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1建立的一般過程
建立與完善ISO9000質量管理體系主要要經歷規劃設計、培訓指導、文件印發、試驗運行、總體認證五個階段。①規劃設計階段。、該階段主要是做好體系診斷、建立貫標機構、列出文件清單等幾項主要工作。體系診斷包括確定后勤主要的工作流程、哪些是關鍵過程、哪些是薄弱環節、主要的接口是否協調;各部門、各崗位的職責與權限是否精干有效,有無職責交叉不清、人浮于事等內容。為此,要和請來的咨詢專家一起通過查閱文件資料、召開座談會等方式了解后勤的整體情況,調查、總結現有組織結構存在的問題;了解最高管理者經營觀念和對品質系統的期望;并對以前的管理工作進行診斷,發現問題,提出意見,在此基礎上寫出體系診斷報告。②培訓指導階段。培訓指導是改變人的理念、思維和行為的有效手段,而這些對管理體系的有效運作具有重要的影響力,是最根本和最重要的因素,開展培訓指導是建立與完善ISO9000質量管理體系非常重要的階段。全員培訓應該讓全體員工對于ISO9000的基礎知識有基本的了解和認識,但最主要的內容應是指導實踐的工作手冊,對涉及自己崗位的職責、作業指導書、管理規定等內容則要爛熟于心,不僅要能理解,更應會操作。③件印發階段。ISO9000質量管理體系,十分著重文件化的管理,文件化的管理是其主要的表現形式。將質量管理體系運用文件形式表達出來,形成一套書面的體系文件,并以此作為質量管理體系運行的準則及其運行狀況審核的依據,這就是文件化管理。因此,建立一套規范、完整、和合理的文件化管理體系是十分重要的。④試驗運行階段。體系試運行的主要目的是檢驗編寫的文件是否有效、過程的運作是否協調。體系試運行階段的重點在于執行。在試運行期間,高校后勤應該做好信息的收集、分析、傳遞和處理,這樣才會發現暴露出的諸多矛盾和問題。最后,對文件進行修訂,修改文件不合理的的內容。⑤總體認證階段。在質量管理體系試運行后,若通過內部審核、模擬評審認為組織的質量管理體系是有效的,就可以向認證機構申請認證。在通過審核后,獲得質量體系認證證書,隨后,保持質量管理體系的有效運行。
2建立過程中應避免出現的誤區
首先,避免貫標目的偏離。ISO9000質量管理體系它是一種通用的國際標準,具有很大的國際權威性,它具有先進科學的管理理念和管理機制,引進它能有效提高管理組織的總體水平、工作效率和市場競爭力。很明顯,高校后勤倘若引進ISO9000質量管理體系肯定能提高學校的知名度和社會影響力,但如果只是為了一味追求它的“名片”效益,則不僅不能為高校后勤管理改革帶來任何好處,相反地,只會帶來極大的負面效果,產生嚴重的管理弊端。其次,貫標過程理解不深。建立ISO9000質量管理體系的關鍵是對貫標過程的充分認識和理解,如果對其認識和理解只停留在表面、粗淺之上的話,就會造成對咨詢公司的過分依賴與建立的一系列體系文件與后勤管理實際情況十分不相符的現象出現。最后,大眾參與不全面化。大眾參與是ISO9000質量管理體系建立的一大原則,各級部門員工是管理體系建立起來的基礎,只有讓高校每一個員工都積極參與進來,才能為體系的建立制造強大的影響力,并加快推進體系建立的進度,那種把后勤管理ISO9000質量管理體系建立認為是某個部門或某些人的事情的想法,都是對對ISO9000質量管理體系大眾參與的一種曲解。概而論之,建立與完善高校后勤管理ISO9000質量管理體系,是目前我國高校后勤管理改革發展的需要,也是提高高校后勤管理水平和后勤服務質量的重要途徑,在高校后勤管理上建立ISO9000質量管理體系標準十分必要,具有重大的意義和價值。在高校后勤管理建立體系應遵循其一般過程和規律,盡避免出現執行過程中產生誤區現象,為實現高校后勤管理的規范化、制度化、科學化目標提供一條有效的途徑,為實現高校社會化的后勤管理提供切實辦法和依據。
作者:王夢婕 單位:哈爾濱理工大學
一、客觀分析現狀,科學編制計劃
