綜合醫(yī)院智慧財務建設實踐淺析

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【摘要】為適應新時期公立醫(yī)院發(fā)展需要，醫(yī)院財務部門需要結合信息新技術的應用，提升其財務管理水平和能級，創(chuàng)建智慧財務，助力公立醫(yī)院朝著高質量發(fā)展的目標快速持續(xù)發(fā)展。本文通過闡述上海交通大學醫(yī)學院附屬瑞金醫(yī)院在智慧財務建設中的實踐經驗，包括機器人流程自動化和光學字符識別等技術的應用、業(yè)務流程的重塑、財務業(yè)務處理智能化和精細化實踐探索等，探討財務管理智能化的優(yōu)勢以及變革面臨的主要挑戰(zhàn)，助力智慧醫(yī)療高速發(fā)展，為公立醫(yī)院智慧財務建設提供經驗借鑒。

【關鍵詞】智慧財務;醫(yī)院財務;信息技術;業(yè)財融合;精細化管理

隨著勞動力成本上升，經濟環(huán)境復雜多變，加之新冠肺炎疫情的沖擊，如何“降本增效”成為當下醫(yī)院管理最為關注的問題之一。在醫(yī)院業(yè)務量不斷擴大、復雜程度不斷提升的情況下，醫(yī)院對于財務管理工作的安全性、及時性、規(guī)范性、準確性等要求不斷提升，僅僅依靠局部信息化水平的提升已不能滿足醫(yī)院管理和發(fā)展的需要，必須通過智能化的新技術、新方法以及流程優(yōu)化和再造，不斷提升醫(yī)院運營效率，以滿足和適應醫(yī)院新時期發(fā)展的需要。上海交通大學醫(yī)學院附屬瑞金醫(yī)院（以下簡稱RJ醫(yī)院）以機器人流程自動化（roboticprocessautomation，RPA）和光學字符識別（opticalcharacterrecognition，OCR）相結合的新技術為基礎，實現了從各類財務信息比對到財務大數據分析，從藥品發(fā)票自動入庫到藥品采購入庫信息和供應商賬齡自動分析記錄并登記入賬的“自動化、智能化、精細化”人機交互管理，有效提升了財務管理精細化水平，不斷推動醫(yī)院財務管理從“信息化”向“智能化”轉型。

1RJ醫(yī)院智慧財務建設背景

1.1醫(yī)院財務信息化建設現狀

隨著醫(yī)院業(yè)務規(guī)模的不斷擴大以及對財務精細化管理要求的日益提高，財務管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。主要存在以下問題：（1）財務信息系統(tǒng)整合程度不高。經過近幾年的信息化建設，醫(yī)院初步形成了以HRP系統(tǒng)為核心，外連醫(yī)院其他業(yè)務信息系統(tǒng)的財務信息化框架。但由于醫(yī)院業(yè)務系統(tǒng)眾多，且相對獨立于財務信息系統(tǒng)，各系統(tǒng)間數據口徑尚未完全統(tǒng)一，各系統(tǒng)間數據的頻繁核對與加工需要大量人工操作，不僅加重了財務人員的工作負擔，而且效率低下。（2）財務處理并未完全實現信息化。現有的財務業(yè)務流程中還存在著紙質單據流轉處理，數據導入導出，人工數據核算、并表等情況，亟需一種技術來改善需要人工且重復繁瑣的工作，實現醫(yī)院財務從數字化到智能化再到智慧化的轉型。

1.2醫(yī)院智慧財務建設訴求

一是提升財務工作效率。原有線下流程人工比對易出錯，翻閱、查詢、輸入、對比等操作耗費大量時間和精力，導致財務管理工作效率難以提升。在醫(yī)院業(yè)務量不斷增加、復雜程度不斷加大的背景下，提升財務工作效率迫在眉睫。二是提升精細化管理水平。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的進一步深化，醫(yī)院內部精細化管理需求趨勢越來越明顯，要求醫(yī)院管理者致力于提升醫(yī)院在運營管理中不同階段所能達到的價值創(chuàng)造高度，而財務智慧化無疑是提升醫(yī)院運營管理水平的重要手段。三是推動財務轉型。隨著醫(yī)院業(yè)務量持續(xù)增加，財務人員埋頭于海量數據、工作被動、與業(yè)務脫節(jié)，導致財務管理工作人力投入不足，無法實現財務轉型。通過智慧財務建設，將流程、標準內置于財務系統(tǒng)，通過強大的數據支撐，推動財務管理從財務走向業(yè)務、從會計走向管理、從數據走向價值、從核算走向智能，為醫(yī)院經濟管理提供決策支持[1]。

2基于RPA和OCR技術的智慧財務建設

RJ醫(yī)院在已有HRP系統(tǒng)的基礎上，于2019年開始籌備智慧財務建設工作。采用成熟軟件結合定制開發(fā)的研發(fā)模式，利用RPA和OCR相結合的信息技術，著手開發(fā)藥品發(fā)票自動入庫、機票借款核對、POS機收退款核對、成本支出管理、院內借款數據分析并提醒、往來賬款自動對賬等智慧化應用模塊。經過需求調研、分步實施、上線運行、優(yōu)化完善等步驟，財務自動服務機器人于2020年上線使用至今，運行平穩(wěn)，初步實現了自動化、智能化、精細化、全流程管理的建設目標。

