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關鍵詞 物資管理 材料價格 影響
中圖分類號:F285 文獻標識碼:A
物資管理工作對企業的生產經營有著重要的作用,但是傳統的物資管理模式,存在著工作效率低且準確性不高的特點,不再適應當前的發展需要,所以,利用現代化的科學技術手段來對物資管理進行審計是很有必要的。科學的審計工作對物資管理具有一定的促進作用,提高了物資管理的合理性和有效性,同時運用微機管理的物資審計也有利于企業的效益提升。
一、物資管理中審計工作的必要性分析
現代市場經濟在WTO迅速推動下,形成了一體化的發展趨勢,企業的物資采購渠道和管理方式也隨著發生了一些變化。物資管理程序和內容更加復雜,難以管理,因此需要利用現代化的手段和方式進行管理。而程序中各種數據和信息也需要現代化的手段進行處理,同時在物資管理的客觀環境推動下,審計工作更趨于現代化、科技化。
(一)現代化的市場經濟要求強化物資采購中的審計工作。
世界市場經濟的迅速發展,促進了物資管理結構的變革。物資管理由傳統的生產材料服從計劃需求的多渠道采購,轉變為在市場發展的推動下靈活的管理模式。當前物資采購價格是隨著市場規律而波動的,而不是統一的企業計劃。因而,在物資管理中就要較好的利用審計工作加強對物資管理的財政計算,降低物資管理的成本,提高企業效益。在審計工作中,審計人員需要全面掌握材料的市場價格和信息,從而更好地制定采購計劃,提高物資管理的市場適應性。所以說,當前企業的物資管理工作迫切需要運用審計手段進行監督。
(二)審計工作促進物資采購程序的科學化。
在物資管理中,首先就是進行材料的采購,需要通過審計工作來計劃其采購材料是否合理,在數量和質量上進行整體的規劃,在采購中,及時審查購物發票及結算的賬單等憑證,檢驗其數據是否準確。而在傳統的審計工作中,這些都利用手工操作完成,不僅工作量非常大,而且工作效率不高,不能夠較好地滿足當前審計工作和物資管理的需要,而利用計算機技術和信息技術進行操作就能夠大大的提高工作效率。
二、物資管理中審計工作的內容分析
在物資管理中,審計要對其采購材料進行計劃制定,使其與訂貨實際、入庫單相一致,并要保障各程序的簽字蓋章落實到位。根據審查發票上的數據進行如實的核實,并計算增值稅是否符合國家的相關政策,是否符合當前的市場行情。同時審計工作根據物資管理的分析表進行物價調整幅度分析,并作出相應的處理,針對市場引起的價格變化和規律,對物資管理人員進行嚴格的工作監督,保障整個審計工作的合理化,降低工作成本,提高物資管理的整體效益。
(一)審計工作提高了物資管理的日常事物處理能力。
通過審計,可以使物資管理過程中的物資采購、微機進賬及計算等都能取得較高的效率。利用微機記賬方式進行審計工作,將物資采購中的明細賬、貯存計劃進行精細的處理,有專門的審計登帳人員進行數據的錄入,及時的將購貨單上的材料名稱、價格、規格、經辦人以及貨單等必要的信息存檔,并及時的了解市場信息進行物資采購信息匯總,通過計算物資之間的差價和信息查詢,進行判斷,并制定合理的采購計劃。通過打印輸出物資管理材料的采購審計計劃,進行合理的月度分類分析報表制定,擬定高價采購與低價采購的分析表,通過綜合分析對比,提高物資管理的各項功能。
(二)加強審計過程的匯總計算。
在審計工作中,匯總計劃是通過對數據庫中的不同數據按照其性質和標志進行總體的匯總,按照某一時期的物資采購計劃,例如物資數量、價格、平均價格、計劃價格以及材料差價等,通過橫向縱向的比較,制定合理的采購計劃。計算和分析差價率是對物資采購的比重分析,有利于節約物資采購的成本,較好的進行資金分配,同時進一步分析綜合差價的影響因素,按照匯總的信息進行比對,提高物資管理人員的管理水平,加強物資管理的實用性,為采購人員正常的作業提供可靠的信息依據。
(三)審計結果提供的信息可以使決策更加科學化。
