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1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機構和管理人員。秦漢時期是我國封建制度的初創期,從中央到地方政府各項管理制度不斷建立和完善,簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機構,配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設有石渠閣、蘭臺、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等,專門收藏官文書檔案、圖籍等,由令史專門負責官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“:天祿、石渠,典籍之府。”《漢宮殿疏》云“:天祿、麒麟閣,蕭何造,以藏秘書賢才也?!薄短接[》曰“:未央宮有石渠閣,蕭何所造,藏入關所得秦之圖籍?!碧m臺隸屬于御史府,由御史中丞負責管理,具體掌管圖籍秘書,稱為“蘭臺令史”,主要收藏和保存皇帝的詔令、各級官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計考核集簿檔案等。東觀是東漢時國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載:“四方鴻生巨儒,負褒自遠而至者,不可勝算。石室,蘭臺,彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書?!睎|觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時期用來存放功臣受封時所立丹書鐵券的專用檔案庫房?!妒酚?#8226;太史公自序》記載:“‘小子不敏,請悉論先人所次舊聞,弗敢闕,’卒三歲而遷為太史令,觸史記石室金匱之書?!薄稘h書•高帝紀》云:高祖“與功臣剖符作誓,丹書鐵契,金匱石室,藏之宗廟?!鼻貪h地方各級政府和軍事機構也有系統的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房??ぜ壭姓挝辉O有主簿、主記室史和書佐等官職專門負責相關簡牘官文書檔案工作?!逗鬂h書•百官志》“:皆置諸曹掾史。本注曰:諸曹略如公府曹,無東西曹。有功曹史,主選署功勞。有五官掾,署功曹及諸曹事。其監屬縣,有五部督郵,曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史,主錄記書,催期會。無令史。閤下及諸曹各有書佐,干主文書。”縣級及縣級以下的行政單位也設有專門的簡牘官文書檔案管理人員,如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等??h丞有兼署文書檔案的職責;令史的主要職責就是掌管收發文書檔案相關事宜;主簿的主要職責是記事和管理文書;戶曹負責管理本縣的戶口名籍檔案等?!逗鬂h書•秦彭傳》“:每于農月,親度頃畝,分別肥塉,差為三品,各立文簿,藏之鄉縣?!彼⒌厍睾啞毒幠暧洝份d,墓室的主人喜,19歲被任命為“史”。史就是當時從事官文書管理的小吏。喜還先后擔任過安陸御史、安陸令史與郡令史,專門負責掌管文書檔案等工作。秦漢時期的軍事邊塞地區也設有專門的簡牘官文書檔案的管理機構和人員,汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出,侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規的文書檔案保存機構,烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔,所以在部與烽隧一級的單位里很少存留文書檔案,而候官以上的官署則或為收藏大量文書檔案的地方?!?976年出土的居延甲渠侯官遺址,就發掘一個文書管理室,出土相關官文書簡牘九百余枚,整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。
