文書檔案管理制度
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文書檔案管理制度范文第1篇
關鍵詞：衛生監督；檔案；數字化；管理研究
隨著社會的不斷進步發展，數字化在人們日常生活中越來越普遍，在利用其方面的同時，有效提高了工作效率同時節約了不少資源，只都是值得肯定的地方。公共衛生監督執法檔案由傳統的方式向現代數字化科學管理的轉變也是大勢所趨，符合當下發展的形勢。數字化的檔案存儲方式方便管理人員分類、檢索、收集規整信息。當然在向數字化轉變過程中存在不少問題，涉及基礎設施、資金投入等多方面。因此公共衛生監督執法檔案數字化的實現是一項綜合的大型工程，需要多方面支持配合。同時，建設過程也是學習的過程，在解決問題中完善檔案數字化管理。
1 衛生監督執法檔案的數字化管理的概念和意義
1.衛生監督執法檔案的數字化管理的概念
衛生監督執法檔案的數字化管理是目前檔案科學建設的重要組成部分，它以圖像、文字、聲音等為載體，以多種形式將有價值的資料保存下來，方便以后的參考使用。數字化管理檔案資源，對他們分門別類整理、收集、設置檢索等。使得檔案管理趨于科學化、有序化和實用化。能夠有效節約現有資源，提高工作效率，提供方便的服務。
2.衛生監督執法檔案的數字化管理的意義
衛生監督執法檔案的數字化管理的意義體現在三方面。第一，節約存儲空間。以紙質形式為主存儲凡事，需要一定的空間和適宜的存儲環境。但是數字化管理有效節約空間，降低了存儲成本。第二，提高工作效率。數字化管理以計算機操作為主，簡化了工作流程，操作簡單。人力的使用大大降低，工作內容在很大程度上，交由計算機處理分析、第三，實現檔案形式多樣化。數字化的存儲支持多種存儲格式，文本、音像、視頻等格式的重要信息能夠真實有效的記錄下來。
2 衛生監督執法檔案的數字化的發展現狀
1.基礎設備和建設資金不完備
檔案數字化的管理轉變需要一定的資金投入和基礎設施的構建，這是一項復雜的工程，所需的人力物力也是在所難免的。目前存在的問題在于基礎設施的構建和資金投入。缺乏資金的有效供應，導致相關的軟硬件設施建設不完備，而且相應的升級服務，軟件維護等工作也不能落實到位，在一定程度上限制了數字化的轉變和發展。而且現在衛生監督執法檔案的數字化還處于發展階段，會碰到諸多問題，這都需要加大資金的投入，從根本上解決問題。
2.缺乏有效的監督管理機制
衛生監督執法檔案的數字化的發展缺乏有效的監督管理機制主要表現在兩方面。第一，檔案的監督管理不到位。盡管實施數字化的檔案管理使得管理起來方便快捷科學，但是各部門監督管理的標準不一致，信息資源共享過程中增加不必要的麻煩。第二，人員工作積極性不高。日常的監督管理工作疏松，人員工作積極性不高，工作效率低下。對數字化檔案管理的思想認識不深刻，缺乏嚴格的工作素養。而且缺乏有效科學的獎勵機制，這也是管理人員工作積極性不高的原因之一。
3.數字化管理的人才匱乏
