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(一)內部控制的概念及特征 目前國際上公認的關于內部控制的定義是1972年美國準則委員會所的版本,指出內部控制是某一主體在一定環境下為了實現經營目標,達成主體效益,保護資產完整,保障會計信息資料正確,保障經營理念實施,保障主體戰略目標達成,而針對主體內部采取的一系列自我規范、自我管理、自我調整、自我評價和自我控制的活動與策略的結合,由此進一步保證主體經營活動的效率和效果。對內部控制的概念進行更為透徹的把握還需了解內部控制的如下典型的特征:(1)內部控制是一個動態過程,是一個從“發現問題――解決問題――發現新問題――解決新問題”的不斷循環往復、不斷優化升級的動態過程,這是內部控制的本質要求和其職能持續發揮的基礎;(2)內部控制是一種人為控制,因此是一個主觀性的概念。內部控制受人的影響極大,而且是一種全員參與的管理模式,不僅僅是單純的政策、規范、報表、簽核,也不僅僅是管理層、主管、職能部門、內部審計,而是要求主體中的每一個人,每一個崗位都要對內部控制予以關注和踐行,都要被納入到內部控制體系中來;(3)內部控制并非一種絕對保證,僅是一種合理保證,無論其流程和制度設計的多么完美,運行的多么完善,內部控制也僅僅是一種合理保證,其意義和作用在于為主體的管理層經營決策、發現問題、制定戰略目標提供一種更大更加安全的可能性。
(二)內部審計的概念及其與內部控制的相關性 2003年我國審計署了關于內部審計的定義,指出,內部審計是企業或組織等主體為促進和加強自身經濟管理、確保實現既定經濟目標,而對內部控制主體及相關上下游合作機構的財政收支、財務情況及生產經營活動中的資產、負債、收益等進行合規性評價和監督。通過我國對內部審計概念界定可以發現,內部審計和內部控制在基本內涵上具有統一性,二者共同作用于實施內部控制的主體,緊密依存,互相協調,具有目標和職能上的一致性。一方面,內部控制決定內部審計,內部審計的發展層次、水平、目標、手段、范圍等等全部由內部控制的發展所決定,這是因為審計主體的財務和財政等經濟活動水平層次及合規性取決于該主體的內部控制管理水平;另一方面,內部審計是構成內部控制的重要組成部分之一,是主體實施內部控制必然要涵蓋的內容,同時內部審計又反作用于內部控制,通過內部審計可以發現內部控制的不足,使內部控制自身不斷優化和完善。
二、高校內部審計流程現狀
(一)高校內部審計流程現狀 通過筆者對我國若干高校內部審計流程的實證調查分析,可以發現我國高校在內部審計流程上盡管形式多樣,但都具有了基本的流程體系,通常都是按照審計計劃、審計執行、審計結論和后續跟蹤四個階段對整個內部審計流程進行構建和具體實施。
(1)審計計劃。審計計劃是指高校內部審計機構和人員在正式實施內部審計之前,對內部審計工作所做的總體規劃、準備。所謂“凡事預則立不預則廢”,筆者調查發現,各高校在內部審計活動中都制定有較為完整的審計計劃,具體包括:一是依據固定的審計周期,或依照主管部門、學校領導等的委托,對新的審計任務進行計劃編制,申請審計項目立項;二是相關主管部門、領導對書面審計計劃進行審批;三是成立審計小組;四是開展必要的審前調查,對審計對象的管理者和各職能人員進行初步的接觸和溝通,對其業務流程、工作情況,尤其是內部控制機制進行充分熟悉和了解;五是根據前期調查結果制定審計方案,對審計目標、內容、方法、時間、人員安排及預算等進行詳盡規劃;六是向審計對象發出書面通知,告知其權利及義務,并最大可能尋求審計對象的配合,并告知其需準備的資料;七是接受審計對象提交的審計資料。
(2)審計執行。審計執行階段是整個內部審計流程中最為簡單的環節,但也是整個最為關鍵的環節,是內部審計的核心價值所在。在筆者的調查中,我國各高校大部分都能對審計執行環節進行合理實施,審計人員各司其職,依據前述制定的審計計劃中的各個事項有條不紊,合理開展審計工作,具體包括:一是分析審計對象提交的材料;二是通過面對面交流詢問、查找原始單證、技術分析、經驗判斷等方法核查資料數據的準確性和合規性;三是對審計數據進行證據收集,對審計結論進行評估;四是準備審計工作報告的編制。
