社會保險檔案管理辦法

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社會保險檔案管理辦法范文第1篇

20xx年最新保險公司檔案管理辦法全文第一條為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規，制定本規定。

第二條依法經辦養老、醫療、失業、工傷、生育等社會保險業務的機構(以下簡稱社會保險經辦機構)，管理社會保險業務檔案，適用本規定。

第三條本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。

社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。

社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。

第五條社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。

第六條社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度業務環節或年度險種業務環節的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

第九條社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為20xx年、30年、50年、120xx年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。

社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。

第十一條社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。

鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。

第十二條社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。

未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條社會保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條社會保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：

(一) 不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的;

(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;

(四) 違規提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的;

(五)違反社會保險業務檔案和國家檔案法律、法規的其他行為。

社會保險檔案管理辦法范文第2篇

關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理

1維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2社會保險業務規范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。

社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

3社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

3.1統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

3.2統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

3.3統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。

保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。

社會保險檔案管理辦法范文第3篇

社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執行，關系到社會保險的作用能否發揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數據。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現檔案集中統一管理外，多數單位常根據單位自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等。客觀上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規范化的管理制度。

二、加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規范社會保險檔案管理業務流程

多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統一管理”，但由于法律法規缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統一標準，一地一策，畫地為牢，很難規范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發生。社會保險檔案的規范管理應從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。

（三）實現社會保險檔案管理的標準化

社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發揮了重要作用。

1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。

(4)財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。

（四）注重社會保險檔案的開發利用

社會保險檔案管理辦法范文第4篇

【關鍵詞】社會保險；檔案管理；重要意義

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672—5158（2012）08—0281-02

一、社會保險檔案管理現狀

隨著我國社會經濟的飛速發展，社保制度不管進行改革，人們對保險事業的認識不斷提高，要求加入社會保險的人員逐年擴大，社保檔案數量劇增。根據權威部門統計，到2008年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為25556萬人，比2008年末增加了1852萬人，預計到2013年，全國城鎮基本養老保險參保人數超過5.44億，基本醫療保險參保人數超過4.6億，失業保險參保人數超過5.3億，工傷保險參保人數超過1.5億，生育保險參保人數超過5.2億。參加社會保險的人數增長過快，傳統的社會保險檔案管理模式已經不適應社保事業發展的要求。然而，由于體制的原因，我國公民個人社保檔案隸屬多個管理部門，社會保險檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創新，才能煥發生機。

二、社會保險檔案管理的重要性

加強社會保險的檔案管理，是適應我國社會保險形勢發展的需要。社會保險的檔案管理工作關系著每個參保人的根本利益，社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能。一個參保人從辦理參保手續之日起，到離退休結束領取保險金，中間還有可能面臨失業，人員的合理流動等諸多環節，需要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續，如此龐大的社會系統工程，若無具有創新的、行之有效的、完整準確的個人資料管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會的安全穩定。社會保險檔案管理工作要善于創新，以利于社保部門提高業務質量和辦事效率。只有從檔案資料的收集、整理到歸檔要形成一套行之有效的管理體系，社會保險檔案管理工作才能跟上社會形勢發展的步伐。

三、社會保險檔案管理要不斷創新

（一）形成制度，依法辦事。社會保險檔案管理工作要依法、依規辦事。國家應要依據《檔案法》，《保密法》等政策法規，盡快制定社會保險檔案管理工作辦法，將社會保險檔案工作納入規范化管理。要對社會保險檔案存儲的內容及范圍、檔案室的配套設備、檔案管理人員的職責等作出較為詳實的規定，社保檔案管理要有分類大綱和保管期限。要求各有關部門形成檔案的收集、整理、保管、移交、存檔的成熟的流水程序，做到既利于完成工作，又符合檔案管理要求。社會保險檔案管理部門都要制定出相應的管理制度，從而構建一套符合實際的社會保險檔案管理制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔，以徹底改變社會保險檔案管理上的無序狀態，逐步形成全國統一、上下協調一致的社會保險檔案管理體系，使社會保險檔案管理工作能適應社會保險發展的需要，更好的為參保人員服務。

（二）社會保險檔案微機化、數字化管理。為適應社會保險發展的需要，各級社會保險部門要解放思想，學習不同地區的先進經驗，購置微機設備，招聘專業微機人員，配備專門的微機檔案室，實行社會保險檔案微機化管理。社會保險檔案微機化在一個行政區域要盡力做到工作統一進行，以便為下一步計算機聯網及共享社會保險檔案數據奠定基礎。社會保險改革之初，在辦理過程中使用過大量的紙質材料或證明，例如各類保單合同以及各種需要存檔備查的檔案資料等，數量多，占空間大，給保存查閱工作帶來諸多不便，現在可以將這些材料進行電腦掃描儲存，將紙質檔案轉變成數字檔案，以此提高社會保險檔案保存查閱的工作效率。

（三）搞好人員培訓。社保檔案管理人員素質決定著工作的成敗，社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備基本的計算機實際操作能力，以適應社保檔案工作發展的需要。為此社保部門應與檔案行政管理部門加強聯系，緊密合作，積極組織社保檔案人員進行定期培訓，開展經驗交流。把社保人員培訓作為一項長期工作來抓，不斷提高社保檔案管理隊伍的業務技能。

