數字化檔案室建設方案
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數字化檔案室建設方案范文第1篇
1.數字檔案室建設的必要性
一是數字檔案室是檔案信息化發展的必然趨勢。檔案信息化作為企業信息化的組成部分，對企業的競爭力和服務管理有著一定的影響。目前互聯網作為企業職能的重要表現形式和媒介，信息、網上辦公等活動都依靠網絡來進行，導致檔案數量劇增，檔案載體也呈現了多樣化特點，用戶對檔案信息的需求僅靠紙質查詢是滿足不了的，因此，檔案工作必須改變傳統的管理模式，采用信息技術和手段，跟上企業信息化發展的步伐。在全國檔案事業發展“十一五、十二五”規劃中均提到了加快檔案信息化建設、數字檔案室建設等任務要求，實現檔案管理的標準化、信息化、規范化，已經成為檔案工作長時期的系統工程。
二是數字檔案室的建立，優化了檔案管理手段，將原來以實體管理為主轉為多種形式的數字化管理，有利于保護檔案實體，避免多次利用的磨損情況，降低檔案管理成本，節省檔案存放空間;能夠縮短人工查閱時間，提高用戶工作效率;能夠實現資源共享，拓寬檔案利用渠道、有利于檔案宣傳等等。
數字檔案室建設的內容包括軟硬件基礎設施的配備、網絡建設、檔案管理系統的開發、檔案資源數據庫建設、網上利用、標準的制定等方面的內容。
2.1軟硬件基礎設施建設
數字檔案室建設必須配備齊全的基礎設施，包括硬件設備和軟件系統開發，硬件設備包括存儲器、檔案服務器、掃描儀、打印機、計算機等必要的輸入/輸出設備，實現檔案信息資源的采集、加工及查詢利用。在檔案管理系統方面，要結合企業網絡環境和辦公自動化程度，選擇軟件的功能要包括電子文件的接收、歸檔、檔案管理、提供利用等。
2.2網絡建設
由于檔案信息的保密性，企業在數字檔案室建設過程中，要將檔案數據網絡單獨設置，或者與辦公網絡設置到一起，與外網、企業其他網絡進行區分，例如可將檔案網絡與外網隔離，將檔案網絡與辦公自動化網絡連接，方便數據轉換、電子文件歸檔等等。
2.3檔案數據庫建設
目錄數據庫建設。檔案目錄數據庫是檔案利用、檢索的基礎，企業檔案室在進行目錄數據庫建設過程中，要結合檔案管理系統要求，設計統一、規范的錄入標準，完善各門類檔案的三級目錄。同時為方便檢索，可根據利用頻率將檔案進行細分，分門別類的建立各種數據庫，例如合同檔案、編研庫等，提高檔案利用效率。
2.4全文數據庫建設
近年來，電子政務、辦公自動化技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件，因此，全文數據庫來源主要包括：OA辦公自動化系統、庫存檔案數字化、日常收集的電子文檔。OA系統中電子文件的歸檔，可以通過檔案系統與OA的接口實現無縫對接，進行定期轉換。因此，檔案數字化的關鍵還是在于紙質檔案的掃描加工。
要合理確定紙質檔案掃描的范圍。為取得檔案數字化建設的最佳效果，紙質檔案的數字化應堅持按需掃描、利用為本、搶救優先的原則。一是檔案的重要性不同，例如基建檔案中文字檔案的利用頻率遠遠不如竣工圖紙，文書檔案中的制度文件的利用率遠高于一般通知性文件;二是考慮到檔案利用者的需求，將日常利用頻繁、關注度較多的檔案進行掃描，能夠極大的滿足用戶的需求，利于數字檔案室的推廣;三是年代久遠的檔案進行數字化掃描，能夠有效保護原件不再繼續磨損。在開展檔案數字化掃描工作前，開展調研，了解利用者的需求，同時為保證檔案的準確性和實用性，組織專業人員進行圖紙掃描，合理確定檔案掃描的范圍。
要規范檔案掃描流程，加強過程控制。數字化工作具體過程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質量檢驗、目錄錄入、電子文件掛接等環節;明確掃描各個環節的責任人，例如出入庫登記、掃描完后檢查完整性等等;規范掃描格式、質量要求，按照《紙質檔案數字化技術規范》，制定鑒定、掃描、圖像處理、存儲等規范。結合檔案系統管理軟件的特點，制定目錄、原文掛接規則，建立檔案目錄、全文數據庫。
2.5檔案查詢網站建設
查詢網站是各類檔案展示的平臺，檔案部門與用戶溝通的橋梁，因此網頁利用界面要設計合理、智能化，檢索功能強大，滿足用戶的不同需求。
3.數字檔案室建設的保障措施
3.1企業領導支持和重視是數字檔案室建設的重要保障。
數字檔案室建設是一項系統工程，涉及到資金投入、設備配備、人員組織、部門協調等方方面面的工作，僅靠檔案部門是無法完成的。只有取得領導的理解和支持，才能將檔案信息化納入企業信息化建設中，才能推動檔案工作的發展。
