高校數(shù)字檔案
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高校數(shù)字檔案范文第1篇
關鍵詞：獨立學院；數(shù)字檔案；檔案管理
我國獨立學院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨立學院建校較晚，建設檔案工作起步晚，獨立學院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時代的要求下，進行數(shù)字檔案館建設的雙重難題，即是機遇又是挑戰(zhàn)。
1 天津市獨立學院檔案管理與建設的現(xiàn)狀分析
針對天津市的十所獨立學院檔案建設情況進行調(diào)查，并對其檔案管理現(xiàn)狀進行了分析。調(diào)查結果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎工作，不被學院領導重視，并且工作基礎薄弱。從調(diào)研情況看獨立學院檔案工作存在以下共性問題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學院領導到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。
獨立學院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨立學院在其發(fā)展過程中直接形成的原始記錄，是學院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨立學院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢不容樂觀。
2 構建“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案館對策
1、建立規(guī)章制度，強化管理，提高工作效率
一是獨立學院應該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。
2、加強專兼職檔案人員業(yè)務指導與培訓，提高檔案工作人員綜合業(yè)務素質(zhì)
檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設中的關鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術強和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業(yè)務培訓，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓，每年舉辦檔案員評比活動，組織學院有關方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調(diào)動工作人員積極性，同時也是展示優(yōu)秀檔案整理標本，互相促進學習的平臺。
3、加快獨立學院檔案建設
獨立學院檔案數(shù)字化建設，是隨著信息化發(fā)展，計算機普遍應用，“電子政務”開展，順應時展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設，創(chuàng)新服務方式是獨立學院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲，利用網(wǎng)絡的方式連接，能夠實現(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。
4、創(chuàng)新服務方式，提高服務水平
在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關政策解讀、檔案原件展示、檔案服務咨詢、檔案利用等服務，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構建檔案館APP移動服務
互網(wǎng)絡的廣泛應用和覆蓋，數(shù)字技術的快速發(fā)展的當下，移動數(shù)據(jù)終端設備為檔案的服務、利用提供了新的方式，檔案服務應順勢而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，創(chuàng)新服務方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學院檔案館更應該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機遇，不斷創(chuàng)新檔案服務方式，構建檔案館APP移動服務。
總之，管理者應轉變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設的步伐，為獨立學院的持續(xù)發(fā)展服務，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務。在全國檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個發(fā)展機遇，獨立學院應緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務。
參考文獻
高校數(shù)字檔案范文第2篇
【關鍵詞】檔案館；網(wǎng)絡安全；管理策略
計算機網(wǎng)絡應用是數(shù)字檔案館建設的核心內(nèi)容。只要有網(wǎng)絡的地方，網(wǎng)絡安全就是一個無法回避的問題。我國高校檔案館使用的檔案管理軟件主要有兩種：一種是購買商業(yè)化的檔案管理軟件，一種是采用高校檔案館與軟件技術人員聯(lián)合開發(fā)的檔案管理軟件，但無論使用哪種軟件，都存在著系統(tǒng)的安全性能先天不足的問題。
1 影響高校檔案信息安全的因素
1.1 網(wǎng)絡級因素
網(wǎng)絡運行系統(tǒng)的物理設備存在著不同程度的安全隱患，包括主機硬件系統(tǒng)本身的安全漏洞、不穩(wěn)定性、意外損壞及外界環(huán)境（如地震、閃電、風暴等）對系統(tǒng)運行可靠性的影響。
1.2 數(shù)據(jù)級因素
數(shù)據(jù)級因素包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)存貯、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)格式的轉換以及各類電子文件的保管和異地存貯等，主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題。
