工程建設項目檔案管理制度
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工程建設項目檔案管理制度范文第1篇
關鍵詞 檔案管理 重點工程 角色定位
新時期企業發展速度加快，重點工程建設項目接二連三。企業檔案館在重點工程項目建設中機遇和挑戰并存。企業工程建設項目檔案是企業檔案館檔案信息資源建設的重點，通常也是個難點。收集難、歸檔難、整編難、數字化難……
江西銅業集團公司__冶煉廠（以下簡稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬噸銅冶煉等國家重點工程建設緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環再利用等多項技改工程穿插其間。貴冶工程建設檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設同步進行、同步發展，既建了一流工程，又創了一流檔案。這些成績的得來，有賴于該企業檔案部門在重點工程檔案管理中的準確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發主動服務，開創出重點工程檔案管理的全新局面。
一、制度化管理的推動者
制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設過程中應該始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《國家重點建設項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰來制定、誰來執行、誰來監督呢？企業重點工程建設單位工作重點肯定在工程建設本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業知識方面一般不太豐富。企業檔案部門與重點工程建設單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業但一般沒有直接的隸屬關系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執行。企業檔案部門在工程建設項目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導者，從而推動工程建設項目檔案管理實現制度化。
《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責任制》、《關于做好二期工程隨機資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細則》、《三期項目經理部工程項目建設檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬噸銅冶煉工程檔案管理細則》等一系列具有較強針對性的項目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導和介入下得以及時制定、頒布執行和發揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項工程建設初期均及時與建設單位溝通，對工程項目檔案管理制度建設提出建議和指導，并積極參與項目檔案管理制度的制定和完善。建設初期檔案部門建議和指導檔案管理制度建設，避免了工程建設熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學性、專業性和針對性，提高了執行效果。
二、程序化管理的堅持者
工程項目檔案管理是工程建設的重要組成部分，將檔案工作與建設程序有機地結合起來并與時俱進對工程項目檔案的規范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對全廠38個機關科室258項管理制定了工作程序。__項目經理部也制定了工程招標、設計及設計變更管理、施工現場簽證管理、隱蔽工程驗收管理、試車管理、工程項目竣工驗收管理、文件資料管理等38個工作程序，涵蓋外事、辦公、財務、計劃、設備、工程等建設領域所有工作環節。廠檔案部門要求這38項工作程序的最后一環均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運行為貴冶工程項目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導。同時針對新情況，及時在相關程序中增加了工程監理環節，并將工程監理作為工程建設中的重要環節加以強調，此舉為工程質量和檔案的準確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎上增加了檔案數字化管理工作程序，為工程檔案實現網絡化管理提供了有效的作業指導。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長期不懈地堅持程序化管理并保持管理程序與時俱進的努力結果。
三、數字化管理的耕耘者
檔案管理數字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數字化是工程檔案管理的一項重要內容。當前，紙質檔案依然是工程項目檔案的主體。貴冶工程項目檔案絕大部分為紙質，要實現數字化絕大部分需要通過掃描或數碼成像等設備進行轉化。貴冶工程項目檔案在建設單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項目檔案的最終歸屬。指望工程項目建設單位開展紙質檔案的數字化轉換既不現實，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項目檔案數字化管理的主力軍。
貴冶檔案部門在管理好工程建設項目紙質檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設的一項重要工作。1999年廠領導和工程建設項目經理部大力支持檔案現代化管理，為檔案部門配置了部門級網絡服務器、網絡光盤庫、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺pc機網絡工作站、普通掃描儀、打印機等一系列網絡設備，配置了thams20__檔案管理、圖紙處理等多種軟件，建成了貴冶檔案信息系統。此后檔案現代化管理設備設施和管理軟件得到不斷更新和升級。貴冶檔案管理信息系統通過fddi光纖環網接入貴冶主網，是貴冶主網的一個重要子網。在開展檔案管理網絡化建設的同時，不斷加強檔案管理。他們首先對工程紙質檔案采取了一序列優