2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析,秦漢時期已經有意識的對簡牘官文書檔案進行分類收藏保管,官文書檔案分級保存意識已經初露端倪,同一時期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后,會被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式,在各個級別的衙署文書檔案室進行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時期的簡牘中充分反映了秦漢時期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度,官文書按照時間、內容、性質、范圍等進行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時間分卷收藏,簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線,分別稱之為月簿(籍)、四時簿(籍)和年簿(籍),有時為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“,漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌,甲渠鄣候獲敢言之,謹移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時間,并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型:某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進行過程中的文書以外,前五種都為完整的官文書檔案體例。其實,可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。
二、秦漢簡牘官文書檔案立法
1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時期為了防止官文書檔案被篡改,設置了專門的文書檔案副本制度,并制定定期核對的制度。官文書的正本由長官簽署發出后,由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分,關于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多,如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“:歲讎辟律于御史?!崩镆睾啞埃簬煳涓已灾涣钍凡俾闪钤勍⒆嚕饡?、吏起時。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“:讎律令,??甭闪?。《慧琳音義》卷七十七‘讎?!⒁讹L俗通》云‘:二人對校為讎?!墩滞?#8226;言部》‘:讎,??睍蛔?,比言兩本相對覆如仇讎?!?/p>
2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全,秦漢政府專門立法來防止火災,嚴禁把火種帶進收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后,必須經過檢查確認沒有火源以后,才能關閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度,派專人輪流值夜巡查。規定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內史雜》中就規定“:毋敢以火入臧(藏)府、書府中。吏己收臧(藏),官尚夫及吏府夜更行官。