1.3 應用級因素
檔案管理信息系統(tǒng)的用戶管理層次的不規(guī)范性，操作人員安全配置不當，用戶安全意識不強，口令選擇不慎以及用戶將自己的帳號隨意轉借他人或與別人共享等造成檔案信息泄密、原始信息被篡改等均屬應用的因素。
1.4 計算機病毒
計算機病毒是一種能夠修改別的程序，且把自身的復制品包括進去的可執(zhí)行的計算機程序，“傳染”性很強，具有破壞程序、刪除文件甚至破壞系統(tǒng)的能力。它通過網(wǎng)絡傳播，其傳播速度、傳播范圍和破壞性等方面都是其它媒體傳播病毒所不能比擬的。由于每個單位或部門的檔案信息都是通過局域網(wǎng)接入INTERNET的，網(wǎng)絡的共享性和開放性，使用的TCP/IP協(xié)議的缺陷和操作系統(tǒng)的安全漏洞等決定了網(wǎng)上信息的安全存在不足。另外軟件的設計也存在安全隱患，都會遭到病毒的侵蝕，嚴重時會導致系統(tǒng)癱瘓。
1.5 人為的惡意攻擊
俗稱黑客行為，是計算機網(wǎng)絡所面臨的最大威脅。它們可以分為以下兩種：一種是主動攻擊，即以各種方式有選擇地破壞數(shù)據(jù)的原始性和完整性；另一種是被動攻擊，它是在不影響網(wǎng)絡正常工作的情況下，進行截獲、刪除、竊取、破譯以獲得重要機密信息。這兩種攻擊均可對計算機網(wǎng)絡造成極大的危害，并導致信息的機密數(shù)據(jù)泄漏。
2 確保高校檔案管理網(wǎng)絡安全的措施
2.1 提高安全意識
俗話說“防患于未然”，為確保我們的計算機不受到惡意侵害，我們要設的第一道防線便是要增強我們的計算機網(wǎng)絡安全意識。要定期對檔案員進行網(wǎng)絡安全知識培訓，要熟悉面臨的各種安全威脅，要定期檢查安全升級和軟件補丁，不要將未保護的移動設備接入網(wǎng)絡，不要輕易嘗試來歷不明的軟件等。
2.2 網(wǎng)絡級安全策略
確保支撐系統(tǒng)運行物理設備的安全是網(wǎng)絡安全的根本。其包括網(wǎng)絡基礎建設如網(wǎng)絡布線、網(wǎng)絡連接、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)環(huán)境的構建、設備的選型及其各個環(huán)節(jié)安全策略的考慮。人們往往會根據(jù)需要采用適當?shù)姆阑饓υO備及網(wǎng)絡管理軟件來確保局域網(wǎng)的內(nèi)外用戶的訪問權限和網(wǎng)絡上數(shù)據(jù)包的檢測與過濾；選用可靠的硬件安全設備保證整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，如磁盤陣列等設備的采用來保證一臺服務器出現(xiàn)故障而不會導致整個系統(tǒng)的癱瘓問題等等。
2.3 數(shù)據(jù)級安全策略
數(shù)據(jù)級安全主要是指涉及到系統(tǒng)存貯的檔案數(shù)據(jù)的安全問題。針對影響數(shù)據(jù)安全的各種因素，在建立網(wǎng)絡化檔案管理信息系統(tǒng)時，首要考慮的是選擇什么樣的操作系統(tǒng)來確保應用系統(tǒng)的安裝和運行，目前主流的操作系統(tǒng)有Unix、Windows和Linux，他們各自有其優(yōu)越性，安全問題也各有特點，關鍵是如何選擇滿足用戶實際需求的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。當然考慮檔案原數(shù)據(jù)的存放規(guī)則和保管策略也是非常重要的問題之一，需要一定的保管制度來約束。這些都是檔案應用系統(tǒng)能夠安全運行的根本保障。
2.4 應用級安全策略
應用級安全主要取決于檔案部門所采用的應用系統(tǒng)的用戶模型的定義模型和使用規(guī)則。一般情況下，檔案管理信息系統(tǒng)的用戶模型分多個層次、多個角色、多種功能或多種形式混合使用，來分別定義用戶權限。系統(tǒng)常常按功能權限劃分為系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)操作和數(shù)據(jù)瀏覽等3大類用戶：每類用戶角色的定義可以按照各業(yè)務職能的實際需求，對其操作權限和操作功能進行定義，如單位領導、專職檔案工作人員、兼職檔案員（學校歸檔單位）等。但不論采用哪種用戶模型，要求應用級的安全至少包括兩項功能：一是對系統(tǒng)中各個功能模塊的操作權限的定義，另一個是對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的分層管理和操作權限的定義。
3 保障高校檔案管理網(wǎng)絡安全的方案
3.1 網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)的安全方案
一是要制定安全防范措施。如在硬件上，要配備智能UPS（不間斷電源設備），防止斷電造成數(shù)據(jù)丟失和文件損壞。二是要嚴格遵守工作制度和操作規(guī)程，保障操作安全、接入安全和應用服務安全。三是要建立完備的檔案信息數(shù)據(jù)備份和災難恢復機制，充分考慮軟件、硬件性能，合理設置網(wǎng)絡和軟件安全運行環(huán)境參數(shù)，及時備份數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。四是要加強網(wǎng)絡系統(tǒng)安全管理技術的研究和應用，如防火墻技術、防改技術、防病毒技術等，快速排除各類故障。五是制定規(guī)范的管理制度，健全系統(tǒng)管理體制，通過法律的手段，嚴厲懲治破壞公共網(wǎng)絡系統(tǒng)的行為。
3.2 網(wǎng)絡基礎環(huán)境的安全技術方案
采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。最理想的方案是數(shù)字檔案館的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間要實行物理隔離，內(nèi)網(wǎng)和專網(wǎng)之間要實行邏輯隔離。在具體操作中，要注意應用防火墻技術、網(wǎng)絡防病毒、CA論證、加密傳輸、VPN、漏洞檢測和監(jiān)測預警、備份恢復等一系列安全技術[4]。
3.3 防火墻安全解決方案
