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一、指導思想和目標
指導思想:以科學發展觀為指導,以創建“三化一型”大企業集團為目標,以精細化管理為重點,以管理創新為突破口,夯實管理基礎,增強創新能力,提升“山東高速”品牌競爭力,促進集團公司全面、協調、可持續發展。
目標要求:按照“標準高、工作實、行動快、成效好”的要求,通過活動的開展,實現集團公司發展思路的明晰化、組織體系的科學化、規章制度的標準化、業務流程的系統化、任務目標的精細化、績效考核的全面化,員工執行力、服務質量和產品質量大幅提升,集團公司的綜合管理達到省管企業和全國同行業一流水平。
二、活動內容
(一) 精細化管理主要內容
實施精細化管理,是針對集團公司當前管理現狀,解決經營管理中存在的問題,提升管理水平的重要舉措。以抓好關鍵環節、重要細節為著力點,提高整體管理水平。
1、精細化管理的核心理念、突破口和基本方法
精細化管理的核心理念:精、準、細、嚴。精是做精、做好,精益求精;準是準確、準時,信息與決策準確無誤;細是操作細化、管理細化以及執行細化,重視細節;嚴是嚴格執行制度標準和程序規定,嚴格控制偏差。
精細化管理的突破口:完善制度與規范流程、提升員工的執行力,即通過精細化管理,使崗位責任、流程、制度執行到位。
精細化管理的基本方法:細化、量化、實證化、流程化、標準化、協同化。
2、集團公司總部精細化管理的主要內容
一是細化集團公司發展戰略。編制集團公司“十二五”發展戰略規劃,明確“三化一型”的戰略定位和總體發展目標,細化各產業板塊發展目標,將規劃分解到年度計劃;細化集團戰略的發展路徑、方式方法和實施步驟等,突出對外投資管理和內部資源整合等重點內容;制定《發展戰略管理辦法》等制度,將戰略目標分解、落實到具體的部門和單位,并指導、監督、考核各單位戰略執行情況。
二是細分集團管控范圍和內容。建立健全集團公司管控體系,科學設計集團管理體制和組織架構,明確集團總部職能定位,界定集團總部和權屬單位管理權限,重點完善和強化戰略管控、財務管控、投資管控、人事管控、風險管控、文化管控等手段,做到抓住控制權、下放經營權,提高集團管控的科學性,充分發揮各單位主觀能動性和積極性。
三是全面深化三項制度改革。進一步完善、細化集團公司及各權屬單位的三定方案,規范機構設置和崗位編制,自上而下推行崗位評估和全員競爭上崗。上半年,制定崗位職責、考核標準、薪酬待遇和退出機制,從集團公司機關入手,由中層到員工逐級競崗,建設精干、高效的總部機關。依法規范勞動用工管理,將員工考核與勞動合同管理、分配制度結合起來。6月底前,出臺工資總額管理辦法,完善負責人薪酬辦法和崗位績效工資制度,將個人收入與經營效益、績效考核全面掛鉤,充分調動員工的積極性和能動性。
四是重新梳理、細化現有規章制度。各部室要對制訂的規章制度進行全面的清理、修訂,細化規章制度的編制、實施、控制、檢查、考核、獎懲等程序,做到制度完善、執行嚴格、考核到位、改進及時。6月底前,將各部室修訂后的規章制度匯編成冊,并統一在集團公司內部網站上公布。
五是深化全面預算管理。進一步細化預算的編制、審批、執行、控制、調整、考核及監督的業務流程,重點抓好預算的編制、控制和考核環節,建立起基礎管理健全、審計日常化、考核動態化,績效人事聯動的全面預算管理體系。同時,把預算編制工作分解到經營管理的每個環節和時間點,提高預算編制和執行的準確度,加強集團管控能力。
六是完善、細化績效考核體系。上半年,以對標考核、個性化考核為導向,修訂完善集團公司生產經營業績考核辦法。根據產業門類、市場競爭程度等因素,通過與標桿企業相比較,確定考核指標和數值,并細化考核的內容和標準。進一步優化考核方式和體系,完善獎懲辦法,嚴格考核兌現。建立由各級各單位共同參與、分級負責的考核組織體系,使業績考核制度化、日常化。加強員工考核工作,建立起單位對部門、部門對員工的考核機制,將任務指標分解落實到人;從集團機關開始,實施“千分制”日常工作考核,并納入總體考核體系。設立“董事長獎勵基金”,對業績突出的權屬單位和做出特殊貢獻的個人給予獎勵,將考核的激勵約束作用落到實處。