數字化管理方面的專業人才的匱乏是制約公共衛生監督執法檔案數字化快速發展的一大因素。目前現狀是舊員工工作經驗豐富，專業知識有所欠缺，而新員工知識儲備豐富但是缺乏豐富的經驗和對工作的認識，在思想認同方面也有所不足。管理人才不僅要求過硬的專業知識，還要有認真謹慎的工作態度，熟悉檔案方面的規章制度，遵守職業道德，這是企業單位對員工自身素質的基本要求。
3 衛生監督執法檔案的數字化管理的解決策略
1.加大資金投入，完善基礎設施
轉變傳統的思想觀念，適應的當下的發展形勢，加大對數字化檔案建設的資金投入，著力完善基礎設施。對于建設過程中必需的軟硬設施如計算機和網絡配置等，保證工作性能穩定可靠，使用壽命長。良好的工作環境，有利于工作的正常進行，提高工作的積極性和工作效率。日常的維護工作要求落實到位，對于軟件升級、設備維修等，各部門積極配合，加大資金的投入，這樣才能從根本上解決問題。
2.建立健全監督管理機制
建立統一的檔案的管理標準。由于各部門因為工作需要，各自制定了不一的檔案存儲格式，各部門之間的共享存在一些問題，因此避免這些問題需要制定統一的檔案管理標準。統一的檔案管理標準要求整潔大方、格式統一、結構嚴謹。檔案按照一定的標準轉、歸類、存檔。分門別類整理收集，同時按照一定的順序索引，有效提高了工作效率。建立健全監督管理機制的建設，提高管理人員的工作積極性?？冃Э己酥贫鹊膶嵤行Ъぐl管理工作人員積極性，端正工作人員的態度。而且監督不僅僅局限于考核，還要監督整個數字化系統的可靠運行，定期對檔案進行檢查監督，軟件日常維護、升級工作的落實到位。數字化的檔案管理不只要求科學性、快捷性，更重要的是注重它的時效性和實用性，這樣在監督管理的背景下，才能穩定安全工作。
3.培養和引入專業人才
培養和引入數值化檔案管理的專業人才是該工程的關鍵組成部分。企業單位一方面擴大人才來源，在社會上招聘合格的專業人才。另一方面，企業單位自身對于人才的培養集訓。引入的人才在某種程度不能勝任工作，他們的工作能力需要提高，實踐經驗需要積累。因此企業單位要定期對管理工作人員進行培訓，一方面增加專業知識方面的鞏固提升，另一方面積累豐富的工作經驗。除此之外，還要培養提高他們的思想認識，增強他們的企業單位的認同感，能夠深刻理解工作的必要性和重要意義，在他們能夠熟練掌握設備的使用的同時和提高了解決問題的能力，可以應對解決在發展過程中遇到的問題，這才是企業單位取得長足發展的關鍵。
總之，衛生監督執法檔案的數字化管理工程的建設不是一蹴而就的，需要時間的發展和資金的投入，建設完備的基礎設施才是該工程長足發展的基本要素。在數字化檔案的實施過程當中，必要有著嚴格的監督管理機制進行約束。不單單是從檔案的格式上要求，還要統籌規劃整個工作整體，協調發展，提高工作的積極性和工作效率。只有完善的監督管理機制才能保證在實施道路上堅定不移的向既定目標前進。除此之外，專業人才的培養和引進也是解決問題的關鍵所在，企業單位不僅僅是引入人才，更重要的是培養人才。相信未來的不久，在衛生監督執法檔案實施數字化管理的道路上能夠取得不菲的進展和明朗的前景。
參考文獻
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[3]曹思靜，新時期的疾病預防控制中心的檔案管理工作[J]，城建檔案，2015（6）.