(3)審計結論。審計結論以審計報告的形式出現,是審計具體實施人員在審計工作執行之后,對審計對象的審計內容進行綜合、全面的量化評價,并提交審計部門復核,由審計部門提出審計意見和處理決定。在這一階段,我國各高校大都采取了如下具體流程:一是綜合審計證據及數據,并對其進行甄別篩選、匯總;二是審計小組編制審計報告初稿,并遞交審計對象確認,如審計對象對審計報告有異議,應反饋給審計小組;三是審計小組分析審計對象意見,修改審計報告,將審計意見和審計報告一同呈交審計部門審核;四是審計部門審核通過送交審計對象及上級主管部門或學校領導等審計委托部門;五是審計委托部門依據審計報告對審計對象做出相應處理意見。
(4)后續跟蹤。是指在審計委托部門對審計對象做出處理意見之后,審計部門及審計小組應對審計對象的意見落實和問題整改情況追蹤和監督,由此達成內部審計促進審計主體自我發展完善的職能。我國很多高校也充分注重了這一流程階段,具體采取了如下措施加以達成:一是審計對象在接受上級處理意見之后,進行自我整改,并在規定期限內將反映整改情況的數據送交審計部門;二是審計部門對審計對象提交的數據進行分析,并與審計對象及時溝通,詢問,核實;三是對核實結果出具后繼審計報告,并歸入審計檔案。
(二)高校內部審計流程存在的問題 通過以上對我國高校內部審計流程的具體分析可以發現,我國高校內部審計流程呈現出良性發展態勢,但也存在一定的缺陷需要引以為相關管理者所重視,并需要在今后的內部審計工作中予以重點防范和改進,具體如下。
(1)審計計劃階段存在的問題。這一階段所表現出的不足主要在于:首先,在審計項目立項上,更多地是由上級領導部門下達審計任務,審計范圍也以常規審計項目為主,如對資產狀況的審計、對審計對象預算和決算審計等等,而忽視了對高校運營中的績效、內部控制等方面的審計,這使得整個審計工作過于形式化,缺乏風險導向意識;其次,在審計準備工作中,往往對審計對象了解的不夠深入,尤其對高校內部管理制度了解不足,這使得后繼審計計劃制定缺乏針對性,無法反映出審計對象存在的更為深層次的問題;另外,審計人員思想認識不足也是審計計劃中存在的普遍問題,這導致了審計執行者將審計工作簡單地理解為對會計賬目和財務報表等的審計,而忽視了對高校整體營運狀態的審計,從而使審計工作出現方向和定位偏差。
(2)審計執行階段存在的問題。這一部分表現出來的問題:首先,審計人員專業性不足,不能依托高校這一審計主體和審計對象的特色實施整個審計流程,而簡單地套用企業內部審計流程,或者套用獨立審計流程,使得整個內部審計流程失去了針對性;其次,在審計執行過程中,審計人員主觀性和隨意性強,不能按照既定計劃實施審計,或者在審計中發現新的問題不能及時調整審計計劃,導致審計結論同審計對象實際、審計重點同實際問題之間存在偏差,起不到應有的審計效果;另外,僅僅從微觀上進行審理活動實施,而未能站在整個高校宏觀體系制度上進行考量,如對高校整個內部控制機制視而不見,轉而去審計具體的賬單、發票、往來賬戶,由此造成審計難度加大,效率降低。
(3)審計結論階段存在的問題。目前我國很多高校的內部審計仍把審計的重點放在“財務審計”上,審計結論也圍繞財務活動進行分析和評價,主要體現的是財務信息的真實性、合規性以及適宜性,并在最終的審計報告上記錄相關方面的數據信息、證據、評價、意見及建議等,卻對高校的內部控制體系視而不見,在審計報告上根本未提及審計對象的管理制度是否完善、管理體系是否健全、管理效率是否高效等等,也未就此提出任何建議或意見。同時,審計結論往往浮于表面,對問題的本質和根源發掘不足,不能反映深層次的問題,也未就深層次問題給出審計意見和建議。
(4)后續跟蹤階段存在的問題。后續跟蹤是整個審計流程的收尾階段,審計流程是否完整實施、有效達成目標,即取決于這一環節。而我國高校內部審計中:首先,審計小組僅僅負責審計,而不能進一步拓展服務,幫助審計對象預防和解決審計中發現的各種問題、漏洞,這說明其審計職能中的“咨詢”職能發揮不足;其次,缺少對審計成果的廣泛應用、適度推廣和持續跟蹤意識,使得內部審計職能無法發揮最大效用,大大降低了審計的影響力和認可度,不利于內部審計工作的良性發展;另外,也有一些高校并未提供后繼跟蹤服務,而僅僅以出具審計報告作為審計工作的結束,使得審計工作的根本職能效用發揮大大折扣。
