檔案室工作計劃
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檔案室工作計劃范文第1篇
一、指導思想
在學校班子的領(lǐng)導下，為促進學校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學校發(fā)展服務和為師生服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。
二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規(guī)督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規(guī)范化為重點，力爭在檔案管理業(yè)務和服務質(zhì)量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
（一）加強宣傳與學習，將檔案法規(guī)范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識；指導處室兼職檔案員的檔案業(yè)務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業(yè)務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進。
（二）積極推進檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標準，進行規(guī)范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
（三）做好檔案實體基礎(chǔ)工作、利用服務工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經(jīng)領(lǐng)導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校（原中心小學和成教中心）移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實際，對本學期新收文件材料進行統(tǒng)計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統(tǒng)計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發(fā)利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構(gòu)嚴格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時，運用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經(jīng)驗，積極業(yè)務培訓、不斷提高檔案業(yè)務管理水平。
3、加強對庫房規(guī)范化管理，嚴格實現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設。實現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學校分管檔案工作領(lǐng)導、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領(lǐng)導、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學校的檔案管理工作。
范文二：
一、指導思想：
在學校計劃的指導下，按照本學期學校發(fā)展的思路對后勤工作的要求，完善規(guī)章制度，和運行機制，提高服務效率，使后勤工作制度嚴密化，思路創(chuàng)新化，形式多樣化，從而實現(xiàn)責任明確，運行規(guī)范力求創(chuàng)新，提高效率的工作目標。
二、具體目標：
1、建立健全財產(chǎn)管理使用制度，使學校財產(chǎn)物品保管合理，減少損失，及時保證教育教學工作的需要。
2、加強宿舍管理，注重對學生的教育。把學校學生宿舍建設成為校園文明的窗口，培養(yǎng)學生良好行為習慣的基地。
3、在后勤社會化運行的基礎(chǔ)上，加強對伙食管理，在控制飯菜價格上張的基礎(chǔ)上，對飲食衛(wèi)生和質(zhì)量進行監(jiān)督，促進師生生活水平的提高。
4、加強學校園林化建設，在去年已經(jīng)成為我市園林化建設合格單位的基礎(chǔ)上，今年要繼續(xù)闊的綠化面積，同時要協(xié)同政教處做好學生的愛校教育，教育學生愛護學校的一草一木。
5、加強教育教學設施建設，在設施建設方面:：（1）焊接專業(yè)的設施建設和其他新開專業(yè)的設施建設。（2）配合熱電聯(lián)產(chǎn)的取暖設施建設。
6、充分利用我校的專業(yè)班教室和學生人才優(yōu)勢，把學校后勤建設成為專業(yè)學生實習的基地。從而達到一方面培養(yǎng)學生的專業(yè)技能，一方面減少學校的用工消費。
三、措施：
一、強化管理，提高素質(zhì)。隨著本學期我校學習形式的多樣化，學校本學期增加了陽煤技工學校的崗位培訓班，和春季新生班。這樣在辦學形式多樣化和規(guī)模較前擴大的同時，學校后勤工作也增加了新的負擔，后勤的壓力也隨之增大。因此，加強隊伍建設，不斷整動后勤工作作風，已經(jīng)成為較前更為迫切和加強的工作。鑒與此，我們要繼續(xù)堅持每周二的例會制度，通過例會總結(jié)成績，揭示問題，統(tǒng)一全體后勤人員的意志和行為。其次總務負責人要堅持不斷的深入班級，食堂，宿舍洞察了解情況，及時解決服務工作中存在的問題。
二、繼續(xù)完善有關(guān)制度。做好定崗定責，把后勤工作分解到每一個崗位，和崗位工作人員中。
1、楊世平，李衛(wèi)東做為庶務管理人員，在及時保證教學供給需求的同時，要把節(jié)約放在首位，并做好上下協(xié)調(diào)，及時和學校財務溝通，做到帳物相符，帳帳相合，按有關(guān)要求履行好出庫和入庫手續(xù)和物品借領(lǐng)手續(xù)。
2、趙萬孩主要負責伙食管理，協(xié)助總務主任對食堂價格和質(zhì)量的管理，配合衛(wèi)生監(jiān)督所協(xié)調(diào)加強食堂衛(wèi)生管理。確保飯食的安全，做好學?？惋埖牡怯浐徒處熕奚崴M的報表上報。
3、蔡建忠，任志文，王拉明，張鳳嵩在蔡建忠統(tǒng)一協(xié)同下，做好宿舍管理，按學校相關(guān)要求，和政教處配合，加強對住宿學生的管理和教育。做到按時上班，不得脫崗，勇于負責，不得麻痹，循循善導，不得粗暴，講求效果，不得懈怠。
4、王莆書負責學校用電的管理和維修，和教師宿舍電費的上報。
5、醫(yī)療室，張愛花，程麗霞等，本學期主要工作ban證，做好醫(yī)療，藥品，衛(wèi)生等工作。
三、加強設施建設，減少臨時用工。
1、隨著價格的上漲，社會用工工資也在不斷上浮，我校的社會用工工資也隨著大氣候的變化不斷變化，隨著我校焊接專業(yè)的開設，學?？倓仗幱媱澃言搶I(yè)充分利用起來，建設一支學校義務修建隊伍，節(jié)省電等相關(guān)用工費用。
2、同時要帶動焊接專業(yè)的設施建設，擴大我校學生技能訓練的實踐性教學范圍。
3、同時 學校今年力爭實現(xiàn)灶房煤氣化和取暖的熱電聯(lián)產(chǎn)，提高師生生活質(zhì)量。
四、建立健全學生生活委員會，通過生活委員會的形式，收集學生對后勤工作的意見和建議，把后勤工作的措施和意見傳達到全體師生中間。
五、設文明校園，優(yōu)化育人環(huán)境。
今年，在我校新樓落成以后，校園綠化面積進一步擴大。許多校園的基礎(chǔ)設施也需要不斷優(yōu)化，因此本學期在繼續(xù)加強對現(xiàn)有綠化范圍管理的同時，要把擴大綠化做為綠化方面的任務。
檔案室工作計劃范文第2篇
中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數(shù)字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質(zhì)氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內(nèi)容記錄時間跨度上都處于絕對優(yōu)勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數(shù)字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數(shù)字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數(shù)字化的步伐，加大檔案數(shù)字化的力度。
