文書檔案管理論文

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文書檔案管理論文范文第1篇

1.秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時(shí)期是我國(guó)封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡(jiǎn)牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍。”蘭臺(tái)隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺(tái)令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級(jí)官員的奏章和奏疏、國(guó)家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時(shí)國(guó)都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀(jì)》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺(tái)，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時(shí)期用來存放功臣受封時(shí)所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記•太史公自序》記載：“‘小子不敏，請(qǐng)悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書•高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級(jí)政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡(jiǎn)牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡(jiǎn)牘官文書檔案的庫房。郡級(jí)行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡(jiǎn)牘官文書檔案工作。《后漢書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長(zhǎng)一人。主記室史，主錄記書，催期會(huì)。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級(jí)及縣級(jí)以下的行政單位也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書檔案管理人員，如縣令長(zhǎng)的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣。”睡虎地秦簡(jiǎn)《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時(shí)從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時(shí)期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規(guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級(jí)的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅鴻n案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個(gè)文書管理室，出土相關(guān)官文書簡(jiǎn)牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。

2.秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡(jiǎn)牘的放置情況來分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識(shí)的對(duì)簡(jiǎn)牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級(jí)保存意識(shí)已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡(jiǎn)牘官文書檔案在處理完畢之后，會(huì)被分類捆扎成卷或捆簡(jiǎn)冊(cè)的形式，在各個(gè)級(jí)別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡(jiǎn)牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡(jiǎn)牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案按時(shí)間分卷收藏，簡(jiǎn)牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡(jiǎn)中的兵簿簡(jiǎn)牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡(jiǎn)中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進(jìn)行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實(shí)，可以看出簡(jiǎn)牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡(jiǎn)牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對(duì)的制度。官文書的正本由長(zhǎng)官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡(jiǎn)牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡(jiǎn)“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡(jiǎn)牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風(fēng)俗通》云‘：二人對(duì)校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對(duì)覆如仇讎。’”

2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認(rèn)沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時(shí)立法對(duì)于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡(jiǎn)《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)。“”發(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲。”秦漢時(shí)期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到官文書的運(yùn)作對(duì)于保障國(guó)家政令正常傳遞，保護(hù)國(guó)家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡(jiǎn)中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。

文書檔案管理論文范文第2篇

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關(guān)鍵詞] 文書檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)重要組成部分，是我們了解國(guó)家和行業(yè)政策法規(guī)，執(zhí)行上級(jí)任務(wù)以及內(nèi)部工作上傳下達(dá)、互相溝通的主要載體之一，也是一個(gè)單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)。隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在辦公環(huán)境不斷電子化的趨勢(shì)下，組織機(jī)構(gòu)的各類業(yè)務(wù)文檔直接在計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點(diǎn)從面向檔案實(shí)體管理為主，逐漸向?qū)崿F(xiàn)檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。為適應(yīng)文書檔案數(shù)量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

1 文書檔案電子化的理論基礎(chǔ)

（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理向電子化管理的轉(zhuǎn)變，管理方式以辦公系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)為依托，以電子文件的形式把以往手續(xù)繁雜的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)槿菀變?chǔ)存、查找的電子信息。簡(jiǎn)言之，是一種手工模式向智能模式的轉(zhuǎn)變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產(chǎn)生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件到檔案運(yùn)動(dòng)過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。文件生命周期理念提示了文件運(yùn)動(dòng)的3個(gè)階段，即現(xiàn)行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則，對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)過程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求，把可以預(yù)先設(shè)定的監(jiān)控功能和檔案管理功能，嵌入?yún)f(xié)從辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）和各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，對(duì)文件、檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效地監(jiān)督，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎(chǔ)，通過對(duì)文件處理環(huán)節(jié)和檔案處理環(huán)節(jié)的有效銜接，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個(gè)管理系統(tǒng)看成是一個(gè)系統(tǒng)工程中的兩個(gè)子系統(tǒng)，從組織制度、管理方式到工作程序都實(shí)現(xiàn)科學(xué)、真正的統(tǒng)一管理，確保文件在整體運(yùn)動(dòng)過程中實(shí)現(xiàn)全面控制和綜合管理。文檔一體化的實(shí)施必須依賴于規(guī)范化的公文處理，從文書處理工作開始實(shí)行規(guī)范化，對(duì)文書檔案進(jìn)行超前控制，使文書檔案在經(jīng)過規(guī)范化的處理后，形成一個(gè)最終歸宿和最長(zhǎng)久的價(jià)值體現(xiàn)，從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案的真正效果。