七是建立健全人才隊伍建設體系。大力實施“人才強企”戰略,細化人才的選拔、培訓、任用、評價、激勵、流動等制度。把人才規劃納入集團中長期發展規劃,形成全面、科學、完善的人才工作體系。以業績和貢獻為導向,細分對管理、技術、技能人才考核評價方法。堅持以“內部培養為主、外部引進為輔”的原則,全面引入市場化選聘機制,并建立“問事、問人、問責”的效能監管機制,實行跟蹤考核、動態管理,完善人員退出制度,實現人員能上能下、能進能出、優勝劣汰。加大人才培訓力度,實施“每月開講”,定期舉辦企業經營管理知識講座;采取“送出去”、“請進來”相結合,加強與高校、培訓機構的合作,提升培訓層次和質量。
八是全面提高管理信息化水平。把信息化作為實施精細化管理的重要手段,加快集團公司管理信息平臺建設,5月份要全面運行。各部門要積極使用管理信息平臺,并加快相關業務系統開發建設,力爭年底前每個部門都要有業務系統上線。通過實現管理的全面信息化,量化管理標準、固化業務流程、促進資源共享、提高工作效率。
3、各權屬單位精細化管理的主要內容
一是制訂并細化落實發展戰略和任務目標。6月底前,各單位完成“十二五”發展規劃(草案)編制工作,并報集團公司;10月底前,集團公司完成集團“十二五”發展規劃的編制工作,并下發各單位;12月底前,各單位根據集團公司“十二五”發展規劃,完善本單位的發展規劃,對集團公司有關任務目標進行細化、落實。
二是完善細化規章制度。各單位要對已出臺的規章制度進行全面的清理、修訂,細化規章制度的執行程序。4月底前,各單位將現有制度匯編以及修訂方案報集團公司;7月底前,各單位要將修訂后的規章制度匯編成冊,并報送集團公司審核;集團公司對各單位規章制度制定的全面性、精細化程度、合規性等方面進行審核,審核后,各單位要在本單位內網公布。
三是細分業務流程,細化產品與服務標準。各單位要全面梳理、細化、再造業務流程,明確管理層級之間、前后工序之間的界面與權限,處理好業務之間的接口。根據自身經營主業,參考有關國家標準和行業標準,建立健全工作標準、管理標準、產品標準、技術標準四大標準體系。通過制定員工手冊等方式,把標準規范落實到管理和員工操作中去,確保執行到位。
四是以貫標為抓手,推行精細化管理。要充分利用iso9000質量管理體系完善的文件架構和運行程序,把精細化管理全面落實到具體工作中去。已通過認證的單位,要重點對“質量手冊、程序文件和作業文件”三層次文件進行細化。各單位根據自身實際,有選擇的建立ohsas18000職業健康安全管理體系、iso14000環境管理體系和sa8000社會責任體系。同時,鼓勵各單位在服務、生產、辦公等現場,積極推廣“6s”管理、流程再造、可視化管理等精細化管理方法。通過人的規范化、事的流程化、物的規格化,提高效率,保證質量,保障安全,使工作環境整潔有序,提升員工素養和企業形象。
五是樹立精細化管理的理念,抓好服務與生產過程中的細節。細節決定成敗、細節體現管理水平。各單位要把“五精四細”的要求落實到管理與生產的每個環節,積極學習先進企業的管理精華,掌握管理企業的精髓,打造精品和品牌,精通管理的方法、工具和渠道,業務流程之間要做到協同精密;要細分市場客戶、細分職責崗位、細化任務目標、細化制度流程,培育精益求精的企業文化。結合文明創建工作,樹立“以顧客為關注焦點”的管理理念,以市場為導向、以顧客需求為重點,全面細化業務流程、操作規范,提高員工職業素質,實現提升顧客滿意度和市場占有率的目標。每個單位要提出1-2條體現精細化管理的理念。
六是加強業務流程與管理環節的信息化建設。各單位要以集團公司管理信息平臺建設為契機,加強辦公自動化、人力資源管理、投資管理、統計分析、財務管理、設備管理、客戶資源管理、業績考核等方面的信息化建設。同時,要重點加強生產經營領域的信息化建設,加大信息技術在道路運營管理、路橋建設、工程施工等生產過程中的應用,有條件的單位可以探索建設電子商務、企業資源管理系統(erp)等,以提高生產效率和服務能力。
(二)創新活動的主要內容
創新活動要以精細化管理為基礎、以理念創新為先導、以管理創新為重點、以技術創新為手段,立足集團公司生產和管理實際,突出創新的前瞻性、適用性和成效性,健全創新的組織和管理體系,建立創新型企業。
1、加強理念創新。重點加強在發展理念、經營理念、管理理念、服務理念等方面的創新,加強引導和鼓勵。2010年各單位要總結出1-2條有實效的創新理念。