毋火,乃閉門戶。令令史循其廷府節(即)新為吏舍,毋依臧(藏)府、書府?!鼻貪h時立法對于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴厲的處罰,睡虎地秦簡《法律答問》規定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸(累),己坐以論,后自得所亡,論當除不當?不當。“”發偽書,弗智(知),貲二甲。今咸陽發偽傳,弗智(知),即復封傳它縣,它縣亦傳其縣次,到關而得,今當獨咸陽坐以貲,且它縣當盡貲?咸陽及它縣發弗智(知)者當皆貲。”秦漢時期的統治者們已經認識到官文書的運作對于保障國家政令正常傳遞,保護國家重大機密的重要性,為此建立了嚴格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書,甚毋狀”就是指不負責官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書,如有違反必定以重刑懲罰。
1.1一般資料
選擇我院的8個血站作為本次研究對象,對我院2014年血源安全管理情況進行核查。
1.2方法
通過血庫工作規范對我院2014年血源安全管理情況進行核查,通過核查結果完善和健全相應的血源管理制度,對各血液采集點的血源質量進行把關,建立配套的供血管理和安全使用流程,并對血源管理中的漏洞進行分析與整改。具體的措如下。嚴格控制獻血者病毒檢查:在各個血站,對于無償獻血者血液篩查的過程應該嚴格按照檢驗標準,選擇身體健康的群眾進行血液采集,已經檢測過(血液健康)的優先獻血。全程根據《供血者健康檢查標準》的相關規定展開檢查,對獻血者的心肺功能、血壓、血糖等指標進行篩查,獻血證的證件必須齊全。從源頭上控制血源。做好采血環境的衛生防疫工作:根據衛生管理規定對醫療器械和采血環境的做好衛生防疫工作,進行全面的消毒。所有血液采集時使用的棉簽、毛巾、注射器均為一次性用品,使用后集中處理。血液的采集按照流程進行,先消毒后采集。做好血液的儲存與管理:在血液采集后立即放入冰柜,運輸采用專用車輛,車輛里必須配備血液冷凍冰柜,對冰柜的溫度進行嚴格的測定,必須要達到血液保鮮的冷凍標準。血液監管人員需要定期對血液樣本進行檢查,保證血液的新鮮以及質量。血液標本出現問題需要及時進行處理,不能給患者使用有問題的血液。提高血液樣本的化驗檢測技術:在血液才幾點具有配有有國際質量認證體系的配套檢驗設備,血液的采集點設備配置需要逐漸完善。在醫院內采用互聯網技術對血液的采集情況進行及時的更新,提高和完善管理的水平。對于衛生部規定的ABO與RHD血型定型、乙型肝炎病毒表面抗原、丙型肝炎病毒抗體、艾滋病病毒抗體、梅毒螺旋體抗體、丙氨酸氨基轉移酶一共6項實驗室檢測的所有相關實驗程序,從樣品條碼錄入、加樣體積、反應時間、反應溫度到結果報告等全部的環節全部采用計算機來完成,這樣能有效避免人工操作誤差的出現,同時也保證血液篩查過程不會發生失誤的情況。應用血液白細胞過濾檢驗技術:因為血液中的白細胞會對獻血真產生較多的影響,特別是輸血過程中,極易引發一系列不良反應,而白細胞的質量變化會導致獻血者體內的非溶血性反應、免疫系統反應和血小板標準出現各類不同的情況,對其造成一定的影響。在一般的情況下,血液采集后24h內必須采用冷藏的方式進行保存,這就使血液中的部分白細胞出現活性喪失的情況,但是白細胞基質內已經存在的病毒會在很大的程度上影響都其他相關血液的成分,這就會極大影響到血液的正常使用情況。因此醫院在血液采集的過程中需要對壞死的白細胞基質進行濾除,如果出現了不能濾除的白細胞基質部分,要采取措施及時進行清理,避免遺留在血液中。
2結果
對本院的血源和供血進行安全規范管理后,血源管理中配套流程中存在的缺陷問題得到了有效解決,保障了醫院的供血安全。
3討論
隨著我國高等職業教育的發展,越來越多具有豐富實踐經驗的企業高技能人才加入高職院校教師行列,案例教學已被廣泛的教學實踐證明在提高教師教學水平和質量,提高學生綜合能力,增強教學效果等方面成效顯著。但是在具體實施過程中,高職院校的案例教學仍然存在一些問題:
