某醫(yī)院行政管理人員時間管理調研
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個體的時間管理傾向滲透于日常生活中，體現(xiàn)在利用和運籌時間的具體行為中。公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展對行政人員管理工作的要求不斷提高，導致時間緊迫感倍增，迫使他們必須具備科學管理時間的能力。加強公立醫(yī)院行政管理人員時間管理的過程，其實也是改革公立醫(yī)院管理體制和優(yōu)化公立醫(yī)院運行機制的過程，針對公立醫(yī)院行政管理人員的時間管理研究不可或缺。
研究對象與方法
1.研究對象。對南京市某公立醫(yī)院行政管理人員進行調查，發(fā)放105份問卷，收回96份，有效問卷為87份，卷有效率為82.9%。對該院的醫(yī)生進行隨機抽樣，共發(fā)放95份，回收83份，有效問卷75份，卷有效率為79.0%。按同樣的方式，在該院的護士中發(fā)放95份問卷，回收89份，有效問卷81份，卷有效率為85.3%。
2.研究工具。本研究以黃希庭和張志杰(2001)編制的青少年時間管理傾向量表為原型，由于測量群體差異性而進行了適當修改。問卷采用Likert5點自評式量表，從“完全不符合”至“完全符合”分別評定為1－5分。量表有44道題，由3個分量表構成，包括時間價值感量表、時間監(jiān)控觀量表和時間效能感量表。通過調查獲得的數(shù)據(jù)對新量表的信度進行檢驗，測得α系數(shù)如表1所示，可見該表信度良好，可以反應該公立醫(yī)院行政管理人員的時間管理傾向及其子維度的特征。此外，要求研究對象填寫性別、年齡、工齡、學歷、是否兼職臨床工作等資料。3.數(shù)據(jù)處理。采用epidata對數(shù)據(jù)進行錄入，并用SPSS17.0對數(shù)據(jù)進行分析處理。
研究結果
1.該公立醫(yī)院行政管理人員在時間管理傾向及其子維度、各因子上的得分。
1.1該公立醫(yī)院行政管理人員的時間管理傾向均值為3.9060，得分較高，時間管理情況較好。
1.2在時間價值感維度上，個人取向和社會取向得分均較高，說明他們普遍有較為正確的時間價值觀，已經(jīng)意識到時間的短暫性，重視時間對個人以及社會的價值。
1.3與其他兩個維度相比，在時間監(jiān)控觀維度上，該院行政管理人員得分相對較低。在其中五個因子中，該院行政管理人員在設置目標和反饋性兩個因子上的得分較低，說明他們目標不清晰，反饋性較差。優(yōu)先級和時間分配兩因子的得分較高，說明他們能比較好的認識事情的優(yōu)先順序，也能做出合理分配。而計劃這個因子則處于中間。
1.4在時間效能感上，得分也較高，表示該院行政管理人員對時間管理的信心較強，對時間管理行為能力的估計也較為充分。
2.分別以性別和是否兼行政工作作為自變量，以時間管理傾向及其子維度的得分為因變量，進行獨立樣本T檢驗。如表3和表4所示，經(jīng)方差方程的Levene檢驗得男女兩組、是否兼行政兩組在時間管理傾向及其子維度上的得分均滿足方差齊性；進一步分析得該院不同性別的行政管理人員在時間管理傾向及時間監(jiān)控觀、時間效能感兩維度上的得分存在顯著差異，在時間價值感維度上的得分不存在顯著差異；是否兼臨床則對該院行政人員時間管理傾向及其子維度的得分沒有影響。
3.學歷、年齡、工齡與時間管理傾向及其子維度得分的相關分析該院行政管理人員的學歷與其時間管理傾向、時間監(jiān)控觀的得分存在顯著相關，而與時間價值感、時間效能感的得分不存在顯著相關；該院行政管理人員的年齡、工齡與其時間管理傾向及各子維度的得分不存在顯著相關。
4.該公立醫(yī)院行政管理人員、醫(yī)生和護士在時間管理傾向及其子維度上的差異。該院行政管理人員在時間管理傾向及其子維度上的得分高于該院的醫(yī)生和護士組得分。由表7和表8可知，該院行政管理人員在時間管理傾向上的得分與醫(yī)生和護士兩組的得分存在顯著差異，而后兩組間不存在顯著差異。同理，該院行政管理人員在時間價值感、時間監(jiān)控觀和時間效能感上的得分與醫(yī)生和護士兩組的得分存在顯著差異，醫(yī)生與護士組間不存在顯著差異，此處不再贅述。
討論
1.時間監(jiān)控觀有待提高。該院行政管理人員普遍重視時間的價值，有較強的信心利用好時間，對時間管理行為的估計也較為充分，但他們在時間監(jiān)控方面的表現(xiàn)卻不盡如人意。時間監(jiān)控觀是個體利用和運籌時間的觀念和能力，是時間管理傾向這三個維度中可操作性最強的一個，是一個人進行時間管理的具體的實施階段，它體現(xiàn)在一系列外顯的活動中，時間管理的技巧正是在這一階段中具體體現(xiàn)出來[6]。該院行政管理人員在時間監(jiān)控觀上的問題，正意味著公立醫(yī)院行政管理人員的時間管理技巧有待完善。