2、加大管理創新。針對管理中的難點和重點,從管理方法、管理手段和管理模式等方面,加強發展戰略、三項制度改革、管理架構、集團管控、資本運營、績效考核、投融資管理、工程建設等領域的創新力度。同時,各單位要加強具體生產經營活動中的創新工作,關注細節的改進,把創新工作滲透到每個管理環節和生產工序。2010年,各單位要選擇1-2項創新課題,要有實效、有成果。集團公司爭取獲得“山東省管理創新成果獎”,獲得省國資委國資研究與企業管理成果獎2項。
3、加大科技創新。以提高管理效率為目標,加大在管理手段、管理工具等方面的創新,推廣與開發相關的新技術、新材料、新工藝、新設備。各項目建設管理單位、工程施工單位、高速股份、建材公司、信息工程公司、工程咨詢等單位要選擇1-2項科研課題,加大科研投入,爭創國家科技進步獎,使科技創新對集團公司效益增長產生明顯帶動作用。
三、實施步驟
1、動員部署階段。3月20日前,集團公司及各單位召開動員大會,廣泛宣傳發動,進行全面部署。要充分利用網站、內部信息、宣傳欄等多種形式,大力宣傳開展“精細化管理與創新年”活動的重要意義、好經驗、好典型,積極營造良好的氛圍。
2、查找問題與方案制定階段。各單位、各部門要全面查找管理中存在的問題,并形成自查報告;針對存在的問題,制定精細化管理方案,明確實施精細化管理的重點、方式方法和步驟等;要確定創新課題方向、題目、內容概要和時間安排等。以上方案4月20日前報集團公司。
3、活動實施階段。4至11月,各單位、各部門要按照活動方案,全面開展精細化管理和創新工作,把活動貫穿到日常管理與經營中去;活動可采取自上而下、自下而上、上下結合等多種方式進行。7月份,集團公司將召開一次活動調度和交流會,調度各單位活動進展情況,交流經驗與成效。
4、總結考核階段。12月份,各部門、各單位對“精細化管理與創新年”活動進行全面總結,要形成相應規章制度、標準規范、科研課題、創新成果、信息化系統等成果。集團公司對活動開展情況進行考核,并納入年度經營業績考核體系。同時,將召開活動總結大會,表彰成效突出、效益明顯的單位與個人。
5、鞏固深化階段。2011年,各單位、各部門要按照精益求精、持續改進的要求,對活動形成的規章制度、管理體系、信息系統、科研課題等成果進行鞏固和深化,使活動常態化,把精細化與創新精神作為集團公司的價值觀,提升到企業文化的范疇。
四、保障措施
1、加強組織領導。集團公司成立“精細化管理與創新年”活動領導小組及辦公室,負責活動的發動、組織、監督和考核等工作。各單位也要成立活動的推動機構,主要負責人親自抓,抽調精干力量并明確一個職能部門,集中開展活動。3月15日前,各單位將機構人員名單報集團公司活動領導小組辦公室。
2、加強學習培訓。各單位要以精細化管理和創新為重點,通過外部學習和內部培訓相結合的方式,加強相關知識學習和業務技能培訓,并制定培訓考核標準,強化培訓效果;積極組織員工學習精細化管理的知識,調查研究創新的內容、方式和途徑。
3、培育和推廣精細化管理樣板單位。各單位要選擇1-2個精細化管理樣板,重點培育、先期實施,發揮樣板的示范推動作用。集團公司將選擇部分好的樣板,通過現場交流會等方式進行推廣。
為進一步創新城市管理體制,建立和完善城市管理工作責任制,按照“力量下沉、各方聯動、社區統籌、合力推進”的原則,建立城市數字化、管理網絡化運作機制,加快推進城市管理信息化、精細化、規范化。現就實施城市管理精細化行動制定如下方案。
一、指導思想
以“三城聯創”為抓手,以深入推進城市管理執法體制改革為切入點,全面貫徹落實中央城市工作會議精神,堅持“統一領導、分級管理、標本兼治、嚴格考核”的原則,按照“集中整治、疏堵結合、規范引導、強化監管”的思路,以整治促管理,以管理提形象,通過開展城區市容環境衛生精細化管理活動,進一步凈化、亮化、美化城區環境,完善市政公用基礎設施配套建設,提升公用事業服務質量和運行水平,加強城市管理執法隊伍建設,努力實現城市管理的規范化、網格化、數字化、精細化。
二、總體目標
以建設“富裕X、和諧X、美麗X”為目標,通過活動的開展,進一步創新管理機制,細化管理標準,實行精細操作,落實管理責任,規范管理行為,強化監督手段,實施科學管理,加強綜合協作,塑造隊伍形象,達到城市管理無盲區、無盲點的狀態,切實解決我縣城區市容市貌方面群眾關心的熱點難點問題,力求城區環境得到明顯改善,市容秩序明顯好轉,市民的一些不良衛生行為習慣得到糾正,城市管理水平得到提升,實現城管工作精細化、長效化、常態化管理新局面。
三、工作重點
(一)環境衛生()