2 文書檔案電子化的管理辦法

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運(yùn)用，文書電子文件的收集與積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行的，其收集與歸檔比紙質(zhì)文件更為困難和復(fù)雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時(shí)間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時(shí)收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個(gè)人分散保管。此外，電子文件歸檔時(shí)還要有附屬于每一份文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。同時(shí)，電子文件的數(shù)據(jù)信息也是檔案管理人員在接收電子原件時(shí)進(jìn)行核對(duì)、審驗(yàn)的依據(jù)，不符合要求時(shí)發(fā)回歸檔人。數(shù)據(jù)信息應(yīng)該以系統(tǒng)自動(dòng)提取為主，減少人為干預(yù)。

（2）文書電子檔案的存儲(chǔ)與備份。電子檔案是現(xiàn)代科技產(chǎn)物，它的生存和可讀性依賴于計(jì)算機(jī)的硬件產(chǎn)品和軟件產(chǎn)品。對(duì)歸檔的各種類型的文件，應(yīng)采取通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力。電子檔案?jìng)浞荨⒒謴?fù)是檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全保障，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份及恢復(fù)系統(tǒng)。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁光介質(zhì)上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時(shí)復(fù)制第三套，異地保存。

（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優(yōu)點(diǎn)，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點(diǎn)，以及在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案?jìng)鬟f帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對(duì)電子檔案的原始性失去信任，而認(rèn)為紙質(zhì)檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“雙套制”，即紙介質(zhì)與磁光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會(huì)有紙質(zhì)的檔案內(nèi)容存在。可以預(yù)見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期，隨著技術(shù)的成熟和各方面條件的具備，會(huì)有越來越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為檔案，多種介質(zhì)并存的狀況將長(zhǎng)期存在。

文書檔案管理論文范文第3篇

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對(duì)象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對(duì)制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國(guó)外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國(guó)大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國(guó)產(chǎn)化。我國(guó)數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國(guó)外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對(duì)隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對(duì)安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國(guó)計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長(zhǎng)足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對(duì)數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對(duì)檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長(zhǎng)，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對(duì)備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國(guó)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國(guó)產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國(guó)產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長(zhǎng)期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案?jìng)鬏敯踩刂疲ňW(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識(shí)。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

文書檔案管理論文范文第4篇

檔案信息是社會(huì)發(fā)展過程中信息資源的重要組成部分，并在社會(huì)的發(fā)展過程中起著特殊而又重要的作用，因此，相關(guān)部門一定要做好檔案信息的管理工作，并不斷引進(jìn)新的管理理念和方法，不斷更新各項(xiàng)管理設(shè)施，保證檔案信息管理工作的順利開展。在我國(guó)傳統(tǒng)的檔案信息管理過程中往往是采用紙質(zhì)材料的方式進(jìn)行記錄和管理，但是隨著近些年來檔案信息的急劇增加，使得檔案信息面臨著很大的壓力，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了當(dāng)前高速發(fā)展的社會(huì)形勢(shì)。在這種新形勢(shì)下，數(shù)字化檔案信息管理模式應(yīng)運(yùn)而生，與傳統(tǒng)的手工管理模式相比，這種方式的優(yōu)勢(shì)在于操作方便、速度快、準(zhǔn)確性高、儲(chǔ)存量大、節(jié)省資源等方面，這種方式能夠大大提升檔案信息管理的工作效率，大幅降低工作時(shí)間，而且在檔案信息管理工作者中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)是發(fā)展和改善檔案信息管理現(xiàn)狀的重要前提，是推動(dòng)檔案信息管理逐步走向正規(guī)化、高效化的前提條件。但是就目前我國(guó)檔案信息管理的發(fā)展現(xiàn)狀而言，不難發(fā)現(xiàn)，我國(guó)檔案信息管理工作中還存在一些問題，對(duì)于一些檔案信息的管理還不夠科學(xué)、便捷，這就導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案信息查找時(shí)的繁瑣，導(dǎo)致檔案信息功能得不到充分的發(fā)揮，這就需要管理部門不斷提高檔案信息管理的工作水平，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和各項(xiàng)管理資源，促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中的廣泛應(yīng)用，進(jìn)一步完善檔案信息數(shù)字化管理工作體制。