三、高校內部審計流程優化
(一)審計計劃階段:以內部控制為基礎 針對我國高校內部審計工作在審計計劃階段出現的問題,筆者基于內部控制視角,從以下三個方面提出優化策略:(1)審計立項。高校內部審計應依托高校自身特點,著眼于高校的教育目標和職能定位,以及其內外環境、發展現狀,及其自身內部控制體系狀況,由此合理預測高校風險,進而確定審計項目的內容、環節、重點等各個方面。高校內部審計立項應首先評估和選擇風險相對較高的領域,也即是內部控制薄弱和空白環節,同時發揮審計部門的積極性和主動性,由“委托式審計”轉型為“主動參與型審計”,由此提高內部審計工作針對性,提高審計效率。(2)審計準備。審計準備是充分了解審計對象的前提,因此必須保證對審計對象進行深入、全面、透徹、細致地了解,由此科學評估審計對象潛在風險,并據此制定更加合理、更加適用的審計計劃。對審計對象的全面調查了解應基于動態觀點和全面聯系的觀點,同時也要兼顧其所處的外部環境和內部控制體制進行評估。(3)制定審計計劃。科學合理的計劃是高效實施高校內部審計的保障,因此在制定審計計劃時,應力求細致、準確,既要面面俱到,又要有所權重,對有可能發生重大錯報風險的項目要重點關注,如有必要還應請外部專家學者協助分析評估風險程度。通過圖1做更為明晰的表述:
圖1 審計流程計劃階段優化圖釋
(二)審計執行階段:著眼于內部控制 (1)要善于利用中期審計報告。中期審計報告即是在審計執行過程中,對發現的重大、緊急事項出具中期結論和意見,由此第一時間對問題予以控制和解決。中期報告并非審計流程的必然要求,但善于利用中期報告卻能提高審計的效率,減少審計對象損失,這同時也是高校實施內部控制的要求和補充;(2)針對我國高校內部審計在審計執行階段存在的審計人員專業性不足、審計方法不準確等問題,可以通過圍繞審計對象的內部控制制定審計具體執行環節的策略加以優化,要求審計人員遵照執行。首先,對審計對象的內部控制流程進行核查、評測,充分評估其內部控制制度的科學性、效能性、可信性,以及審計對象內部控制的執行情況、權責及監督機制運行情況,將內部控制納入審計范圍;其次,在資料實證審核階段,要重點和全面分析審計對象內部控制流程和執行的整體過程,對其中的薄弱環節進行重點核查,對可能出現的風險充分評估并投入主要人力和專業人才進行重點核查。通過圖2做更為明晰的表述:
圖2 審計流程執行階段優化圖釋
(三)審計結論階段:反映內部控制 具體而言,內部審計是內部控制的一部分,其目的是促進審計主體內部控制和管理的自我優化,自我完善,因此審計結論及審計報告也應圍繞內部控制來編制,重點反映審計對象內部控制不足所凸顯的問題和后果,并對此提出專業性意見和建議,籍此幫助審計對象改善管理,達成審計職能。(1)審計發現和審計建議。審計發現是指審計人員在審計執行過程中,通過專業的審計方法和審計技巧而對審計中的各種問題進行專業判斷和推斷,由此得出結論。在內部審計過程中需要注意的是,審計發現不止是審計執行之后才有的,而應貫穿于內部審計的始終,不但在審計過程中要及時進行審計發現,在審計期末也要以審計報告的形成完整的做出審計發現。另外,在審計后繼追蹤階段,也可以形成新的審計發現。在及時獲取審計發現的基礎上提出專業的審計建議,由此使整個審計工作顯現完整性和效能性的統一。(2)出具內部審計報告和管理建議書。審計報告是內部審計工作的產品,可以說之前審計工作的全部活動,都是為這一產品的最終產出。高校內部審計報告需詳盡、規范,對審計對象部門經濟活動、管理活動的合規性、公允性,以及內部控制的健全性、有限性等出具調查結論,發表調查意見,同時應出具管理建議書,確保建議書的專業性、針對性、可操作性。