1.負責對城區主次干道、主要街路、共眾場所以及背街小巷、城鄉結合部的清掃保潔、果皮箱清掏、果皮箱上及周邊路面污漬的清擦和城區主次干道灑水降塵任務,做到每天兩清掃、兩收集、全天保潔。按照“六無”衛生標準,即無塵土、無煙頭、無雜物(紙屑、果皮)、無痰跡、無死角、無樹葉,清掃到邊到沿,作業無盲區。
2.負責城區環衛基礎設施(水沖式公廁、垃圾中轉站、垃圾箱、果皮箱)建設和日常管理維護工作,設施完好率達90%以上。
3.按標準對城區公廁進行經常性的管理、保潔,達到“設施全、地面平、立面凈、地面凈、便池凈、無異味、無亂畫、無雜物、無缺損、無蚊蠅”;對損壞的設施及時進行維修更換,保證設施設備完好率達95%以上;夏秋季認真做好廁所的消殺工作,達到少蠅無蛆,有消殺記錄。
4.按照衛生城市標準(轉運站1座/2平方公里、公廁4座/平方公里),加大投入,積極推進縣城果皮箱、中轉站、公廁等環衛設施建設。
5.對城區垃圾中轉站、垃圾投放點的垃圾實行定點、包街、連片清運,做到密閉運輸、日產日清、車走地凈,清運率達到100%。按標準對垃圾中轉站實行長效化管理,達到站內外衛生干凈整潔,無垃圾積存,無雜物堆放的要求。
6.完善垃圾處理場配套設施,確保正常運行,生活垃圾無害化處理率達到90%以上。
(二)市容市貌(責任單位:城管監察大隊、園林所)
1.加強城區主次干道、主要街路及公共場所的占道經營、店外經營整治,取締沿街流動經營行為及店外店、門外店和跨戶越門擺放商品等,取締主次干道兩側各類違章占道經營行為和出攤出場經營活動,確保攤點歸區、游商歸店,主干道無流動攤點,道路整潔有序。
2.嚴格整治市場秩序。以整治飲食、果蔬市場為重點,積極與工商、衛生等相關部門協作,按照宣傳動員、自行整改、組織實施、集中強制執行等步驟,逐步現實劃行歸市的目標,從而改變城區各類經營市場混雜無序的現狀。
3.加強非機動車輛停放管理,合理劃定停放點,對占道停放影響交通、市容和市民出行的要嚴肅查處,確保道路暢通。
4.以清理亂貼亂畫為重點,開展沿街立面綜合整治活動,解決沿街立面的臟、亂問題。
5.開展戶外廣告牌匾標識專項整治活動,對不符合標準的牌匾標識和不符合規劃要求的戶外廣告,依法進行規范或拆除,嚴格控制樓頂廣告,整治規范樓體廣告,取締商業占道廣告,嚴厲打擊和清除城市“牛皮癬”。通過整治,使戶外廣告多、濫、劣現象得到改變,形成設置有序、科學布局、管理規范的廣告牌匾設置新格局。
6.深入推行標準化、精細化管理,進一步細化考核標準,量化考核項目,加大考核力度,達到精細化管理網格覆蓋每位隊員、每條路段。繼續提管示范街的管理標準,市容市貌明顯改觀。
(三)市政設施(責任單位:園林所、各街辦)
1.加強維護巡查力度,保證市政設施的維修及時率及綜合完好率達到國家建設部規定的標準。
2.加強對道沿石、馬路磚、破損路面、下水道雨箅子、井蓋等進行全面檢查和及時修整,確保道路(含人行道)平整,無坑洼、積水、排水(溝)暢通,各種雨篦、檢查井、蓋完好無損。
3.加強對城區道路開挖的審批,維護好管線安全,確保無擅自占用、挖掘道路現象。
4.依法打擊各種破壞河堤護欄、涼亭、健身器材等市政公共設施的行為,各街辦要督促各村(社區)對轄區內的市政設施進行監管,嚴防人為破壞,為市民創造良好的休閑娛樂場所。
5.負責對各園林廣場及綠化帶環境衛生保潔與苗木的栽植管理。加強廣場綠地衛生全日保潔,清除白色垃圾、紙屑、煙頭、果皮等雜物,清除枯枝落葉,適時澆水、打藥,及時修剪,確保綠地苗木、草坪、時令花卉生長旺盛,無缺株斷壟現象,綠地干凈衛生。
6.結合森林城市建設和西門戶森林公園建設項目的實施,做好主次干道、主要路段綠地的衛生保潔、苗木補植和綠化、亮化管理,進一步優化綠地結構,不斷增加城區綠地面積,積極創建國家園林縣城。
7.按照《省城市市容環境衛生條例》和《省城市公共空間管理條例》戶外廣告管理相關規定,結合我縣城市規劃、建設實際情況,堅持嚴格審批與監管,強力拆除整改各類違規及破損戶外廣告。按照屬地管理的原則,各街辦要督促各村(社區)加強對轄區內戶外廣告的監管,做到早發現、早報告、早制止。
(四)違法建設監管、查處(責任單位:各街辦、城管監察大隊)
1.嚴格整治違法建設。根據中辦國辦印發的《關于加強鄉鎮政府服務能力的意見》的文件要求,實施重心下移,對城區違法建設的監管,各街辦黨政正職為第一責任人,村(社區)黨支部書記、主任為直接責任人,落實專人全天巡查監管,發現一起,制止一起,并建立健全排查工作劃片包干、責任到人的機制,加強與城管監察大隊等相關部門的協調聯動,認真摸底排查,加大對城中村、城市規劃區內違法建筑查處、拆除力度。將違法建設制止在萌芽狀態,強力推進違法建設監管工作。