“凡事預則立,不預則廢”。員工的能力素質水平直接決定了管理工作的成敗,成就了企業核心競爭力。筆者供職于一家中型國有企業,員工的平均年齡已近41歲,平均工齡已達20年。員工一方面具有豐富的工作實踐經驗,另一方面也存在按部就班得過且過的思想,抗沖擊能力有限。 面對競爭日趨激烈的市場環境,要推進公司的快速、健康、安全、和諧發展,必須打好管理創新的攻堅戰,通過管理工作的提檔升級,在向市場要效益的同時,向管理要效益,雙管齊下,切實提升產品的品牌價值。
公司希望廣大員工在保存各自文化價值觀的同時,接受行業系統獨特的企業文化并主動融入到這種文化氛圍中。通過每一堂課,不僅使員工個人有所思有所得,更通過每一位員工的點滴成就形成一股巨大的合力,為公司的發展提供人才支撐,使得“全員培訓提升工程”成為看得見成果,經得起檢驗的質量信得過工程,并為公司的長遠發展夯實基礎。
而在《ISO9001:2008 質量管理體系要求》6.2.1中也明確“基于適當的教育、培訓、技能和經驗,從事影響產品要求符合性工作的人員應是能夠勝任的”。表明通過質量管理體系認證的企業,有著教育、培訓的義務。公司在質量管理體系認證過程中的程序文件,對人力資源管理程序,也據此明確提出了有關培訓工作的程序性要求。
所以,從制訂培訓計劃這個環節開始,就引入了標準化運作的要求。目的就是通過培訓,使得各級管理人員,經過理論化的系統培訓和交流互動,完善知識結構,增強綜合管理能力、創新能力和執行能力;各級操作人員,經過分級化的技能培訓和實際演練,熟練掌握并不斷提升操作技能,增強嚴格履行崗位職責的能力。
二、精心搭建平臺,嚴格規范實施
企業培訓特別是國有企業的培訓工作,有時難免會為了培訓而培訓,使得培訓工作流于形式,有效性也大打折扣。當培訓成為一項管理措施,特別是與企業質量管理體系相結合時,就必須從計劃、組織、實施、領導和控制等方面去思考。
實踐中,配合質量管理體系的認證工作,“全員培訓提升工程”的實施,也按照相關程序文件、作業文件的要求,在可控范圍內標準化地規范實施,這不僅符合公司管理工作提檔升級的初衷,也符合《ISO9001:2008 質量管理體系要求》的6.2.2“能力、培訓和意識”中要求的“提供培訓或采取其他措施以獲得所需的能力”。
從編制計劃開始,由職能部門根據各自管理權限和幅度,提交針對不同類別人員、不同受訓方向的《教育培訓申請表》;人力資源部根據各部門的教育培訓申請,結合公司年度工作思路及措施,編制《年度培訓計劃》并。根據培訓計劃的時間、課程安排,由責任部門組織具體實施。這個起始過程要符合《ISO9001:2008 質量管理體系要求》4.2.3關于文件控制的要求,比如“為使文件是充分與適宜的,文件前得到批準”、“確保文件在使用處可獲得適用文件的有關版本”、“確保組織所確定的、策劃和運行質量管理體系所需的外來文件得到識別,并控制其發展”等等。
實施中,責任部門首先要填寫《培訓開班審批表》,就培訓時間、課程安排、授課老師、參培人員、培訓費用等內容進行申報,經人力資源部和分管領導簽署意見后開始實施。培訓中的簽到、培訓記錄、試卷等,都必須由責任部門統一整理,交人力資源部歸檔保存。對于參加社會或行業系統適宜性教育、培訓的,也要按照相應流程報批,培訓結束撰寫培訓體會,形成完整的培訓檔案。整個起始過程符合公司人力資源管理的程序性要求,也符合《ISO9001:2008 質量管理體系要求》4.2.4“記錄控制”的相關要求。
貌似繁瑣的流程,標準化規范運作后的好處也是顯而易見的,這使得各項活動更易于受控。嚴格來說,培訓計劃提供了一個目標,但是目標不能保證必要的行動,所謂“變化要比計劃快”,不僅是一種現象也可以成為一個借口。所以一個可控的有效實施,更利于培訓目標的實現。
三、及時組織評價, 反饋培訓效果
縱觀整個培訓過程,最重要的是培訓有效性的評價,這也是最難以衡量的。