化管理措施。工程建設過程中，檔案館工作人員多次深入建設單位檢查應歸檔文件的完整、規范情況，對不規范或不耐久文件材料提出整改意見，對整改不合格的文件材料不予接收進館。對已歸檔進館的文件材料，嚴格按國家檔案局頒發的《科學技術檔案案卷構成一般要求》進行科學分類、組卷。在分類組卷的同時完成案卷條目信息錄入和文件級條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統自動生成案卷封面、卷內目錄、卷內備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實現計算機打印。目前貴冶一、二、三期工程項目檔案都實現了案卷級和文件級條目錄入。對二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉換成電子圖像，再經工程圖紙處理軟件凈化壓縮后全文存入檔案管理網絡服務器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數據庫成功掛接。貴冶工程檔案管理實現了紙質檔案整編與檔案網絡化管理有機結合，完全改變了人抄的傳統管理方式，工作效率大幅提高，紙質檔案案卷質量得到大幅度優化。貴冶工程項目大部分檔案成功實現了數字化轉化，可多途徑檢索，廠內部局域網內用戶均可網絡瀏覽檔案全文。四、關口前移式管理的創新者
按照da/t28-20__《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的相關規定，建設單位負責工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發現，等發現后又錯過了最佳補救時機，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關口前移非常重要。所謂關口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設全過程，將重點工程檔案意識強化、制度化管理、標準化管理、收集整編等質量控制關口前移到工程設計、施工、建設、監理等工程建設整個過程之中。
工程建設項目檔案管理制度范文第2篇
Key words： engineering archive；"three rates"；measures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2015）19-0033-02
0 引言
隨著技術進步和企業發展的需求，企業工程建設項目規模愈來愈大，生產經營與工程建設項目交叉進行也愈來愈多，而在工程建設項目中，業主單位大多會將很多精力投入工程建設項目的立項、設計、招標、合同、造價、進度、質量、安全及現場施工管理等環節上，對工程項目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰性。面對嚴苛的工作要求，我們首先要提高思想意識，高度重視檔案管理在工程建設中的重要作用。領導要率先垂范，監督和強化工程檔案機制建設，做到提前介入，實時跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設期間抓工程，工程結束以后抓檔案”的事后控制，轉為全程動態控制，將檔案管理關口前移，使善后工作變為前置條件，確保工程項目檔案真實完整，準確無誤。為此，筆者結合多年工程檔案管理實踐經驗，就如何提升工程項目檔案歸檔率、完整率和準確率三項指標，應采取哪些有效措施提出如下觀點，供同行商榷。
1 檔案歸檔率、完整率和準確率是衡量工程項目建設檔案工作水平的標準
工程項目建設檔案是反映工程項目建設過程的重要依據，是企業檔案中最重要的部分。一套完善的工程項目建設檔案，涵蓋了從工程項目立項、可行性研究、設計勘探，到招投標、投資控制、進度計劃、安全質量、施工過程及管理以及竣工驗收等多個流程，期間每道工序所用材料、人員數量等細節全部囊括其中。那怎樣衡量工程項目建設檔案工作的水平呢？工程項目建設檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質量的準確率一般作為衡量檔案工作的關鍵指標，業內主要根據這三個指標來綜合評估工程項目建設檔案管理水平。
早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業檔案工作目標管理辦法》。該法規給出了具體的檔案管理體系評估標準，即歸檔率和準確率必須達到100%，完整率應該達到90%。歸檔率是前提、是基礎，缺少了歸檔率，其它兩個指標就會失去依托；完整率是歸檔率的深化和細化，它直接反映出檔案資料的實用價值；準確率是“三率”的核心，沒有準確率，工程建設項目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時甚至會起負作用。因此，三者的關系是緊密相連，相輔相成的。
2 做好收集工作是提高工程項目建設檔案“三率”的基本保證
歸檔工作是檔案工作各個環節的首要環節，因此歸檔率在三項指標最為重要。在提高工程項目檔案歸檔率的過程中應采取以下措施：
①要按照“超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴要求”的方針，保證工程項目檔案的“三率”達到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設各個方面、各個層面的工程檔案收集管理三級網絡體系。即一級管理網絡由企業檔案部門領導掛帥，專業員分系統進行指導監督管理驗收工程項目檔案；二級管理網絡由項目經理部領導負責，收集職責落實到工程各專業員，項目專職檔案員負責指導并兼任工程項目檔案收發管理；三級管理網絡分別分解到設計勘探、施工單位和監理單位，明確總工負責，各專業員配合，專職資料員負責工程項目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時，在工程項目建設初期，工程項目項目經理部成立之時，必須設置檔案資料室和配置檔案管理設施、設備，設立專職檔案人員，進一步明確檔案管理制度、歸檔標準、質量及進度要求，確保檔案管理與工程建設過程同步。