(一)案例教學資源缺乏,效用性不高
具體表現在缺乏大量實際案例素材,現有很多案例注重與教材基礎理論的聯系,缺乏代表性、典型性、吸引力,降低學生對學習的投入程度,影響案例教學效果。
(二)教師教學能力有待提高
案例教學對教師的水平要求較高,近年來,雖然案例教學被廣大高職院校教師普遍采用,但是不少教師缺乏對新的教學方式的運用和駕馭能力,運用起來不能達到很好的效果。在這種情形下,實施“案例教學”是對教師教學能力和水平的一種考驗。
(三)缺乏有效激勵措施和配套機制
與傳統教學方式相比,案例教學的準備、組織,再到實施,工作量較大,需要教師付出大量精力。因為沒有足夠的相應措施激勵教師通過教學方式改革提高教學質量的積極性,甚至教師運用案例教學工作量的付出沒有得到應有的回報,教師運用案例教學的積極性會受到影響。
(四)組織討論形式單一,缺乏有效性
在上課過程中,由于一些學生性格內向,在分組討論中不配合,參與度不高,不愿意表達見解。另外,由于學生人數多、組數多,大大降低了部分學生的參與度,削弱了案例教學效果。
二、改進高職教育案例教學的對策
在高職教育教學中進行案例教學,必須結合職業教育的特點操作。針對當前案例教學在高職教育中應用出現的問題,提出以下對策:
(一)整合運用資源
建立一個符合高職教育特點的可供教師選擇的案例庫,更好地增強教學環境和過程的實操性。案例是案例教學的核心,案例教學中涉及的問題都是現實中真實的問題,在案例庫建設時必須考慮到案例的真實性、典型性、針對性和問題性。學??梢詾榻處焺撛O平臺,到企業掛職鍛煉,教師可以根據自己在企業或他人在具體實踐工作中的經歷撰寫案例。
(二)實現案例教學與理論教學的融合
理論教學是開展案例教學的前提和基礎,案例教學是理論教學的補充和完善,兩者互不可分。根據高職院校教學特點和“校中廠”、“廠中校”的優勢,依托教學工廠中實際企業環境,面對全真的生產任務,一方面,教師結合課堂理論教學,將理論與實踐有機結合,將教學與生產實際融為一體,在實踐中把生產任務轉換為教學任務,把生產工藝流程轉換為教學過程,把生產管理轉換為教學場景管理,把生產產品的考核轉換為學生成績的考核,通過實施全真實訓環境下的教學工作,提升教師專業技術水平,提高教師一體化教學能力和生產經營素質。另一方面,學生在真實的企業環境中進行實戰訓練,能切身體驗企業的生產過程和接受企業管理文化的熏陶,學生在“做中學”、“學中做”,能強化職業素養教育,有效提高學習效率,更好地滿足學生職業素養和專業綜合能力的培養需求。
(三)建立案例教學的有效激勵機制
案例教學要求教師付出更多時間與精力,如果沒有健全的激勵機制,愿意采用案例教學的教師就可能缺乏積極性。因此,有必要通過建立完善的教學評價體系,鼓勵教師加強與企業實踐的聯系,主動學習和運用新型的案例教學方式,提高教師案例教學的積極性。
(四)合理設計案例討論環節
首先,降低枯燥感,提高學生學習積極性。在任何課程學習中,學生是否充滿學習熱情,直接影響了他們的學習效率。但由當前的高職院??矗幢容^復雜,良莠不齊,不少學生學習積極性本就不高。而會計課程,理論性內容多且抽象,核算也較為復雜,有一定的學習難度,欠缺吸引力,很難激發學生學習興趣。若要提高教學吸引力,調動學生的學習積極性,教師就需要改變單一的灌輸方法,營造愉悅而自主的學習氛圍。其中,案例教學法則是有效的方法,以真實情景為背景,借助現代媒體、圖片等多樣輔助手段,融合豐富多樣的實踐活動,降低了純粹灌輸的枯燥感,將學生的學習熱情與智慧點燃起來。如在“企業財務會計”中,分析不同結算方式的程序與等會計知識時,如果采取灌輸的方式,逐條講解,學生會感覺枯燥乏味,產生不耐煩的情緒,不能很好地吸收所學知識,即便當時看似理解了,但在實際應用中則不能很好地操作。而采取案例教學法,引導學生建立學習小組,扮演“收款單位”“收款單位開戶行”“付款單位”“付款單位開戶行”不同角色,模擬再現結算過程,并注意角色互換。這樣,會計學習與操作變得更生動、富有趣味,學生會更積極地參與,也在模擬實踐中熟悉各操作程序與注意事項,有的學生還能提出預設之外的問題,學會舉一反三,把握其他結算方式的運用方法。