制定氣象記錄檔案數(shù)字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數(shù)字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數(shù)字化的內(nèi)涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數(shù)字化、如何開展氣象記錄檔案數(shù)字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現(xiàn)有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態(tài)氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數(shù)字形態(tài)檔案信息進行科學管理
數(shù)字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統(tǒng)形態(tài)氣象記錄檔案目錄為基礎(chǔ)，結(jié)合新生成數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的組成形式及內(nèi)容特點，以條目的形式對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案信息的內(nèi)容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內(nèi)容與形式屬性進行概括的工作。為規(guī)范該項工作，我館制定了《數(shù)字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內(nèi)容與格式作出明確規(guī)定。
數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理是指按照相關(guān)檔案管理規(guī)定對新生成數(shù)字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質(zhì)量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息生成的基本環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術(shù)規(guī)范來對數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案的整理提供技術(shù)支撐。
數(shù)字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數(shù)字化形態(tài)氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據(jù)現(xiàn)有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數(shù)字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術(shù)指標，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894―2002）》等相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、 對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數(shù)字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據(jù)中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規(guī)定，本次檔案數(shù)字化形成的所有數(shù)字形態(tài)氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權(quán)限參照該辦法中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，提供利用的時間順序由數(shù)字化形態(tài)信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據(jù)是否使用網(wǎng)絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統(tǒng)氣象記錄檔案的服務相同，按同一規(guī)章制度及程序執(zhí)行。在線服務是通過建立網(wǎng)絡平臺來滿足用戶通過網(wǎng)絡調(diào)用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統(tǒng)平臺建設。為建設系統(tǒng)平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統(tǒng)功能需求》，委托數(shù)字化加工企業(yè)據(jù)此開發(fā)。
三、 氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則
氣象記錄檔案數(shù)字化實施原則是數(shù)字化工作必須遵循的強制性規(guī)則，是達到數(shù)字化總體目標的重要保證。根據(jù)檔案管理需求與數(shù)字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內(nèi)容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質(zhì)或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數(shù)字化形態(tài)檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數(shù)字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內(nèi)容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數(shù)字化產(chǎn)品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數(shù)字化的經(jīng)驗與不足
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化方案的貫徹執(zhí)行，氣象檔案館實現(xiàn)了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數(shù)字化，完成了數(shù)字化檔案應用服務系統(tǒng)的開發(fā)建設。在實現(xiàn)檔案數(shù)字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經(jīng)驗，為館藏其他檔案數(shù)字化及全國氣象記錄檔案數(shù)字化奠定了堅實基礎(chǔ)。
通過對氣象記錄檔案數(shù)字化工作實施情況的分析，總結(jié)出以下經(jīng)驗：即只有對氣象記錄檔案數(shù)字化流程進行全程管理、規(guī)范管理、安全管理才能較好地完成數(shù)字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的基本保證。根據(jù)氣象記錄檔案數(shù)字化方案的有關(guān)規(guī)定，本次檔案數(shù)字化工作實現(xiàn)了數(shù)字化流程的全程介入管理和全面細節(jié)管理，有效保證了傳統(tǒng)形態(tài)信息的安全、有序，較好地保證了數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量與應用效果。
2. 規(guī)范管理是氣象記錄檔案數(shù)字化成功的關(guān)鍵。由于本次數(shù)字化的氣象記錄檔案數(shù)量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數(shù)字化工作任務繁重、技術(shù)問題繁雜、工作流程復雜、產(chǎn)品質(zhì)量控制困難。為此，必須制定詳盡的數(shù)字化操作流程及技術(shù)標準來規(guī)范具體的檔案數(shù)字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數(shù)字化的基本要求。為做好數(shù)字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數(shù)字化加工場地、制定規(guī)范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發(fā)安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數(shù)字化加工合同中明確規(guī)定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數(shù)字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節(jié)約時間和減少檔案原件調(diào)用次數(shù)，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據(jù)檔案數(shù)字化的具體情況，結(jié)合工作實踐，總結(jié)了以下三點不足：