在實施全員培訓提升工程中,結合質量管理體系要求,對各項培訓的有效性應及時進行評價和反饋,以形成一個完整的培訓鏈。比如在進行質量管理體系認證過程中,分層次進行了多場培訓。作為培訓評價,一方面是考核認證過程中,整體工作是否有序推進,并順利通過認證;另一方面,對全員進行的有效性評價,分基層和公司兩個層面進行測試,由基層單位對所屬員工進行測試后,選拔出優秀人員參加公司測試,確保培訓不留空白。客觀分析將培訓工作按照質量管理體系要求標準化實施以來的得與失,筆者覺得存在的問題主要在于:一是在培訓計劃的制訂上,員工人文關懷方面的內容尚有欠缺,難以滿足員工不同層次不同方面的需求。按照質量管理體系的要求,這部分內容并非必須,但從企業員工隊伍現狀和企業發展戰略來說,這類培訓的重要性和緊迫性又不可忽視。二是在培訓有效性評價方面,手段過于單一,缺乏一些更直觀更明了的數據支撐,比如產品合格率或者客戶滿意度的提高,是否與員工培訓存在正相關關系,因為時間限制,缺乏完善的對比數據。
(湖南農業大學后勤服務集團,長沙 410128)
(Logistics Service Group of Hunan Agricultural University,Changsha 410128,China)
摘要: 高校后勤服務引入質量管理體系,是高校后勤服務社會化的必然趨勢,也是高校后勤管理現代化的必然要求。以湖南農業大學后勤服務集團為例,闡述了ISO9000質量管理體系的實施現狀及推行的成效,同時指出了引入ISO9000質量管理體系在后勤的應用中應注意的問題。
Abstract: Introducing the quality management system into the logistics service in colleges and universities is the inevitable trend of the socialization of logistics service and also is the necessary requirement of the modernization of logistics service in colleges and universities. Taking the Logistics Service Group of Hunan Agricultural University for example, this paper expounds the present situation and implementation effect of ISO9000 quality management system and at the same time points out the problems should be paid attention to in the application of ISO9000 in the logistics.
關鍵詞 : 高校后勤;ISO9001;質量管理體系
Key words: logistics of colleges and universities;ISO9001;quality management system
中圖分類號:G647 文獻標識碼:A 文章編號:1006-4311(2014)34-0258-02
作者簡介:羅雪文(1983-),女,湖南邵陽人,研究實習員,學士,研究方向為后勤管理。
1 ISO9001質量管理體系的實施現狀
湖南農業大學后勤服務集團于2005年引進ISO9001:2000版質量管理體系,順利完成質量手冊等體系文件的編寫、審查和實施工作,同年10月份圓滿通過質量體系的認證工作。2011年,根據質量管理體系認證的要求,將ISO9001:2000版升級至ISO9001:2008版,我校后勤制定的總質量方針是:“質量求生存、管理出效益、創新謀發展、服務創品牌。”主要的質量目標是:顧客滿意度達85%以上,每年提高一個百分點;顧客投訴處理率達95%;服務設施完好率達95%;及時消除安全隱患,杜絕一切重大事故。目前認證體系覆蓋集團辦公室、接待旅游與培訓中心、學生餐飲服務中心、通訊服務中心、物業管理公司。通過體系建設,有效促進了各部門規范運行和質量提升。
2 推行ISO9001質量管理體系的成效
ISO9001質量管理體系經過幾年的運行,給集團服務工作帶來了新變化,后勤集團的日常管理日趨規范,員工的服務能力與水平不斷提升,師生滿意率不斷提高。
