。
【參考文獻】
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