(四)后續跟蹤階段:推動內部控制的持續改進 (1)要重視后續審計在高校整個內部審計環節中的重要意義,如果說審計報告是審計流程的產品,那么審計后繼跟蹤階段則是審計流程的價值體現,是審計理論作用于實踐、推動實踐發展的途徑。(2)內部審計部門應對審計報告和審計建議書進行研討,對報告書和建議書上的內容與審計對象進行充分溝通,對有效建議進行處理、落實,并對審計結果做舉一反三的推廣應用,擴大審計效果,同時對后續情況做出持續監督,以避免審計“走過場,走流程”。(3)高校內部審計人員應加強自身獨立性,持續保持對審計對象整改問題的跟蹤監督和審查,延展審計服務職能。針對新的審計發現還應提出新的審計結論和建議,由此保持審計工作持續發揮效用。(4)審計部門和審計人員在審計工作結束后也應及時總結審計經驗,發現工作中的不足,對自身的工作績效做出評價,由此持續優化內部審計流程,進一步提高今后內部審計工作的質量。
參考文獻:
一、從審計的產生和發展論審計目標
獨立審計產生于工業革命時代。那時,財產所有者對財產經營者最關心的是其真實性。他們想了解會計人員是否存在貪污、盜竊和其他舞弊行為。因而,此時的審計目標是查錯防弊。
在19世紀末和20世紀初,隨著資本主義經濟的發展和企業規模的日益擴大,會計業務也日趨復雜,此時,審計對象已由會計賬目擴大到資產負債表,審計的主要目標是通過對資產負債表數據的審查,判斷企業的財務狀況和償債能力。在此階段,查錯防弊這一目標依然存在,但已退居第二位,審計的功能從防護性發展到公證性。
進入20世紀30~40年代,隨著世界資本市場的迅猛發展,證券市場的涌現及廣大投資者對投資收益情況的關心,整個社會注意力轉而集中于收益表上。特別是1929~1933年間的世界經濟危機,從客觀上促使企業利益相關者從僅僅關心企業財務狀況,轉變到更加關心企業盈利水平和償債能力。在此期間,審計總目標是判定被審單位一定時期內的會計報表是否公允地反映其財務狀況和經營業績,以確定會計報表的可信性。
20世紀中葉以后,資本主義從自由競爭發展到壟斷階段,各經濟發達國家通過各種渠道推動本國的企業向海外拓展,跨國公司得到空前發展。國家間資本的相互滲透,使審計對象日趨復雜。激烈的市場競爭,使審計目標也從原來的僅限于驗證企業財務報表的公允性擴展到內部控制、經營決策、職能分工、企業素質、工作效率、經營效益等方面。因此,經營審計、管理審計、績效審計等便從傳統審計中分離出來,評價企業工作的經濟性、效率性、效果性成為獨立審計工作的主要目標。
二、從市場經濟的發展論注冊會計師的審計目標
經濟的發展,市場競爭日趨激烈,企業為了在競爭中立于不敗之地,可謂煞費苦心。因此,注冊會計師單純的報表審計并不能解決企業所關心的問題,企業迫切需要事務所能通過審計,為其在改革管理體制,改變經濟增長方式,調整經濟結構,加強經營管理,提高經濟效益等方面,提供信息,提出建議,給予幫助。但很多事務所尚無足夠的能力或尚未注意緊扣企業想要解決的問題進行工作。這也是企業對社會審計缺乏內在需求的原因之一,應引起事務所的足夠重視。注冊會計師應牢記,客戶是上帝,企業的需求就是注冊會計師的審計目標。
審計報告,僅僅是對被審計會計報表的合法性、公允性及會計處理的一貫性發表審計意見,但對改進管理的建議在審計報告中不便詳細表述,然而眾多的對企業管理中存在問題的改進意見,恰恰是委托人最需要的,也是他們對注冊會計師的審計所期盼的,因此,注冊會計師除對會計報表“三性”表示意見外,如企業需要,可以出具管理建議書。管理建議對委托人管理當局提供了建立和改善內部控制制度以及提高財務管理水平的建議,有利于企業發展,同時也檢查了前期建議改進結果情況。正是這種建議和改進的循環,對委托人管理當局提高管理水平起了重大的作用,深受委托人的歡迎。
會計報表,是企業經營狀況的綜合反映,每一個科目都反映著經營活動的某一方面,從每一科目中都可以分析比較,看出企業經營管理方面的強弱點,注冊會計師有能力通過專業知識對會計報表各科目反映經濟事項進行深入的對比分析,以管理建議書的方式給委托人提出改進管理的建議。從管理建議書中獲得收益的企業,把審計工作看作是企業改進經營管理的參謀,對審計十分歡迎。審計只是規范企業行為的手段和方式,其最終目標應是企業改善經營、提高經濟效益。管理建議書雖只是書面建議,不具有法律效力,但切不可忽視。
三、 從注冊會計師自身的發展論審計目標
隨著會計市場的建立與完善,事務所之間的競爭也日益激烈。要想在競爭中立于不敗之地,僅靠報表審計是難以保住市場份額的。事務所必須要有超前意識和高瞻遠矚的思想,必須調整審計目標以適應市場需求。隨著經濟的發展,有關法律法規的不斷健全和完善,企業的會計行為將逐步走向規范。因此,企業的報表審計將處于次要地位,而評價企業工作的經濟性、效率性、效果性將成為審計工作的主要目標。