文書檔案管理制度范文第2篇
關鍵詞：文書檔案；管理工作；問題；對策
政府機關部門、企事業單位、社會團體以及其他社會組織在領導與行政管理活動過程中所形成的具有保護價值的文件，就稱之為文書檔案。其文書檔案作為檔案工作中的主要組成部分之一，其具有較強的政治性、服務型以及技術性[1]。同時其也是衡量檔案管理水平的主要標準，文書管理水平的高低，不僅決定了檔案資料的質量，同時還對單位的建設與持續發展帶來一定的影響，尤其是在新時期背景下，文書檔案管理工作更為關鍵。為此，本文針對現階段文書檔案管理工作所面臨的新挑戰進行分析，并從根本上解剖管理工作中存在的問題，以制定有效的對策提升文書檔案管理工作的效率與質量，進一步促使文書檔案管理工作逐漸向現代化、科學化以及規范化方向發展。
一、新時期下文書檔案管理工作面臨的挑戰
（一）工作復雜、繁瑣
文書檔案管理其主要的工作內容是收集并保存各類資料，其管理的對象是對人事、事件、過程記錄以及各種文件資料進行存檔管理，通過利用各種各樣的載體對這些對象進行記錄并做好分類存放[2]。在新時期下，由于文書檔案數量的大幅度增加，其所涉及的資料越來越復雜，同時門類也逐漸增多，這就使得文檔管理工作量變大，其管理的過程也變得更復雜繁瑣。
（二）內容豐富、載體多樣
在社會發展步伐不斷加快、科學技術水平不斷提升的時代背景下，文書資料的種類變得越來越豐富，所涵蓋的范圍也更廣。在新時期下，文書檔案其所涉及的面可包含黨群文書檔案管理、行政文書檔案管理、特種載體的文書檔案等多個方面。與此同時，在科技日新月異的新時期，文書檔案其載體也呈現出多樣化發展，例如電子文件、圖片、錄音、錄像等都可作為文書檔案的載體。而多樣化文書檔案載體的發展，則對現代化文書檔案管理的相關管理人員其工作能力提出了更高的要求。
（三）管理標準化、規范化
不管是在舊時期還是在現階段的新時期下，文書檔案管理都具有公文管理所具有的管理標準化以及文書檔案規范性、保密性以及服務性的特點[3]。在文書檔案管理工作中，在資料的完整性與安全性上具有較高的要求，這就表示，現代化的文書檔案管理工作需要做到認真仔細，要求相關的管理人員需要具有良好的事業心與責任感。
二、新時期下文書檔案管理工作存在的問題
（一）缺乏規范化的文書檔案管理制度
文書檔案管理規范性不足是各企、事業單位文書檔案管理工作中普遍存在的問題，其主要表現為檔案號殘缺不全、案卷標題缺乏一定的科學性，或是案卷內缺少目錄以及組卷過于混亂等方面[4]。文書檔案管理的不規范，不僅會對檔案管理的質量造成一定的影響，同時還會阻礙文書檔案再利用價值的提升。而分析其規范性不足的原因，主要是由于缺乏有效的文書檔案管理制度而導致的，因此，在新時期下，需要不斷完善相關的文書檔案管理工作制度，以規范文書檔案管理工作行為，從而促進企業持續、健康發展。
（二）缺乏現代化的文書檔案管理手段
在文書檔案管理手段上，缺乏標準化與專業化的計算機軟件系統。目前許多檔案管理軟件，僅局限于檔案專業化管理流程的研究上，而沒有充分考慮到檔案與文件之間的銜接性，缺乏現代化的管理手段。特別是在辦公自動化推行之后，傳統的文書檔案管理軟件很難實現與OA系統之間的無縫鏈接，這就導致部分的電子文件不能及時和準確的進行歸檔[5]。
（三）文書檔案檢索效率有待提高
在文書檔案檢索上方式上，主要有手工檢索與計算機檢索兩種方式，而長期以來手工檢索在文書檔案檢索中的應用最為廣泛。在現階段的文書檔案檢索中，仍是以手工檢索為主要手段，但該種方法的檢索效率并不高，很難適應新時期社會發展的需求。雖然也有部分文檔案管理人員為了提升手工檢索的效率，花了許多時間與精力開發了一些檢索工具，但在檢索質量上較差，著又會導致文書檔案的價值受到影響。而文書檔案檢索效率低，也會在關鍵時刻對企業的決策帶來不可估量的影響。
（四）文書檔案管理人員素質較低
文書檔案管理人員作為檔案管理的執行者，其工作能力與自身素質的高低都直接影響了文書檔案管理工作的質量。而據研究調查顯示[6]，現階段大部分企業的檔案管理人員大多屬于轉崗的老齡職工，而部分的則為企業管理階層領導的親戚等，這就導致文書檔案管理團隊人員專業水平與個人素質較低的現象，從而影響了管理工作的質量。因此，在新時期的文書檔案管理工作中，提升管理人員的綜合素質對促進企業的發展具有重要意義。
三、新時期下做好文書檔案管理工作的對策
針對新時期下文書檔案管理工作主要面臨的挑戰出發，并結合現階段各企、事業單位在文書檔案管理工作中主要存在的問題，提出以下幾點相應的解決對策。