3.2建立集中統一的檔案管理模式
在企業中集中、統一、高效的檔案管理模式，是實現數字檔案室的重要基礎。檔案集中統一管理，不僅僅是將各門類檔案集中到一起，而是檔案收集、歸檔、利用等工作的集中統一，提升檔案綜合管理水平，還能夠集中各部門力量，有效的組織、實施檔案數字化各項工作。例如在數字檔案室建設過程中，可將各部門領導、兼職檔案人員組織到一起，負責檔案數字化具體實施的各項工作，能夠加快推進檔案數字化進程。
3.3建立和完善檔案相關制度
數字檔案室建設不僅要求檔案基礎管理制度健全，例如各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統計等制度，還要建立和健全數字檔案室建設所需的各種規范，例如，在啟動數字化工作時，制定《檔案數字化建設方案》，對數字檔案室建設的技術標準、信息安全等進行規定;針對檔案掃描，編制《EXCEL表格導入檔案系統規則》、《科技檔案目錄錄入規則》;針對網上利用，制定《檔案查詢系統使用說明》、《網上利用檔案權限設置流程》、《網上利用檔案流程》、《檔案安全保密制度》等。通過制定一系列的管理規范，實現電子檔案的全過程管理。
3.4提高檔案人員的綜合素質
數字檔案室建設要求檔案人員必須轉變觀念，加強學習，不僅要牢固掌握檔案專業知識，還要掌握計算機、存儲、數字加工、網絡技術等信息化知識。檔案人員的業務素質和能力直接決定著檔案數字化建設的成敗。因此，必須對檔案人員加強業務和技能的培訓，例如外出到檔案管理先進企業參觀學習，吸取和借鑒檔案數字化管理經驗，或者聘請信息化人員給檔案人員培訓，提高檔案人員駕馭檔案（下轉第14頁）（上接第43頁）數字化管理的能力。
3.4加強對檔案利用者的培訓
檔案最根本的是提供利用，無論在何時，都要將利用者的需求放在第一位。數字檔案室建設過程中，檔案人員不僅要建設豐富的檔案信息資源庫，更要采取面授、現場咨詢等多種方式，教授利用者如何快速從網上查借閱檔案，從而提高利用者的工作效率，讓他們享受到檔案利用的方便、快捷。
4.數字檔案室建設過程中應注意的問題
由于網絡具有開放性特點，能夠使不同軟硬件環境的計算機互相連接，達到資源共享和數據傳輸，但是網絡中存在的不安全因素，例如病毒、木馬等，都對檔案信息安全有一定的影響，降低了檔案信息資源的安全保密等級，因此，必須采取措施確保電子檔案的安全。例如，明確檔案系統管理員，負責檔案的掛接、歸檔、檢測等各項工作;將檔案查詢用戶進行分級授權，根據其利用檔案的類別，設置數據庫訪問權限;檔案軟件系統選擇能夠精準記錄訪問電腦IP地址的，防止發生失泄密事件;利用移動存儲設備接收檔案的時候，及時查殺病毒，避免多臺電腦交叉使用出現病毒感染等。通過這些措施，確保檔案信息的安全。
數字化檔案室建設方案范文第2篇
一、適應信息時代召喚，催生數字檔案室建設
1.建設數字檔案室是檔案信息化建設的必然要求。隨著社會信息化進程的加快尤其是智慧城市建設的啟動，計算機網絡技術、數字技術、辦公自動化技術以及多媒體技術等在檔案管理中的應用越來越廣泛，檔案事業面臨新的發展機遇，檔案工作也面臨新的課題，檔案信息化建設被提上議事日程。早在“十五”期間，“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”等內容就已寫進《全國檔案事業發展“十五”計劃》中，十年中，檔案信息化建設得到迅猛發展。去年，《數字檔案館建設指南》由國家檔案局頒布實施，這對于規范和推動全國數字檔案館建設具有極其重要的意義。數字檔案室是數字檔案館信息資源建設的重要來源，是數字檔案館整體架構的組成部分，建設數字檔案室是推進數字檔案館建設，加快檔案信息化建設的助推器。
2.建設數字檔案室是檔案工作現代化的必然要求。工作中，我們越來越感覺到，傳統的檔案工作模式已越來越不能適應現代經濟社會的發展。傳統的檔案工作，包括文件材料的收集整理、檔案的歸檔入庫、借閱利用等都主要靠手工操作，工作任務非常繁重，在這個快節奏的經濟社會發展浪潮中已顯得力不從心，呼吁管理模式的改變。同時，隨著檔案和檔案工作漸漸由幕后轉向前臺，人們的檔案意識越來越強，社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，這都迫使檔案室這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案室室藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者，擴展共享程度，提升服務的水平和效益。