1. 前期傳統(tǒng)載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數(shù)字化工作開展初期許多需要數(shù)字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數(shù)字化加工企業(yè)的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數(shù)字形態(tài)檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態(tài)及檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯聯(lián)系作為數(shù)字化文件完整性檢查與文件排序的依據(jù)。
2.數(shù)字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數(shù)字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數(shù)字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數(shù)字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內(nèi)容信息安全的管理在檔案內(nèi)容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數(shù)字化工作委托企業(yè)進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數(shù)字化過程有質(zhì)量檢查、格式檢查、信息復制等環(huán)節(jié)，無法實現(xiàn)掃描與存儲設備的全封閉管理，給檔案內(nèi)容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內(nèi)容進行更嚴密的安全管理做深入研究。
檔案室工作計劃范文第3篇
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化；數(shù)字化管理
1 工程設計單位檔案工作的特點
檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)管理、基本建設活動的產(chǎn)物。它在生產(chǎn)活動中形成，又為生產(chǎn)、管理、科研服務。不同領(lǐng)域形成的科技檔案內(nèi)容、性質(zhì)、記錄手段等都有自己的特性。
中煤科工集團沈陽設計研究院有限公司是一家以煤炭行業(yè)為主，同時擁有建筑、環(huán)保、民爆、路橋等多種行業(yè)甲級設計資質(zhì)的綜合型工程設計單位。這樣一個歷史悠久、多學科、多專業(yè)的知識技術(shù)密集型的科研設計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影?？萍紮n案內(nèi)容涵蓋了建院以來幾十年的生產(chǎn)、設計等活動形成的所有文件，例如工程設計文件、圖紙等。這些工程技術(shù)資料直接記錄了設計人員的設計思想、設計理念與方法，是廣大設計人員智慧的結(jié)晶，真實地記錄了設計及生產(chǎn)實踐活動的整個歷史過程。
科研設計單位的生產(chǎn)活動具有創(chuàng)新與繼承并存的特點。一項完美的設計除需要有獨到的創(chuàng)造性外，更離不開對前人設計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新。這就決定了工程設計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設項目外，還可用于其他工程項目的設計工作中，在其他設計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內(nèi)可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。
鑒于工程設計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設計工作發(fā)揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應該考慮的問題。
2 做好基礎(chǔ)工作，加快檔案數(shù)字化管理進程
在過去的幾十年中，檔案管理以紙質(zhì)載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統(tǒng)的管理與借閱方式也為我院的歷史發(fā)展做出了不可磨滅的貢獻。但隨著社會的進步，科學的發(fā)展，原始的落后的工作方法已不再適應現(xiàn)代化的、快節(jié)奏的工作環(huán)境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。
隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術(shù)已深入到社會的各個領(lǐng)域，信息化已成為社會發(fā)展的重要標志。科技檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設的重心也開始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移，科技檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設，是新世紀檔案工作發(fā)展的必然趨勢。有局域網(wǎng)作依托，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務于設計、施工、生產(chǎn)、管理工作的有效途徑。
實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，需要做好以下幾項基礎(chǔ)工作。
2.1 制度約束與部門合作
數(shù)字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關(guān)制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數(shù)字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關(guān)部門的通力合作。計算機管理部門是數(shù)字化文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理數(shù)字化信息的專業(yè)技術(shù)部門，在檔案數(shù)字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調(diào)整組織機構(gòu)，檔案管理、情報、計算機中心合并為信息中心，新的組織機構(gòu)為檔案數(shù)字化及以后的信息化建設工作的發(fā)展提供了有力條件。
2.2 檢索目錄的數(shù)字化
實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是個循序漸進的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準備工作。完成檢索目錄的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)微機檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機人員優(yōu)勢，自行開發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)》，建立了檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案卡片手工檢索向現(xiàn)代化的電子檢索的飛躍。這一目標的實現(xiàn)，使檔案檢索工作更快捷、更準確，大大縮短了設計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數(shù)字化、信息化工作奠定了基礎(chǔ)。