防火墻是設置安全策略，控制（允許、拒絕、檢測）出入網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)包，它本身具有較強的抗攻擊能力，可以實現(xiàn)以下幾種安全功能：一是限制未被授權的用戶進入內(nèi)部網(wǎng)絡，過濾掉不安全的數(shù)據(jù)包；二是防止入侵者接近本系統(tǒng)的防御設施；三是限定內(nèi)部網(wǎng)絡用戶訪問特殊站點；四是為監(jiān)視Internet安全提供方便。服務器通過特定的端口對外提供服務，如Web服務的8089端口等，避免了外界用戶對服務器其他端口訪問的可能性。如果檔案館需要數(shù)據(jù)服務器特別指定用戶，可以采用防火墻用戶認證及用戶規(guī)則來限制，這樣除了經(jīng)過已認證的用戶外，所有本局域網(wǎng)以外的用戶在訪問內(nèi)部網(wǎng)絡時都需要通過防火墻進行過濾和篩選，使用時可以通過對客戶端IP地址或者網(wǎng)卡的MAC地址進行判斷和識別，以及通過對可疑數(shù)據(jù)包的檢測進行過濾，以保證整個網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全運行。這種方式是用防火墻的路由模式來實現(xiàn)的。檔案館內(nèi)部的PC統(tǒng)一使用內(nèi)部定義的網(wǎng)址如192.168.X.X，通過防火墻的NAT功能訪問互聯(lián)網(wǎng)，外界不能直接訪問到檔案館內(nèi)部的PC，減少被攻擊的可能性。
3.4 檔案管理信息系統(tǒng)的安全方案
數(shù)字檔案信息的錄入和維護主要依靠管理信息系統(tǒng)所提供的各項功能來完成，由于用戶角色的不同，權限的差異，要求應用系統(tǒng)能夠提供一套完整的用戶安全管理策略，以保證檔案信息的完整性和安全性。其主要體現(xiàn)在三個方面：一是要采用成熟先進的計算機應用系統(tǒng)運行結構；二是對系統(tǒng)用戶按照工作需要進行角色和等級的區(qū)分；三是對檔案數(shù)據(jù)的安全管理級別如保密、開放等狀態(tài)按照檔案法規(guī)定和實施細則進行多級安全管理，以區(qū)別不同類型用戶的訪問。
3.5 設備故障的安全防范
數(shù)據(jù)完全丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有續(xù)的存貯狀態(tài)的危害極大。因此要求系統(tǒng)在設計之初應充分考慮到系統(tǒng)的安全應急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等管理策略。當發(fā)生計算機設備故障時，是以保護數(shù)據(jù)為主要目的還是兼顧數(shù)據(jù)和運行系統(tǒng)二者的安全？可以根據(jù)自己的工作需要和資金分配情況進行選擇。如果是以保護數(shù)據(jù)為主要目的而采取的較為經(jīng)濟的方法往往是“冷備份”機制，其缺點是不同步，占用存貯空間較大，優(yōu)點是操作簡單，恢復起來較快，但最新數(shù)據(jù)會丟失；如果系統(tǒng)為雙機“熱備份”機制，就可以比較好地保證系統(tǒng)應用程序和數(shù)據(jù)相對較為安全?！盁醾浞荨钡膬?yōu)點是投資大，數(shù)據(jù)實時，系統(tǒng)運行不間斷，當一臺服務器出現(xiàn)故障時，另外一臺能夠及時替代其工作，不至于由于系統(tǒng)維修而耽誤業(yè)務工作的開展。
4 結束語
隨著數(shù)字化教育基礎設施的不斷完善，數(shù)字化檔案館已成為高校檔案館的發(fā)展的趨勢。數(shù)字檔案館的安全問題引起了人們的高度重視。數(shù)字檔案館在建設初期采取防火墻、防病毒、漏洞掃描和入侵檢測等常用方法的同時，提高檔案館相關人員安全防護意識、加強管理人員的網(wǎng)絡安全的知識水平、提供必要的安全技術培訓，也顯得尤為重要。
【參考文獻】
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高校數(shù)字檔案范文第3篇
關鍵詞：高校；檔案館；數(shù)字化；建設
高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實、準確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據(jù)。進行科學、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設是非常必要的。高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養(yǎng)、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質(zhì)量和效率。而檔案數(shù)字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質(zhì)量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。
一、構建數(shù)字化檔案館的必要性和緊迫性
高校檔案數(shù)字化主要利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數(shù)字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網(wǎng)絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現(xiàn)檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規(guī)范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發(fā)生；相比較傳統(tǒng)檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在在檔案進行數(shù)字化建設之后，是檔案上的內(nèi)容會被進行掃描和整理，再將數(shù)字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內(nèi)迅速實現(xiàn)查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質(zhì)量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節(jié)約了成本，節(jié)省了空間，方便了維護，還能實現(xiàn)安全存儲和資料共享。通過對數(shù)字檔案信息的開發(fā)、處理、傳遞和廣泛利用，充分發(fā)揮數(shù)字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發(fā)揮高校的優(yōu)勢，積極創(chuàng)造條件建設數(shù)字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數(shù)字化檔案材料，同時要在網(wǎng)上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務網(wǎng)絡化，最大限度地發(fā)揮館藏檔案的作用。