據統計,國際“六大”會計公司,對管理咨詢業都有不同程度的介入,最突出的是安達信國際會計公司,它不僅在管理咨詢業務方面所取得的收入已逐步超過了其在審計和稅務等傳統領域所取得收入的總和,而且,它還取得了在世界所有管理咨詢公司中排名第一的地位。 國際6大會計公司中的其它幾家會計公司管理咨詢業務所得的收入也達到其總收入的20%以上。并且,它們也都分別在世界排名前10位的管理咨詢公司中擁有席位。難怪有人說,現在的會計公司究竟是應當繼續叫會計公司,還是應當稱之為管理咨詢公司。可見,我國注冊會計師行業面臨管理咨詢業的挑戰是不可避免的發展趨勢。為此,注冊會計師必須提高自身素質,不斷開拓新的業務領域,以適應社會發展的需要。
國內注冊會計師行業目前競爭較為激烈,國外同行的介入使行業競爭更為激烈,注冊會計師的業務領域被分解,業務范圍不斷縮小。形勢十分嚴峻。因此,注冊會計師除了鞏固已有的業務陣地外,還應向周圍輻射,不斷開拓新的業務領域。同時,努力向國際同行學習,借鑒他們的成功經驗和做法,尋求自己的發展途徑。想企業之所想,把企業需求當作注冊會計師的審計目標,同時,把注冊會計師隊伍建設好,把形象塑造好,牢記以質量求生存,以信譽求發展的真諦,相信我國注冊會計師行業一定會立于不敗之地。
【參考文獻】
[1]崔華清,等.影響獨立審計目標的因素[j].注冊會計師通訊,1997,(7).
一、從審計的產生和發展論審計目標
獨立審計產生于工業革命時代。那時,財產所有者對財產經營者最關心的是其真實性。他們想了解會計人員是否存在貪污、盜竊和其他舞弊行為。因而,此時的審計目標是查錯防弊。
在19世紀末和20世紀初,隨著資本主義經濟的發展和企業規模的日益擴大,會計業務也日趨復雜,此時,審計對象已由會計賬目擴大到資產負債表,審計的主要目標是通過對資產負債表數據的審查,判斷企業的財務狀況和償債能力。在此階段,查錯防弊這一目標依然存在,但已退居第二位,審計的功能從防護性發展到公證性。
進入20世紀30~40年代,隨著世界資本市場的迅猛發展,證券市場的涌現及廣大投資者對投資收益情況的關心,整個社會注意力轉而集中于收益表上。特別是1929~1933年間的世界經濟危機,從客觀上促使企業利益相關者從僅僅關心企業財務狀況,轉變到更加關心企業盈利水平和償債能力。在此期間,審計總目標是判定被審單位一定時期內的會計報表是否公允地反映其財務狀況和經營業績,以確定會計報表的可信性。
20世紀中葉以后,資本主義從自由競爭發展到壟斷階段,各經濟發達國家通過各種渠道推動本國的企業向海外拓展,跨國公司得到空前發展。國家間資本的相互滲透,使審計對象日趨復雜。激烈的市場競爭,使審計目標也從原來的僅限于驗證企業財務報表的公允性擴展到內部控制、經營決策、職能分工、企業素質、工作效率、經營效益等方面。因此,經營審計、管理審計、績效審計等便從傳統審計中分離出來,評價企業工作的經濟性、效率性、效果性成為獨立審計工作的主要目標。
二、從市場經濟的發展論注冊會計師的審計目標
經濟的發展,市場競爭日趨激烈,企業為了在競爭中立于不敗之地,可謂煞費苦心。因此,注冊會計師單純的報表審計并不能解決企業所關心的問題,企業迫切需要事務所能通過審計,為其在改革管理體制,改變經濟增長方式,調整經濟結構,加強經營管理,提高經濟效益等方面,提供信息,提出建議,給予幫助。但很多事務所尚無足夠的能力或尚未注意緊扣企業想要解決的問題進行工作。這也是企業對社會審計缺乏內在需求的原因之一,應引起事務所的足夠重視。注冊會計師應牢記,客戶是上帝,企業的需求就是注冊會計師的審計目標。
審計報告,僅僅是對被審計會計報表的合法性、公允性及會計處理的一貫性發表審計意見,但對改進管理的建議在審計報告中不便詳細表述,然而眾多的對企業管理中存在問題的改進意見,恰恰是委托人最需要的,也是他們對注冊會計師的審計所期盼的,因此,注冊會計師除對會計報表“三性”表示意見外,如企業需要,可以出具管理建議書。管理建議對委托人管理當局提供了建立和改善內部控制制度以及提高財務管理水平的建議,有利于企業發展,同時也檢查了前期建議改進結果情況。正是這種建議和改進的循環,對委托人管理當局提高管理水平起了重大的作用,深受委托人的歡迎。