2.把思想教育、法律宣傳和執法行動緊密結合起來,做到曉之以法、明之以理、動之以情,做細做實、做好工作,確保在穩定的前提下順利完成各項“拆違”任務,使亂修亂建現象得到有效遏制。
(五)燃氣行業監管(責任單位:園林所)
嚴格按照中省市關于燃氣安全管理工作的相關文件精神,加大燃氣安全檢查及隱患排查整改力度,強化燃氣企業主體責任和安全防范措施,嚴格燃氣企業經營許可管理制度,規范燃氣市場經營秩序,加強宣傳教育,做到警鐘長鳴,不定期深入燃氣企業和燃氣用戶進行安全宣傳教育,認真組織專項排查整治工作,堅持每周抽查,每月大檢查。督促燃氣企業和燃氣用戶及時整改,消除安全隱患,確保燃氣安全運行和人民生命財產安全。
(六)垃圾、污水處理(責任單位:垃圾處理場、污水處理廠)
1.嚴格按照管理制度,細化崗位責任和安全操作規程,加強對危險藥品、重點部位和重點區域管理,建立崗位生產記錄臺帳;細化工藝生產管理制度。
2.實行持證上崗,加強對化驗室人員進行技能培訓。定期上報、公開檢測數據,接受群眾和環保部門的監督。
3.實行五種技術保養,即運行保養、例行保養、定期保養、換季保養、備用期保養,強化對機械設備的維護保養,保證設備正常運行。
4.垃圾處理場要嚴格按照垃圾衛生填埋工藝流程的要求,認真做好生活垃圾科學化、無害化填埋處理。
5.污水處理場中心控制室根據化驗室的水質分析數據,適時調整運行參數,保證出水達標排放。
6.每月及時上報各項運行數據,做好每月的減排臺帳并按時上報環保局,確保城區垃圾、污水處理率穩定達標。
四、保障措施
(一)加強管理,建立健全制度
健全城市管理機構,明確職責,各司其職,緊密配合,形成各方參與、齊抓共管的良好局面。進一步完善各項規章制度,引入先進管理模式,規范執法程序。主要是完善工作標準細則、考核獎懲細則,建立限時辦結、跟蹤問效、工作督察等機制。構建城市管理信息處理平臺,形成快速反應機制,使群眾反映的問題及時得到解決。
(二)堅持依法行政,規范執法行為
完善城市管理地方性法規體系,編訂便攜式執法手冊,加強執法隊伍法律培訓,對執法人員資格進行全面審查和確認,規范法律文書,廣泛開展法律宣傳。全面開展政務公開工作,將相關審批事項、辦事程序、收費標準等通過上墻和網站向外公開,廣泛接受社會監督和法律監督。建立健全執法責任制,進一步明確執法單位和個人主體資格、執法范圍、自由裁量權限等,建立執法責任追究制,進一步規范執法行為。
(三)加強督促考核檢查,抓好工作落實
成立市容環境衛生工作檢查考核領導小組,負責城區市容環境衛生管理工作的指導、協調、監督,由縣聯創辦牽頭,抽調有關人員,對各街辦和各管城單位工作情況采取“周檢查、月通報、半年聯評、全年總評”的方式進行檢查、考核評比和獎懲。
檢查主要采取明查和暗查兩種形式,原則上每周進行一次明查或暗查,檢查結果記錄在案,月底統一打分匯總、排名并通報。
【關鍵詞】數字信息化背景;高校;基層檔案管理;方法措施
在高校的管理工作中,檔案管理具有一些特征,強調系統性、綜合性與社會性,對師生教學科研活動等都有直接的反映,并且將管理結果直接服務于社會,具有很高的參考價值。長期以來,人們對檔案的管理工作都非常重視,而在數字信息化背景下,更是實現了高校檔案管理的創新與高效。
1.要提高高校基層檔案管理者的管理理念
隨著信息化時代的到來,信息技術與科技手段已經深入到高等教育學院的各項工作中,在檔案的管理方面發揮了重要的作用,代表著優秀文化技術傳播與教育先進性的高校更是及時跟隨了時展的步伐,管理者改進創新各種管理技術,提升管理理念,并努力提高檔案管理工作的管理效率與整體水平。縱觀高校基層檔案管理方法的轉變,首先在于管理理念的提升,思想上對數字信息化的認識與運用,促進了管理的有效性。但不可否認,當前還有少數高校管理者,尤其是高校基層檔案管理工作還運用傳統的檔案管理方法,校領導對信息技術運用的不重視,嚴重影響了檔案管理的完整性與高效性。有的管理者將檔案管理的工作重心放在數據的整理以及編目的檢索上,并沒有對全局性的管理展開深入的思考與規劃。由此可見,高校基層的檔案管理者還要盡快滲透對信息化技術的應用,強化信息化理念的學習,通過多種培訓以及講座的形式展開,積極引進新技術,并掌握如何將技術徹底貫徹應用的要點,在條件允許的前提下,還可以邀請專業人士入校進行最直觀地講解與灌輸。