（一）完善文書檔案管理制度
為滿足新時期對文書管理的要求，針對目前其管理工作中由于管理制度缺乏而導致的文書管理規范性不足、保密性不夠等問題，首先需要在原有的文書檔案管理制度上進行完善。通過對現有制度的評估、分析，遵循科學、合法以及適用的原則，結合相關部門公文管理的實際工作要求，制定出符合現代化發展的“公文處理實施辦法”[7]；并通過對以往的文書檔案管理方面的各項具體要求或規定進行梳理，最終將檔案管理、統計歸檔、文檔處理程序以及檔案的保密、借閱與銷毀融為一體，并提出相應的規范化操作要求，以建立一個具有統一性、標準化的統一運行操作流程。同時對當前的存在管理漏洞的各項管理制度進行修繕，針對一些不合理或與實際管理工作不相符的制度，應及時廢除，從新修訂出適合企業發展與新時期要求的現代化文書檔案管理制度。
除此之外，在電子科技不斷發展的新時期之下，文書檔案開始向電子檔案的形式轉換，因此，在建立或完善相關檔案管理制度時，還需制定相應的電子文檔管理制度，通過將現代化的文書檔案管理制度與傳統的管理制度進行有效的結合。從而使文書檔案管理在健全的制度引導下得到全面、綜合與完整的管理，從根本上提升管理工作的質量。
（二）應用先進手段實現文書檔案現代化管理
在辦公自動化系統的廣泛應用使得收文、發文能夠通過OA流轉完成的新時期下，要求文書檔案管理人員需要摒棄傳統手工管理的觀念，學會利用現代化先進的管理手段實現文書檔案的現代化管理。
這就要求企業從文書檔案管理工作的實際情況出發，選擇合適企業檔案管理工作需要的現代化管理軟件，充分發揮計算機技術的作用，對文書檔案進行整理、立卷、編號與儲存、查閱等工作。同時，創建OA系統軟件與現代化管理軟件的接口，使OA辦公自動化系統能夠與檔案管理系統實現無縫鏈接，從而保證電子文件數據能夠通過辦公自動化系統進入檔案管理系統并進行歸檔，并使紙質文檔能夠與電子文檔相對應，確保信息的一致性。同時，企業需要利用相應的軟件，加強對企業內部文書檔案管理信息系統的建設，從而在保證文書檔案質量的基礎上提升文書檔案的應用價值，進一步實現文書檔案管理向信息化與現代化方向發展。
（三）提高文書檔案檢索效率
在文書檔案檢索方面，首先通過對當前的文書檔案進行全面的普查，根企業發展的需要，針對一些不具有利用價值的文書檔案進行移除，以減少文書檔案管理工作中內容的重復性；而對文書檔案進行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實現標準化與科學化的前提。其次，通過對文書檔案進行組合，對于一些內容較多的文書檔案將其分為幾個類別清晰的案卷，并重新梳理內容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯系明確，以促進文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時，嚴格按照相關標準來規范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準確性與效率。因為實施文書檔案的規范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準確性，才能使檔案發揮其具體的效用。
（四）提升管理人員的綜合素質
管理人員作為文書檔案管理工作的最終執行者，同時也是保證各項檔案管理工作正常進行的關鍵因素，管理人員自身素質水平與工作能力等綜合素質直接決定了企業文書檔案管理工作的水平。因此，各企業在文書檔案管理人才隊伍的建設上，一定要重視管理人員的綜合素質水平。企、事業單位可以結合自身管理工作的需要，一方面可以通過引進或聘用的方式將具有一定文化水平、專業素質與業務能力較高的人才充實到管理隊伍中；另一方面，企業可以從現階段文書檔案管理人員的具體情況出發，通過加強對管理人員相關知識與技能的培訓，利用多種渠道、多層次與多手段對其進行繼續教育，從而提升文書檔案管理人員的專業知識與綜合素質；除此之外，要求各管理人員對于新的管理知識、技術與手段不斷加強學習，并定期開展業務交流活動，以提高其在文書檔案管理方面的綜合能力。
四、小結
在新時期下，企業的文書檔案管理工作水平直接反應了企業內部的基礎管理水平，文書檔案管理工作想要適應時展的需要，就需要針對當前存在的問題，通過完善相關管理制度、利用現代化先進的管理手段，以提升文書檔案檢索效率，并通過提升相關管理人員的綜合素質，從而促進文書檔案管理工作向現代化、標準化、制度化與規范化方向邁進，促進企業的健康發展。