會計報表,是企業經營狀況的綜合反映,每一個科目都反映著經營活動的某一方面,從每一科目中都可以分析比較,看出企業經營管理方面的強弱點,注冊會計師有能力通過專業知識對會計報表各科目反映經濟事項進行深入的對比分析,以管理建議書的方式給委托人提出改進管理的建議。從管理建議書中獲得收益的企業,把審計工作看作是企業改進經營管理的參謀,對審計十分歡迎。審計只是規范企業行為的手段和方式,其最終目標應是企業改善經營、提高經濟效益。管理建議書雖只是書面建議,不具有法律效力,但切不可忽視。
三、從注冊會計師自身的發展論審計目標
隨著會計市場的建立與完善,事務所之間的競爭也日益激烈。要想在競爭中立于不敗之地,僅靠報表審計是難以保住市場份額的。事務所必須要有超前意識和高瞻遠矚的思想,必須調整審計目標以適應市場需求。隨著經濟的發展,有關法律法規的不斷健全和完善,企業的會計行為將逐步走向規范。因此,企業的報表審計將處于次要地位,而評價企業工作的經濟性、效率性、效果性將成為審計工作的主要目標。
在《內部審計準則——基本準則》中明確了內部審計是獨立、客觀的確認和咨詢活動,通過運用系統、規范的方法,審查和評價組織的業務活動、內部控制和風險管理的適當性和有效性,以促進組織完善治理、增加價值和實現目標。所以我們認為,對高校內部機構的內部審計應當在發現問題和缺陷的基礎上,為高校完善控制、增強辦學能力,提高管理服務水平所服務。但是當前高校內審存在的普遍問題制約了該目標的實現:
(一)缺乏獨立性,監督和評價職能發揮不充分。由于內部審計機構和審計人員與本單位保持著經濟利害關系,內部審計工作容易受到單位領導和其他職能部門的影響,內部審計工作人員難以做到依據事實,自主判斷,客觀、公正地發表審計意見。此外,我國部分高校紀委、監察、審計合署辦公,本身機構獨立性不強。同時,由于在相關業務部門在日常業務環節會要求監察環節參與,因此審計環節必然會存在對監察審計部門自身參與的事項進行審計,不符合獨立性原則,有可能出現評價不客觀的現象。
(二)審計力量薄弱,大型項目執行存在難度。由于內審在高校的發展時間不長,大多數高校的內部審計部門在人員配備上難以符合內部審計發展的需要,特別對于大型項目的執行,受人員、專業、能力的限制,內審部門執行的大型項目審計在質量上難以得到保障。人員嚴重不足導致工作飽和,在大型項目的執行上存在心有余而力不足的情況。
(三)審計過程重“監督”、“查找問題”,忽視從加強管理、提高效益、防犯風險的角度展開工作。大部分高校忽視了內部審計的服務職能,未做到監督與服務并重,在工作的開展過程中沒有從加強管理“提高效益”防止風險的角度介入到事前預防和事中控制,只強調監督而很少考慮如何為單位增效,使內部審計工作陷于被動地位。
鑒于上述認識,同時遵循《內部審計具體準則2304號——利用外部專家服務》的原則,高校在執行內部審計過程中利用中介服務實現內部審計職能是當前高校內部審計工作的必然選擇。
二、高校內部審計利用中介服務的策略
(一)明確審計目標,制定合理的審計方案。在審計項目的執行過程中應遵循內部審計的職能要求,分析審計項目特點,確定審計項目的審計目標,根據審計目標制定利用中介服務合理的審計方案。筆者更贊同由內部審計部門和中介服務機構聯合審計的方案,這樣使審計結果在運用過程中更能實現組織內部對管理咨詢的需求。
以某高校后勤財務收支審計為例,該高校在2014年制定了后勤改革的目標,提出了在體制、人員、服務三方面的改革要求。針對學校部署,審計部門在確定審計目標時,明確了確認財務收支情況,對其真實性、準確性、完整性進行審計評價;對后勤總公司及其下屬企業的營運成本情況,包括各類人員構成及薪酬成本進行審計。提供咨詢意見,為推進后勤改革提供數據支撐;對內部控制制度的健全性進行評價,為促進公司各項工作更加規范和制度化提供依據;針對審計結果對后勤改革提出建議等四項內審目標。針對上述目標由審計部門編制利用中介服務參與本次審計工作的審計方案,確定總體分兩個階段執行:第一階段為中介結構開展審計,出具審計結果;第二階段利用外部審計結果,結合內部審計完成審計評價及建議。在內審部門制定的方案中明確審計依據、目標、內容及審計組的組成情況。