3.建設數字檔案室是檔案事業改革發展的必然要求。以人為本的科學發展觀，全面建設“三個體系”的基本任務要求我們只有用現代信息技術實現檔案管理工作的變革，才能使檔案工作職能從注重檔案實體的保管和利用向注重檔案信息的采集、管理的轉變，才能沖破檔案利用的種種局限，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
二、夯實業務工作基礎，推進數字檔案室建設
目錄數據庫、全文數據庫的建立，電子文件的收集與歸檔，信息管理平臺的搭建是數字檔案室建設重要的基礎性工作，它們是構成數字檔案室的支柱，我們應當認真抓細抓實。
一是建立目錄數據庫。目錄數據庫應包括室藏所有門類檔案的案卷級和文件級目錄，并可根據檔案的利用頻率、重要程度等建立各種類型的專題目錄數據庫，如人事任免、職稱評定等。數據庫的結構和格式應規范、統一，符合省、市檔案行政主管部門的相關要求，如江蘇省檔案局制定的《文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》、南通市檔案局出臺的《文書檔案電子目錄錄入要求》等。
二是建立全文數據庫。建立全文數據庫應根據本單位的實際情況，有針對性地開展檔案的全文數字化工作。全文數字化工作要堅持利用優先、搶救優先的原則，對室藏檔案進行鑒定，按照《紙質檔案數字化規范》要求進行全文掃描，建立全文數據庫，并與檔案目錄數據庫進行掛接。真正使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足本單位和社會對檔案利用的需求。
三是電子文件的收集與歸檔。隨著電子政務建設的日臻成熟，OA系統的廣泛運用，生成了大量的電子政務信息，這些信息是機關職能活動和各種重大活動的真實記錄，是數字檔案室信息資源的重要來源。機關檔案部門應主動與電子文件形成部門配合，按照電子文件管理要求，對電子文件的形成、運行到歸檔提出切實可行的管理辦法，確保電子文件原始性、真實性和完整性。
四是搭建信息管理平臺。信息管理平臺包括基礎設施設備的配置以及軟件系統的開發。基礎設施設備包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器等，在設施設備的投入上應本著夠用就行、實用即好的原則，按照本地區檔案行政管理部門對數字檔案室建設的統一部署，根據本單位的規劃要求，依照不同的網絡環境和各自信息的容量，保證信息安全和系統的正常運行。軟件系統的基本功能應能滿足本單位電子文件的收集、管理和利用，實現檔案全過程、規范化的管理，包括目錄管理、全文管理、電子文件的接收、電子檔案的管理和提供利用等。
三、處理相關矛盾關系，保障數字檔案室建設
首先，要處理好領導重視和主體有為的關系。領導重視是數字檔案室建設的重要前提。要通過宣傳匯報，讓單位領導全面認識數字檔案室建設的重要意義，自覺將數字檔案室建設納入機關信息化建設的整體框架中，統一規劃，統一協調、統一建設。有可能的情況下，要建立數字檔案室建設的組織機構，在檔案行政管理部門的指導下，根據本單位的具體情況制定數字檔案室建設的工作方案，確定各階段的建設目標，在設施的配備、經費的保障、人員的培訓等方面給予支持和保障。每個單位的檔案工作同志，是本單位數字檔案室建設任務的具體承擔著，工作主體意識要強，應主動進取，積極有為。應充分看到，具有綜合素質的檔案管理人員是數字檔案室建設的重要保障。現階段，檔案管理人員不再是單純意義上的檔案保管者，而是信息資源的管理者、分析與組織者、提供與傳播者、信息利用的導航者，而數字檔案室建設更是一項艱巨而又有挑戰性的工作。一方面，我們的檔案管理人員要加強自身學習，不但要有檔案業務知識的積累，更要有計算機技術、網絡技術等現代科技知識的更新與存儲，另一方面，各級檔案行政部門也應采取各種途徑和方法加強對檔案人員的培訓，幫助檔案人員掌握數字檔案室建設中的基本理論、管理環節、管理原則、方法和技術，不斷提高檔案工作者的綜合素質。