2.1需求調研

需求調研是智慧財務建設工作的重中之重，直接關系到上線后的應用效果，財務部門應發(fā)揮主導作用。對RJ醫(yī)院內部管理制度、財務管理制度進行了精細化梳理，并充分考慮醫(yī)院管理需要和內部控制要求，堅持“統(tǒng)一化、清晰化、智能化”設計原則，規(guī)范基礎數據，強化財務標準管控，為智慧財務建設打下堅實基礎。

2.2RPA和OCR技術

RPA技術通過采用非侵入式的模式和架構，可以按照事先約定好的規(guī)則，對軟件進行點擊執(zhí)行、信息輸入、數據處理等“擬人”操作；模擬人類與計算機的交互，代替人工處理復雜、繁瑣以及大量的各項事務。通過將RPA技術應用到財務領域（財務機器人），可以實現以自動化替代財務手工操作，輔助財務人員完成交易量大、重復性高、易于標準化的基礎業(yè)務。對于財務工作中基于明確規(guī)則的可重復性工作流程，財務機器人能夠在特定流程節(jié)點代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工操作和判斷。因此，RPA也稱“數字員工”，是財務管理向數字化轉型的重要技術之一。OCR是人工智能領域的一項技術，利用電子設備檢查紙上打印的字符，通過檢測暗、亮的模式確定其形狀，然后用字符識別方法將形狀翻譯成計算機文字。利用OCR技術可以對圖片、發(fā)票、手寫文檔等非結構化數據進行識別和提取，經轉化后形成結構化數據再通過RPA技術進一步智能化處理。OCR與RPA技術的結合可以大幅推動業(yè)務無紙化、自動化。

2.3建設實踐

RJ醫(yī)院通過構建覆蓋前中后臺信息管理與分析的數據中心，破除各模塊化系統(tǒng)的數據壁壘，實現醫(yī)院數據總線貫通。引入財務自動服務機器人解決單據表單等非結構化數據的結構化處理和數據業(yè)務操作的自動化問題。RPA/OCR與HIS系統(tǒng)對接，可以實現票據匹配入庫、銀行收款核對、往來自動對賬等功能；與HRP系統(tǒng)結合，可以輔助票據審核報銷；應用于賬務系統(tǒng)，可以自動記賬、自動報表。這些模塊生成的結構化數據，結合電子票據在醫(yī)院的應用，可以大幅減少電子會計資料的采集工作量并奠定電子資料元數據規(guī)范性的基礎，促進電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)與建設，最終實現智慧財務貫穿財務管理全部流程、整合業(yè)務財務內容、支持運營管理的戰(zhàn)略目標。2.3.1藥品發(fā)票自動入庫。RJ醫(yī)院藥劑科藥品采購發(fā)票核銷流程一直沿用“人工比對、手動核銷”的模式。在此模式下，工作人員獲得供應商發(fā)票后，需要通過翻閱大量發(fā)票數據，將發(fā)票信息與HIS系統(tǒng)中的數據人工比對后，再進行入庫操作，而翻閱、查詢、輸入、比對等操作都會耗費大量時間和精力。醫(yī)院借助RPA與OCR技術，打通醫(yī)院的HIS、HRP以及國稅總局的發(fā)票查驗系統(tǒng)，實現藥劑發(fā)票處理流程的自動化，使得工作效率顯著提升。首先，將紙質發(fā)票通過專用發(fā)票掃描儀轉化為影像件，然后調用OCR服務器自動識別出發(fā)票圖像中關鍵信息，將非結構化的發(fā)票圖像數據轉為結構化的發(fā)票信息數據。機器人自動獲取發(fā)票關鍵信息后通過國稅總局數據庫直接進行發(fā)票真?zhèn)尾轵灒l(fā)票驗真的結果以郵件形式通知有關工作人員。機器人同時登錄HIS系統(tǒng)，將驗真過的發(fā)票結果信息逐條和HIS藥品收貨信息比對勾選，匹配上的發(fā)票自動操作完成發(fā)票入庫工作，并將入庫成功及匹配失敗結果反饋給工作人員，只需人工處理少量未匹配的發(fā)票。經過評估發(fā)現，原有流程下，200張發(fā)票入庫的時間需要6～7小時，而新流程通過機器人處理僅需要20余分鐘，整項工作處理時間縮短超過90%，有效提高了工作效率及工作準確性，大大降低了人力投入。2.3.2POS機收退款核對。通過RPA對POS機收退款核對流程進行優(yōu)化。優(yōu)化后的流程中需要工作人員進行操作的內容僅為錄入少量人工記賬的急診綠色通道患者應收款以及在門急診、出入院總金額和銀行收入核對不平的情況下查明原因，剩余操作全部由機器人完成（包括登錄銀行端口獲取表格、登錄HIS2.0系統(tǒng)獲取表格、登錄HIS3.0系統(tǒng)獲取表格、數據比對制作對賬表、反饋結果等）。對賬的明細表會以郵件形式進行反饋，方便業(yè)務人員后續(xù)操作。引入RPA技術后，銀行POS收退款對賬效率提升47.22%，平均對賬時間降低了94.44%。2.3.3機票借款核對。RJ醫(yī)院員工發(fā)生的國內差旅、因公出國（境）機票相關費用會在HIS系統(tǒng)和HRP上進行借款，財務人員每月會收到與醫(yī)院簽約代訂機票的外航公司發(fā)來的上月代訂機票匯總賬單，將此賬單與系統(tǒng)借款記錄進行匹配后，成功匹配的賬單記錄即可完成付款。但由于代訂機票借款業(yè)務量大，且機票退改簽率高，導致核對效率低，影響付款效率。利用RPA技術，可大大提高核對效率。財務人員僅需上傳外航公司發(fā)來的代訂機票賬單以及之前未成功匹配的賬單記錄，其他流程均可由財務自動服務機器人在RPA技術的輔助下實現快速核對。機器人可同時登錄HIS、HRP系統(tǒng)導出機票借款數據報表，并將未完成比對匯總表中記錄通過行程、出發(fā)日期、乘機人、票價等維度，與HIS系統(tǒng)和HRP系統(tǒng)中的借款機票數據進行匹配，匹配后生成比對情況匯總表。匹配成功的賬單在記錄后加入與之匹配的借款記錄編號；未匹配成功的賬單記錄單獨生成表單，并將與該記錄疑似匹配的借款記錄（兩個維度以上相似）顯示在同一表單中，方便工作人員將未比對成功的賬單及借款記錄進行手工匹配，進而提高外航機票借款的核對效率。