(二)選擇優秀的中介服務機構是項目成功的關鍵。利用中介服務機構參與內部審計,中介服務結構的服務質量是項目成功的關鍵。《教育系統內部審計工作規定》第十九條明確“內部審計機構根據工作需要,經所在部門、單位負責人批準,可委托社會中介機構對有關事項進行審計。”但對于如何委托當前均沒有明確規定,各高校采用方式不一。筆者認為,比選的方式更能體現服務采購的規范性及保證質量。但海選的方式是不可取的,采用在實地調研的基礎上,了解中介服務機構實力、思路、規范的情況下采用邀請比選的方式更為科學。在選擇的過程中不能單純注重價格,服務質量才是項目需要的最終結果。因此,在比選過程中應該按合理的分值綜合考慮價格、方案、資質和業績、項目組人員組成等因素。中介服務應根據審計部門制定的方案,自行制定實施方案,參與比選。在完成比選工作后,審計部門應該與中標中介服務機構進行進一步的溝通和交流,修訂和完善中介服務機構的審計實施方案。
(三)優化審計實施流程,高效完成審計項目。在項目實施過程中,應該充分優化審計流程,以實現效率最大化。具體而言,在第一階段工作中,高效內審部門僅扮演溝通協調的作用,不插手中介機構具體審計事項,由中介機構充分獨立的發表審計意見。以某高校后勤財務收支審計為例,在第一階段中介服務機構在其出具的審計報告和審計建議書中提出了近百條建議和意見,這是內審部門自行實施項目無法達到的深度和廣度;第二階段審計部門應在認真分析中介機構的審計報告和管理建議書的基礎上,結合審計目標,對中介服務機構遺漏和不完善問題進行了進一步的審計調查,并撰寫提交給學校的審計報告,在提交的報告中重點側重于分析和建議,體現內部審計提升組織價值的職能。
三、高校內部審計利用中介服務機構的思考
在審計結束之后,將中介結構的審計報告、審計建議書、部門出具的審計報告裝訂成冊,分別送分管審計、后勤的院領導,并送后勤、計財等相關部門。在院長辦公會上通報審計結果。根據本次審計結果,學校對后勤進行了大刀破斧的改革,成立了資產經營公司,厘清了后勤的服務職能,搞清了后勤人員收入情況,后勤改革在學校取得了較好的反響。
四、思考和建議
(一)內部審計部門在項目執行過程中對目標的確定是項目執行效果的前提條件。在《內部審計實務指南第4號——高校內部審計》中,在內部控制、風險評估、方案設計部分均提及審計目標。遵循內部審計準則,每一個審計項目的目標應該結合組織價值增值的總體目標制定。為實現該目標,審計工作被賦予了多重職能,中介服務機構在信息不對稱的情況下,只有根據內審部門提出的審計目標開展共組。因此,合理確定審計目標,是正確利用中介服務機構的前提。
(二)尋求外部支持是解決內部審計人員問題的有效途徑。我國高校內部審計面臨的人員問題是影響審計質量和效果的主要因素,在現有人員構架基礎上,幾乎無法形成有質量的審計結果。針對上述現象,因借鑒國家審計署關于利用外部中介服務的操作方法,探索自身需求外部支持的方法和路徑,是有效解決內部審計人員問題的可行途徑。
(一)方法的提出。PDCA循環理論由休哈特提出,是全面質量管理的基本方法,也稱為“戴明環”,包括計劃、實施、檢查和處置四個階段,適用于任何有目的有過程的活動。本文借鑒PDCA循環的思想,提出審計整改全壽命工作法,設定審計計劃、審計實施、審計評價、后續審計四個閉合循環的階段,審計質量控制貫穿全過程,具體內容如圖1所示。(二)方法的應用思路。1.審計計劃階段。主要包括審前調查、信息系統基本情況的收集和信息系統相關制度文件的審閱等。此外,還應依據計劃編制詳細的信息系統審計工作方案,確定審計內容、步驟、方法,制定并送達審計通知書等。在本階段,相關責任人要全程監督審計工作安排,審核審計工作方案是否滿足審計目標要求,了解并考慮企業戰略目標、信息技術的依賴程度、信息技術管理的組織架構、信息系統框架、信息系統及其支持的業務流程的變更情況、信息系統的復雜程度等特定內容。2.審計實施階段。