整改報告標題

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整改報告標題范文第1篇

產品質量分析報告格式產品質量分析報告一般由五部分組成:標題、主送單位、正文、附件和簽署。

(一)標題

質量分析報告的標題有以下三種寫法:

(1)單一性標題。即只寫文種名稱，如“質量分析報告”。

(2)兩要素標題。由被分析對象和文種組成，如“印刷品質量分析報告”。

(3)三要素標題。由年度、被分析對象和文種組成，如“20xx年電視機質量狀況分析報告”;或由企業名稱、被分析對象和文種組成，如“重慶江陵摩托車集團AS 100型摩托車質量分析報告”。

(二)主送單位

質量分析報告一般是寫給企業的上級主管部門或者企業領導層的，所以，要有主送單位。主送單位即質量分析報告的呈送單位。

(三)正文

質量分析報告的正文一般由前言、主體和結語組成。

1前言

前言簡要說明產品質量分析的緣由、目的、依據;或概述產品質量檢查分析情況，如檢查的范圍、時間、地點、參加檢查的有關人員、以說明報告的嚴肅性和可靠性。

2主體

主體部分是質量分析報告的核心。由于企業單位的性質、生產產品或承擔的工程項目的不同，其寫法有一定的區別，大體上可以分為檢查的基本情況、剖析原因和提出建議三部分。

(1)檢查的基本情況。主要包括檢查的內容、檢查的基本方法和檢查的結果。檢查的內容應當按照《中華人民共和國產品質量法》第三章“生產者、銷售者的產品質量責任和義務”規定的內容進行。如果是檢查工程質量，檢查的內容應按照國務院的《建設工程質量管理條例》第二章“建設單位的質量責任”的有關規定進行。

(2)剖析原因。主要針對檢查過程中的成績或問題，用科學的分析方法揭示其原因。分析過程中，要抓住主要問題或主要因素進行分析，如產品質量提高的主要原因是什么，產品質量下降的原因是什么等。具體可以寫明:企業組織機構、生產和質量;主要管理人員以及生產、施工、建設、檢驗條件的變動及審批情況;當年各次GMP自查報告及接受監督檢查報告;每次檢查的整改落實情況;全年生產品種、批號、數量或承擔的施工、建設項目;全年生產偏差調查及結果.全年退貨情況及處理情況;全年施工、建設工程項目投訴情況;全年不合格產品情況及處理情況，特別是不合格產品被質量公報通告后的整改情況;產品不良反應報告及處理的內容等。

(3)提出評價及建議。針對產品或工程項目質量優劣形成的原因，提出相應的意見和建議。

3結語

如果質量分析報告有主送單位，與此相適應的，正文之后就應該有結語。一般是“特此報告”或“以上報告，如無不妥，請指示”。

(四)附件

有些很重要的具體資料，如檢查數據、原始資料、有關質量標準等，由于篇幅較長，不宜放在正文里，可以作為附件，附于文后。

整改報告標題范文第2篇

一、*市行政區域內生產經營單位在生產經營活動中發生的造成人員傷亡或者一定數量直接經濟損失以及其他社會影響惡劣的生產安全事故的報告和調查處理，適用*規定。

環境污染事故、核設施事故、國防科研生產事故的報告和調查處理，不適用*規定。

火災、道路交通、鐵路交通、水上交通、民用航空、特種設備等事故的報告和調查處理，有關法律、法規或者國務院另有規定的，依照其規定。

二、事故傷害程度的分類、事故傷害損失工作日和事故造成的直接經濟損失的統計，按照國家有關規定執行。

事故等級（特別重大事故、重大事故、較大事故、一般事故）按照《條例》有關規定劃分。

其他社會影響惡劣的事故是指：

（一）涉險10人以上（含10人），或者造成3人以上（含3人）被困或下落不明的事故；

（二）緊急疏散人員500人以上（含500人），或者住院觀察治療20人以上（含20人）的事故；

（三）建筑施工大面積坍塌、建筑塔吊倒塌等，對從業人員、居民安全造成嚴重影響的事故；

（四）其他社會影響重大的事故。

三、事故發生后，事故現場有關人員、事故發生單位應當在《條例》規定時限內，向事故發生地的區縣安全生產監管部門和負有安全生產監管職責的部門報告。

安全生產監督管理部門和負有安全生產監督管理職責的部門接到事故報告后，應當按照《條例》規定，逐級上報事故情況。其中，造成3人以上（含3人）重傷的一般事故，區縣安全生產監督管理部門和負有安全生產監督管理職責的部門應當在接到事故報告2小時內，向市有關部門分別報告；造成1～2人重傷的一般事故，區縣安全生產監督管理部門和負有安全生產監督管理職責的部門應當每月上報。