二是紙質文件與電子文件長期并存的關系。室藏檔案的數字化，紙質等傳統意義上的載體被磁盤、磁帶、光盤等特殊介質載體所取代；電子政務、OA系統的廣泛使用，辦公條件進入無紙化時代。但這些都不能忽視紙質等載體所固有的功能。一方面，由于電子文件容易被修改、被刪除以及對讀取環境的依賴等特殊性質，電子文件有必要進行異質保存；另一方面，檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據的認定存在著質疑，紙質文件和電子文件同時進行整理歸檔也是必需的。因此，在較長的一段時期內，紙質文件和電子文件并存將是不容置疑的，但兩者并不是孤立的，而是要在兩者之間建立相互準確可靠的標識關系。
數字化檔案室建設方案范文第3篇
一、__年度階段性檔案工作小結半年工作回顧。
在縣委、縣政府的正確領導下，在省、市檔案局的關心指導下，縣檔案局按照“依法治檔、科技興檔、強化服務、發揮效益”的工作思路，緊緊圍繞縣委、縣政府的工作大局和工作重心，深入踐行科學發展觀，以資源建設為根本，以服務民生為主線，以安全管理為保障，以隊伍建設為動力，以奮力跨越為關鍵，加力提速全縣檔案事業發展步伐，積極為建設開放富裕文明幸福的美麗遂昌服務，全縣檔案工作取得了新的成績。
（一）檔案館新館建設項目。檔案局配合古院開發建設指揮部做好了檔案館新館建設項目前期工作，特別是在如何優化內部布局等方面提出了許多修改意見，力爭館藏面積占比最大化。目前，新館設計的建筑面積達6070平方米，其中檔案庫房2500平方米。11月12日，檔案館新館與“遂昌縣城市文化綜合體”項目之一進行招投標，預計年內可以開工建設。
（二）實施檔案信息化建設。一是抓好了數字檔案室建設工作。該工作是市檔案局今年主抓的一項重要工作，并且作為考核任務要求各縣做好20家單位5萬條目錄的數字化歸檔工作。目前，遂昌縣已完成46家單位9萬條目錄數字化歸檔。二是啟動了館藏檔案的數字化加工工作。檔案局今年將利用率較高的婚姻登記檔案作為今年掃描的重點，預計可以完成15萬頁左右的檔案掃描成果。此項工作可以極大的提高檔案利用效率。三是做好了數字檔案的備份工作。針對檔案數字化過程中可能帶來的檔案信息泄露、刪除、篡改和檔案原件丟失、污染、破損等安全問題，為保證電子業務數據的安全性，檔案局對50家單位的電子公文和民生業務數據進行了數據備份。
（三）檔案事業“十二五”規劃中期評估工作。檔案局對照評估的內容和標準，進行了認真的梳理，并對其中可能的扣分之處進行了查漏補缺，為保證順利通過省、市檔案部門的評估打下基礎。
（四）做好了“平安浙江”（檔案部分）考核工作。檔案工作作為“平安浙江”考核內容之一再次列入其中，為此，檔案局通過平時與省局積極溝通，目前，“平安浙江”（檔案部分）考核無大礙。
（五）切實加強檔案業務監督指導。繼續推行一線工作法，深入鄉鎮、街道、部門、企事業單位開展檔案業務指導。一是創新方式，將業務指導與被指導單位各類會議相結合，如在組織部的夜學上由檔案局業務科長李紅送上檔案知識講解，既讓組織部的干部了解了檔案知識，又能在日常工作中將檔案工作融入其中。 又如在供銷總社的全體干部職工會議上送上針對基層供銷社檔案整理方案，為供銷總社整理基層供銷社的檔案奠定基礎。二是拓展檔案工作新領域。重點加強涉及民生問題領域的各行各業的檔案業務監督指導工作，今年共深入縣人力社保局、縣財政地稅局、人民銀行等30余家單位開展檔案業務指導，指導整理文書檔案8510件、業務檔案650盒8000余卷，科技檔案80盒340件。三是對縣重點建設項目、重大活動檔案工作進行了研究安排，提出了相關檔案業務指導的初步意見。四是完成了住房公積金檔案目標管理省二級認定前期工作，五是開展了銀泰房產、五聯通信等破產企業的檔案整理工作。
（六）積極做好各類目標管理創建工作。一是積極做好省行政村示范（規范）檔案室創建工作，年初定好創建計劃和目標，年中由分管領導帶領業務人員積極下鄉鎮和行政村進行實地檢查指導，做到指導一個行政村就規范一個行政村，以點帶面有序提高鄉鎮村檔案管理規范性和科學性，也為社會主義新農村村級行政事務管理提供了有效服務。今年共創建上報兩個省級行政村示范檔案室和兩個省級行政村規范檔案室。二是積極做好示范（規范）化數字檔案創建工作，在結合市1+9+N數字檔案室的基礎上，將機關鄉鎮信息化工作做得好的檔案室上報示范（規范）化數字檔案室，共上報2家示范數字檔案室和21家規范數字檔案室。