2計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮的作用和功能

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮著巨大的作用，其對(duì)于檔案信息管理工作的有效開展有著非常重要的促進(jìn)作用，下面就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理中發(fā)揮的作用和功能做具體分析。

2.1實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代高新技術(shù)的代表，是對(duì)高速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)的充分反映，計(jì)算機(jī)技術(shù)的最大特點(diǎn)就在于其具有極為高效的信息儲(chǔ)存和處理能力，能夠同時(shí)進(jìn)行多種信息的處理工作，其處理速度能夠超過人類處理速度的上千甚至上萬倍，并且它能夠完成對(duì)信息的整理、分析和推理工作，進(jìn)行系統(tǒng)的信息管理和查詢服務(wù)。此外計(jì)算機(jī)技術(shù)還能夠按照人類設(shè)定的相關(guān)程序進(jìn)行運(yùn)行，在無人控制的情況下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的全自動(dòng)化，大大提升檔案信息開發(fā)、利用、研究的效率，推動(dòng)檔案信息的管理工作更為科學(xué)地開展。

2.2實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息管理的數(shù)字化

在檔案信息管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)各種載體的檔案信息進(jìn)行整理、加工和檢索工作，例如：可以將紙制檔案信息進(jìn)行錄入，但是與紙制檔案信息記錄管理形式相比，數(shù)字化檔案信息管理更易于對(duì)其保存、查詢和修改工作的進(jìn)行，而且實(shí)行數(shù)字化檔案信息管理后，可以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行各地間檔案信息的了解，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)地查閱，實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案信息的綜合管理，更加利于對(duì)于檔案信息的管理工作。實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理不僅能夠大大提高檔案信息管理的工作效率，而且能夠降低在檔案信息管理過程中使用的紙質(zhì)資源，實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)儉，大大降低檔案信息管理的成本，而且在管理的過程中，檔案信息都是以數(shù)字化的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，保證檔案信息不會(huì)因時(shí)間過長(zhǎng)造成磨損和遺失，保證檔案信息管理工作的順利開展。

2.3實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)有了很大的提升，而且計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了普及，在檔案信息管理工作中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合檢索工作，可以對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行智能聯(lián)網(wǎng)綜合網(wǎng)絡(luò)檢索工作，可以實(shí)現(xiàn)足不出戶就能夠完成對(duì)相關(guān)檔案信息的查詢和檢索工作，大大提高了工作效率，有效促進(jìn)了檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，促進(jìn)檔案信息的資源共享。

3計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)

在檔案信息數(shù)字化管理工作中，應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，再根據(jù)檔案系統(tǒng)管理本身的發(fā)展現(xiàn)狀和具體模式，選用更合理的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行調(diào)整和調(diào)配，確保計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化管理工作中發(fā)揮出更大的作用，有效地促進(jìn)檔案信息數(shù)字化管理工作的順利開展。下面就計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息數(shù)字化管理工作中的應(yīng)用作具體分析，對(duì)其中的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)進(jìn)行整理，對(duì)容易出現(xiàn)問題的地方進(jìn)行有效預(yù)防。