二、高校圖書館檔案數(shù)字化建設的原則
（一）效益性。之所以要進行圖書館檔案數(shù)字化建設，主要是為了實現(xiàn)便捷、高效的收藏、管理、存儲和利用檔案信息資源?；诖?，在進行檔案數(shù)字化建設時，效益性原則是必須要堅持的，統(tǒng)籌兼顧，實現(xiàn)圖書館檔案數(shù)字化建設的同時，降低檔案數(shù)字化建設的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個圖書館檔案數(shù)字化建設過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發(fā)揮檔案數(shù)字化對高校圖書館，乃至是對高校的重要作用。
（二）一致性。高校圖書館檔案數(shù)字化建設是一項長期、龐大、系統(tǒng)的工程，涉及的學科比較廣泛，由于建設周期長，建設中，載體、形式、門類以及數(shù)量都具備多樣性及巨大性，需要多個部門及多領域專業(yè)技術人才的支持，由此一來，要想實現(xiàn)數(shù)字化，就必須保證涉及到的部門及人員協(xié)同一致，在統(tǒng)一標準的指引下，完成檔案數(shù)字化建設工作。
三、高校圖書館數(shù)字化檔案建設的途徑與措施
（一）加大基礎設施投入。高校圖書館在進行檔案信息收集時，依據(jù)自身工作專業(yè)性、服務性以及學術性的特點，將收集范圍適當?shù)脑黾?，保證信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校圖書館檔案數(shù)字化的建設需要與國家的法律法規(guī)相符合，并實現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校圖書館檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。
（二）加強網(wǎng)絡化建設。高校圖書館在進行檔案信息化建設時，需要利用信息技術，檔案編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等均需要利用此項技術，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術。通過信息技術的利用，實現(xiàn)復雜立卷程序簡單化，利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢，可以將數(shù)字化資料傳送給各個部門，各部門依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網(wǎng)絡技術的應用促使數(shù)字化技術的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。
（三）充分開發(fā)利用資源。開發(fā)與利用是為檔案數(shù)字化建設的最終目的，通過檔案數(shù)字化資源的開發(fā)與利用，促進圖書館及其他各項工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設中，依據(jù)計算機技術建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用圖書館檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務作用。
（四）加強檔案人才培養(yǎng)。人才是檔案數(shù)字化建設的核心，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)、業(yè)務能力和數(shù)字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養(yǎng)；高校檔案部門要重視打造一支高素質(zhì)、專業(yè)化的人才隊伍。要加強檔案工作人員的理論知識培養(yǎng)，確保他們具備扎實的檔案專業(yè)理論知識；同時要注意提高他們計算機技術等數(shù)字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業(yè)務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力
（五）做好檔案數(shù)據(jù)庫建設。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，真正實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價值。n案數(shù)據(jù)庫包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數(shù)據(jù)庫相關的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉換的主要功能是將經(jīng)過加工處理的各類非結構化數(shù)字信息轉換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進行處理的結構化數(shù)字信息。這個功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導入功能加以實現(xiàn)的。
（七）網(wǎng)絡環(huán)境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規(guī)標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據(jù)其性質(zhì)界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網(wǎng)或只在本單位內(nèi)部的局域網(wǎng)上按查詢權限訪問。為保證網(wǎng)站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數(shù)據(jù)”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。
參考文獻
[1]張強.高校檔案數(shù)字化建設探究[J].檔案天地.2016，（10）.