負有安全生產監督管理職責的部門應當將事故情況及時通報同級安全生產監督管理部門。

四、市、區縣安全生產監督管理部門和負有安全生產監督管理職責的部門應當建立事故報告值班制度，并向社會公布值班電話，受理事故報告和舉報。其中，各區縣可以將事故報告值班制度納入區縣政府總值班制度。

五、重大事故、較大事故，由市政府授權市安全生產監督管理部門組織事故調查組進行調查，事故調查組組長由市安全生產監督管理部門負責人擔任。

市安全生產監督管理部門直接監察安全生產工作的單位發生的一般事故，由市政府授權市安全生產監督管理部門組織事故調查組進行調查，事故調查組組長由市安全生產監督管理部門派員擔任。

其他一般事故的調查處理，由事故發生地的區縣政府負責。事故發生地的區縣政府可以授權或者委托區縣安全生產監督管理部門組織事故調查組進行調查，事故調查組組長由區縣安全生產監督管理部門有關負責人擔任；也可以按照分工授權或者委托其他有關部門組織事故調查組進行調查，事故調查組組長由其他有關部門有關負責人擔任。

未造成人員傷亡且直接經濟損失100萬元以下的一般事故，可以委托事故發生單位組織事故調查組進行調查。

必要時，市、區縣政府可以直接組織事故調查組進行調查，并指定事故調查組組長。

六、一般情況下，有關部門按照下列分工組織調查：

（一）建設工程事故造成人員傷亡的，由安全生產監督管理部門組織調查；未造成人員傷亡的，由建設主管部門組織調查。

（二）電力生產經營單位發生的從業人員傷亡事故，由安全生產監督管理部門組織調查；其他電力生產安全事故，由電力監管機構組織調查。

（三）燃氣生產經營單位發生的從業人員傷亡事故，由安全生產監督管理部門組織調查；未造成從業人員傷亡的事故，由燃氣主管部門組織調查。

（四）道路管線施工單位發生管線外損事故，造成從業人員傷亡的，由安全生產監督管理部門組織調查；未造成從業人員傷亡的，由市政主管部門組織調查。

（五）軌道交通線路運營單位在固定場所發生的從業人員傷亡事故，由安全生產監督管理部門組織調查；軌道交通事故和其他未造成從業人員傷亡的事故，由城市交通管理部門組織調查。

（六）社會機動車輛在生產經營單位區域內道路行駛過程中發生的機動車交通事故，由公安交通管理部門組織調查。

（七）農業機械使用過程中發生的事故，由農業主管部門組織調查。

（八）氣球施放過程中發生的從業人員傷亡事故，由安全生產監督管理部門組織調查。

（九）鐵路運輸生產經營單位在固定場所發生的從業人員傷亡事故，由安全生產監督管理部門組織調查。

（十）從事機場管理、服務、維護、倉儲等非航空運行的生產經營活動中發生的從業人員傷亡事故，由安全生產監督管理部門會同民航管理部門組織調查。

七、事故調查組一般由安全生產監督管理部門、負有安全生產監督管理職責的有關部門、監察機關、公安機關以及工會派人組成，并邀請檢察院派人參加。

八、事故調查組組長履行下列職責：

（一）組織領導事故調查，確定事故調查組各小組的職責或者事故調查組成員的具體工作。

（二）主持事故調查會議，協調事故調查工作中的重大問題，對事故調查中的分歧意見作出決策等。

九、事故調查組的組成單位及其派出人員分別履行下列職責：（一）安全生產監督管理部門及其派出人員：勘查事故現場，調查詢問有關人員，收集事故有關資料，對事故責任單位和責任人員提出處理建議，提出事故隱患整改措施，落實批復意見。