（七）一如既往地開展編研工作。一是利用“中國遂昌”政府門戶網站編輯印發《今日要事集萃》（第6輯）,該資料共47萬余字，收集重要新聞844篇，圖片1255張。將__年“中國遂昌”政府門戶網站的重大新聞、事件、民俗、文化等要事的電子檔案轉化為紙質檔案，便于 查閱利用和保存。二是配合遂昌縣史志辦公室做好《遂昌年鑒（20__、__）》——檔案工作部分內容的編纂工作，共3859字。三是繼續貫徹市《麗水第一》檔案系列叢書編研發行會精神，動員各個單位積極上報“麗水第一”材料，爭進《麗水第一》。截止10月底我局（館）已將征集到6個“麗水第一”材料上報至市檔案局。今年《麗水第一》第五輯已發放給副縣以上領導、各部門、鄉鎮、企業和社區。
（八）是穩步推進了國家重點檔案的搶救和保護工作。在省局的重視下，今年檔案局要完成國家重點檔案---民國遂昌縣司法的搶救和保護工作，為此我局在先期制定的搶救方案下，穩步推進了該檔案所涉的1648卷檔案的搶救和保護工作。預計年內可以完成。
（九）加強館內基礎業務。一是館藏檔案安全保管工作更加規范。嚴格按照《遂昌縣檔案局（館）消防安全管理制度》做好館藏檔案的日常安全保管工作，館藏檔案處于安全完好狀態。二是積極做好提供利用。負責提供利用的人員在具體工作中態度更加熱情周到，服務更加規范。目前，共接待查閱利用人員1168人次，提供利用檔案3512卷次，復印2770頁；檔案提供利用工作為領導決策、補辦養老保險、解決土地糾紛、補辦土地證、土地調查、縣志續編、補辦結婚證、校對工齡等提供了翔實可靠的依據。
（十）努力增強社會檔案意識。一是借助各種途徑，強化檔案宣傳。充分利用報道、廣播、電視等新聞媒介，積極傳遞檔案信息，普及檔案知識，宣傳檔案法律法規，擴大檔案宣傳輻射面，提高檔案宣傳社會效果，努力提高社會公眾對檔案工作內容和檔案社會作用的認識，增強社會公眾遵守檔案法律法規的自覺性與主動性，積極營造全民知檔、用檔、建檔、護檔的社會氛圍。上半年向市政協提交《將村級檔案管理經費納入新農村資金預算的建議》與《建立食品安全誠信檔案盒監管檔案的建議》兩個提案。二是借助黨校課堂，宣講檔案知識。4月份在縣第十四期縣管后備干部培訓班安排了檔案知識專題講座，檔案工作納入縣委黨校教學課程。三是借助重大節日，宣傳檔案知識。6月9日是“國際檔案日”，為增強社會檔案意識，架設檔案部門與公眾交流的橋梁，促進檔案資源的開發利用以及拓展檔案工作服務的空間和領域，遂昌縣檔案局高度重視，按照國家、省、市檔案部門的有關要求，科學制定方案，認真組織策劃，圍繞“檔案在你身邊”這一主題，積極開展內容豐富、形式多樣的“國際檔案日”宣傳活動。利用手機短信平臺向各級領導、市民發送宣傳短信。在抓好檔案業務工作的同時，注重檔案宣傳工作，積極報送檔案工作信息。半年來，按要求分別向縣委辦、縣政府辦及有關單位報送工作信息，及時反映當前檔案工作最新動態。上年共報送檔案工作信息17條。四是借助珍貴館藏檔案，做好現有館藏發掘、利用工作。遂昌縣檔案局根據現有館藏資料中發掘的民國菜譜，精心發掘了《500道民國菜譜》一書，為我縣農家樂發展，提供了新的賣點。縣主要領導都對這一菜譜的發掘作出了重要批示。縣委書記杜興林在縣政協八屆二次會議大會發言辦理表上批示：“此議題很好，深挖餐飲文化，有利于提升旅游檔次。縣檔案局有民國時期遂昌500道菜的菜譜，請文聯與之聯系挖掘；請宣傳部組織開展傳統菜譜燒制比賽，故為今用。”縣長何衛寧在縣政協八屆二次會議大會發言辦理表上批示：“__年《舌尖上的中國》是對遂昌優質農產品和食材一次絕好的宣傳。請宣傳部牽頭，旅游、文化、農業等部門配合，根據該發言的建議對策結合我縣豐富的節慶活動，抓緊挖掘研究餐飲和餐飲文化，改變我縣有好食材沒有好餐飲，有好文化沒有好故事的現狀，打造吃在遂昌的品牌。”五是借助信息平臺，抓好政府信息公開工作。堅持和完善政務公開、黨務公開和公用事業單位辦事公開制度，通過宣傳欄、簡報、網站等形式多渠道做好公開工作，努力提高公開的效果。3月1日，在全縣綜治工作會議上，檔案局榮獲縣平安創建工作先進單位。
（十一）做好聯系鎮、村、學校各項相關階段性工作
根據縣委、縣政府工作安排，幫助、指導聯系鎮、村、學校做好基層基礎工作，為推進遂昌縣“潔凈鄉村”、“紅提節”等各項階段性工作增加助推力。
數字化檔案室建設方案范文第4篇
（一）從載體形式上看，以傳統手工紙質材料檔案為主