參考文獻：
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文書檔案管理制度范文第3篇
一、信息化條件下廣播電視臺文書檔案業務數字化的發展機遇
信息化條件下不僅文書檔案數字化迎來了良好的政策機遇，而且也使得數字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，從而對于廣播電視臺文書檔案數字化發展帶來了重要的機遇。
1、文書檔案信息化的政策機遇良好
為迎接信息化時代的到來，國家制定出臺了諸多的扶持政策，鼓勵包括文書檔案等業務在內的產業數字化發展，如《國務院關于大力推進信息化發展和切實保障信息安全的若干意見》（國發〔2012〕23號）就對各領域的信息化提出了指導意見。此外，《電子檔案管理基本術語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等制度的出臺則為信息化條件下文書檔案數字化提供了政策支持。
2、文書檔案管理數字化便捷性大幅度提升
信息化條件下，首先，各種信息設備被大量的開發出來，文書檔案數字化具有了可行的基礎，如文字掃描專用設備以及掃描后不同文檔格式轉換工具的開發，使得各種歷史文書檔案可以便捷的轉變為數字檔案。其次，各種信息技術被廣泛的應用，文書檔案數字化管理具有了可行性。由于信息化的推廣應用，一般的文書檔案人員都具備計算機操作技術，而各種軟件供應商開發出的文書檔案管理軟件界面簡單、操作方便，降低了文書檔案管理的難度，提高了文書檔案數字化管理的可行性。
3、文書檔案數字化成本大幅度降低管理水平得到提升
隨著信息化的推廣應用，無論是硬件設備還是軟件服務供應商的產品價格都大幅度降低，這就使得文書檔案數字化的成本大幅度的降低，即使是縣及以下的單位，只要購買了基本的軟件，并利用WORD、EXCEL等辦公軟件輔助就可以實現數字化管理及應用。此外，從管理來看，信息化條件下，文書檔案可以利用數據庫進行統一管理，從而提高了管理水平。
二、信息化條件下廣播電視臺文書檔案業務數字化面臨的挑戰
信息化雖然為文書檔案業務數字化帶來了機遇，但同時也帶來了諸多挑戰，表現在文書檔案業務流程需要重構等方面，需要廣播電視臺組織力量積極應對。
1、文書檔案業務流程需要重構
廣播電視臺傳統模式下文書檔案的業務流程基本是各部門將文書檔案資料送交檔案室或者檔案管理人員，檔案管理人員審核后就按照一定的原則進行分類保存，直至最后銷毀，這一過程中如果需要調閱則只能到檔案室辦理相應的手續。但在信息化條件下，這種業務流程需要重構，如需要調閱文件則只需要到存放文書的檔案的計算機設備中進行操作，而無需到檔案室調閱紙質文檔，這就改變了傳統的業務流程，但部分廣播電視臺尚未推進流程重組，難以適應信息化的需要。
2、文書檔案工作內容需要創新
在傳統模式下，廣播電視臺文書檔案主要是對紙質檔案進行保存，但在信息化條件下，文書檔案增加了電子檔案的內容，這就需要廣播電視臺在工作內容上進行創新，一方面，要制定數字檔案的管理制度，即數字檔案如何保存、如何開發利用等，這就必然需要對業務進行創新。另一方面，要對數字檔案與紙質檔案的一致性進行驗證，即保證兩者在內容上是相同的，特別是，由于數字檔案具有可修改性，在正式成文之前可能經歷了不同領導者的修正，因此必須有效的進行核對，確保數字檔案保存文稿為最終定稿的文書。
3、文書檔案的安全性遭遇威脅
在信息化條件下，特別是沒有開發專門的數據庫的背景下，廣播電視臺的文書檔案都是簡單的利用計算機系統進行保存，如建立一個文件夾將同類型的文書檔案存放在里面，但由于這種存在只能進行簡單的加密處理，部分文書檔案管理人員甚至沒有進行加密處理，如果遭遇不法分子的攻擊容易導致信息泄露，給廣播電視臺帶來壓力。
三、信息化條件下促進廣播電視臺文書檔案業務數字化的思考
數字化是廣播電視臺文書檔案業務發展的必然趨勢，在數字化過程中，廣播電視臺必須把握機遇，積極完善數字化設施設備，加強文書檔案人才管理，完善數字化管理制度，以此加快文書檔案業務數字化進程。
1、積極完善數字化設施設備
首先，要積極完善硬件設備，廣播電視臺要加大投入，積極購買包括計算機、掃描儀等在內的信息化設備，并進一步完善紙質文書檔案管理設備，以促進紙質文書檔案與電子文書檔案同步升級。其次，要積極完善軟件設備，廣播電視臺要根據其文書檔案涉及的內容多等特征，積極組織開發文書檔案數據庫，利用數據庫的存儲能力強、管理方便、安全高效的特征，強化文書檔案管理。