3.1需要高度重視信息儲(chǔ)存的相關(guān)基礎(chǔ)工作

檔案信息的儲(chǔ)存和記錄工作是檔案信息數(shù)字化管理工作中的重要環(huán)節(jié)，只有確保檔案信息的收集、整理和錄入工作的順利進(jìn)行，確保所收集的檔案信息的正確性才能保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行，是檔案信息管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、一體化、智能化的重要前提。在現(xiàn)代檔案信息數(shù)字化管理工作中，檔案信息的儲(chǔ)存工作都是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)設(shè)備來進(jìn)行的，對(duì)于所配備的計(jì)算機(jī)硬件等相關(guān)設(shè)備，應(yīng)該充分考慮檔案信息管理的工作需求以及時(shí)展的需要，在數(shù)字管理、整體性能以及系統(tǒng)升級(jí)等方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行及時(shí)的更新，滿足不斷高速發(fā)展的社會(huì)新形勢(shì)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的綜合管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，在信息的儲(chǔ)存過程中，各級(jí)管理部門應(yīng)該做好信息監(jiān)督和檢查工作，嚴(yán)把數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確無誤，適應(yīng)檔案信息數(shù)字化管理的長(zhǎng)期發(fā)展要求。

3.2重視檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

當(dāng)今社會(huì)，高新技術(shù)一直處于高速發(fā)展的狀態(tài)，同樣對(duì)于檔案信息數(shù)字化管理工作中運(yùn)用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)而言，也在不斷更新和改革中，這就需要檔案信息管理的相關(guān)部門對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新工作，對(duì)不符合時(shí)展需求、阻礙檔案信息數(shù)字化管理工作的設(shè)備和技術(shù)要進(jìn)行及時(shí)的處理，不斷更新計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)字化管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求。此外，為了提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，需要在檔案信息管理內(nèi)部建立一套完善的、科學(xué)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢、傳輸和利用，以提高檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，真正地做到良好地服務(wù)功能。

3.3重視檔案信息管理人才隊(duì)伍的建設(shè)工作

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷提升，各種載體的檔案信息量不斷增多，從而使得檔案信息數(shù)字化管理工作更加復(fù)雜化，迫使檔案工作需要不斷地更新科學(xué)管理技術(shù)手段，同時(shí)要不斷壯大檔案管理工作隊(duì)伍，以應(yīng)對(duì)不斷復(fù)雜的檔案信息管理工作。具體來說，在檔案信息管理單位內(nèi)部應(yīng)該定期對(duì)檔案信息管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，確保他們能接收到高素質(zhì)的專業(yè)知識(shí)和管理技巧，督促其不斷加強(qiáng)對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，從根本上提升每位檔案信息數(shù)字化管理工作者的信息化管理能力，使單位內(nèi)部能夠形成一支工作效率高、綜合素質(zhì)強(qiáng)的檔案信息管理隊(duì)伍，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的順利進(jìn)行。

3.4繼續(xù)做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案信息管理工作

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效提升檔案信息數(shù)字化管理的工作效率，但是目前電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案的存在，因?yàn)殡娮訖n案信息本身還具有一定的局限性，這就需要在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，結(jié)合紙質(zhì)檔案信息等傳統(tǒng)檔案信息管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的綜合全面管理，確保檔案信息管理建設(shè)工作的順利開展。

4總結(jié)

文書檔案管理論文范文第5篇

1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計(jì)人員按時(shí)提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，可以對(duì)數(shù)字檔案的工作流程進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)行網(wǎng)上采集、自動(dòng)歸檔，歸檔率達(dá)到100%。數(shù)字檔案采集可以實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，并能及時(shí)獲取檔案。

2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費(fèi)力耗時(shí)。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺(tái)上進(jìn)行的，管理人員按照相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)判定電子文檔本身、運(yùn)行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強(qiáng)。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策

1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫的自動(dòng)安全管理。