其次,突出學生主體,由知識轉變成能力。會計學科融合了理論性、操作性、業務性與方法性,學生僅僅學習課本上的“死”知識,把握純粹的會計理論與會計方法,面對形式多樣的實際問題,照搬現有理論知識就很難解決問題,甚至束手無策。因此,在高職會計教學中,引導學生參與,強化學生動手能力,引導他們將知識內化成真正的能力是十分必要的。而案例教學法是借助再現或模擬生活情景,將學生納入特定的案例場景之中,使其通過自主思考與討論等方式展開學習的教學方法,可以讓學生將理論知識與具有典型性、代表性的現實問題有機結合起來,深入理解知識,也增強他們的實際工作能力。同時,在案例教學法中,教師不再代替學生思考與總結,而是退居幕后,將課堂還給學生,讓他們以主人翁的身份自主閱讀與分析案例,在老師的引導與啟發下,主動查閱與提取所需的理論知識,充分發揮主觀能動性,自主形成可行方案。這樣,既有助于學生深入認識案例問題,把握其中蘊含的理論知識與方法,也有助于學生由被動接受知識轉變成主動探索、質疑討論,優化與完善原有的知識結構,養成自主思考的習慣,提高綜合運用知識來分析與解決問題的能力。另外,在會計案例教學法中,不再是老師單向講授概念,而是經過師生交流、學生合作交流、小組討論(辯論)、班級討論等多向互動,形成各種知識、多種信息、多樣觀點、多元經驗的碰撞,得到新的思維啟迪,豐富教學內容,營造出一種開放式、互動式的學習氛圍,轉變師生角色,促進雙向交流,推動會計教學的高效發展。
二、案例教學法在高職會計教學中的實際應用
(一)精心準備,靈活呈現案例
1.優選教學案例
在案例教學中,案例是載體與基礎,若要達成良好的教學效果,教師就需要結合課程目標與班級實情,優選教學案例,做好教學準備。首先,依據會計理論與教學目標有針對性地選取與編寫一些典型性、代表性的教學案例,設計思考問題,如分析“成本會計工作的組織原則”這一知識點時,引入“上海地鐵二號線和一號線的差距”的案例,突出成本的重要性,并讓學生認識到成本和其他工作的關聯性;其次,會計課程具有較強的可操作性與應用性,因而選取教學案例時,教師要注意實踐性與實務性,體現會計事業特定情景特點,便于學生參與,感受真實事件,學會運用所學的理論知識與操作技能,分析與評估案例,明確有效的解決策略,強化實務能力。另外,為提高學生綜合分析能力,教師還要設計綜合性較強的案例,引導他們由單一知識走向綜合剖析問題。此外,還要講究梯度性,注意問題的難易程度,便于學生整體參與。如在“基礎會計”基礎課程中編寫相對簡單的思考案例,在后續的“財務管理”“企業財務會計”等課程中則選取難度有所提升的教學案例,循序漸進。同時,注意案例的實效性,不斷更新富有時代特色、充滿生活化氣息的鮮活案例,幫助學生更好地適應社會發展需求。
2.靈活呈現案例
在案例教學中,優選案例后,教師還要考慮案例的呈現方式,避免單一僵化,要根據會計學習內容與學生實際,運用形式多樣的案例展示方式,給學生煥然一新之感,提高教學吸引力,讓學生更積極主動參與案例分析與討論。首先,對于一些篇幅長、情節較為復雜的案例,教師可用文字材料的方法事先發給每位同學,引導學生獨立閱讀與思考,進行做好案例分析準備,而對篇幅較短的案例,則可以用口頭語言生動敘述,促使學生認真聆聽,主動獲取信息;其次,對于具有較強故事情節的案例,還可以請一些喜歡表演的學生在課前準備案例,用表演的方式生動模擬案例情境,發揮學生主動性與創造性,也增強教學的直觀性與趣味性,更好地吸引其他同學的學習注意力。另外,在現代會計教學中,教師還要注意與時俱進,適當運用圖文并茂、聲像合一的現代多媒體手段靈動而逼真地再現多元案例,給學生豐富多彩的視聽感受,激發他們對案例材料的研究興趣與探討動機。
(二)自主分析,小組合作討論