在審計工作中,信息管理主要包含了價格的信息查詢和采購信息查詢,對不同的物資類型和不同時期的物資采購,需要才不分月分類的情況查詢方式,對提供貨單和采購員及價格情況進行如是的記錄,所以,在信息查詢中,就容易通過關鍵詞或者核心內容進行信息的管理和查詢,便于對每次的進貨價格及情況進行對比,對制定科學的物資采購價格提供可靠的信息依據,保障審計工作的科學性,提搞物資管理水平。通過科學的信息依據,促進物資管理者提出正確的合理的決策,提高物資管理的決策功能,加強物資管理過程中的自動核對計劃,檢驗其采購價格是否合理。
三、物資管理過程中審計功能的實現
(一)利用計算機實現數據組織的基本流程。
物資管理的審計過程中,利用計算機對采購材料進行審計,具體包括物資管理的發票管理、明細賬管理、采購報表、計劃以及材料價格目錄等管理。
首先,發票庫在物資管理中是非常重要的信息資源,通過審計工作,將發票所陳列的材料以及其采購信息進行綜合整理,加強明細賬庫的規劃,將存放的所以采購信息進行資料審查,建立相應的數據庫。將物資的名稱、類別、型號、數量、單價、日期、經辦人以及供貨單位等進行備注。
其次,根據數據庫中的各種儲藏材料進行信息整合,在制定計劃和訂貨過程中,根據其數據進行分析,制定相應的采購計劃,同時根據報表庫對物資管理中的明細賬進行管理,為制定各種報表提供科學可靠的信息依據。
(二)加強物資管理的自動審核。
在物資管理中,利用現代信息技術和計算機技術對物資采購發票及收料單上的各種信息進行必要的數據錄入,在審計系統中,根據物資管理的名稱、規格、金額、價格及稅收等信息進行分類之后,可以根據采購信息數據庫進行查詢,若查無采購信息則說明沒有采購計劃,也就說名其采購的材料與合同并不相適應,系統將給出提示信息,不予以審計簽證的處理。而對信息庫中可查詢的采購材料,則根據實際情況對其水量進行計劃制定,審計人員立足于物資管理的實際,給予科學合理的決策。
(三)對物資發票的數據進行審查。
在物資管理的審計中,購貨發票的數據正確性關系到整個物資管理的效率,在被錄入到發票庫的材料需要經過審查進行計劃采購和訂貨確定,審計系統自動對其數據的正確性審核。因此,一旦發票中出現某種差錯,系統都能及時的根據差異進行提示,并停止信息錄入,不給予審簽。同時,在錄入信息之后,審計系統還需要根據材料的計劃價格總額和差價進行材料驗收審查,審核其是否與計劃價格的總額相符合,如果不符合,則說明在驗證方面存在某些錯誤,數據信息不正確,也可能是計劃單價的變化,或者物資管理者沒有收到足夠的物資材料,審計人員通過對其的深入實際的調查分析,保障信息庫與票據上的信息相符合,保障物資管理的誤差降低到最低程度。
(四)審計人員及時的發現問題并給予解決方案。
審計工作要求審計人員具有高度的責任感和專業知識,并對審計工作具有高度的敏感性,能夠及時的發現問題、分析物資管理問題,并有效的解決問題。審計工作需要審計人員為企業提供及時的準確的物資價格、規格信息,并對其材料進行全面的審核和管理,制定全面科學的管理計劃,嚴格把握價格降低材料成本,利用現代化的計算機技術和信息技術提高審計工作的質量,保障物資管理的準確性。在價格上通過數據庫的數據審查,審計系統對價格的合理性進行自動的審查,在設定的標準下進行嚴格把關。
四、結語
綜上所述,物資管理是一項細致且繁雜的工程,需要企業建立科學合理的管理體系以提高其管理效率,而審計工作則是利用現代化的信息技術和計算機技術對其物資信息進行收集、分類、整合,通過對數據和市場信息的分析,制定完善的物資管理計劃,利用微機進行信息的自動審核,保障物資管理工作的準確性。通過審計工作不僅僅可以節約物資管理的成本,也減少了人力、物力和財力的浪費,同時通過現代化的科學手段和信息整合,還能夠制定更加有利于企業發展的物資管理體系。
(作者單位:中國平煤神馬集團物資供應分公司)
參考文獻:
[1]丁偉杰,關秀娟,趙海龍.關于物資采購審計微機管理.審計信息化研究 ,2006.