2.1 后勤服務管理更加規范化、標準化 后勤集團質量管理體系文體包括《質量手冊》、《程序文件》和《質量記錄》等,文件中明確了各部門、各崗位的職責權限,界限清晰,操作規范,任何工作都可以從體系中找到規范的程序,并進行有效的協調。因此,推進ISO9001體系的實施,能夠促進一步范圍內服務標準化的形成,從而加深高校后勤間的相互溝通與理解,為后勤服務提高競爭力、加強交流及行業自律創造良好條件。
2.2 員工的服務能力與水平進一步提升 全員參與是ISO9001質量管理體系強調的一個重要管理原則。人力資源是發展之本,員工整體素質的提高是質量管理體系運行有效的重要因素。目前后勤服務處的員工整體素質偏低,這就需要集團堅持不懈地開展教育培訓,采取多種形式提高后勤工作人員的質量意識和業務素質,構建網絡信息學習平臺,使員工快速學習所需知識和技能,明確崗位職責,完善內部監督機制,從根本上解決管理程序不善所導致的種種損失。后勤服務的每一個職工要積極主動地參加培訓學習,深入理解質量管理體系的精神,提高業務技能和服務意識,逐步提高后勤服務質量管理水平。
2.3 師生滿意率得到有效提升 ISO9001質量管理體系是一種有效的質量管理手段,能夠在體系內部建立程序化、規范化的工作秩序,各部門通過宣傳網站、調查表等形式定期與顧客溝通,進行滿意度調查、分析、處理、反饋溝通和調查結果,真正做到以顧客(師生)為關注焦點,事先了解顧客需求,從而把工作做在先,避免了一些不必要的顧客投訴,提高了顧客滿意度。
3 ISO9001質量管理體系運行中應注意的問題
3.1 要防止ISO偏重文件化的傾向 實施ISO質量管理體系,首先要編寫一定數量的程序文件和相關資料作為實施的前提條件,然而在實際的運用中會發現這些資料同現實有很大的差距,有些條款互相矛盾,不適用于后勤服務部門,這時就不得不重新修改文件或刪除不必要的條款。因此要正確理解標準的內容和要求,結合實際情況,制定可操作的文件,而不是在文件的編寫形式、編寫數量上糾纏。
3.2 正確認識ISO9001認證的目的 后勤管理如果僅僅是圍繞提高管理水平而開展ISO9001認證,往往會陷入“為了認證而認證”和“巧婦難為無米之炊”的尷尬局面,這也是有些后勤實施ISO9001認證后為何效果不理想和存在“兩層皮”的原因。殊不知后勤在實施ISO9001認證的過程中不是簡單提高管理水平的過程,而是綜合全面提高的過程,提高管理僅僅是一個手段,真正的目的是提高后勤的服務質量。所以應該以提高后勤服務質量為目標進行認證,不是以提高后勤管理水平為目標進行認證。
3.3 注重職工的培訓學習 全員參與是質量認證體系中的重要原則,若使質量管理體系能夠有效運行,必須對職工進行培訓,以提高職工的參與意識、參與技能,對職工培訓主要有以下幾個方面:首先培訓職工體系文件的學習,包括過程、質量方針以及質量目標。質量目標要得越詳細,職工越容易學習和掌握,并易于操作。其次崗位技能及崗位考核學習,要具備崗位技能,掌握崗位指標要求,做到程序化標準。
4 有效運行ISO9001質量管理體系的對策
4.1 要廣泛宣傳和全員參與 質量管理體系是一個涉及各部門全過程的綜合體系。ISO9001標準中明確要求“全員參與”,這是質量管理體系有效運行的保證。建立和推進ISO9001質量管理體系不僅需要后勤集團領導的高度重視,從人、財、物上給予大力支持,還需要大批中層領導干部自覺主動地學習質量管理體系文件,執行體系標準和規范,做好宣傳發動工作,調動員工的工作熱情,帶動全體員工自覺地按照體系要求去做。特別是后勤管理人員,要解放思想,更新觀念,接受從人治管理向法治管理的改變,正確認識管理體系的作用,正確處理舊的管理模式和質量管理體系要求之間的矛盾。
4.2 不斷加強體系文件的學習與培訓 通過ISO9001質量管理體系認證后,要繼續加強員工對文件的培訓與學習的工作。一方面制定詳細的培訓的計劃,既要重視開始,也要重視過程和結果,通過培訓學習使文件的內容與要求內化為員工的工作需要,熟練掌握工作流程與程序。另一方面要對員工進行職業道德教育,提高員工的質量意識,樹立遵守質量標準的理念。只有全體員工的質量意識提高了,對自己的工作忠于職守,才能使后勤服務管理工作有著更大的進步。抓好內審員和基層部門管理人員的培訓,為管理評審活動的開展提供人力資源保障。