②要依據工程項目建設檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點，區別不同情況，按照“三率”指標采取科學的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計劃劃分時間區段進行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內容來劃分。另外，還要核查當年年度已竣工驗收的工程項目是否全部歸檔，并在簽訂設計、施工、監理合同時，明確工程項目檔案的版本、份數、質量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。
③制定工程項目檔案編制規范。檔案管理部門應該密切聯系各職能部門，從監理、造價、施工等部門選調經驗豐富的專家組建課題組，根據工程項目建設管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關文件的規定以及“三率”指標，編制一套適合本單位的《企業檔案歸檔范圍和案卷組成標準》，為企業內部的工程檔案管理工作提供參考依據。
3 把控工程項目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設項目檔案“三率”的根本保證
工程項目建設的原始資料和技術檔案是全面鑒定工程項目建設質量的依據，是以后工程項目維修、改擴建的重要參考資料，也有助于我們總結施工經驗，提高技術水平，積累實踐經驗。因此，工程檔案管理應貫穿于從項目規劃、施工開始到竣工驗收的全過程。為確保工程項目檔案收集、整理、歸檔工作達到收集齊全、內容真實、數據可靠，應采取如下措施：
①做好事前策劃工作。工程項目檔案的完整率是衡量每個案卷內歸檔材料是否齊全的指標，它反映的是檔案案卷內歸檔材料的完整程度，所以它是一項重要指標。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據工程的專業、規模，劃分單位工程，對每個單位工程中所包含的分部工程、分項工程、檢驗批進行了預劃分，經過監理單位、業主單位的認可，把資料劃分為工程項目管理資料、工程項目質量保證資料、工程項目評定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據，為工程項目檔案案卷有較高的完整率打好基礎。
②參與過程監控。為確保資料收集及時，數據真實準確，做到資料與工程同步，形成對工程實體及資料的過程檢查制度，根據工程進展情況，參加企業工程管理部門對工程項目建設階段性監管，分別對不同階段項目的資料收集情況進行檢查評價，并將評價結果列入工程進度考核，實現工程建設過程與檔案形成積累同步，及時整改存在的問題，確保預定目標實現。
③加強對施工單位和監理單位的業務指導。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質量管理體系，配備專職質量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進行培訓、檢查、督促、完善。在編制監理規劃、專業監理細則、各項監理管理制度（包括資料收集、驗收管理制度）以及參加由業主組織的圖紙會審、設計交底等各環節，指導監理人員的檔案管理工作。
4 把好項目竣工檔案驗收關是提高工程項目檔案“三率”的措施保證
①按照檔案管理的要求，指導監督監理單位要對以下資料的同步性進行嚴格審核驗收，確保資料與實體基本一致。一是工程項目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設計方案、施工單位質量管理制度、體系、圖紙會審、設計交底等，對于這部分資料主要審查針對性、時效性及對施工管理的指導作用。二是工程項目保證資料，包括各種原材料、設備合格證、各類試驗檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強制性條文都具有對應性，是確保結構主體安全及設備穩定運行的過程管理資料，也是資料審核驗收的重點。三是工程項目質量評定資料，依據單位、分部、分項、檢驗批的劃分，重點檢查這部分資料數據的真實性，各級質量管理人員及項目負責人驗收記錄的合規性，與工程項目評定資料的對應性。四是加強設備隨機資料的接收，根據設備合同中的設備清單，提前設定設備隨機資料接收目錄，實行有依據接收。
②案卷質量的合格率也是工程項目歸檔工作不可忽視的指標。按照“工程完工一個，驗收一個”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗收協調會，提出工程項目檔案驗收要求和存在問題。并以國家標準為依據，按照國家對科技檔案工作的要求，以《科學技術檔案卷軸構成一般要求》為標準，制定工程項目檔案案卷的整理規范。同時開辦檔案整理培訓班，將工程項目檔案的整理規范，向工程技術人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時檔案工作人員還要上門指導、實際操作。
③做好竣工驗收階段工程項目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗收階段按照檔案管理的要求，對形成的資料由項目經理部按照單位工程進行整理、編目、組卷，經監理單位、工程管理部門、工程質量監督部門的審核，將合格的檔案資料移交業主單位和檔案管理部門。
5 實例分析
太鋼檔案部門在新建150萬噸不銹鋼工程中實踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優質工程金獎（山西省首項金獎項目）創造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設工期30.5個月，參加工程建設的中外單位共計88個（設備廠家52個，施工單位36個）。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不銹鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負責制”，承擔工程建設項目檔案資料管理包括項目資料的收發、查閱、保管，成為工程建設項目成員，參加設備開箱，隨時參加工程例會給予業務指導和定期檢查評價、監督驗收，不僅使工程項目檔案管理前移，而且直接參與整個施工全過程，實行預立卷制度，統一存放于工地檔案室，以保證工程完工后，檔案的完整與安全。還對未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設單位考核工程質量保證金。由于在工程建設過程中檔案工作實現了事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制的管理，以“四個同步”為主線貫穿整個工程施工過程，保證了工程項目檔案齊全、完整、準確“三率”達標。