2、加強文書檔案人才管理
首先，廣播電視臺要明確信息化條件下文書檔案管理人員需具備的基本素質，即要明確這一崗位人員在檔案管理、計算機等信息化設備使用中所需要具備的基本能力，為文書檔案業務人才選拔、聘用和培訓提供目標指向。其次，廣播電視臺要根據文書檔案數字化發展的需要加強人才培訓，制定完善的人才培養方案，對培訓的內容、培訓的形式等進行規劃，如在培訓形式上可以采取“手把手”的教以幫助文書檔案管理人員掌握計算機軟件使用方式。
文書檔案管理制度范文第4篇
[關鍵詞]現代化；文書；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097
[中圖分類號]G275.2 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02
現代化文書檔案管理的實施，是為了進一步提高文書檔案的安全性，并高效分析和處理檔案信息，提高其管理能力和服務質量。文書檔案管理的現代化，主要包括信息化和規范化兩個方面，并具體圍繞著制度、技術和人才進行管理，實施科學、可行的管理辦法。
1 現代化文書檔案管理對企業發展的重要價值
1.1 提高企業信息的分析和處理能力
文檔案信息，能夠詳細反映出企業的發展概況和現實狀況，其關系到企業未來的發展。在文書檔案管理工作中，不僅需要保證關于企業發展的信息資料的安全和完整，還需要重視這些信息的功能和作用。文書檔案信息能夠為企業的經營發展給予指導和引領，為企業發展戰略的制定提供有價值的參考。為了從文書檔案中獲取更加全面的信息資料，企業需要對其進行嚴格、規范的管理，以高效完成信息資料的調取、分析和處理等工作，因此，實現現代化文書檔案管理顯得尤為重要。應用信息技術和網絡技術手段，建立文書檔案信息系統，極大的擴展了文書檔案的儲存空間。同時還能利用計算機代替人工，更加快速的分析和處理信息資料，提高了信息服務工作的效率和質量，減輕了相關工作人員的壓力和負擔。由此可見，現代化文書檔案管理對企業的經營發展有著積極的影響。
1.2 創造更高的經濟效益
文書檔案記錄著企業經營發展的全過程，涵蓋了生產、經營和管理等多項工作。企業經營發展與管理過程中所出現的問題，均可以參考文書檔案找尋原因，以更好的采取解決辦法。在當前社會環境下，面對復雜多變的經濟形勢，企業發展面臨著更多的挑戰。而提高文書檔案管理水平，能在很大程度上提高企業的競爭優勢。為了進一步提升文書檔案管理的安全性，企業需要轉變其管理理念，更新其管理策略，依托于先進的技術和規范的制度，將文書檔案信息轉換為有價值的資源和生產力，以更好地服務于企業的生產經營，進而創造更高的經濟價值。
1.3 更新經營理念
現代化文書檔案管理，能夠為企業的經營管理工作提供全新的思路，轉變其經營理念。企業領導干部需要對文書檔案管理工作予以重視，能根據其信息資料，更加清楚認識到企業今后的發展形勢，更新經營理念。還能合理進行工作任務安排，讓每一名員工的價值均能在崗位中予以實現，自覺規范要求，重視創新與創造，其對企業的經營發展有著良好的推動作用。
2 現代化文書檔案管理的不足之處
2.1 缺乏專業、明確的文書檔案管理機構
部分企業單位在開展文書檔案工作過程中，沒有設立專門的檔案管理機構，多是由人事管理部門負責。文書檔案管理的分工不明確，從事文書檔案管理的并不是專業的工作人員，其基礎業務水平不高，對電算化技術和信息技術的掌握不夠熟練，這在很大程度上影響了文書檔案管理的工作質量，同時也制約了文書檔案管理的現代化發展。
2.2 缺乏規范化的管理制度
很多企業單位在文書檔案管理方面缺乏規范化和標準化的制度。當前，企業文書檔案管理工作正逐漸朝著信息化和自動化過渡，這便需要一個更為標準化和規范化的管理體制。文書檔案信息系統構建的主要內容包括應用軟件的開發和數據庫建設，但由于缺乏規范化的管理制度，資料的收集和儲存不嚴謹，文檔分類不合理，應用軟件雜亂。文書檔案的收編管理缺乏統一的標準，其通用性和適用性較為欠缺，信息資料的完整性、準確性以及安全性均難以保障，這是現階段文書檔案管理工作中需要改進的部分。
2.3 信息化建設滯后
從某種意義上說，文書檔案的現代化發展也是信息化的發展。但文書檔案的信息化建設相對滯后，企業在該方面的投入較少，這就導致文書檔案信系統相關硬件和軟件功能不全，辦公系統落后，相關設備和技術得不到及時更新和升級，數據庫和整編庫尚不完善，電子文件資料的存儲存在障礙。與此同時，缺乏防火墻、殺毒軟件對信息系統的防護，文書檔案的安全性難以得到保障。