4.3 堅持管理體系的持續改進 為進一步提高質量管理體系的有效性和適用性,質量管理體系從建立之日起就要不斷地進行改進。一是做好內部質量審核,加強各部門間的質量信息傳遞,依據各部門的工作范圍和體系文件的規定進行信息傳遞,同時做好相應的記錄,建立動態的質量信息傳遞的平臺,對質量體系進行自查及診斷。二是做好管理評審,不斷改進內審方式,對薄弱和重要的部門增強審核頻次,制定細化的考核標準,并根據考核標準進行相應的獎罰,及時討論和解決質量管理體系中的重大問題。
參考文獻:
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ISO9000族標準是國際化組織于1987年頒布的世界通用的質量管理和質量保證標準,是全世界質量科學和管理技術的精華,是管理思想和經驗的總結。如今已被10多個國家和地區采用,其應用范圍涉及39個行業,包括哈佛大學在內的許多國外教育機構都已通過了ISO9000質量管理體系的認證。高職院校用國際統一的標準規范學校管理,將有助于促進高職院校教育管理在更多方面與國際教育管理接軌,為我國高職院校走向國際高等教育市場、參與市場競爭提供了一條有效的途徑。
二、高職院校引入ISO9000族標準的可行性
1.ISO9000族標準的思想方法適用于高職教育
ISO9000族標標準的八項質量管理原則是在總結質量管
理實踐經驗的基礎上高度概括的語言所表述的最基本、最通用的一般規律,是組織做好質量管理工作必須遵循的原則。具體為:1.以顧客為關注熱點:組織依存于他們的顧客,因而組織應理解顧客當前和未來的需求,滿足顧客需求并爭取超過顧客的期望;2.領導作用:領導者建立本組織統一的的宗旨和方向。他們應該創造并保持使員工能充分參與實現組織目標的內部環境;3.全員參與:各級人員是組織之本,只有他們的充分參與,才能使他們的才干為組織帶來受益;4.過程方法:將相關的資源和活動作為過程來進行管理,可以更高效地得到預期的效果;5.管理的系統方法:識別、理解和管理作為體系的相互關聯的過程,有助于組織實現其目標的效率和有效性;6.持續改進:組織總體業績的持續改進應是組織的一個永恒的目標;7.基于事實的決策方法:有效決策是建立在數據和信息分析基礎上;8.互利的供方關系:組織與其供方是相互依存的,互利的關系可增強雙方創造價值的能力。在上述質量管理的八項原則中,若把“組織”指定為“高職院校”“,顧客”定義為“學生、家長、用人單位及社會等”“,供方”理解為“提供生源的學校和教學設備供應商等”,可以清楚地看到,這些管理思想和管理方法同樣也是高職院校教育質量管理工作應遵循的原則。
2.ISO9000族標準的定義表明高職教育屬于適用范圍
ISO900族標準雖然目前更多地在加工制造業中應用,但該標準具有通用性,同樣適用于教育管理領域。ISO9001質量管理體系標準引言中明確指出“:標準規定的要求是通用的,可以適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織,不是專門為某一具體工業行業或經濟部門而制定的。質量體系的設計和實施會受到組織變化的需要、其特定的目的、所提供的產品和服務及所涉及的過程和具體實踐的影響。”可見,ISO9001質量管理體系標準在制定和實施中就已包含了在教育領域的應用。根據ISO9000族標準對品的劃分和定義,教育屬于39類產品中的第37類,屬于一種“服務”。職業教育提供的是教育服務,世界貿易組織將教育服務列為貿易項目的第13類,我國在產業劃分中,也把教育作為服務產業劃入第三產業范疇。從這個定位看,ISO9000族標準所適用的“服務”就包括教育,所適用的“各種類型的組織”就包括從事教育服務的各類院校。將ISO9000族標準的質量管理體系引入高職教育,并不是要取代以往的教育及教育管理手段,而是要融合新的內部質量管理平臺,對質量管理的合理性、有效性進行檢查和監控。