2.3 檔案內(nèi)容數(shù)字化及保管
科技檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設計人員利用計算機軟件繪制的CAD文件和設計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質(zhì)檔案進行掃描并進行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。
紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期的實踐，已經(jīng)總結(jié)出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數(shù)字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點：一是，各部門指定一名負責人對該部門形成的數(shù)字檔案進行審核，統(tǒng)一歸檔，并嚴格履行驗收簽名手續(xù)，以確保檔案的完整與真實。二是，為保證數(shù)字檔案的安全，嚴防病毒、黑客的入侵，專機接收電子檔案，并采用防火墻技術(shù)和防入侵檢測技術(shù)。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進行長期異地保存，并嚴格保證光盤保存環(huán)境要求。
2.4 加快檔案信息化管理進程
有了檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，繼之檔案信息化建設是檔案管理和發(fā)展的必然趨勢，只有在現(xiàn)代化的管理手段前提下，檔案才能真正發(fā)揮出其“信息”潛能，提高工作效率，才能更好地參與生產(chǎn)、服務生產(chǎn)，從而更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務。建設檔案信息化管理，首先是基礎(chǔ)設施建設。我院投入人力物力建設了局域網(wǎng)，購置了電子檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)就了檔案信息化假設的核心。其次，必不可少的要進行員工培訓。檔案管理部門檔案外延的擴大，管理職能的改變，管理人員的素質(zhì)也必須適應相應的變革。最后，進一步建設完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍，歸檔流程及方式，歸檔電子文件格式，力求從管理上和技術(shù)上保證電子文件的真實性、完整性、有效性。
檔案室工作計劃范文第4篇
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。
那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。 從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平
從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化
將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“j”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。
5規(guī)范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。
4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
檔案室工作計劃范文第5篇
1 文書檔案管理工作中存在的問題
（一）文書與檔案工作銜接不合理
在??前各行各業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯(lián)系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關(guān)系，確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規(guī)范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。
（二）文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高
近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高，不僅檔案管理人員專業(yè)技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規(guī)范性。在當前檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質(zhì)，更好的促進文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
（三）對文書檔案管理工作不重視
當前在各行業(yè)中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率帶來了較大的影響，很難發(fā)揮出文書檔案的真正效率和價值。
2 提高文書檔案管理工作的強化措施
（一）重視文書與檔案工作的銜接效果
文書檔案管理水平的高低與文件的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創(chuàng)造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現(xiàn)文書與檔案工作的一體化發(fā)展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。
（二）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度
強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關(guān)企事業(yè)單位應當摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等?，F(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。
（三）采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)
在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應當加大資金技術(shù)投入，強化網(wǎng)絡體系建設，購買相關(guān)軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護密碼等，這些技術(shù)的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統(tǒng)?？梢?，現(xiàn)代化技術(shù)和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進單位的可持續(xù)發(fā)展。
（四）打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍
在文書檔案現(xiàn)代化管理工作中，對于檔案管理人員整體素質(zhì)提出了更高的要求，需要打造一支專業(yè)化和高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍。因此在實際工作中，需要重視文書檔案管理人員的培訓工作，通過專技能、信息技術(shù)和現(xiàn)代管理方法等多項針對性的培訓有效的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時還要重視計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，努力提高文書檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。另外，還要對文書檔案管理人員進行多種形式的學習和培訓活動，使檔案管理人員樹立良好的服務理念，增強檔案管理人員的競爭意識，使喚其能夠更好的掌握各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，全面推動文書檔案的現(xiàn)代化管理水平。