3 現代化文書檔案管理的新思考
3.1 管理制度的完善
文書檔案管理現代化的發展，需要依托于規范化、標準化的管理制度，進而保證管理工作的質量?；谄髽I自身的管理體制和組織架構，結合企業經營發展的實際，建立健全企業單位文書檔案管理制度；設置專門的文書檔案管理機構，并由專業的管理人員負責，分別管理紙質文檔和電子文檔；改變傳統的工作形式，更加靈活地進行管理。加快文書檔案的信息化建設，并加強對文書檔案信息系統的管理，并將其納入管理制度的條目中。文書檔案的調取和查閱，需要進行詳細的登記和記錄，相關管理人員需要認真履行其職責，嚴格執行文書檔案管理制度，避免出現差錯。建立相應的考核制度，以激勵管理人員，調動其工作積極性，使其全身心投入文書檔案管理工作中。
3.2 管理技術的革新
進一步加快文書檔案的信息化建設，需要依托于先進的技術手段，增加在該方面的資金投入。購進性能良好的硬件設備，開發和應用功能強大的軟件設備，加強對數據庫的建設，進而推動文書檔案管理的現代化發展。加快文書檔案管理技術的革新與升級，提高其信息化程度，高效處理繁雜、龐大的信息，減輕管理人員的工作負擔，同時保證文檔信息的準確性。應用防火墻、殺毒軟件，提高文書檔案信息系統的安全性。應用密鑰技術，設置信息的查詢權限，并設置保護密碼，分別由檔案管理人員和企業領導掌握，以保證文書檔案信息的安全性。對于查閱資料的用戶，經過實名認證和身份認定后方可登錄系統，并做好相關記錄。
3.3 管理隊伍的建設
現代化文書檔案管理工作的責任和難度較大，需要工作人員具有良好的專業能力和職業素養，加強對文書檔案管理隊伍的建設，培養更多高素質人才?，F代化文書檔案管理人員需要熟練掌握網絡技術和信息技術，并重點予以培養。定期開展培訓活動，讓文書檔案管理人員能夠在盡可能短的時間內掌握新技術，定期開展技能考核，并將其納入績效考核中，營造競爭的氛圍，提高工作人員的責任意識，不斷提高自身素質，進而從整體上提升現代化文書檔案管理水平。
4 結 語
現代化文書檔案管理，對現階段企業經營發展有著重要的指導和引領作用，有助于提高企業信息的分析和處理能力，更新管理理念，幫助企業制定正確的經營管理決策，進而創造更高的經濟效益，其應用價值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技術革新，強化人才隊伍建設，以全面提高現代化文書檔案管理水平，對企業未來的發展產生積極影響。
主要參考文獻
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文書檔案管理制度范文第5篇
1 文書檔案管理的特點
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣，內容豐富
作為單位工作中的重要組成部分，文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應以及真實記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性，主要包含了單位所簽訂的各種協議、合同、電子檔案、責任書等以及上級部門所下發的各類文件。檔案的內容十分豐富，主要體現在科技檔案、會計檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應用于文書工作，也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿，是在文件搜集、文件運轉、文件催辦、文件承辦的基礎上進行的，二者相輔相成，文書檔案主要來源于文件工作，文書檔案的質量直接影響著檔案的質量和檔案工作。
2 當前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規范