3.ISO9000族標準的基本特點表明高職教育屬于適用范圍國家質量技術監督局介紹總結ISO9000族標準的結構和內容與高職教育教學質量管理結構和內容十分相似,是彌補現行教學質量管理各種缺陷的有效性標準。現摘錄如下:1.標準的結構與內容更好地適用所有產品類別,不同規模和各種類型的組織;2.強調質量管理體系的有效性與效率,引導組織關注顧客和其他相關方產品與過程;3.對標準要求的適用性進行了更加科學與明確的規定,提倡組織在確保有效性的前提下,可以根據自身經營管理的特點做出不同的選擇,給予組織更多的靈活性;4.質量管理八項原則在標準中得到充分的體現;5.采用“過程方法”的結構,同時體現了組織管理的一般原理;6.更加強調最高管理者的作用,包括對建立和持續改進質量管理體系的承諾,確保顧客的需求和期望得到滿足;7.顧客和其他相關方滿意或不滿意信息的監視作為評價質量管理體系業績的一種重要手段;8.突出了“持續改進”是提高質量管理體系有效性和效率的重要手段。
三、ISO9000族標準在高職教育質量管理體系中的應用策略
1.深化全員質量意識
全員參與作為ISO9000族標準的八項原則之一,要想有效運行ISO9000質量管理體系首先要深化全員質量意識。為此,要注重加強全體教職員工的宣傳與培訓。各高職院校應制定宣傳和培訓計劃,定期或不定期地對所有教職員工進行培訓。作為學院的最高管理層領導,要了解管理思想的發展、策劃的思路等。對于學院的質量管理的主要力量,如各部門的負責人、內審員等,不僅要牢固樹立管理思想,還要對體系各項基本要求熟練掌握,并切身參與策劃學院的質量管理體系;對于新進員工,要及時進行質量管理知識的專門培訓。通過培訓,讓每位教職員工真正理解學院建立運行質量管理體系的目的及意義,準確把握學校質量管理的指導思想,銘記學院的質量方針及質量目標,對體系相關的程序文件、作業性文件的運行給予理解和支持,努力通過自身的行動為學院順利通過每年一度的體系運行外審盡一份力。在進行培訓的同時,還要做好相應的檢查與考核工作。這樣才能有效促使每一位教職員工牢固樹立起質量意識,并把質量管理轉化為個人工作的自覺行動,高職院校才能最終有效地提高教育教學質量。
2.強化組織領導
建立和實施ISO9000質量管理體系,對于高職院校是一項面廣量大的工作,是一項全方位、全過程、全體人員參與的工作,涉及學院上上下下各個部門、每一個工作環節和所有的教職員工。如在內、外部評審時,一旦發現不合格項,需要給相關部門開不合格單,并要對其整改情況跟蹤驗證,整個工作組織起來難度較大,如果僅僅依靠某一個部門推進,一般很難達到預期效果。因此,學校在建立和運行ISO9000I質量管理體系的初期,借助行政手段,自上而下地推行,需要高職院校的領導層對質量管理工作給予充分和高度的重視,做好體系的頂層設計工作,協調好各方的關系,尤其要在制定質量方針和質量目標、內審、管理評審等工作中充分發揮領導作用,創造并保持良好的內部環境,促使師生員工將貫標轉化為自覺的行動,充分參與實現組織質量目標的活動,從而促進體系的順利運行。
3.以服務對象為關注焦點
學生、用人單位及社會—作為高職院校的顧客,是高職院校教育教學服務的對象。高職院校在運行教育質量管理體系過程中,必須把學生、用人單位及社會的需求作為關注焦點,需根據其需求的變化,及時調整相應的服務,使學院的教育質量管理體系不斷得到完善和持續改進。SCI要在充分調研學生、用人單位、市場及社會需求的基礎上,調整學院的專業設置、制訂與之適應的人才培養方案;要定期及不定期地通過一調查問卷調查、座談會等多種方式,收集學生、家長、用人單位及社會乃至教職員工對學院各項管理工作中存在的意見及建議,及時調整和完善學院教育質量管理體系中的相關文件,切實提高服務對象的滿意度。總之,只有高職院校的每位教職員工都時刻關注、了解及掌握學生、用人單位及社會的需求,并將“以服務對象為關注焦點”全面落實到自己的實際工作中去,才能切實提高教育教學各項工作質量。
4.持續改進質量體系