2.要積極引入高新數字化檔案技術與手段
高校的檔案管理是一項繁瑣復雜的工作,過去采用的陳舊管理方式會嚴重影響資料檔案管理的工作效率,而管理效率低下也是當前我國很多高校基層檔案管理工作上出現的問題。在具體的檔案管理工作中,包含的檔案存儲、檔案記錄以及快速檢索,這些都需要高新技術支撐。過去管理的檔案都屬于紙質,在整理過程中占用太多的時間與人力,其準確率也得不到保障。數字信息化背景下,高新技術與手段的運用是檔案管理發展的必然趨勢,也是檔案管理效率提高的必要措施[1]。
在數字化信息技術運用以后,高校的檔案管理以信息技術為支撐,建立電子檔案庫,只要符合需要,就可以針對具體的內容進行選擇性的公開,例如進入到檔案的記錄期與完善期,就可以對師生開放,師生自主完善自身的檔案信息,再交由院系檔案管理責任人審核,只要合格即刻生效,最后保存管理。這樣的流程與方法極大地提高了檔案管理的效率,也大大降低了檔案管理者的工作強度,對檔案的準確性與質量有較高的保障,師生在其中環節的加入也使其對檔案資料更為熟知,保證了檔案信息填寫的準確度,對日后檔案的利用有很大的促進作用。
而過去傳統的檔案管理形式,尤其如在學生畢業階段頻繁提取與存放過程中非常不便。實行信息化的管理方式,能夠很好地解決上述問題,將復雜的存放提取過程簡單化,比如利用條形碼或二維碼的方式給每位學生的畢業證或學位證進行標注,當學生有需要提取檔案時,通過掃碼就可以完成操作,出于安全性方面考慮,還可以適當地增加一些環節,如在信息入口頁碼中設置密碼等。總之,在數字信息化背景下,高校基層檔案管理工作實現了從復雜到便捷的轉變,擺脫了過去傳統的繁瑣管理過程,為管理者與信息使用者提供了便利,一定程度上提高了信息的準確性。
3.檔案管理創新方法與措施
在數字信息化背景下實現高校基層檔案管理方法的創新,更進一步提高管理效率,就要求更深入地應用信息化技術,針對檔案管理工作遇到的各種實際問題收集反饋意見,研究改進,真正落實到檔案標識、存儲、查詢、管理等各個環節。比如在高校教學科研改革創新形勢嚴峻的背景下,充分考慮到檔案管理工作的需求與調度頻繁等因素,全面提高校方的檔案管理服務水平,加大服務力度,完善數字信息化技術的服務方式,實現被動化主動的服務流程,全面提升數字信息化技術在高校檔案管理的功能與價值[2]。
除了從檔案管理的具體流程分析數字信息化技術的運用創新以外,高校管理者還要從自身的管理工作上進行改進。比如要全面提高檔案管理水平,同時還要以學校自身的科學管理機制為保障,因為檔案管理自動化與信息化的實現勢必對管理工作準確性要求更高,因此科學的管理機制便成為了高校檔案管理工作開展的基礎條件。在很多時候,高校檔案管理者都會將檔案信息的搜集與管理區分,尤其是搜集工作,更是被認為不在職責范圍內,于是缺乏了深入的創新與研究,在這種情況下,高校管理者必須從學校本身的管理實際出發,在管理水平的基礎上建立檔案信息管理機制,保障機制的建立能夠調動管理者全方位管理工作的有效性與積極性,與此同時建立健全相應的責任管理制度,以強制性與附加性的要求讓管理員明確自身的管理工作職責,從而全身心投入檔案的管理[3]。學校還可以以評優形式、業績掛鉤形式來將工作人員的檔案管理掛鉤,加入考評的方式對管理人員的檔案管理工作進行監督和提升。而針對很多高校由于檔案管理人員變動頻繁,業務不熟,出現了重要檔案材料沒有及時歸檔、重要特色材料沒有及時搜集等情況,學校還可以通過激勵的方式保障管理者的工作積極性,使檔案管理工作真正實現在數字信息化背景下的高效發展。
4.結束語
綜上所述,隨著我國科教事業的開拓創新和蓬勃發展,數字信息化在高校檔案管理工作中的全面覆蓋與落實是未來發展的必然趨勢,這也體現了當今計算機網絡時代形成的一種科學的檔案信息存在形態,通過對各種載體的充分利用,將與教師、學生等相關的多種資源管理轉化成為便捷高效的數字化模式,以科技手段進行儲存,并以網絡化形式連接與傳播,達到資源共享的目標。這種數字信息化發展的趨勢符合人們的需求,因此在我國高校的檔案資料管理工作中,尤其是基層檔案管理,更需要對各種高新技術進行更深入的研究與探索,注重在探索過程中的反饋與建議,充分挖掘數字信息化技術在高校檔案管理工作中的應用價值,從而更好地發揮服務功能。
【參考文獻】
[1]于應華,羅麗萍.信息化背景下高校檔案材料的收集[J].城市學刊,2015,9(05):106-108.