（四）管理統一

社保檔案管理必須建立全國統一的管理辦法，全國上下一盤棋，結束社保檔案管理分散問題。在中央的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理處，國家依法負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、規章制度。社保檔案管理處在全國各地設置分支機構，負責公民社保檔案內容的定期增加和更新。在全國實行參保個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一，做到參加社會保險人員“一號管理”，專人專號，從發放的勞動保險號碼上就可以反映出公民的收入和保障費的繳納情況，有利于社保信息的查詢。

參考文獻

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[2]閆華；吳桂宏；張美蓮；要重視和加強社保檔案的管理[J]；中國水電醫學；2007年03期

[3]鄭政社會保險檔案管理的思考[期刊論文]-四川檔案2008（02）

社會保險檔案管理辦法范文第5篇

關鍵詞：社會保險檔案 數字化管理

1 我國社保檔案管理的現狀

1.1 參保人數激增。以2010年末為例，全國參加城鎮職工基本養老保險的人數為25707萬人，比2009年末增加了2157萬人。其中，農民工參保人數為3284萬人，比上年末增加了637萬人。參保人數的迅速增長，必然導致社會保險檔案的迅速增長，這也就對社會保險檔案高效科學規范的管理提出了更高的要求。

1.2 社會保險改革不斷深化。近年來，為適應現代社會發展的需要，我國社會保險制度頻繁改革。如2010年，流動就業人員基本醫療保險實現跨省轉移接續，2011年，企業繳納險種在養老、醫療、失業險的基礎上，新增了工傷和生育險。這些政策改革為社會保障事業的發展營造了更為廣闊的空間，提供了難得的機遇。

1.3 社保檔案管理機構分散。具體而言：養老、醫療、工傷等基本保障檔案由社保中心負責管理；社會救助、社會福利、社會優撫、低保等由民政局負責管理；個人商業保險由商業保險公司負責管理。管理機構的分散，既造成了政出多門、資源浪費的局面，又為社保檔案的管理使用造成了諸多不便，同時還使得整個社保體系出現了許多漏洞。于是，就有人開始利用這些漏洞來謀求個人私利，“社保”人死亡而保險金照領等現象的頻繁發生也就不足為奇了。

1.4 社保檔案管理工作的考核指標不健全。社保檔案數量巨大，管理工作繁瑣，而目前我國既無統一的管理辦法和操作流程又無硬性的考核指標，使得負責檔案管理的工作人員無所適從，也使得許多工作人員放松了要求，工作標準低，管理不規范。同時，負責社保檔案管理的各個部門各行其是，各自分別構建管理系統，各管理系統采用的標準和技術架構不統一，使得社保基本信息無法共用，只能采用共享或交換的形式。這也為社保檔案的統一管理使用設置了人為障礙。

1.5 社會保險的經辦效率不高。當今社會，網絡已經普及，人們已經習慣于足不出戶在網上辦理業務。傳統的紙質檔案管理體系手續復雜冗繁、辦理效率低下，人們對簡化申報手續、提供便捷高效的網上申報社保業務的呼聲越來越高。因此，在確保數據準確完全的基礎上，簡化申報手續，豐富申報途徑，提升經辦效率，已刻不容緩。

2 我國社保檔案管理系統存在的問題

2.1 管理體制不規范。目前，我國社保檔案管理工作還沒有統一的規范和標準，管理機構不健全，專職人員配額少，歸檔范圍不明確，管理標準不規范等諸多問題，已經嚴重影響了我國社保檔案的管理質量。

2.2 存檔場所隱患多。受辦公場地和經費等問題的限制，許多地區的社保經辦機構沒有固定的檔案存放場所或存放場所條件簡陋，社保檔案存在諸多潛在的不安全因素。

2.3 管理標準不科學。當前執行的《企業職工檔案管理規定》是1992年制定的，其諸多規定如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等已經不適應現實工作的需要。在新的統一的管理標準尚未制訂的情況下，各地只能各行其是制訂地方標準，以致社保檔案的管理方法在各地截然不同，不同專業類別的管理規范也是千差萬別。

3 社保檔案管理工作的發展方向

3.1 全面推行數字化檔案管理體系。在傳統的社保申報辦理過程中會出現大量的紙質材料或證明，既不便保存，又浪費空間，查詢起來也繁瑣。如果將這些紙質檔案轉變成數字檔案，既節約資源、利于保存、方便查詢，又能極大的提高經辦效率。

3.2 對社保檔案進行分類管理。根據不同門類的社保檔案，遵循文件的形成規律，按照各自的形成類型、存檔價值等，分別確定各自的歸檔管理方法，實行分類管理，既方便儲存、利于查詢，又可有效防止檔案的丟失與缺漏。

3.3 統一社保管理規范標準。建立全國統一的社保檔案管理體系，規范檔案管理標準，強化社保檔案的監控和管理，提高社保信息的安全性，建立全國統一的社保信息網絡查詢接口，既可方便公民查詢個人社保信息，又可提高社保及檔案管理工作的透明度，這對于推進社保事業的持續發展和完善是大有裨益的。

3.4 規范社保檔案管理機構。如設立全國社保檔案管理中心，擬訂社保檔案管理的有關規章制度、操作流程、改革規劃等，統一社保檔案的管理標準和規范，結束社保檔案管理在各地各行其是、管理混亂的局面。同時，在各地設置分支機構負責公民社保檔案內容的增加和更新，并定期送交全國社保檔案管理中心統一保管。

參考文獻：

[1]吳倩倩.高校圖書館紙質檔案數字化管理新探[J].價值工程，2012（22）.