持續改進作為質量管理八項基本原則之一,同時也是質量管理的目標所在,因此,需貫穿于高職院校各項工作,尤其是人才培養工作的各個過程。只有使職院校人才培養工作的各個環節不斷得到完善和持續改進,才能不斷提高人才培養質量,培養出滿足家長、用人單位及社會需求的合格畢業生。持續改進質量體系的主要措施可以從以下幾個方面進行。首先,要加強討體系文件的控制,高職院校要根據顧客的要求、學校的實際情況、ISO9000族標準的改版等情況及時對質量體系文件進行修訂和改版,使使用的各項體系文件始終保持其符合性。其次,要注重質量管理隊伍的建設,如針對管理人員及內審員的調動或離職,要及時進行補給,除了在數量上保證外,還要定期對他們進行培訓以確保掌握不斷更新的質量量管理知識。第三,要加強內審、管理評審及外部審核工作,通過內審了解各個部門對體系運行中存在的意見或建議,并及時發現體系中的不合格項和缺陷:通過管理評審,及時對體系中存在的缺陷進行專門研究,并分析不合格項產生的原因,提出改進的具體方法和措施;通過外審,糾正查出的不合格項,并制定相關預防措施。
5.促進質量管理體系的校本化
關鍵詞:質量負責人;質量管理;體系;培訓
當前,國內大部分檢測和(或)校準實驗室都按ISO/IEC17025:2005《檢測和校準實驗室能力的通用要求》或《實驗室資質認定評審準則》建立了質量管理體系,但很多實驗室的管理體系沒有把質量活動中的各個方面綜合起來形成一個完整的系統,對質量沒有全面地進行有效控制,某些實驗室盡管配備了質量管理部門和質量負責人,但這些部門和人員把時間更多的放在了體系文件的修改上,質量管理流于形式,未能減少、消除和預防質量缺陷的產生,一旦出現質量缺陷不能及時發現和迅速糾正,管理體系很難適應環境變化的需求。實驗室質量管理體系是否有效運行,任命質量負責人至關重要,質量負責人在實驗室管理層的領導下推行實驗室的質量管理體系也至關重要,對質量負責人進行培訓更是必不可少。
資質認定實驗室質量負責人現狀
(一)對實驗室資質認定相關法律法規了解不深。目前來自資質認定實驗室的質量負責人大多僅表面了解《實驗室資質認定準則》,對于計量認證與審查認可(驗收)起源、計量認證與審查認可的發展及社會作用,以及計量認證與審查認可(驗收)的改革知之甚少。對計量認證、審查認可(驗收)同實驗室認可的關系及其發展不是很了解。
(二)對實驗室基礎知識、體系運行關注點的了解參差不齊。大型綜合實驗室與小型實驗室質量管理存在差距,質量負責人的知識儲備也存在差距。小型或部分私人實驗室由于管理不是很規范面臨著諸多問題,質量負責人對量值溯源、能力驗證等實驗室基礎知識基本不了解。
另外,雖然實驗室進行了資質認定但現實中仍存在質量管理不務實的現象,往往把獲得資質認定作為資質或廣告而不是作為改進實驗室質量的管理工具,注重文件程序與標準的符合性而忽視管理程序的實效性,重視外部資質認定忽視內部審核,對實驗室資質認定的實質缺乏正確的認識。來自這類實驗室的質量負責人自然對建立質量管理體系的目的及運行過程的關注點無法理解到位,無法保證實驗室管理體系的有效運行。
(三)主要職責不明確。部分實驗室質量負責人對其崗位職責不明確,無法確保與質量有關的管理體系得到遵循和實施;無法組織實施對影響結果的各項質量活動實施監控、評價;無法組織實施對管理體系或檢測/校準活動中偏離所采取措施的有效性實施監控、評價;無法組織實施對管理體系或檢測/校準活動的改進措施的效果實施監控、評價;沒辦法按年度內審計劃或管理層的要求策劃組織內審;對質量管理運作有效性無法提出改進建議。
(四)無法組織實施質量負責人主要活動。作為實驗室質量負責人應組織實施以下的主要活動,如內審、日常監督、檢測結果質量監控、不符合檢測/校準工作的控制、質量目標的考評,對客戶投訴、反饋意見分析、處理、反饋,各類改進活動實施效果進行監控。小型的實驗室質量負責人很難組織實施以上活動。
提升實驗室質量負責人質量管理水平的途徑
提高資質認定實驗室的業務能力,保障實驗室資質認定工作的有效性和規范性,提高質量負責人的質量管理水平至關重要。