完整的信息系統審計通常涵蓋三個層面:一是組織層面信息技術控制,指企業管理層對信息技術治理職能及內部控制的重要性的態度、認識和措施,審計人員要關注與信息系統相關的控制環境、風險評估、信息與溝通、監控四個方面的控制要素;二是信息技術一般性控制,指與網絡、操作系統、數據庫、應用系統及其相關人員有關的信息技術政策和措施,審計中應考慮信息安全管理、系統變更管理、系統開發和采購管理、系統運行管理有關的控制活動;三是業務流程層面相關應用控制,指在業務流程層面為了合理保證應用系統準確、完整、及時完成業務數據的生成、記錄、處理、報告等功能而設計、執行的信息技術控制,審計中應考慮與數據輸入、數據處理以及數據輸出環節相關的控制活動。審計過程中,可以綜合采用詢問、觀察、審閱文件和報告、通過穿行測試追蹤交易在信息系統中的處理過程、驗證系統控制和計算邏輯、登錄信息系統進行系統查詢等審計方法。信息系統審計的項目負責人應當既具有IT背景又具有內審專業技能,在實施審計過程中建立審計復核機制,檢查審計底稿和相關證據,掌控項目進度,確保審計工作質量和效率。3.審計評價階段。進行評估時,獲取的審計證據必須充分可靠相關,以支持審計結論。審計人員運用專業判斷,對審計證據進行分析、撰寫征求意見稿、征求有關部門意見、形成審計報告、下達審計意見或審計建議書。審計報告作為審計的最終結果非常重要,審計項目負責人要從重要性和增值性兩個方面認真討論確定審計報告,保證審計報告的高質量。重要性指審計發現對企業內部控制的影響程度;增值性指審計建議是否恰當、有意義,是否有助于提高審計對象效率效果。4.后續審計階段。即對信息系統審計已報告的缺陷和建議所采取行動的完整性、效果性和時效性跟蹤檢查的過程。一般和下一次信息系統審計融合在一起進行,從而形成審計流程的閉合式循環。審計結果整改情況應納入企業績效考評體系,保證審計整改工作質量。
二、應用審計整改全壽命工作法開展信息系統審計的實踐
某科研生產企業信息化程度較高,目前使用的信息系統為涉密信息系統,有上千個終端用戶,數百個業務工作流程,數十個業務系統,采取單點登陸、統一身份認證,部署相關審計系統的方式運行。由于該信息系統涉密等級較高,用戶數較多,系統組成復雜,對開展信息系統審計提出了較高要求。本文按照審計整改全壽命工作法的工作思路,進行了信息系統審計的實踐和探索。(一)計劃階段。由具有信息系統研發背景和高級工程師資格的專家擔任組長,并從企業內部信息技術部門抽調專家,組建一支包括信息技術及內部審計人員在內的專業隊伍。該科研生產企業建立了比較完備的信息系統管理體系,對信息系統安全運行和管理有明確具體的要求。審前組織學習研究該企業的信息系統管理制度、行為規范制度、安全控制策略、內部控制制度體系等文件,將這些制度的相關要求作為審計依據,制定信息系統專項審計工作方案。明確重點審計內容為對信息系統的邏輯訪問與物理安全控制,包括系統輸入控制、用戶行為控制和訪問權限控制三個方面。同時,獲取企業管理層和信息系統管理部門的支持。(二)實施階段。在該科研生產企業已經建立的信息監控系統的基礎上,采取專項審計的方式,對于企業的行為監控系統、權限審查系統開展信息系統審計,這也是本次審計工作的重點。該單位在設計信息系統監控系統時,采取了B/S結構,在終端計算機上安裝客戶端,后臺運行自動記錄用戶行為,利用SQLServer數據庫對用戶數據進行存儲。在SQLServer數據庫中,管理各種安全策略、系統運行參數、網絡客戶端設備信息、報警和日志。系統前臺使用WEB瀏覽器方式,進行系統策略設置、系統維護等操作,各種日志記錄和報警信息在這里顯示。審計系統可提供完整的用戶行為日志,該企業基于日志數據開展系統安全策略配置、違規介質使用、病毒情況、信息輸入輸出、文件打印、用戶終端網絡訪問等審計工作。審計人員根據用戶操作行為日志,綜合應用詢問、數據采集、穿行測試、控制測試和分析等審計方法,獲取有效的審計證據,并對重要發現及時與有關各方溝通。(三)評價階段。審計人員根據審計發現和審計工作底稿撰寫審計報告,就完善制度、制度執行、系統建設、安全策略適當性等提出審計建議,提交管理層審批后交信息系統管理部門整改完善。(四)后續審計階段。根據信息系統管理部門整改完成情況,對審計發現的缺陷和提出的管理建議進行后續審計。從近期已實施的4次審計情況看,日志數據的抽樣異常率從第一次的12%下降到1%。