高校數(shù)字檔案范文第4篇
關鍵詞：數(shù)字化檔案;管理;作用
傳統(tǒng)的檔案一般是采用以紙質(zhì)為主，以案卷的形式存放于檔案庫房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢下的高校數(shù)字化檔案是通過計算機、掃描儀等多媒體科技來實現(xiàn)檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強、操作性高、實時性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實現(xiàn)高校各個部門網(wǎng)絡資源的共享性，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案每一次利用查閱都要把紙質(zhì)檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質(zhì)檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實現(xiàn)了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。通過這種數(shù)字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴大了查詢范圍，同時還可采用電子加密技術、網(wǎng)絡防火墻等技術對檔案進行機密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。
一、高校檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展、科技發(fā)展、高校發(fā)展的必然
第一檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，最終實現(xiàn)檔案的快速檢索、同時設備技術操作簡單，存儲空間小，維護方便，安全有效，并且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數(shù)字化檔案管理，可以把高校的校園網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)、高校圖書管理系統(tǒng)等進行聯(lián)網(wǎng)就可以充分利用高校各個部門的多方資源，達到資源共享，更好的為高校師生服務，真正做到了讓檔案滲入到高校發(fā)展的領域，使廣大師生更好的認識檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會科技發(fā)展的前沿領域，各種新技術、新科技、新設備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊伍也是有著良好的教育和學歷背景，所以高校在接觸新知識，獲取新信息方面，有著得天獨厚的優(yōu)越條件，這給需要技術、需要計算機的數(shù)字化檔案管理提供了很好的產(chǎn)生背景。
二、數(shù)字化檔案管理對高校檔案產(chǎn)生的影響
第一，對高校檔案利用產(chǎn)生的影響。由于數(shù)字化檔案管理是通過計算機等多媒體來進行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺計算機就可以不受任何時間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱檔案信息，這就大大改變了傳統(tǒng)手工翻閱查詢檔案，費時、且不容易查到等缺點，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時間。第二，對高校檔案業(yè)務工作的影響。檔案要想規(guī)范管理、有效利用，最重要就是要加強對檔案的收集。
那么，怎么才能有效開展數(shù)字化檔案管理工作？筆者認為可以從以下幾個方面著手：
第一、加強對檔案人員的各項培訓。這個培訓既包括檔案知識業(yè)務培訓又包括計算機應用技術的培訓。信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業(yè)務管理，又了解自動化、網(wǎng)絡化技術等現(xiàn)代信息技術的復合型人才。而傳統(tǒng)的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調(diào)動他們愿意學習新的技術、新的科技手段來加強檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。數(shù)字化檔案工作是一項新技術、新信息的工作，要想開展好這項新的檔案管理模式就必須學了必要的常規(guī)高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學習適應新形勢下的檔案信息化相關的知識，只有學習了必要的檔案知識，也掌握了信心化技術以后才能適應檔案信息化的發(fā)展。再次基礎上還應該對檔案管理人員進行有關檔案鑒別的學習，數(shù)字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計算機進行轉換，雖然這種方式速度快、節(jié)省時間空間，但是也要考慮到在實際工作中收到技術的不同影響，有可能會產(chǎn)生信息的不全或者錯誤，這就要求我們檔案管理人員對檔案的真實性有一定的鑒別能力。第三、加大對檔案資金的投入。高校的領導，尤其是負責分管檔案的主要領導要定期了解檔案工作，聽取相關檔案負責人的工作匯報，學校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質(zhì)支持，為學校檔案管理配置先進設備，還要積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才作為檔案管理人員。充分認識到檔案工作的重要性，把加快學校數(shù)字化檔案工作作為一項重要的工作來開展。第四、及時調(diào)整更新檔案信息。高校一般學生多、教師多、學校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學、科研、設備、基建、外事、人事等，所以學校管理對象、管理類別也是很繁多，每年學生招生人數(shù)、畢業(yè)人數(shù)，教職工的新近與退休、教學課程的增減、財務信息的更新、基建維修項目的增加、行政事務的開展等，各項類別要想統(tǒng)計清楚，完整的了解這些情況，按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是每年各個部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現(xiàn)在數(shù)字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計算機查詢就可以反映當前的情況，但這就要求各部門要及時把更新改變后的情況及時更改。第五、加強檔案數(shù)字化保密保管。由于檔案的數(shù)字化載體的不同，它同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數(shù)字化檔案往往可能及時磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲空間大的數(shù)字文件，要對他們保管，一般就要更多的考慮系統(tǒng)的安全，系統(tǒng)的備份等。此外，由于數(shù)字化檔案可以在計算機上進行查閱，所以就更應該加大網(wǎng)絡的安全性，在錄入檔案的同時，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。
