勘察設計內部控制改革研究

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編者按：本論文主要從現階段勘察設計單位內部控制制度存在的主要問題；建立健全勘察設計單位內部控制制度的策略等進行講述，包括了內部控制環境相對較差、預算未能充分發揮有效作用、財務人員的專業局限性導致內部控制流于形式、內部監督失靈或沒有內部監督、改善單位內部控制環境,提高管理者內控意識、加強預算管理體系建設、建立企業內部統一的風險評價體系等，具體資料請見：

【摘要】2008年以來,全球金融危機對實體經濟形成巨大沖擊,市場競爭更為激烈和殘酷。企業要想生存或發展,就應當加強企業管理,其中一個重要方面就是內部控制,要盡最大可能提高工作效率,管理各類風險。而信息技術的廣泛應用也為加強企業內控提供了堅實的基礎。國內勘察設計雖然已經實現了企業化管理,但在內部控制上還存在較多問題。本文首先分析了勘察設計單位現階段內部控制制度所存在的主要問題,然后指出建立健全勘察設計單位內部控制制度的策略。

【關鍵詞】內部控制勘察設計預算

一、現階段勘察設計單位內部控制制度存在的主要問題

1、內部控制環境相對較差

內部控制環境是指構成一個組織的內部控制氛圍,反映組織內部人員特別是管理層對內部控制的態度,是內部控制其他組成要素的基礎。目前,勘察設計單位管理者對內部控制認識不夠,更有甚者認為內部控制只是為了應付上級的要求而制定的條條框框。尤其是單位的領導把建立健全內控機構簡單地理解為各種規章制度的制定、裝訂、匯總,認為做了整章建制方面的工作就等于建立了內控機制,而忽視了內部控制是一種業務運作過程中環環相扣、監督制約的動態機制。因而往往是行政命令代替制度政策,只強調上下級行政關系,忽視了權力的相互制衡,用一般財經規章制度代替內控制度,只重視資金使用的方向性,忽視了資金使用的程序性和效果。

2、預算未能充分發揮有效作用

預算管理是勘察設計單位實行內部控制建設的重要組成部分,但目前大多數勘察設計單位缺乏預算管理的理念。一些領導把財務計劃與預算管理混為一談,認為有了財務計劃就是實行了預算管理;也有些領導想實行預算管理,但由于方法不當,使預算管理的作用發揮的不充分。

同時,現階段,由于勘察設計單位資金來源的多元化、成本構成中人力設計成本占絕大比重,使得監督難以到位,部門預算不能對單位的全年財務收支有硬性約束,預算執行失控。究其原因,一是單位預算的范圍有限,尚未涵蓋單位全部財務收支事項。許多部門單位預算執行結果是超預算,但總有辦法在部門預算之外解決,使得部門預算的權威性和約束力受損。二是部門預算的追加項目仍有很多。目前,雖然勘察設計單位大多實行了部門預算制度,預算之外的追加調整項目仍然很多。追加項目越多,則預算的隨意性越大,權威性和約束力就越差。三是部門預算沒有在單位內部按組織體系進行細化。雖然上級主管部門對部門單位有了預算,但部門單位內部并沒有按組織結構對預算進行分解細化,仍是“實報實銷”。也就是說,上級主管部門對部門單位有了預算約束,但部門單位內部并沒有對各處室人員的責任預算約束,其結果只能是總量超預算。

3、財務人員的專業局限性導致內部控制流于形式

目前,隨著勘察設計領域的不斷擴展,勘察設計企業項目繁多且各項目間差異性較大,舉某電力設計企業為例,其具有工程勘察設計、造價咨詢、環境影響評價、工程總承包、工程咨詢、工程監理、測繪及海洋工程等甲級證書和對外經營權的獨立法人,主要承擔電力系統規劃、設計,國(境)內外火電、核電、超高壓送變電工程(含配套工程)的勘測設計、咨詢、監理、環境影響評價,巖土工程和工程總承包,甲級建筑設計,施工圖審圖等,是一個綜合性、多功能的大型設計院。但是,財務人員在設計技術方面存在不足,對現場也不熟悉,加之設計現場隨時發生變化、會計期末對項目工程設計現場的未完設計盤點往往流于形式,使得設計成本與實際難以配比,財務部門核算時只能按照設計部門提供的資料核算,造成設計產品成本很難確定。

4、內部監督失靈或沒有內部監督

很多勘察設計單位內部設有內部審計機構或審計部,對內部審計不夠重視,內部審計人員的工作常常是走馬觀花,很少進行真正意義上的審計,往往是遵循領導的意愿,審計部門形同虛設。有的單位內審由財務人員兼職,出現自己審計自己的現象,相當多的企業對建立內部監督不夠重視,內部管理體系殘缺不全,有關內容不夠合理或流于形式,失去了應有的剛性和嚴肅性。同時,還有的單位把內部控制看作是一種復核機制,將控制的有效性體現在懲罰力度上,以罰代控。