[論文關鍵詞]精細化;教學質量管理;實施方案
教學質量管理是一個系統工程,它包含教學計劃管理、教學過程管理、教學設備管理、教師管理、教學信息管理和教學質量評價,也就是計劃、實施、信息反饋和評價。六大管理內容相輔相成,彼此關聯,密不可分,且包含獨立的子系統。教學質量管理由規范化管理向精細化發展就必須在規范化管理的基礎上,參照is09000質量認證體系,結合學校實際,確定六大管理內容,建立精細化教學質量管理實施方案。
一、精細化教學質量管理的內涵
(一)精細化教學質量管理體現管理的精髓化、精致化和規律化
精髓化是把握教學質量管理目標的核心,按照教學質量管理的規律制定規章制度和計劃;精致化是按照教學質量管理要求,實施疏密有致的管理方法,以貫徹落實教學管理的各項內容;規律化是體現教學質量管理的嚴格制度和規范,實施教學質量管理的具體指導方針和具體解決方案,是檢驗教學管理質量和水平的標尺。
(二)精細化教學質量管理體現管理的全面、全員和全過程
精細化教學質量管理是對教學管理進行科學合理的細化,細分對象、細分崗位、細化環節。管理的全面是指教學質量管理的范圍全面、內容全面和方法全面。范圍包括教學計劃管理、組織管理、學籍管理、檔案管理、信息管理到教師教學管理;管理的內容包括崗位職責、工作標準和工作要求;操作方法和流程;方法包括檢查和評估、績效考核等方面。全員是指參加教學質量管理的人員廣泛而全面。全過程是指教學精細化質量管理貫穿教學各個環節,包含教學管理工作的計劃、組織、實施、管理、控制和反饋等多個環節的全過程。通過對各級各類人員進行有關質量問題的宣傳教育,使學校全體職工都關心和參加到質量管理中來。
二、精細化教學質量管理的基本方法
精細化教學質量管理系統由計劃、實施、檢查和處理等四個要素構成。這四個要素需要不斷地循環進行工作,才能不斷地提高全面質量管理的工作成效。計劃主要是應用現代的預測技術,預測市場對學生質量的要求,經過對預測信息的分析研究,以此來確定質量管理目標和相應的質量管理方案;實施是根據預定的質量管理目標,經過優選的質量管理方案,組織具體部門和人員實施;檢查主要是質量管理部門組織有關人員檢查方案的實施情況,評價全面質量管理工作的成果,并找出管理過程中存在的問題;處理是總結全面質量管理工作中成功的經驗和失敗教訓,并采取相應的措施以鞏固成績和預防問題再度出現。并且將本次循環中尋找出的問題轉人下次循環中予以解決。
三、精細化教學質量管理實施方案
(一)教學計劃管理
教學計劃管理是學校組織教學和實施管理的主要依據,包括制定教學計劃、制訂課程教學大綱、編制學期教學實施計劃、下達教學任務書、編制授課進度計劃、編制課程表等多個環節。
教學計劃管理由上到下包含學校計劃(目標)管理一專業計劃(目標)一課程計劃(目標)管理一課題計劃(目標)管理。學校計劃(目標)主要包括學校近期、中期、長期的專業設置及教學目標、層次等,如中級工、高級工、技師,它是專業培養目標的綱領。各專業要按照總體目標,根據社會人才需求,結合本專業實際,制定專業課程開設計劃,確定專業應知、應會目標,充分體現文化課為技術基礎課服務,技術基礎課為專業課服務的教學理念,達到文化課、技術基礎課在專業發展中夠用和實用。同時,課程的開設力求模塊化,減少課程開設門數,自主開發精品專業課程。課程計劃(目標)在教學過程中十分重要,它是任課教師進行教學工作的依據,是教學基本文件之一。任課教師根據專業培養目標和教學大綱的要求,在詳細研讀教材的基礎上,結合社會對人才知識、技能需求,編制課程學期授課計劃(含編制說明、教學周期順序、教學章節、教學課題、教學內容、授課時數、學生應知、應會目標以及教學方法、教學手段、教學準備、作業安排等)。因此,任課教師要熟悉所教課程的整本教材內容以及與之相關聯的課程知識點,明確課程在本專業中的地位和作用。課題計劃(目標)是教學計劃(目標)的最末單元,主要體現在教師的教案與教學過程中,要充分體現出課題重點、難點,體現教學方法、教學程序設計、教學過程控制、教學效果評價。任課教師課程學期授課計劃制定后,由教研組討論,教研組長、專業科科長簽字,于開課前的一個學期結束前一周送教務科審核匯總,報教學副校長批準后執行。
(二)教學實施過程管理
教學實施過程管理包括理論教學過程管理、實習教學過程管理和生產實習教學管理。
第一,在理論教學過程管理中,要按照教學計劃(目標)、子計劃(目標)分項管理和控制,發現問題及時修正(包括教學計劃的修正)。教學管理人員,要根據職責,按照教學計劃(目標)開展多種形式的教學檢查;如隨機聽課檢查、教學進度檢查、教案檢查、作業批改檢查、教學效果檢查(抽考、學生問卷、座談會等),隨時掌握教學計劃執行情況及的出現的問題,做好每個課題計劃(目標)的管理和控制。對學期授課計劃執行情況,專業科每月檢查一次,教研組至少每兩周檢查一次,教學管理部門在教學檢查、督導及聽課過程中隨機抽查,并把檢查結果每月匯總后報送教學副校長審閱。