檔案載體大體經歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張等多次變革，從東漢時期改進造紙術到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級學院的檔案室的檔案基本上都是以紙質、實物為主要載體。紙質和實物載體檔案，直接決定了檔案保存的時間受到很大限制，不能長期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級學院作為高校教學單位，決定了從屬于二級學院的檔案室主要為教學服務，同時兼顧科研、管理服務。具體而言，在檔案材料方面，主要以學生的學業考試材料的存檔管理為主，同時包括教師科研及管理材料。而學生的學業考試材料又占所存檔案材料的絕大多數，包括學生每個學期末的考試材料和學生在第四學年的學位論文和實習材料。學生在學期末的考試材料存檔主要以教學班為單位，一個教學班一個檔案盒，如果材料太多一個檔案盒放不下，要兩個檔案盒存放。而一個教學班的單門科目的考試存檔材料主要包括存檔標示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績報告單、原始成績分析報告、學業成績報告單、平時成績材料（支撐材料一般保存5-10份）。學生的學位論文存檔材料一般包括論文、過程指導表格等。過程指導表格又包括本科畢業論文（設計）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業論文（設計）工作記錄封面、本科畢業論文（設計）選題申請表（學生用表）、本科畢業論文（設計）任務下達書、本科畢業論文（設計）文獻綜述（學生用表）、本科畢業論文（設計）開題報告書（學生用表）、本科畢業論文（設計）選題變更審批表（教師用表）、畢業論文（設計）選題落實情況統計表、本科畢業論文（設計）中期檢查及指導記錄表（教師用表）、畢業論文（設計）書面成績評分參考標準（教師用表）、本科畢業論文（設計）指導教師評分表、本科畢業論文（設計）評閱人評分表、本科畢業論文（設計）答辯記錄表、本科畢業論文（設計）答辯成績標準、本科畢業論文（設計）答辯成績評分表、本科畢業論文（設計）成績評定書、本科畢業論文（設計）成績匯總表、本科畢業論文（設計）公開發表情況統計表、本科畢業論文（設計）質量評估標準、本科畢業論文（設計）管理工作評價表等：（個表格，每個學生平均：,頁左右。在以上這些材料中，絕大多數二級學院觀念陳舊，以紙質材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數。紙質材料存檔有諸多弊端。首先，紙質材料不易長時保存，保存時間一般8至10年，超過10年的都要銷毀。其次紙質材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級學院一般都是臨時把一些空房間利用起來作為檔案室，空間有限。再加上紙質材料檔案占有一定空間，且每個學期都要新存入大量的學生學業考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統以紙質材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進的方式來代替它。
（二）資金相對短缺，硬件建設不夠，信息化程度低
高校二級學院的檔案室建設，大都面臨著資金相對短缺的困難。場所大都是由學院提供，一兩臺計算機，計算機的作用主要是用來打印，其他硬件建設根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級檔案室主要以紙質檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強檔案的信息化建設，才能購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備等，開通內部局域網，連接外部網絡，進行信息安全防護等。有了這些設備，才能把紙質檔案轉化為電子信息檔案，進一步促進二級學院檔案管理的信息化發展。
（三）管理人員復雜，檔案管理規范化程度不夠