二、建立健全勘察設計單位內部控制制度的策略

1、改善單位內部控制環境,提高管理者內控意識

任何企業的控制活動都存在于一定的控制環境中,控制環境的好壞直接影響到企業內部控制的貫徹和執行,以及企業經營目標和整體戰略目標的實現。企業要創造積極的控制環境,使整個組織中的員工具有控制覺悟和自覺的控制態度,特別是管理者要積極地進行控制?？刂葡到y越完善,管理者實現其目標越容易,同時,管理者就可以獲得豐厚的報酬;控制得不好,企業目標難以實現,就應該由管理者來承擔責任。所以必須使管理者具有提高管理水平,加強內部控制的動力和壓力,促使管理者真正提高對內部控制的重視。改善企業內部控制環境要做好如下幾個方面的工作:一是完善公司治理結構,提高內部控制風險意識。勘察設計單位要建立由院長、黨委書記、副院長、處長、支部書記、科長、科員等組成的治理結構,并在此之下制定相應的內部控制制度。如日常經營活動由勘察設計單位自行進行,集團公司統一部署年度財務報告編制,大額資金由集團公司集中管理,少額資金自行管理;每季度預申請用款額度,每月正式申請,每月下撥;收到設計費上劃入集團公司賬戶;集團公司分回銀行存款利息及相應的投資收益。二是在勘察設計單位內部設立審計委員會或審計處,保證其應有的獨立性,從而保障內部控制制度的執行力度。三是勘察設計單位要注重單位文化建設,制定和實施有利于可持續發展的人力資源政策。

2、加強預算管理體系建設

一是充分認識預算管理在企業管理中的重要地位。預算管理作為一種責權利控制管理,它不只是財務部門的管理,而是企業綜合的、全面的管理,是具有全面控制約束力的一種機制安排。勘察設計單位的經營者要充分認識預算管理在現代企業管理中的戰略地位,首先必須深入理解預算管理在現代企業管理中的作用;其次明確預算管理的戰略性定位,即一方面加強預算管理的可操作性,另一方面提高預算管理對戰略的調整作用。只有這樣,企業的經營行為、管理行為以及員工個人行為才能在認識上形成一致,才能使預算管理成為規范企業日常經營管理活動的準繩。

二是要嚴格執行與監督,實現預算管理控制的有效性。預算的編制僅僅是預算管理的開始,預算作為一種價值化的目標管理體系,關鍵在于對預算執行結果進行跟蹤、分析和考核。預算一經確定,勘察設計單位的執行機構就要按照預算的具體要求嚴格執行,對預算執行的情況要實施跟蹤控制管理,對每月、季度預算執行的情況進行分析,及時反映預算執行情況。考核是評價企業及其內部各部門業績的尺度,考核與獎懲是預算管理工作的生命線。所以要實行獎勤罰懶,調動職員的積極性,激勵職員共同努力,確保企業目標的最終實現。具體來說,勘察設計單位可采取的對策是:第一,將預算控制融入日常財務控制中,如報銷按預算內外進行分類,執行不同的審批流程;第二,嚴格按預算制度執行并進行數據分析考核。要求單位每月召開經濟活動分析會,對本單位月度預算指標控制偏差進行量化分析、講評,并將結果反饋到預算管理部門財務部。對召開經濟活動分析會的時效性進行考核,優劣排隊打分,納入公司的月度考核中。

3、建立企業內部統一的風險評價體系

每個企業都面臨來自內部和外部的不同風險,對此必須適時加以預測評估,找出應對措施,加以規避與化解。風險控制是企業內部控制的核心,因此,企業的內部控制必須有的放矢,針對風險而設計。內部控制框架應在提出的控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督五要素的基礎上,將原有風險評估這一要素發展為目標設定、事項識別、風險評估和風險反映四個要素,使風險評估要素更加突出化、適時化。

現代勘察設計單位面臨的經濟環境日益復雜,作為由眾多部門、子公司等組成的勘察設計單位所面臨的風險較之單個勘察設計企業更加復雜。因此,有必要建立統一的風險評價體系來評價控制整個企業的總風險。為此,總的勘察設計單位應在董事會下設立一個風險管理部門,制定適用于各企業、部門的風險管理標準和總的政策,在這些政策和標準的指導下,各企業、部門可根據自己的實際情況確立具體的風險管理準則,以此進行風險預警、風險識別、風險分析、風險報告、風險處理等。全面防范和有效控制可能發生的風險,以實現勘察設計單位的經營目標和戰略。

4、建立企業有效風險預警系統,增強風險意識

在上述建立勘察設計單位內部統一的風險評價體系的同時,勘察設計單位要建立企業有效風險預警系統,在當前金融危機背景之下,這點顯得更為必要。這主要涉及以下兩方面的工作。首先,要利用風險預警機制在勘察設計企業內部形成一個完整的風險預警治理結構,通過其內部治理結構來控制風險,實行事前控制。風險預警治理結構的成員包括勘察設計單位的經營者、風險管理專家、部門管理人員和內部審計人員,他們根據風險管理指令和控制來完成各自的工作,保證預警分析工作的持續性和經常性。其次,在建立風險預警治理機構的同時,為使風險預警和管理有效地結合在一起,應該在信息管理系統中建立風險管理信息系統。風險管理信息系統可以克服信息的不對稱,認識并處理現實或潛在的偶然損失,降低風險成本,其主要負責信息的收集、分析和報告。收集的信息包括企業提供的財務信息以及從其他渠道獲取的信息,并由風險管理人員及時分析系統收集的信息,列出勘察設計企業當前面臨的和潛在的風險,以合理的報告形式傳遞給上級主管部門或董事會。

5、完善單位的內部審計

要檢驗勘察設計單位內部控制制度是否被切實有效地執行,內部控制就必須被監督,一方面是由各單位內部審計機構來監督,充分發揮內部審計的職能,對管理控制和會計控制調查,評價制度設計的效果及其實施的有效程度,從而保證內部控制制度更加完善嚴密;另一方面應由外部具有一定資格的中介機構或政府指定的財政、審計部門來監督、檢查內控制度的執行情況。