（二）負有安全生產監督管理職責的部門及其派出人員：勘查事故現場，參加事故調查分析，參與調查詢問有關人員，參與收集事故有關資料，對事故責任單位和責任人員提出處理建議，提出事故隱患整改措施，落實批復意見。

（三）監察機關及其派出人員：參加事故調查分析，對責任事故中涉嫌違紀的監察對象依法追究行政紀律責任，對違反規定故意拖延或者拒絕落實批復的有關責任人員依法給予行政處分，督促落實批復意見。

（四）公安機關及其派出人員：維持事故現場治安秩序，勘查事故現場，調查詢問有關人員，確定死亡原因，對涉嫌犯罪的責任人立案偵查和采取強制措施，落實批復意見。

（五）工會及其派出人員：參加事故調查分析，參與調查詢問有關人員，參與收集事故有關資料，維護從業人員合法權益，對事故責任人員提出處理建議，提出事故隱患整改措施，監督事故責任單位落實防范整改措施。

十、由區縣政府負責調查的一般事故，事故發生地與事故發生單位不在同一區縣的，由事故發生地的區縣組成事故調查組進行調查，并將事故調查處理結果通報事故發生單位注冊地的區縣。

重大事故、較大事故發生后，事故發生地的區縣政府應當派員協助事故調查。

十一、在事故調查過程中，經事故調查組認定不屬于生產安全事故的，由事故調查組組長單位提出，經負責事故調查的同級政府批準，另行指派相關部門進行調查，事故調查組應當做好有關移交工作。

十二、有關部門需要依法對事故發生單位相關人員和財產采取強制措施的，應當通報事故調查組。

十三、由區縣政府負責調查的一般事故，因人員傷亡或者直接經濟損失變化導致超出調查處理權限時，應當報請市政府或者授權的市安全生產監督管理部門進行調查處理。

十四、事故調查報告由事故調查組組長單位負責撰寫，一般包括報告標題、報告正文、附件3個部分。

（一）報告標題：事故單位名稱、事故發生時間、事故類別、事故等級。

（二）報告正文：事故單位概況、事故發生經過和事故救援情況、事故造成的人員傷亡和直接經濟損失、現場踏勘及技術鑒定情況、事故原因及性質、責任分析及處理建議、防范和整改措施建議、調查組成員簽字名單。

十五、事故調查組成員應當在事故調查報告上簽字，特殊情況下由他人代簽的，應當注明*人同意。事故調查組成員對事故調查處理有不同意見的，應當在簽名時作出書面說明。

十六、事故調查報告由事故調查組組長單位報送負責事故調查的同級政府批復。市安全生產監督管理部門直接監察安全生產工作的單位發生的一般事故，市政府授權市安全生產監督管理部門批復事故調查報告。

十七、有關部門應當根據事故調查報告批復制作相關法律文書，對有關單位和人員作出處理，并督促事故發生單位落實整改。

事故發生單位應當抓緊整改并將有關情況報送安全生產監督管理部門和相關部門。對未落實事故處理意見、整改措施的事故發生單位，安全生產監督管理部門或者有關部門應當責其改正，對拒不改正的，應依法處理。

十八、事故調查處理情況由負責事故調查的同級政府或者其授權的部門統一向社會公布，依法應當保密的除外。

整改報告標題范文第3篇

通知的格式

包括標題、稱呼、正文、落款。?

①標題：寫在第一行正中。可只寫通知二字，如果事情重要或緊急，也可寫重要通知 或緊急通知，以引起注意。有的在通知前面寫上發通知的單位名稱，還有的寫上 通知的主要內容。?

②稱呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時，因通知事項簡短 ，內容單一，書寫時略去稱呼，直起正文。)?

③正文：另起一行，空兩格寫正文。正文因內容而異。開會的通知要寫清開會的時間、地點 、參加會議的對象以及開什么會，還要寫清要求。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目 的、意義以及具體要求和作法。

④落款：分兩行寫在正文右下方，一行署名，一行寫日期。?

寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執行。

通知的范文一

學校教務處工作的同志：

根據昨天學校教務會議精神，定于8月24日下午2時30分在法學院辦公室召開會議，進一步研究和落實20xx級新生教學計劃，任課教師情況等有關問題。希望做好會前準備并請準時出席。

XXXX大學法學院(章)

20xx年x月x日

通知的范文二

北京積水潭醫院關于的通知各科室：。北京積水潭醫院二五年x月x日例文(指示性通知)國務院關于調整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知國發(1996)號各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構:改革開放以來，我國證券交易市場有了很大發展，證券交易規模不斷擴大，證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規范證券交易市場，妥善處理中央與地方的合配比例，增強中央宏觀調控能力，國務院決定，自19xx年1日1日起，將證券交易印花稅分享比例由現行的中央與地方各50%，調整為中央80%、地方20%。有關地區和部門要從全局出發，繼續做好證券交易印花稅的征收管理工作，進一步促進我國證券市場的健康發展。

中華人民共和國國務院

20xx年x月x日

通知的范文三

各辦事處、村、鎮直部門、企事業單位：

汛期將至，為做好今年夏季安全生產工作，堅決防止重特大事故的發生，排除一切安全隱患，確保我鎮人民群眾財產及生命安全，根據全省安全生產電視會議的統一部署和 市安委會《鄒城市安全生產委員會關

于認真做好汛期安全生產工作的通知》(鄒安字[20xx]9號)要求，現將我鎮夏季汛期安全生產有關事宜通知如下：

一、認清形勢，強化領導，切實增強做好夏季安全生產工作的信心和決心。

各級各部門要高度重視夏季汛期安全生產，要從構建社會主義和諧社會和建設平安北宿的大局出發，充分認識做好這一時期安全生產工作的重要性和緊迫性，牢固樹立安全第一、預防這主的思想，進一步加強領導，落實責任。要嚴格落實各項安全生產責任制，和防災救災措施，做到任務明確，責任到人，措施到位，要立足于防大汛，救大災，把各項工作做得更充分，更扎實，確保汛期安全生產形勢穩定。

二、突出重點、加大力度、全面做好汛期期間的安全生產工作。

1、安監辦、派出所、工商部門要進一步強化對煙花爆竹生產經營和運輸的管理，嚴厲打擊非法生產經營和運輸煙花爆竹的行為，要加強執法檢查力度，對存有重大火險隱患的，要責令其整改，凡整改不合格的，特別是個別無證、非法加油點要堅決停產整頓停止經營。

2、水利、交通這、農路、農機、城建等部門要齊抓共管、協調配合，扎實有效地開展好道路、水路安全整治，加快白馬河各險工段工程的施工，加強運煤船只以及船舶責任制的落實，及時嚴肅查處違章行為;要加強對西故塌陷區旅游景點的安全管理，設立警示牌，禁止游泳。

3、 安監辦、土管所、工商對非煤礦山、企業用電以及消防設施、安全生產生產制度的建立等環節反復進行檢查。

4、村鎮辦、建筑企業部門要切實加強安全施工現場管理，采取防滑、防止高空墜落、觸電事故發生。

5、安監辦、教辦要對中、小學校，幼兒園的安全管理。對危房采取改造措施，同時強化對校園內水、電、汽及體育運動器材的監控檢查，以及加強對學生在暑假期間的安全教育工作。對組織的種類集體活動，要有嚴格的安全管理制度和措施。

6、各辦事處、村要切實加強安全防范，將防火、防汛、防融電、防交通事故作為重點。特別是高壓線路下清理樹木的問題。這幾次大風和雷雨，線下的樹木已造成幾個村停電，安全隱患已以顯示出來，望各村繼續加大清理工作;各村街兩側柴草垛要全部移至村外，防止火燒連營，確保人民群眾生命財產安全。

7、 各矸石山所屬煤礦及承包矸石山的村莊要切實加強汛期期間對矸石山的安全管理。汛期來臨，矸石山隨時都會有塌方、泥石流的危險，這將嚴重危及到人民群眾的生命財產安全和礦山企業的安全生產;有關的單位要立即采取有效措施，消除安全隱患。