第二,實習教學管理是中職學校教學過程管理的薄弱環節,主要與管理理念和實習教師的專業素質有關。長期以來,我國實習教師隊伍不健全,職稱比例、學歷比例、人員比例等結構不合理,重理論輕實踐的思想得不到徹底解決,加上管理方法落后,造成實習教學過程管理流于形式,甚至達不到規范管理的要求。而中職學校學生專業技能質量的高低關鍵在于實習教學過程管理。因此,管理人員要根據實際,制定教師學期、學年技能培訓計劃,充分利用學校現有資源開展自我技能培訓,提高教師實際操作技能水平。同時,管理人員要從課題實習計劃、實習教案人手,加強實習教學過程檢查。實習教師要按照課題培養目標示范操作、講解、輔導和講評,對每位學生每個實習課題實習效果進行測評,并匯入平時實習成績。
第三,生產實習過程管理也應從專業實習計劃開始。學校專業課教師應走出校門,到企業調研,與企業等用人單位簽訂學生生產實習、頂崗實習協議,了解用人單位對學生專業知識和技能的要求,修改專業教學度進和課程計劃,同時定期派教師到學生實習單位進行指導、調研、鍛煉等,聘請企業專業技術人員作為學生生產實習指導教師,對學生生產實習實行定師傅、定課題、定期輪換制度,把學生在企業產實習和頂崗實習落到實處。
教學目標的實施,主要依靠教師充分利用現有教學設施、設備來完成。因此,專業科一方面要抓好教師管理,對每個教師提出不同階段的工作要求,另一方面要結合專業目標對實習設備科學管理,統籌協調,充分提高現有設備的利用率和完好率。
(三)教學質量檢查與評價
學生成績考核是教學過程中的重要環節,是評定學生成績,檢查教學質量,研究改進教學工作的重要手段。成績考核應堅持理論與實踐考核并重的原則,采用百分制評定,主要采取考試、考查兩種方式進行,實行教考分離,考試課要建立課程試題庫。考試是對學生所學知識、技能進行總結性考核的方法。可采用課堂理論考試(筆試、閉卷)、技能考評、實踐操作、實驗、課程設計、大型作業等多種方式進行。例如,一般情況下,課程平時成績可占30%~40%,期末考試成績占60%70%;實驗課考核成績計入課程平時成績,理實一體化教學的專業課技能操作考核成績以50%計入期末考試成績。考查是對學生所學知識和技能進行經常性考核的方法。主要是依據平時課堂提問、作業、實際操作和平時測驗等采集學生學習成績。
(四)教學信息反饋與處理
1.教育教學信息的收集、管理和使用
教務科、教研督導室、專業科應通過常規教學檢查、師生座談會、聽課等形式建立教學過程中的信息反饋網絡,通過畢業生調查、與用人單位座談等形式建立人才需求與畢業生質量的信息反饋網絡,通過各種層次的教學評估(包括社會評價)收集教學質量、教學管理水平、辦學效益的反饋信息,對收集到的各種信息,要及時進行整理、分析、歸納。
收集整理的各種信息要以紀要或報告等形式,及時報教務科和教學副校長,以便采取相應措施,修訂教學計劃和目標,改進教學實施過程,提高教學質量。
注重個性精細管理
一是改革評價辦法,實施目標管理。教育局每學年初均針對各校辦學實際,從條件改善、隊伍建設、精細管理、質量提升、教育改革和創特樹品等七個方面,設置學校個性化發展評估指標,引領學校走內涵式、特色化發展之路。指標不搞統一標準,不采取“一刀切”評比,讓每個學校在最近發展區得到發展,充分調動各校主觀能動性和工作積極性。每學年末進行一次全面考核量化,將考核結果與校長老師績效工資、評優評先和晉職晉級掛鉤。
二是改革管理方式,強化精細過程。各校根據縣局下發的《關于全面推行學校精細化管理的實施意見》和《學校精細化管理實施細則》,精心制定符合學校實際的個性化精細管理實施方案。縣局強化學校精細化管理監督與考核,構建縣、片、校三級巡視督查機制,定期組織縣、片、校督學做好各校精細化管理指導與評估工作。其中每學期開展一次學校精細管理集中大檢查,將檢查結果納入學校目標考核。經過多年的不斷推進,全縣各校均在求實、求精、求細、求新上扎實作為,并在點、片、面上呈現許多精品管理項目。
三是注重特色辦學,促進內涵發展。每年定期舉辦一次全縣“創特色·樹品牌”巡回觀摩活動,組織全縣校(園)長深入各校觀摩,再組織大家一同反饋、評比,對富有辦學特色辦學項目,教育局予以授牌和獎勵;對特色定位不準或特色不明顯的要求整改,并重新組織專業人員幫助設計規劃。通過十一年“創特樹品”的不斷推進,一批批特色辦學項目不斷得到提升,全縣中小學校基本形成了“百花齊放、各具特色”的良好格局。