展示有關案例之后,當同學們了解相關信息,提煉有關事實后,教師就需要引導他們遷移所學的理論知識對案例問題展開獨立思考,進行多角度剖析。對于有疑惑的問題,或者難度較大的案例,還可以讓學生在自主分析的基礎上,進行小組討論或班級交流,甚至辯論,讓學生大膽表述自己的見解,集思廣益,在思維碰撞中拓寬思路、得到啟發,加深知識理解。其次,在學生交流討論時,教師的作用也是不容忽視的,要適時點撥與引導,保證討論的順利開展。如討論過程中,有的同學偏離案例實際時,教師要靈活調控,讓學生把握討論方向,將他們的思維拉回到討論主題中;有的學生雖然有創意性想法,但不能準確地表達出,或者觀點不明確、不全面,抑或出現思維障礙,教師就需要通過提問、追問等方式及時啟發與引導,助其理清思路,使其多角度思索,更清晰、更全面地表達觀點,解決問題。如教學高職“會計學原理”中“會計恒等式”理論時,有的學生不能很好地的理解“資產和權益是同一資金的兩方面”,為了加深理解,強化學生印象,教師先給出相關案例:某企業想建立下屬原料工廠,第一步要解決的問題是什么。通過思考分析,學生明白該企業首先得具備一定的資金。再一起探討資金的來源:自己投入,也可以是個體、單位或者外商進行投入。同時,如果出現資金不足的情況,還可以從金融機構借入。而后引導學同學們歸納資金來源的常見渠道:其一投資者投入,其二向債權人借入,上述兩項組成了“權益”。爾后繼續啟發,引導學生深入討論:企業籌備了足夠的資金之后該怎樣運用,學生各抒己見,提到了建廠房、買原材料、購置設備等等。教師則在學生回答的基礎予以總結,引導學生明白企業建廠房、買設備等屬于資金運用過程,最后形成,因而可以總結歸納出如下結論:資產=負責+所有者權益。
(三)評價反饋,綜合歸納總結
1.管理理念滯后。管理觀念落后,導致管理制度無法創新。普遍存在著部分領導對檔案管理工作認識不夠,沒有將管理工作列入工作日程。存在重視管理、疏于利用的現象。使人事檔案平時不受重視,關鍵時刻方顯其重要的現象。落后的管理理念,造成了不完善的管理制度,使管理工作缺乏政策依據,有些仍然沿襲過去的管理制度。制約了檔案管理工作的正常運行,檔案管理制度喪失了創新性。
2.對人事檔案管理的重視程度不高。長久以來,企業內部分領導對人事檔案管理工作的認識存在一定錯誤,最重要的就是對于人事檔案管理工作認識不全面。認為檔案管理工作只是簡單保管人事檔案,與單位的其它事物相比,沒有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丟失文件,不泄露職工檔案秘密,在檔案外調、查檔時能夠應付過去就行了。更有甚者,認為管理檔案只是一些檔案部門應該管理的事務,完全沒有將檔案工作放在心上,從不過問檔案管理工作的情況,沒有意識去管。
3.人事檔案以及人事分檔存在的一些問題。對制度進行改革后,當利用人事檔案時,卻存在有部分職工檔案缺失甚至斷檔的現象。這些情況主要就可以劃分為下面三種類型:第一類,人才流動性增強,但很多人的檔案并沒有隨人員的流動而轉移。人事檔案仍然存放于原來的工作單位。并且由于職工的離開,檔案管理者不再更新此人檔案,使其離開后的所有經歷無法被記錄,致使有些職工檔案不具有連續性。在畢業后的實習單位有一定的檔案記錄,但是在員工從其他單位到本單位這一段時間沒有記錄。主要原因是員工從原來的單位辭職之后,檔案沒有更新,存在斷檔現象。第二類,企業引進人才后,很少查看人事檔案,上級領導也是根據個人的實際工作業績對員工進行考核。在人才市場找工作時,將人事檔案放在人才市場,但得到職位后檔案仍然放在人才市場,使得以后的記錄也是空白,這也會導致檔案斷檔。第三類,隨著社會經濟的不斷發展和進步,尤其是在對人才進行市場化之后,人才流動性越來越強。越來越多的人從以前的單位固定制變成了社會流動人才,導致人檔分離的現象越來越嚴重,不用人事檔案的人越來越多。并且很多公司企業對檔案不做要求,更加惡化了這種現象。
4.管理質量不高。管理質量低,導致無法有效使用人事檔案。受傳統觀念中偏重政治、輕視業務的影響,許多企業的人事檔案缺乏個人色彩,有相當大一部分的人事檔案管理仍然只記錄傳統信息。比如我們經??吹降恼蚊婷?、受過何等獎勵或處罰情況等,忽略了對人才類型的反映,管理才能的介紹,技術專長的透析。缺乏對個人特征的具體描述,存檔內容不夠實用,難于創新;沒有及時對人事檔案的收集和補充,缺乏主動性,沒有一定的制度約束?;蛘咴谑占丸b定時沒有充分落實到位,降低了人事檔案的可信度。除被動記錄的原始信息外,其他信息無法被充分利用,導致人力資源的浪費。5.信息化程度不高??茖W技術不斷進步,計算機科學的飛速發展,人事檔案管理信息化已成為必然趨勢,人事檔案信息管理系統已得到普遍采用。但關于信息化管理仍有很多技術方面的手段等待著被挖掘并且得到利用,首先在對人事檔案進行管理的時候還沒有大規模使用計算機技術,這些都會導致管理效率的下降,并且還會浪費一定的資源。