隨著技術的發(fā)展、科技的創(chuàng)新，高校的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設在今后的高校檔案管理中的作用一定是會日益增加，檔案本身就是記錄歷史發(fā)展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點，已經(jīng)不能適應于歷史的發(fā)展了，而數(shù)字檔案有著空間小、存儲多、查閱方便快速等優(yōu)點也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術也對檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術把檔案利用價值發(fā)揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學習新知識、新技術，不斷積累工作經(jīng)驗，使檔案管理工作適應時代要求，適應檔案管理現(xiàn)代化和自動化的需要，為社會發(fā)展提供良好的服務。
參考文獻：
高校數(shù)字檔案范文第5篇
一、加快高校檔案管理數(shù)字化建設的現(xiàn)實意義
數(shù)字化檔案管理是指通過計算機建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（照片、音頻、視頻等），以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲提取模式。高校近年來發(fā)展迅速，學生數(shù)量和教職工數(shù)量逐年增加，這種增長使得高校檔案處于不斷變化的狀態(tài)，檔案的維護和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來月大的挑戰(zhàn)。而高校檔案記載的信息對于學生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲主要還是以紙質(zhì)檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術處理信息的高效、穩(wěn)定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮優(yōu)勢。問題的原因是檔案管理人員對于數(shù)字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認識。
（一）高校檔案數(shù)字化是信息時展的要求
社會發(fā)展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數(shù)字化檔案存儲平臺，達到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數(shù)字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進行檔案數(shù)據(jù)整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內(nèi)部辦公效率。
（二）高校檔案信息數(shù)字化是數(shù)字化校園的必然結果
在社會數(shù)字化的背景下，高校作為技術發(fā)展的前沿已普遍開展數(shù)字化改革，高校檔案部門的數(shù)字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數(shù)字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。
（三）高校檔案數(shù)字化是完善檔案管理的重要途徑
高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)新時期檔案管理的科學優(yōu)化。檔案數(shù)字化能夠大量節(jié)省檔案存儲空間，有效減少紙質(zhì)檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數(shù)字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題及對策分析
應當看到，高校檔案管理數(shù)字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數(shù)字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數(shù)字化檔案的管理當成一項緊迫的任務來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為 “高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應用系統(tǒng)與校內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數(shù)字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學規(guī)范的數(shù)字化檔案工作制度和專業(yè)化的數(shù)字化檔案管理人才。另外，有些單位數(shù)字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數(shù)字化進一步拓展，影響檔案數(shù)字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：
（一）首先要正確認識電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異
數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術，其具體內(nèi)容和關鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護，隨時進行數(shù)字簽名、信息和身份驗證，切實避免文件在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。
（二）盡快建立健全檔案信息管理標準
新型載體的應用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標準化。在實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉變的過程中，必須遵守嚴格的業(yè)務規(guī)范和技術標準，即檔案信息管理標準化。其標準通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應充分發(fā)揮自身能動性，根據(jù)自身條件和檔案管理的特點制定詳細科學的管理標準，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎。
（三）不斷改進檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)