8、有關部門和企事業單位要加強火種、火源的控制，做好電氣設備、鍋爐、壓力容器、起重等特種設備的維護保養和安全檢查，嚴防事故發生。

三、進一步深化安全生產專項整治

安全生產專項是整個安全生產工作的關鍵。各專項整治牽頭部門要對照年初下發的專項整治實施方案，要按照既定工作方案和目標要求，加大對重點隱患的整治力度，對易出事故的危險源，隱患部位采取強有力

的整改和防治措施，認真組織開展安全檢查，狠抓隱患的排查整改，及時把事故隱患解決在萌芽狀態。汛期期間，鎮安委會將組織有關部門組成督查組，對重點領域和行業進行督查。

整改報告標題范文第4篇

關鍵詞：安全；基礎資料；編制；管理

隨著企業安全的科學化、系統化管理，為了使公司的管理盡快向新的管理模式轉變，HSE管理體系的實施使我們公司的安全管理工作從單一分散的管理向系統工程管理轉化，由原來的內部控制向公開承諾轉化，由行政命令向共同契約轉化，由直接管理向監督、指導和服務轉化，使公司整個安全管理向健康安全與環境全方位的管理轉變，有效地促進了公司各項安全管理工作更加系統化、科學化、規范化。實現HSE管理體系所提出的痕跡管理，達到一切工作皆有記錄的要求，所以做好安全基礎工作是安全工作的最基本要求。

1安全基礎資料的編制

1.1綜合資料

（1）制定相關安全管理規章制度，使各項工作“有法可依”，才可進一步規范各項工作執行流程，如可制定《安全管理制度匯編》、《安全管理規定匯編》、《安全管理辦法匯編》、《安全生產保證措施匯編》、《安全崗位職責》、《安全生產責任制》等等，進一步規范了公司安全管理規章制度，使公司安全管理工作制度化，確保公司各項安全管理工作落實執行有所依據。（2）按照不同階段性工作特點和需要，根據開展的各項安全活動，制定活動方案、匯總工作總結，各項專項工作調研報告等以及需要編制的階段性工作材料。

1.2文件

按照國家、地方政府和企業上級部門文件精神，編制落實本單位文件。（1）合同。按照企業安全生產特性，制定有目標指標的合同書，明確企業各級責任人的職責，目標指標做到層層分解，一貫而下，層層貫徹執行，同時自上而下，層層完成目標指標，從而促使企業最終完成全年全額目標。①各級行政第一負責人之間簽訂的健康安全環保合同書、責任書；②各相關生產服務單位之間簽訂的安全生產協議書；③各單位內部簽訂各級健康安全環保聯保合同書；④職工結合本崗位安全生產特點書寫安全生產保證書；⑤新入廠的職工與師傅簽訂師徒合同；⑥駕駛員簽訂安全行車合同。（2）臺帳。根據主管部門承擔的各項管理工作可以建立臺帳式管理，使各項工作更加具體化，也是簡約化管理的一種手段，使各項管理工作數據內容一目了然，如可建立事故治理隱患臺帳、車輛管理臺帳、駕駛員管理臺帳、環境風險隱患排查臺賬、接觸有毒有害人員臺帳、特種作業人員臺帳、特種設備設施臺帳。臺帳式的數據管理分類清楚，數據可及時更新，既規范又科學。（3）報表。①統計報表：環保、防火、交通等月報、年報；②其他安全報表。按照企業需要，企業上級和地方政府相關部門要求定期上報各類報表。（4）記錄。①記錄分類。a.公司會議記錄。HSE管理委員會會議記錄，安全專題會議記錄、安全例會會議記錄。公司召開會議，傳達貫徹上級或是地方政府相關部門會議、文件精神等。b.大隊、中隊安全活動記錄。定期召開會議，及時傳達上級會議及文件精神，并提出本單位要求，認真記錄本單位開展的各項安全活動和完成各項安全工作情況。c.班組安全活動記錄。定期召開會議，及時傳達上級要求，認真記錄本班組開展的各項安全活動和完成各項安全工作情況。d.班前會議記錄。接到施工任務指令，確定帶隊干部后，由帶隊干部組織參加施工人員在出廠前召開會議，明確施工任務時間、地點、出車人員及車輛，應行走路線，路途上編隊行駛要求，指定頭車與尾車，車輛間距，車速，應注意路線特殊路口地點等，組織駕駛員對車輛進行檢查，檢查車輛完好后方可出廠。e.施工前交底會議記錄。在施工前帶隊干部在野外現場施工前帶領施工人員對施工主要生產環節，注意事項，可能存在的安全風險及隱患，可能突發的事件，應采取的措施，現場指揮和作業人員分工等都要安排清楚。f.安全檢查記錄。要有全年的檢查計劃、規定檢查項目及檢查周期，確定負責人，結合生產工藝流程及設備設施制定詳細周密的檢查表，做好施工過程中的檢查記錄、及時下達反饋隱患整改通知書。由檢查計劃，檢查考核細則，檢查記錄，隱患整改通知單形成規范的檢查檔案，做到獎罰有依據，違章有整改，形成HSE體系的閉環管理。②記錄書寫具體要求：a.會議記錄要求書寫格式規范，記錄中所有需要填寫的項目不得空項。b.會議內容書寫要體現層層傳達的形式。如從國家級、政府級、上級部門級、公司級、分公司級、基層中隊級、班組級，體現各項文件和制度、會議、領導講話等內容。c.傳達上級文件要寫明文件的標題、文件號，要傳達與本單位相關的內容。d.傳達會議精神要寫明開會時間、地點、會議主題及本單位相關重點要求。e.傳達領導講話要寫明開會時間、會議主題、領導姓名，領導講話具體要求等。f.無論是傳達文件或是會議精神，都要注明傳達人及其職務。下發的文件或資料都要有相應的發文登記表，包括發文時間、標題、文件號、領取單位、領取份數、領取時間、領取人簽字，確保各項資料發放及時，保存得當。