高校檔案管理的信息化對檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專門而系統的檔案專業知識，而且還要有信息化方面的技能。而現下高校普遍缺乏高素質的檔案管理專業人員，就更不要說什么二級學院了。這些二級學院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專任教師轉來，或者是由一些教學水平排后的教師轉來，亦或者是由課時較少的教師臨時借調兼任，情況比較復雜。二級學院檔案室管理人員專業素養低，直接導致了檔案管理規范化程度不夠。就紙質檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現在學生的平時成績支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來說，沒有進行分類保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。
二、信息化背景下高校二級學院檔案管理的新舉措
（一）從手工到現代，從紙質到數字化
首先，實現傳統檔案業務工作的改變，真正做到從手工到現代的轉變。二級學院傳統的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質稿相結合，一些材料必須要打印紙質稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動強度比較大，且周期長。必須改變這種手工與打印紙質稿相結合的現狀，真正實現檔案業務的現代化處理。具體而言，就是利用網絡，將相關電子信息檔案輸入到計算機中，針對檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設置一定的權限（絕對保密性的檔案信息設置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設置為驗證查閱，可以公開的檔案信息不設置查閱權限，對大眾公開查閱），這樣，可以方便不同的部門及人員查閱相關檔案文件信息。其次，實現傳統檔案管理模式的改變，真正做到從紙質到數字化的轉變。檔案信息的數字化就是指利用當前先進的數字化技術將紙質形式等載體方式存儲的信息轉化為可直接被計算機利用識別的形式，從而實現對數字化信息的合理有效的管理和利用。傳統的檔案工作是對實體檔案進行管理，而在數字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設立的軟件程序進行整理、排序，然后輸出。具體而言，對于二級學院的學生考試材料，學生考試試卷直接通過掃描的形式轉化為數字化形式，而其他的相關材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門別類以學年、學期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對于學生的畢業論文和實習材料，把打印紙質稿的過程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質版的材料保存份，如果上級檢查，可以把這,)份給他們。當然，檢查人員也可以直接到網上查閱。這樣，既節約了紙張等打印的辦公經費，也節約了存放紙質材料檔案的空間，可謂一舉兩得。
（二）大力加強二級學院的軟硬件和數據庫建設
首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎設施建設。軟件基礎設施是指必須開通網絡，即開通內部局域網，連接外部互聯網。硬件基礎設施是指必須購置先進的數字化的技術設備，像圖文影像掃描儀，數字化的音像制作系統、服務器、存儲設備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強二級學院的數據庫系統建設。對于作為高校檔案館的組成部分、為教學單位服務的定位而言，二級學院檔案室可以直接利用高校檔案館的數據庫，成為學校數據庫的一個分支和組成部分，這就對高校檔案館的數據庫系統建設提出了更高的要求。
（三）提高檔案管理人員素質，加強檔案管理規范化建設
二級學院檔案室加強檔案管理規范化建設，加速培養高素質的檔案專業管理人才是核心所在。二級學院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開發利用等，都需要專業管理人員。二級學院檔案室的信息化建設是建立在檔案學與計算機科學專業基礎之上的。他們既應該具有專業的檔案學知識，也應該掌握現代網絡技術。為了提高高校二級學院檔案室管理人員的素質，應加強對管理人員的再教育和再培訓，使其掌握專業而系統的檔案學和電子信息學知識，從而為二級學院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時，也只有管理人員的素質上去了，檔案管理的規范化建設才能成為可能。