(一)了解資質認定實驗室相關法律法規。隨著社會主義市場經濟的建立和發展,資質認定實驗室已成為經濟建設的參與者和行政執法的技術支撐部門,這就要求實驗室質量管理者應具備必要的法律知識,熟悉有關的法律、法規,掌握同本職工作密切相關的專業法律、法規,從而提高質量管理的本領。為規范實驗室和檢查機構資質管理工作,提高實驗室和檢查機構資質認定活動的科學性和有效性,根據《中華人民共和國計量法》《中華人民共和國標準化法》《中華人民共和國產品質量法》《中華人民共和國認證認可條例》等有關法律、行政法規的規定,國家認證認可監督管理委員會組織專家經過反復調研和論證,制定了《實驗室和檢查機構資質認定管理辦法》(以下簡稱《辦法》),并于2006年2月21日,以國家質量監督檢驗檢疫總局第86號局長令形式。《辦法》規定:為行政、司法、仲裁機關和社會公益活動、經濟或者貿易關系人提供具有證明作用的數據和結果的實驗室和檢查機構以及其他法定需要通過資質認定的機構,必須通過資質認定。《辦法》同時明確,資質認定包括計量認證和審查認可兩種形式。了解計量認證和審查認可的起源與發展,是認識實驗室資質認定工作的前提。
(二)學習資質認定實驗室有關基礎知識。實驗室質量負責人通過完整系統的實驗室基礎知識學習,幫助其掌握實驗室所必需的基礎科學知識以及質量管理所必要的技能。質量負責人應能掌握涉及到實驗室結果質量的全部科學知識,還應能基本理解與把握資質認定準則中的各要素,并能運用學到的知識和技能提升實驗室的管理與技術水平。
(三)把握體系運行的關注點。實驗室建立管理體系的目的是確保實驗室檢測和(或)校準結果質量滿足客戶所需的程度;履行為客戶提供檢測和(或)校準服務的承諾;持續改進管理體系,實現質量方針和目標。一個組織的質量管理能否成功的關鍵,就是看它是否將質量管理的原則、理念、意識和價值觀滲透到組織中各個層面。ISO9000質量管理體系標準中提出八項質量管理原則是主導質量管理體系的哲學思想,構成了質量管理體系的理論基礎,每個實施質量管理體系組織的各級人員深入領悟質量管理八項原則,對樹立自身的質量管理理念、意識和價值觀有著普遍意義。質量負責人更應把質量管理八項原則運用到實驗室質量管理中。
質量負責人在管理體系運行中的關鍵工作:(1)樹立依據準則不斷增強建立優秀實驗室的信心和機制;(2)建立監控機制,保證檢測/校準的有效性;(3)要創建全員參與的氛圍,共同為質量方針目標實現作出貢獻;(4)加強糾正措施、預防措施的落實,認真開展審核和評審活動,持續改進,不斷改善體系運行水平;(5)努力采用新技術,拓展新項目,提升檢測準能力,適應社會和市場發展需要;(6)樹立良好職業行為,不斷增強服務客戶意識,向社會兌現自身的服務承諾;(7)加強質量考核,促進各項質量職能落實。
(四)明確主要職責,組織實施質量管理主要活動。質量負責人需編制全要素的年度內審計劃,明確每次內審的重點(包括附加審核);要明確日常監督對象、目的、職責,要明確質量監控實施職責: 組織、監控計劃、監控實施、監控結果評價及處置等方面職責、權限等;對發現不符合采取糾正/糾正措施,對潛在不符合工作采取預防措施,對管理體系進一步健全完善,對檢測能力范圍擴展或提升等活動均屬改進活動范圍。質量目標考評應量化,要合理;對結果質量有影響的服務和供應品應實施監控,在技術運作中應建立健全人力資源制度,對各項檢測和校準在投入對外服務前均應經過認真的能力證實,制定合理的校準計劃并加以實施,確保量值準確可信。
落實實驗室質量負責人教育培訓計劃
通過教育培訓,提升實驗室質量負責人的工作效能,帶好實驗室質量管理人員隊伍,為實驗室帶來高于個人績效總和和綜合績效。
擬定教育培訓計劃。為了有助于質量負責人的管理水平,實現業績改進的目標,組織應鼓勵質量負責人制定教育培訓計劃,并幫助其實現。
確定教育培訓需求。根據質量負責人的現狀及提升質量負責人業務能力的知識要求確定教育培訓需求。
確定教育培訓計劃的內容。在策劃教育培訓計劃時應考慮培訓方式、培訓時間、培訓教材、師資力量和培訓效果。
參考文獻:
[1]國家認證認可監督管理委員會.實驗室資質認定工作指南[M].北京:中國計量出版社,2007.