2安全基礎資料的管理

2.1應按照不同類別分級建立安全基礎資料、并實行目錄清單管理建議建立資料類別包括綜合資料、文件、管理

體系、防火安全、交通安全、環保管理、健康管理、特種設備管理分別歸類裝盒，每盒里有文件目錄清單，方便查詢檢索。

2.2資料保存

要有規范的流程：資料編寫→校對→審核→批準→文件編號→下發或轉發→文件分類→填寫目錄清單→存檔。如今結合計算機辦公自動化的廣泛應用，有了電子文本與紙質文本兩種保存形式，甚至還可以包括照片、視頻資料等，錄入專業的檔案系統，進一步促進了各種資料的有效保存、查閱。

3安全基礎資料的考核

為了確保宣貫落實安全基礎資料，就要制定考核制度，從而保證安全資料管理的可持續性發展，并不斷的提高安全基礎資料的管理水平。各級主管部門應定期組織對安全基礎資料進行檢查。

4結論

整改報告標題范文第5篇

1健全制度,落實責任制

健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執行《中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農業部科學事業單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結合自身的實際情況制定了該所的《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農業科學院作物科學研究所中央級科學事業單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據項目內容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構,組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協調及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經費管理。

在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執行情況監督檢查,協調管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等。總之,只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統,做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,資料完整化

在實際工作中,該所總結了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協議,電子驗收單,項目驗收。國產設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調試,參加項目驗收活動。

在資料收集分類方面,根據項目執行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質量保證書、設備認證、產品標識、配件目錄、安裝調試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質量上的異議處理結果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發生調整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。

3分類整理,歸存精細化

項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件資料

從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。

3•2排序分類整理

排序原則是:遵循文件的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,按照文件材料性質區分不同價值,調整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后,紙質性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調試報告等單獨組卷。整理,根據國家檔案管理要求結合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。

3•3文件質量要求

原件內容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。

3•4頁碼編寫

按自然頁數編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側右下角,用阿拉伯數字編寫,避免空號和重號。

3•5編寫目錄擬寫標題

按文件題名編寫卷內目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據內容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內容概括提煉,使其綜合反映卷內內容。案卷編號依據檔案管理規范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。

4檔案管理工作的幾點體會

4•1領導重視,建立健全檔案管理體系

俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環節不出漏洞,檔案工作抓出成效。

4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”

在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環節收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。

4•3制定收集檔案資料的保證措施

在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。