數字化檔案室建設方案范文第5篇
[關鍵詞]社區衛生服務；公共衛生檔案管理
社區公共衛生檔案是指社區衛生服務中心在公共衛生服務活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公共衛生檔案是醫療衛生檔案的重要組成部分，在開展社區醫療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術指導等“六位一體”的服務中具有十分重要的作用。本文作者結合工作實踐，對社區公衛檔案管理進行探索，得到以下幾點認識。
一、準確區分社區公衛檔案的內容分類
社區衛生服務中心一般與基層醫院、衛生院實行“院站一體化管理”，社區公衛檔案納入社區衛生服務中心的總體分類方案和歸檔范圍。社區公衛檔案主要由疾病預防控制類、衛生監督類、婦幼保健類等組成，分別列入分類方案的一級類目設置。（一）疾病預防控制類包括：疫情、急性傳染病、免疫預防、艾滋病傳染性皮膚病、消毒與病媒、慢性傳染病、慢性非傳染性疾病、死因監督、人口監測、慢病監測、地方病、寄生蟲病、學生常見病、健康教育等。（二）衛生監督類包括：建立鄉鎮街道公共衛生站所的機構設置、職能、人員、經費等文件，衛生監測檢查員的聘任、培訓、考核材料，衛生監督所沒有歸檔保管的本地相對管理人名冊、經常性衛生監督檢查指導材料，群眾投訴舉報登記本和協查材料。（三）婦幼保健類包括：婦女保健、兒童保健工作材料。
二、嚴格社區公共檔案的整理質量
社區公共檔案的整理具體由各社區衛生服務中心的公衛科負責，公衛科長為第一責任人，具體整理工作由科室兼職檔案員負責，科室其他人員完成各自分管業務材料形成后的初步整理。按照《歸檔文件整理規則》的要求，社區公衛檔案首先區分年度，年度下按疾病預防控制類、衛生監督類、婦幼保健類分類，再區分內容按問題排列，按“件”整理裝訂。需要注意的問題：由于公衛檔案形成的特殊性，有些“件”頁數較多，如登記本（冊），為保持文件的內在歷史聯系，均應以一本（冊）為單位裝訂為一件，維持登記本（冊）的封面等原始面貌，每件內頁均打印頁碼，件內設置目錄以方便查找利用（特種載體另按要求整理歸檔）。
根據科室兼職檔案員較為熟悉業務工作的特點，歸檔文件的分類、整理、裝訂、排列、編號、編目、目錄的著錄一般由公衛科兼職檔案員負責，根據中心檔案室提供的EXCEL表格樣式進行著錄，著錄的標準同中心檔案室的要求一致。著錄完畢后由中心檔案員審核，并導入檔案室的專門檔案管理系統（龍宇數字化檔案管理系統單機版，如是網絡版就直接著錄到檔案管理系統中）。中心檔案室在檔案裝訂前負責對永久、30年保管期限的社區公衛檔案進行數字化處理。
三、強調社區公衛檔案的保管要求
鑒于社區公衛檔案內容的特殊性，上一年形成的檔案與下一年的工作密切相關，時常要查閱或參考，形成材料的科室利用檔案很頻繁。借鑒會計檔案形成后隔年移交的方法，社區公衛檔案采取在公衛科先暫存一年后，于次年一季度向中心檔案室移交統一保管。中心為公衛科配備標準檔案柜用于一年暫存期檔案的保管，明確檔案保管責任以及平時借閱利用登記制度，特別注意社區公衛檔案涉及到疫情、傳染病、艾滋病、死因、人口監測等管理，具有一定的保密性，一般只有本公衛科工作人員因工作需要可以借閱利用社區公衛檔案，其他人員利用須經得中心領導批準，按制度辦理借閱手續方可利用；強調社區公衛檔案一律不出借原件，以確保檔案的安全。
四、注重社區公衛檔案的業務指導及考核
市衛生局每年負責邀請市檔案局業務監督和指導人員對各社區衛生服務中心檔案員進行業務培訓和指導；每年要求中心檔案員完成省級檔案繼續教育培訓，不斷提高檔案業務水平。如有檔案員更換，則當年度必須參加省檔案管理崗位培訓取得上崗證。社區衛生服務中心的檔案員負責對公衛科檔案整理的監督和業務指導，對兼職檔案員進行業務培訓，以及年終對公衛科檔案工作的檢查評分。
市檔案局將社區公衛檔案工作列入社區衛生服務中心爭創市級“合格檔案室”的要求；市衛生局將檔案工作的考核列入對各社區衛生服務中心年度目標責任制的考核，尤以對公衛檔案的考核為重，與獎懲密切掛勾，年終評選系統檔案工作先進單位和先進個人；各社區衛生服務中心也將社區公衛檔案管理列入中心目標責任制考核的內容，形成環環相扣、層層負責的良好局面，促使社區公衛檔案得到較好的管理。
五、社區公衛檔案管理的成效以及存在的問題