工程建設項目檔案管理制度范文第3篇
關鍵詞：基建檔案；規范化管理
隨著我國經濟社會的不斷發展和綜合國力的提高，國家和地方對水文工程建設的投入日益加大，水文工程建設是水利工程的重要基礎建設。近年來，長江委水文局進行了包括水文巡測基地在內的一系列水文工程建設。這些水文工程項目具有高度分散、單位建設工程復雜、專業性強且各項目相對獨立的特點給水文工程基建檔案管理造成了很大的困難。加強水文工程建設項目檔案資料的管理是提高水文基建工程質量的一項重要工作。
目前，水文工程基建檔案的管理主要是依據水辦【2005】480號（水利工程建設項目檔案管理規定）、水辦【2008】366號（水利工程建設項目檔案驗收管理辦法）及水建管【2008】38號（水利部直屬單位基礎設施建設項目驗收管理辦法）。這些管理文件從管理制度、收集歸檔范圍、歸檔責任人員、驗收等方面均作了詳細的規定，為水文基建檔案規范化管理奠定了堅實的基礎。
一、水文基建檔案的特點
（一）水文基建點多面廣、小而散
水文基建項目投資從幾十萬到上千萬，分布在房屋、堤防、設備設施、測報系統建設等方面。
（二）系統成套性強
水文基建項目，大多是獨立的項目，從前期設計、施工、驗收及后續使用的資料均可完整收集歸檔。
（三）專業性強
水文基建，涉及面廣，專業不一。要求資料收集責任人員具備較廣的專業知識。
二、水文基建檔案管理的現狀
（一）檔案管理機制欠完善
水文局下轄7個勘測局，機關有項目辦，主要負責項目的申報、管理、驗收等，而項目的實施多在7個勘測局。項目管理人員和檔案管理人員參與項目的設計、施工、驗收及資料收集的力度不夠，項目管理和檔案管理要求的“同步管理”還有待加強，材料收集、整理的責任落實不到位。
（二）歸檔材料不齊全
水文基建項目有的建設年度跨度長，中間經手的人較多，收集、歸檔的材料不齊全，不能反映工程項目建設的全過程。如有的缺乏相應的聲像資料和照片檔案，竣工圖收集不全、標準也不一。
（三）檔案資料歸檔質量不高
歸檔材料中，有的缺少原件，復印件較多，而很多復印件沒法補蓋單位印章，整理裝訂不符合組卷要求，頁碼編制也不符合有關規定。
三、加強水文基建檔案規范化管理的措施
為使水文基建項目的歸檔資料符合有關規定要求，提高水文基建項目的建設質量，改進和規范檔案管理，須采取以下措施。
（一）完善體制，加強組織領導
水文基建項目檔案質量取決于相應制度保障和組織領導。必須完善有關項目資料的收集、整理的有關規定，明確相關歸檔責任人，從源頭規范歸檔質量，從制度上保障歸檔質量。
（二）建章立制，明確崗位職責
根據有關管理制度，完善組織機構，對每一個項目層層指定相應層次的歸檔責任人，明確其歸檔責任，跟蹤項目，實行項目建設和檔案管理同步進行。做到項目完成，須歸檔的資料也收集完畢。
（三）加強教育培訓，提高歸檔工作質量
水文基建檔案質量同專職或兼職檔案人員職業素質密切相關，因此，必須定期對有關人員進行檔案業務知識培訓，了解有關檔案規定及操作規程，明確檔案管理工作職責。
1.強化監督檢查，加強指導
專職檔案人員應參與項目建設的過程，對資料收集、歸檔人員定期指導，提出歸檔的有關詳細要求，對資料的合規性進行檢查，發現問題，及時補救處理。
工程建設項目檔案管理制度范文第4篇
檔案管理制度不健全隨著我國市場經濟體制的逐步發展，與工程建設有關的各個領域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。有些單位雖然建立了相關的制度，但大數是流行于形式。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。在工作中出現隨意查閱、把資料借出檔案室等現象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規范化管理的要求。
加強水利工程檔案管理的對策
國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設項目檔案管理的有關規定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領導，落實好崗位責任制，加強檢查指導與監督，提高工程檔案現代化管理水平。根據這些要求，針對存在的問題，筆者認為應采取以下幾點對策。
健全制度，進一步強化對水利工程檔案的管理要保證水利工程檔案的齊全、完整和規范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進度、質量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制，并制訂相應的措施，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責。三是要對項目檔案的驗收要嚴格把關，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。四是要充化利用計算機和網絡信息、技術，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。
通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作上臺階檔案的生命在于利用，只有對檔案開發利用，才能正真體現它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關資料時，能將檔案信息及時提供給業務部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。
工程建設項目檔案管理制度范文第5篇
【關鍵詞】：水利工程; 檔案管理;核心內容;管理措施
【 abstract 】 this paper from the water conservancy project of the archives management of the basic requirements, the core content and management measures three aspects specific analysis and discussion.