(一)生活(家庭)壓力 包括:一是大中城市生存成本高。城市房價及房租等較高,特別是大中城市更是如此,使他們在大中城市生存成本高。面對如此高的房價,試想,一個普通的工作人員(包括注冊會計師等),在扣除日常所有開支后每年凈結余的數額,需要多少年才能買得了100m2左右的套間。二是家庭環境的壓力。一方面,較大事務所的從業人員一半以上的工作時間在外出差,且經常加班加點,很少有時間顧及家庭,包括很少有時間顧及子女的教育等。另一方面,工作壓力大,直接導致家庭氣氛較緊張,夫妻一方(大多為注冊會計師一方)易發脾氣,導致夫妻關系不和等。
(二)工作壓力 包括:一是工作強度的壓力。由于各個單位的會計核算有其特殊性(千變萬化),有的項目時間緊,且工作量特別大,對注冊會計師綜合實務能力要求特別高。若被審計單位會計基礎工作較薄弱(特別是民營企業更是如此),要把相關的審計底稿做好,并達到行業規定的要求,需要有應對的幾套方案,另外,雖然事前有相關的審計計劃,但一些突發審計事項的發生,為了趕總體審計進度,必須經常加班加點,直接導致注冊會計師長期超負荷地工作。二是業務綜合技能壓力。一方面,針對個別會計與審計的業務問題,《企業會計準則》及其講解或解釋公告對其描述得不夠詳細,甚至根本未涉及到,這時,需要注冊會計師綜合運用相關知識進行判斷和分析計算等,最終加以具體解決。另一方面,注冊會計師僅全科考試合格還不夠,審計實務中需要應對紛繁復雜的各類審計項目,必須綜合運用已掌握的各種知識,甚至有時需要“創造性”地開展審計工作,才能解決工作中遇到的各種難題。注冊會計師應當成為一個“運用知識”和“創造知識”復合型的人才。三是團隊內部及工作環境的壓力。某個事務所團隊內部成員之間的相互競爭,主要表現在這兩類:“軟實力”方面,主要包括實務操作技能高低的競爭,同類職級多人間的競爭;“硬實力”方面,體現為是否為復合人才的競爭,主要包括競爭對手除具有注冊會計師資格外,可能還有注冊資產評估師資格、注冊稅務師資格、ACCA資格或律師資格等。四是審計報告的審計風險壓力。自己知道出具相關內容的審計報告后,將來可能承擔相應的法律責任等(包括行政責任、刑事責任和民事責任),但出于方方面面的原因(主要是事務所為接受客戶委托后,提供有償服務的公司等),出于各種原因(包括生活的壓力等)考慮,外者非要你違心地在相關的審計報告上簽章,這給注冊會計師帶來了特別大的精神壓力。五是來自客戶的壓力:(1)時間緊任務重的壓力。個別客戶為了某一特定目的,約定在一星期(或幾天內)內出具相關的審計報告。(2)客戶主動要求出具“嚴重失實”的審計報告。主要是客戶報表的某一項或幾項數據原未達到相關規定的要求,但客戶主動要求注冊會計師作相關“技術處理”,以達到其所期望的數額。諸如此類,給注冊會計師埋下了特定的精神壓力。
二、綜合能力提高及化解相關壓力的措施
(一)綜合業務技能提高方面 包括:一是綜合實務操作技能的儲備和提高。會計師事務所業務類型,按被審計單位規模大小可分為:較小,小,中等偏小,中等,中等偏大,大型,特大型和世界500強等。你若之前審計了小企業,就應該想到今后若遇到中等企業怎么審計和合并報表等,依此類推。自身綜合實務能力的提高,至關重要。每位注冊會計師要留意每一個重要審計實務事項。我們常聽到這樣的話“初次遇到的那個實務問題,非常難處理”,或者說“由于以前遇到過同類型的問題,比較容易給解決了”。俗話說“留心處處有學問”、“書到用時方恨少”,要做一個勤于思考和時刻儲備知識的人,年輕時定要多學點“東西”。