電子文檔具有與紙質(zhì)檔案不同的技術特性，檔案數(shù)字化管理的制度、標準以及具體實施辦法最終都要依賴軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)，因此要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設計階段，依據(jù)數(shù)字化標準，充分綜合文件檔案業(yè)務部門、管理部門及技術開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過技術手段把相關的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據(jù)實際運行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數(shù)字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。
（四）加快硬件基礎建設
檔案管理數(shù)字化建設，需要計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等高新技術作為載體，需要加大資金投入來引進先進的技術和設備。電子新產(chǎn)品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發(fā)一系列不良結果，要及時對系統(tǒng)關鍵設備進行更新?lián)Q代和升級，以確保信息化建設的順利進行。
（五）突出數(shù)據(jù)庫建設
數(shù)據(jù)庫建設是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設的重要基礎。要實現(xiàn)檔案管理信息化，必須做好數(shù)據(jù)庫建設。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，必須嚴格做到正確、科學、規(guī)范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據(jù)制定得著錄規(guī)則和細則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數(shù)字化過程中，要注意館與館之間檔案數(shù)據(jù)庫建設的數(shù)據(jù)交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設館際共享的數(shù)據(jù)庫長遠目標。
（六）不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)
要重視對檔案管理人員應用現(xiàn)代化新技術的業(yè)務能力和技能素質(zhì)的培養(yǎng)。而且數(shù)字信息技術的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業(yè)務的專業(yè)知識、多媒體知識和相關的學科知識的學習，做到熟練地掌握計算機操作技術和基本的網(wǎng)絡信息技術。同時，加強檔案管理者的隊伍建設，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數(shù)字化管理工作提供人才保障。
三、切實加強數(shù)字化背景下高校檔案的保護
電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內(nèi)容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實性、完整性、原始性是極大的挑戰(zhàn)。因此，切實加強數(shù)字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數(shù)據(jù)丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設過程中的重大問題和挑戰(zhàn)。要做好上述工作，需把握以下原則：
（一）提高數(shù)字化檔案管理人員的安全防范意識
首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識，嚴格按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數(shù)字化檔案的管理和制定詳細的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓，檔案管理人員必須對安全操作規(guī)程做到了心中有數(shù)，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術的應用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數(shù)字化管理人員的配備應嚴格把關，突出責任意識、紀律意識和信息道德品質(zhì)，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關鍵崗位上。
（二）提高系統(tǒng)安全防范技術能力
一方面，要依托傳統(tǒng)的網(wǎng)絡信息保密技術，如最常用的是數(shù)據(jù)密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進行安全保護。另一方面，要充分發(fā)揮新型網(wǎng)絡信息安全保密方法的功能，進行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權控制。對網(wǎng)上信息用戶權限進行設定，設置不同用戶對各類信息的訪問權限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數(shù)字簽名驗證。在計算機網(wǎng)絡中采用數(shù)字簽名，動態(tài)驗證用戶身份與數(shù)據(jù)的真實性，確保數(shù)據(jù)的真實性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術。根據(jù)安全實際要求，可以將數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進、出兩個方向的通信，借以保護內(nèi)部網(wǎng)絡不受外部網(wǎng)絡的攻擊，并防止內(nèi)部網(wǎng)絡的用戶向外泄密。
（三）嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度，提高系統(tǒng)容災能力
影響數(shù)字化檔案安全的因素眾多，有諸如網(wǎng)絡黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災害等原因造成的存儲設備硬件損壞。因此，必須嚴格執(zhí)行電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，有效防止這些因素對系統(tǒng)造成損害，確保既有的關鍵數(shù)據(jù)、關鍵數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和關鍵業(yè)務在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災難后可以迅速恢復的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在實際執(zhí)行數(shù)據(jù)備份過程中，隨著時間的增長需要備份的文件數(shù)量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數(shù)據(jù)存儲難題。如何安全、科學地保存這些數(shù)據(jù)，是備份工作的關鍵。可以依托數(shù)字檔案館平臺，采取海量數(shù)據(jù)在線存儲（如磁盤陣列）和脫機載體存儲相結合的辦法。