【 keywords 】 : water conservancy projects; File management; The core content; Management measures
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
一、水利工程檔案資料管理的基本要求
水利工程檔案是水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是國家檔案的重要組成部分，依照檔案法規要求，做好水利工程檔案工作，是工程參建各方共同的職責和任務，是維護國家利益，保護自已合法權益，提高管理水平和應急能力的需要。水利工程檔案是工程建設審計工作的依據、是工程驗收的依據、是質量評定的依據、是工程建設質量查、改的依據和憑證。
1、檔案管理的依據和竣工驗收
水利檔案管理的依據有：《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）；《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》》(水辦〔2008〕336號)；《水利工程建設項目驗收管理規定》（水利部30號令）；《水利水電建設工程驗收規程》（SL223—2008 ）；《水利基本建設項目竣工決算審計暫行辦法》(水監[2002]370號)；《建設工程質量管理條例》（2000年1月30日，國務院令第279號）。
竣工驗收主要是資料的驗收：法人驗收，政府驗收，工程檔案資料的驗收﹙要求作專項驗收﹚。工程檔案要求真實、完整、準確、系統。真實是要求沒有虛假的資料；完整是要求工程檔案資料不能缺項，即所有應歸檔材料的類項必須齊全；準確是指檔案資料所反映的內容要準確，其中包括文字、數字、圖形都要準確，特別是竣工圖要能準確反映工程建設的實際狀況；系統是指所有應歸檔的文件材料，應保持其相互之間的有機聯系，相關的文件材料要盡量放在一起，特別要注意工程項目文件材料的成套性。圖片、照片、錄音、錄像和電子文件的歸檔反映建設項目建設過程的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料和電子文件材料，都是工程檔案的重要內容，應做好這部分材料的收集、整理工作，關鍵是要及時整理，要將不同種類(照片或錄像)的聲像或電子材料分別立卷。
2、水利工程檔案的歸檔范圍與要求
水利工程建設項目檔案的歸檔范圍與保管期限、按照《水利基本建設項目（工程）文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件一）執行，工程檔案保管期限定為永久、長期、短期三種，永久為50年以上，長期為15-50年、短期為15年以下，長期保存的檔案實際保管期限不得超于工程項目的實際壽命。水利工程建設項目檔案必須完整、準確、系統，應歸文件材料應字跡清楚、圖面整潔、簽字手續完備，所有歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆和紅墨水等易退色材料書寫，檔案整理應有科學的分類方案，案卷質量符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）。
3、檔案資料驗收與移交
水利工程建設項目檔案驗收，是工程竣工驗收的重要組成部分，各級水行政管理部門在組織水利工程驗收時，須通知相應的檔案管理部門作為驗收委員會成員負責工程檔案的驗收工作，工程竣工驗收前，項目法人應組織參建單位對所承擔的工程檔案資料收集、整理、歸檔進行認真檢查，確認已達到規范要求后，寫出自檢報告，在申請工程驗收時，一并報上。實行總承包的，應由總承包單位負責向建設與管理單位移交；實行分包的，應由各承包單位向建設單位移交，或由建設單位委托一個承包單位匯總后，再向建設與管理單位移交；實行監理制度的，應由監理部門負責審查合格后，再由各有關單位向建設與管理單位移交；審查與移交均應履行簽字手續。
移交與接收工程檔案資料的時間，應視工程建設的實際情況而定。一般情況，單位工程完工后，就應完成有關工程檔案的收集、整理工作，隨后即可進行檔案資料移交與接收工作。
二、水利工程檔案管理的核心內容和管理措施