另一方面,需不斷給自己“充電”,更新自身的知識結構,及時掌握新的專業知識和法律法規,不斷提高自身綜合處理相關審計實務問題的能力。這樣,你的職級就可能被提高,相應年收入就會提高,形成如此的良性循環。二是應發揮團隊的力量。“集體的力量是無窮的”,每個大中型的審計項目是一個系統工程,必須周密計劃。該項目總負責人應把總的審計工作目標進行層層分解,列明所審計集團內各子(分)公司調整分錄、試算平衡表、內部購銷和關聯交易等相關電子底稿的完成(提交)時間等,分發各分組負責人,使其“心中有數”;匯總組和各分項目組依實際情況制訂每天的現場工作計劃及組內每個從業人員每天的工作目標,并適時作相應調整。各項目小組每個崗位按分解的目標各司其職,以確保按時完成總的審計任務。這里需注意三點:第一次接受審計的項目,制訂審計工作計劃時,視實際情況需留1~3天的“余量(機動日)”,以防特殊情況的發生;若有個別崗位或審計子項目滯后于總體審計進度,或事前未料到的審計事項,可集中“優勢兵力”臨時突擊,一個審計團隊內應做到“分工不分家”;給各人分配的工作目標必須是“他(她)跳起可能達到”,若分解給某人的工作任務已超過其極限,是非常不可行的,甚至是危險的。作為項目總(分)負責,千萬不能把“大事小事全攬在手里”,否則,在特定情形下,你有可能被累倒!當感到勞累程度達到自身極限前,一定要想出特定方法妥善處理它,凡事需防患于未然。三是團隊內應集思廣益。對于業務綜合技能壓力,必要時,可與有限的1~2人商量具體解決“特殊事項”的“關鍵技術和方法”。多聽聽“高手”的意見,三人同行,必有我師。四是通過可行的方式規避風險。要想方設法,通過可行的方式(如:書面承諾等)方法,盡可能把潛在的責任轉移給“他方”,規避可能形成的重大風險。五是不斷提高自身的文字功底且巧妙運用漢字的詞句。對一些特別難處理的審計報告,通過與客戶的充分溝通,在遣詞造句上多下功夫,巧妙運用漢字的詞句,想方設法婉轉地表達相關審計意見。如何達到客戶既能接受審計報告中相關的文字表述,同時也能把審計服務費收回來,這是從事這個職業需不斷研究的學問。六是提高自身的溝通能力和注重溝通技巧。有部分注冊會計師不注意自身溝通能力的提高,可找一些溝通技巧的書看看,與客戶溝通時,應落落大方,事前應做好“功課”。同時,若確實無法滿足客戶的時間要求和特定期望目標(收入、利潤和稅金等)要求,應及時向業務領導匯報,商量具體解決辦法。
(二)綜合素養提高方面 包括:一是讀一些閑書,特別讀一些名人傳記,陶冶自己的特定情操。讀特定的名人傳記,看看他們是如何度過人生中最艱難的時光。不斷磨礪自己,要有一種不屈不撓戰勝各種困難的堅強意志。擺在面前的各種重大困難,一定要想方設法且絞盡腦汁戰勝它。你若戰勝困難,就成為(戰勝)困難的主人,否則,你就一輩子成為它的奴隸。每位注冊會計師應該做主宰自己命運的人。生活中沒有過不去的坎。二是擠出時間來鍛煉身體。要應對繁重的工作,必須要有強壯的身體。如:早晨或晚間到市民廣場或花園里散步,快步走,打太極拳,打乒乓球或羽毛球等。
(一)會計監督職能不斷增強
一是相關財務管理制度更加完備。在創建活動中,安康市公司對財會制度進行了全面梳理,并根據新規定、新要求,不斷新建、完善各類相關財務制度,進一步明確和落實經濟責任,從制度上提供了規范管理的依據。二是監督職能得到有效發揮。全體財會人員認真審核,特別是業務招待費、會議費、培訓費等重點費用開支,市公司財務部門負責人親自把關、嚴格審核,做到執行各項財經政策不打折扣。同時,財務部門積極參與企業工程物資、設備的招投標、比質比價采購及有關合同簽訂前的審查工作,進一步增強了會計的事前監督職能。三是進一步強化了資金管理。嚴格執行資金“收支兩條線”規定,切實加強資金支出內控監督;在認真總結縣公司大額支出由市公司財務部門統一支付的基礎上,完善了制度規定,重新核定了各縣公司的備用金,不斷降低資金運營風險;全面推廣公務卡制度,減少現金使用頻次,規范了財務報銷行為。