3智慧財務建設實施效果

3.1促進財務工作效率大幅提升

智慧財務大幅優(yōu)化了財務處理流程，利用RPA技術將原來大量人工處理的復雜繁瑣的手工流程轉化為財務自動化、標準化的統(tǒng)一流程，實現了數據標準化、內控規(guī)范化、業(yè)務自動化。RJ醫(yī)院自運用RPA技術處理部分財務工作以來，財務工作效率顯著提升。以部分已上線使用的功能為例，平均工作時長縮短了近80%，在提高財務業(yè)務工程效率的同時，也推動了醫(yī)院整體運營效率的提升。

3.2深度推動數據交互與業(yè)財融合

智慧財務建設通過運用RPA和OCR技術與HIS、HRP等業(yè)務系統(tǒng)相互貫通[2]，實現了數據的實時交互，同時在業(yè)務流程上將跨部門業(yè)務流程用自動化機器人替代，不但解決了部門之間業(yè)務交互的痛點，而且減少了重復工作量，深化業(yè)財融合。智慧財務的構建基于管理會計的理念，以全面預算為起點，財務會計為基礎，內部控制、成本控制為核心，融入電子票據管理以及電子會計檔案系統(tǒng)，從更為全面的角度統(tǒng)籌規(guī)劃醫(yī)院各項財務數據并將其與業(yè)務數據一一對應；從業(yè)務維度分析財務數據，使財務能夠深入融合醫(yī)院各類業(yè)務，參與醫(yī)院重大經濟活動的監(jiān)督、控制、管理；宏觀上使醫(yī)院經營決策保持前瞻性與預見性，與醫(yī)院業(yè)務及戰(zhàn)略需求緊密相連，實現業(yè)財融合，發(fā)揮更大作用。

3.3加快財務轉型

財務轉型要聚焦價值創(chuàng)造。一方面，智慧財務建設改變了財務人員管理模式，財務人員聚焦預算管理、成本管控、財務分析等附加值較高的財務管理活動，深度參與醫(yī)院經營，從而推動醫(yī)院財務管理轉型。另一方面，在RPA技術的支持下，智慧財務具備更廣泛的數據采集能力、更強大的數據處理和分析能力，實現了對醫(yī)院經濟活動的全方位管理和全過程控制。通過對成本、收入、預算等數據的全方面分析，智慧財務可以有效協助醫(yī)院進行資源分配以及提高經濟運營水平，在科技賦能下推動醫(yī)院數字化轉型。

4總結與展望

出色的財務管理工作能促進醫(yī)院經濟運行效率不斷提升，助力醫(yī)院高質量發(fā)展。RJ醫(yī)院將RPA和OCR技術運用于智慧財務建設實踐，有效推動業(yè)財一體化以及財務流程的智能化進程，為醫(yī)院精細化管理提供技術支撐，也為國內公立醫(yī)院提供一種可借鑒、可復制的財務工作模式。

參考文獻

[1]史曉川,雷志勤.基于全流程的醫(yī)院智慧財務系統(tǒng)建設實踐探索[J].中國衛(wèi)生經濟,2020,39(3):86-88.

[2]趙昕昱,操禮慶,操樂勤,等.安徽省立醫(yī)院智慧財務建設實踐[J].財務與會計,2020(5):58-61.

作者:陳儀瑢 王蕾 趙雪焱 李雪輝 單位:上海交通大學醫(yī)學院附屬瑞金醫(yī)院