建設工程資料是工程建設從項目的提出、籌備、勘測、設計、施工到竣工投產等過程中形成的文件材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，簡稱為工程資料。主要包括工程準備階段資料、施工資料、監理資料和竣工驗收資料等。建設工程資料，是建設工程合法身份與合格質量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進行檢查、驗收、維修、改建和擴建的原始依據。參建各方都負有收集、整理、簽署、核查工程資料的責任。為了保證工程的安全和使用功能，必須重視工程資料的真實性、可靠性。因此，我們應當規范工程資料的管理，將工程資料視為工程質量驗收的重要依據，甚至是工程質量的組成部分。
1、水利工程檔案的核心內容
1）工程準備階段資料:是指工程在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標、開工審批及工程概預算等工程準備階段形成的資料，由建設單位提供。
2）施工資料:是指施工單位在工程具體施工過程中形成的資料，應由施工單位負責形成。主要包括單位工程整體管理與驗收資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、施工試驗記錄、施工質量驗收記錄等。工程竣工后，施工單位應按規定將施工資料移交給建設單位。
3）監理資料:是指監理單位在工程設計、施工等監理過程中形成的資料，主要包括監理管理資料、監理工作記錄、竣工驗收資料和其它資料等。監理資料由監理單位負責完成，工程竣工后，監理單位應按規定將監理資料移交給建設單位。
4）竣工驗收資料:是指在工程項目竣工驗收活動中形成的資料。包括工程驗收總結、竣工驗收記錄、財務文件和聲像、縮微、電子檔案等。
2、工程資料的管理職責
1）工程資料的形成應符合國家相關的法律、法規、技術規范、質量驗收標準、工程合同和設計文件等規定。
2）參建單位應將工程資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和全過程。
3）工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規定進行移交。資料組卷與資料份數應符合規定。
4）工程資料應實行分級管理，由建設、監理、施工單位主管(技術)負責人組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應有專人負責，并按規定取得相應的崗位資格。
5）工程各參建單位應確保各自所形成的資料的真實、有效、完整和齊全。對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等現象，應按有關規定對相關責任人予以處罰，情節嚴重的，應依法追究法律責任。
3、水保檔案管理的必要性和對策
1）沒有統一的水土保持檔案分類標準和編碼體系, 檔案資料調閱、調集或查詢困難, 檔案信息利用率低, 或大部分既有資料未歸檔、建檔。
2）檔案管理制度不健全、管理不規范、多頭管理現象普遍存在, 檔案資料分布散亂, 。
3）檔案管理人員匱乏 。
4）未實行專業化管理, 檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差, 檔案資料破損現象嚴重。
5）法制意識不強, 檔案管理工作未引起各地的重視, 也無專項經費投入, 制約了檔案管理的規范化建設。
規范水土保持檔案管理的必要性是水土保持信息化建設、水土保持決策科學化、水土保持法制化和規范化建設以及提高水土保持行業管理能力和工作水平的需要。規范水土保持檔案管理的對策應建立水土保持檔案資料庫，進行統一檔案編碼和密級標準, 建立水土保持檔案管理體系，提高檔案法律意識, 建立并完善水土保持檔案管理制度，培養并造就一支高素質的水土保持檔案管理隊伍。挖掘檔案資料潛力, 為水土保持及社會公眾提供服務。
三、總結
水利工程資料管理必須納入項目管理的程序中，資料員應參與生產過程，及時掌握施工管理信息，便于對資料的管理監控。工程資料的收集必須與實際施工進度同步。對所提供的資料不符合規定要求的不予結算工程款。按質量驗收記錄、工程質量控制資料核查記錄、施工技術管理資料、工程安全功能檢驗資料核查和主要功能檢查資料等劃分，同類資料按產生時間的先后排列。根據實際條件，配備必要的存放資料的箱柜存放資料，并注意做到防火、防蛀、防霉。規定移交、歸檔。按時移交給公司、建設單位和城建檔案部門。
【參考文獻】：
[1]梁靜.水利工程檔案管理與發展J.湖南水利水電,2008,(4):78-79.