(二)財會人員素質得到有效提升
一是通過創建活動形成了全員規范的共識。創建活動使安康市公司深刻認識到,只有不斷掌握和更新會計法規及相關業務知識,才能適應新形勢對財會工作的要求,全體財會人員學習會計知識和做好會計工作的自覺性和主動性得到增強。二是通過認真自學和集中培訓等活動,不僅提高了財會人員的專業素養和政策水平,還促進了知識更新、理念更新和工作思路更新,為提高會計基礎工作奠定了堅實基礎。目前,安康市公司財務科共有高級會計師職稱1人,中級職稱4人,中高級職稱占會計人員的比例達到36%。兩名同志正在積極參加高級會計師資格考試和評審。
二、建立長效機制的思考和幾點意見
2014年6月陜西省財政廳印發了《關于進一步加強會計工作的意見》(陜財辦會〔2014〕7號)。“意見”中明確指出“各部門(單位)要認真貫徹《會計法》、《會計基礎工作規范》以及國家統一的會計制度,以會計基礎工作合格單位創建活動為抓手,從薄弱環節和突出問題入手,著力加強會計基礎;開展會計基礎工作定期評估,建立會計基礎規范化長效機制,鞏固創建活動成果,不斷提高會計工作水平。”通過對安康市公司創建會計基礎工作合格單位兩年多實踐的思考,筆者認為創建活動只是一種手段,長效規范才是目的。絕不能為了創建而創建,其目的是要通過創建活動使會計基礎工作再上新臺階,不斷規范企業經濟行為和會計行為,扎扎實實做好會計基礎工作。通過創建活動,使每一位員工都能養成講規范、用規范的基本職業素養和自覺要求,實現企業會計基礎工作的規范化、科學化、長效化。會計基礎工作規范是一項長期的、持續性的工作,只有起點,沒有終點。為了避免會計基礎工作抓一抓就好,松一松就亂的現象,構建煙草行業會計基礎規范化長效機制才是根本保證。隨著國家全面深化改革的逐步推進,以及煙草行業加強基礎管理和內部規范管理工作的不斷深入,會計改革與發展將面臨新的機遇和挑戰,對會計基礎工作規范化的要求必將越來越高。煙草行業如何構建有效的會計基礎規范化長效機制,筆者認為應從以下幾個方面著手:
(一)加強領導,落實責任
建立會計基礎規范化長效機制,加強領導是關鍵。一是要提高對會計基礎工作重要性的認識。會計基礎工作能否做到規范,關鍵在于領導層是否高度重視和支持。不能認為會計基礎工作就是會計部門的事情,而是要把單位領導層、會計及業務部門負責人、基層員工的積極性都充分調動起來,單位上下各層級共同做好會計基礎工作。二是要加強領導、落實責任。按照《會計法》的要求,單位領導應切實負起對會計工作的領導責任,合理設置會計機構并配備高素質的會計人員,對重要工作應親自過問、親自督促,并及時指導、解決會計基礎工作中存在的困難和問題,為會計基礎工作的規范提供堅強的組織保障。會計部門及會計人員,要認真履行法律法規及單位賦予的職責,切實擔負起會計基礎工作規范的牽頭、組織工作,并在處理各項會計業務時嚴格把關、嚴格核算、嚴格監督。其他業務部門及其人員,要從各項業務工作開展的源頭就負起責任,認真按各項操作規范辦理業務,保證形成的會計資料真實、完整、規范。
(二)完善制度,強化保障