當前，許多企事業單位的文書檔案管理一般都設置在行政辦公室的綜合檔案室里，由于行政辦公室工作任務繁重，沒有及時將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔；或由于辦公室人員為了方便使用，沒有及時將使用完畢的文件歸檔；或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視，使用后將文檔放在自己科室而導致流失，這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，不利于管理。另外，目前很多單位不重視文書檔案的管理，管理意識薄弱，檔案管理的制度不完善，職責分工不明確。文書檔案的管理利用，跟不上企事業單位發展的新形勢，文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，將會為企事業創造極大的經濟利益，促進單位管理的科學規范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作，即文書和檔案兩者組成，它們既有區分也有聯系，既有分工也有統一。一個“分體式”的管理體系能夠從根本上實現在現實中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來，在大多數單位當中，“分塊管理”是文書和檔案工作中所實行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學性，但在現實工作當中由于文書人員對于檔案的意識較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮，在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產生了分歧，沒能夠真正做到和諧的統一。
2.3 檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心
在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項業務工作直接掛鉤，辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個辦公室的業務效率和業務質量，也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多，管理工作復雜，我們應該從規范體制、充分運用計算機技術、提高人員素質等方面入手，做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度，切實提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個單位的管理有著重要作用，單位領導要充分重視文書檔案的管理工作，完善檔案管理制度，完善檔案管理需要的硬件配套，并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實施，促進文書檔案管理規范性和標準性，切實提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規范化現代化管理水平，必須穩辦公室人員隊伍，提供較好的工作條件和環境，使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外，要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責任意識，發揚奉獻精神，認真地做好文件資料的收集整理工作，進行統一保管，以便查找和利用。
3.2 建設“自動化”系統，實現一體化管理
在自動化環境下，將實現淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應設定的系統下得到統一的體現，文書的儲存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規范。在自動化系統的設計時，需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應的系統之中，再通過計算機對其進行有效的管理，從而達到資源共享的作用，并且能夠實現文書、檔案工作合二為一的實現“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下，能夠有效的將兩者的工作精密的結合起來，從根本上實現文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強化檔案管理人員的培訓
作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。