二、改進檔案管理
1.解決收集人事檔案。為使人事檔案能夠真實地反映一個人全部情況,人事檔案的管理部門通常要用人事部門來收集各位職工的職位任免、工作調配情況、職務評聘、培訓、工資待遇情況,對于能夠反映職工德行、能力、勤勉、成績的文件資料進行綜合考察,不斷地對檔案的內容進行充實。對于收集而來的職工檔案資料,首先一定要經過仔細鑒別,通過多種渠道核對,記錄進人事檔案的信息應該準確并且真實,信息填寫完整、字跡清楚,填寫時所記錄的對象必須明確,有很完備的手續,具有很高的保存價值。一旦有的信息材料不屬于歸檔,就不得擅自對材料進行歸檔處理,需要經過鑒別確認、討論后根據相應情況進行處理。
2.整理人事檔案。對檔案進行收集之后,人事管理部門的管理人員就需要對收集的檔案和材料進行歸類和整理,并按照在職職工、離職退休職工或者是辭職人員嚴格進行整理和分類并按照一定的規律編號、入柜。同時應該對人事檔案建立科學合理的統計和登記制度,對不同類的檔案建立相應的檔案名冊。固定時間對檔案進行檢查核對,必須做到名冊編號與檔號一致。如果檢查過程中發現問題要及時解決,如果問題較嚴重,還可以制定相應的政策防止此類問題再次發生。并且要嚴格落實保密制度,確保個人檔案的安全和準確,不得因個人原因泄露他人資料,危害他人權益。當整理校驗相關人事檔案材料時,如果發現不需要歸檔的材料,必須填寫關于檔案材料管理的清單,并向相關部門領導報告,請求審查和批準。在銷毀時必須由專人負責銷毀,并需有專人監督。
3.改進人事信息管理質量。只有將信息管理的質量進行提高,才能給各個高校的教職工人員提供好的服務,事實上人事檔案的管理工作是一個對專業性要求很強的工作,并且目前各個高校的信息技術在不斷快速的發展,及時提高人事信息管理的質量對于整個高校的教職工人員來說都是一件比較重要的事。各個高校的人事管理部門就應針對自己高校的需求,將檔案的收集、管理和整理作為一項重要任務。除此,還要特別重視對人事檔案進行開拓收集,因為開拓性質的收集能夠使得整個人事檔案里面所保留的信息更加有用。同時在對人事檔案進行科學的保管及規范的整理的基礎上,還要對于人事檔案的信息資源進行積極開發,可通過局域網機建立的方式,在信息和網絡的平臺上面,為人們提供更好的服務,并且為高校在教學的改革方面起著重要的作用。
4.提高整體檔案管理人員的自身素質。隨著科學技術的不斷進步,技術不斷更新,人事檔案管理信息化已經得到了大家的普遍認可。計算機水平也在飛速發展,人事檔案管理由人工化向數字化過渡已是大勢所趨,這也是社會進步所要求的。這就要求從事人事檔案管理工作的人員素質較高,最好選擇作風優良、有責任心的黨員參與人事檔案管理工作。而相應的管理部門應該定期或不定期對相關人員組織業務培訓,不僅僅讓他們學習先進的知識以及管理方法,開闊他們的眼界,拓展思路,更要培養他們的責任感,讓他們在未來的工作中發光發熱。
5.人事檔案的鑒定與銷毀。大多數集團公司的公司規模較大,擁有較多的人事檔案資料,但庫房卻十分有限。大量的人事檔案資料堆積在管理的庫房里面,給檔案的管理帶來很多不方便,降低了檔案管理效率。為緩和這種現象帶來的后果,對個人檔案的鑒定及銷毀做出了以下規定:一旦發現不具有保存價值或者按規定屬于銷毀處理的檔案材料時,必須經由相關領導的確認批準,才能對人事檔案材料進行銷毀。如有死亡或失蹤人員,檔案就交由檔案中心進行15年保管。如果在15年后無人領取,可報請集團相關領導,得到審核同意后才可進行銷毀。對企業、對國家、省有過特殊貢獻及國家、省和市級模范人物死亡后,其檔案仍然保存在檔案中心。如果人事檔案材料鑒定不及時或銷毀工作沒有完成得當,就會影響企業的檔案管理工作,同時還給相關人員造成很大的負擔,也會成為人事檔案管理工作進入現代化的阻礙。
三、結語