制度具有根本性、長期性、穩定性。沒有有效完備的制度體系做保證,會計基礎規范不可能長久。完善的制度才能更好的保障企業會計工作秩序,促進企業規范健康發展。一是要建立完善的單位會計工作組織領導制度。二是要建立有效的會計部門工作管理制度。三是要建立健全會計人員崗位責任制度。四是要健全會計內部控制制度。通過全方位、多層次的制度建設,保證會計基礎工作的持續規范。
(三)明確標準,規范操作
工作標準化,才能做到規范化。必須確立明確的會計工作標準,讓每一位會計人員在日常工作中嚴格按標準開展工作,規范操作,減少差錯。一是要建立全行業統一的會計核算辦法和會計實務工作手冊。二是要規范常規業務操作。對常規業務要統一規范操作流程、操作標準,該統一的業務表格、單據,應做到一個單位、一個系統全部統一一致,有效提高業務處理的規范性。三是要規范特殊重大業務操作。對不經常發生的特殊、重大業務,要建立特殊、重大業務處理授權審批程序;未經過規定程序的審批,相關會計人員不得擅自進行會計處理,切實降低因會計處理不當帶來的相關財務、稅務、審計等風險。
(四)嚴格考核,加強監督
有效、嚴格的考核與監督是保證會計基礎工作規范的必要手段。一是要加強審核。會計部門要認真履行會計監督責任,嚴格把關、強化審核。要統一審核口徑、審核標準,對不合法、不符合制度規定的各種原始單據,堅決不予受理;對需要完善手續的原始憑證,要求有關部門、經辦人及時進行完善。二是要嚴格考核。要把會計基礎工作規范納入單位考核體系,與單位及會計部門績效薪酬掛鉤,嚴格考核獎懲,促進單位會計基礎工作持續提高。三是要加強監督檢查。一方面,定期由單位會計部門開展會計基礎工作自查,發現問題及時自行糾正;另一方面,財政部門、上級主管部門不定期對單位會計基礎工作開展檢查。四是要充分發揮內部審計監督作用。單位內部審計部門要把會計基礎工作納入審計工作計劃,定期開展審計監督,及時提出審計意見,促進會計基礎工作不斷規范。
(五)持續學習,提升素質
會計基礎工作規范化水平的高低與會計隊伍的整體素質密不可分。要采取多種形式,廣泛開展多層次、全方位的會計知識學習培訓,全面提升會計人員業務素質,為會計基礎工作規范提供堅強有力的人才保障。一是要強化全體財會人員個人自學。財會人員要認真自學《會計法》、《會計基礎工作規范》、《企業財務通則》等財經法律法規和單位相關財務管理制度。二是要積極參加內、外部培訓。一方面,單位要結合自身業務管理工作特點、會計工作實際經常組織有針對性的內部培訓;另一方面,要積極為會計人員創造條件,按財政部門規定完成繼續教育培訓任務,以及參加財政、稅務等部門舉辦的其他培訓。三是鼓勵會計人員積極參加各類會計職稱職業資格考試與評審,不斷提升中高級會計人員比例,優化會計人員結構。四是有計劃地組織會計人員赴先進單位學習考察,不斷開闊會計人員視野。
(六)集成共享,提高效率
現代社會信息化程度越來越高,會計信息化的運用越來越普及,信息化對會計基礎規范的作用越來越重要。在一定程度上來說,信息化就是規范化。一是要大力使用會計信息系統。努力做到財務業務一體化,減少人為操縱因素,提高會計信息質量。要充分挖掘會計信息系統的功能,使每位會計人員都能熟練運用會計信息系統,將會計信息系統的功能發揮到最大程度,有效避免部分功能閑置。二是要著力提高信息集成度。要對單位的各種信息系統進行整合,將業務系統、資金資產管理系統、預算管理系統等與會計信息系統有效對接,做到信息資源集成、共享,避免形成信息“孤島”,避免資源浪費,不斷提高會計工作效率。
(七)文化建設,深入持久