2.性別差異。該院行政管理人員中，男性在時間管理傾向及時間監(jiān)控觀、時間效能感兩維度上的得分顯著高于女性。雖然同在公立醫(yī)院的行政管理崗位，但男性和女性的工作存在一定差異，決策層中男性的比例較高，負責制定目標和安排任務，而女性更多的是處于執(zhí)行層，較多地是執(zhí)行上層指派的任務，實際運籌和管理時間的能力相對較弱，也較少得到鍛煉。另外，由于生理和社會分工的差異性，相對男性而言，女性花更多的精力和時間在家庭方面，時間緊迫感更甚，用于制定目標、交流反饋等的時間更是擠不出來，時間管理情況自然要比男性稍差一些。
3.學歷影響。本次調查顯示，該院行政管理人員的學歷與其時間管理傾向、時間監(jiān)控觀的得分存在顯著正相關，而與時間價值感、時間效能感的得分不存在顯著相關。學歷在某種程度上代表了個體的知識儲備，掌握信息的主動權，學歷越高的人可能更容易接受和運用新知識，思維更具開闊性，自我控制能力可能也較高，能運用較為系統(tǒng)的知識妥善處理各事務之間的關系，更善于安排計劃和設置目標等，故而在時間監(jiān)控觀維度上的表現(xiàn)要較低學歷者更勝一籌。
4.該院行政管理人員的時間管理能力優(yōu)于醫(yī)生與護士組。該院行政管理人員在時間管理傾向上及子維度上的得分顯著高于醫(yī)生和護士組，說明較臨床工作人員而言，他們更加重視時間對于個人和社會的價值，管理時間的能力和信心都更強。正所謂“術業(yè)有專攻”，他們作為管理人員對于“時間”這一管理要素自然掌握更多的知識和技巧，也更能為自己所用。他們也會在非工作時間自主學習更多的管理知識以更新自己的知識儲備，這正響應了公立醫(yī)院改革中倡導的管理隊伍職業(yè)化的要求。
建議
時間管理理論的核心是人的自我管理，學習時間管理的目的，是加強自身管理，而不是單純地提高工作效率。個體的時間管理傾向是遺傳與環(huán)境交互作用的結果，時間管理上的行為習慣也是在長期的生活中形成的[5]。時間管理研究已經(jīng)證明，可以在后天的培養(yǎng)學習過程中不斷改善時間管理傾向。試圖將該院行政管理人員在時間監(jiān)控觀上的問題迅速解決是不切實際的，時間管理技巧的培養(yǎng)應是一個長期且循序漸進的過程，可以從個體和醫(yī)院兩個角度來培養(yǎng)他們建立適當?shù)臅r間管理策略，著重用時間管理知識武裝自己，從而提高他們的時間管理能力。
1.加強公立醫(yī)院行政管理人員對時間的自我管理
1.1明確目標。通過調查顯示，該公立醫(yī)院行政管理人員目標不清晰，甚至沒有目標。漢語字典中，對于目標的解釋是：想要達到的境地或標準。沒有明確的目標，則往往缺乏導向性和內部動力，這是造成該院行政管理人員時間利用效率不佳的主要原因之一。制定目標往往需要結合自身能力、性格和科室工作特點等多方面因素考慮，應當遵循SMART法則：specific明確的：即目標的范圍是明確的而不是寬泛的；measurable可度量的：即最終實施的目標需簡化為實際的、可衡量的小目標；attainable可實現(xiàn)的：目標應當是可實現(xiàn)的而不是理想化的；result-based結果導向的：目標應該基于結果而非基于行動或過程；Time-based時效性：即目標應當有時間限制。
1.2制定計劃。眾所周知，管理是有計劃、有目的過程，制訂科學合理的計劃可以大大節(jié)省時間。任務分析是制定計劃過程中頗為關鍵的一步。可以運用“色拉米戰(zhàn)略”，將任務分成多個單獨的部分，根據(jù)每個部分所需的時間及其重要性安排出處理的先后順序，然后逐步完成任務。對于各類工作的具體協(xié)調和處理，則應當學會運用艾森豪威爾原則，即：（1）對于重要又緊急的突發(fā)事件，要管理者本人親自、立刻處理；（2）對于重要而不緊急的，則要管理者本人花最多的時間去進行戰(zhàn)略規(guī)劃；（3）對于緊急而不重要的工作，要減少對其所花費的時間，也可以酌情委托給下屬去處理；（4）對于不緊急也不重要的工作則可以不去處理。在分析工作任務的基礎上，初步估計每項工作需要耗費的時間，進行時間定量分配，制訂出時間消耗標準。最后將時間分段，盡量將需要集中精力、重點的、難度大的事情安排在精力旺盛的時段完成。
1.3實施控制。有了計劃之后，需要控制行為予以支持，確保所制定的目標和工作計劃得以落實。彼得.德魯克提出通過記錄自己的時間、管理自己的時間和集中自己的時間來進行時間管理。時間管理的起點是明確了解時間消費的現(xiàn)狀，利用記事本將每天的時間花銷記錄下來，如同記賬一樣，按時間先后做成時間表，使得工作內容和時間花費都有案可查；同時也要保持時間利用的連續(xù)性，管理好電話和電腦等通訊工具，避免不必要的干擾。
1.4增強反饋性。每天工作結束后，檢查記錄時間消耗的記事本，對全天的工作進行整體回顧，反思工作完成情況，與原工作計劃的差異，剖析時間的使用情況，評價時間花費的有效性等等。積極找出其中的問題，在必要的地方進行及時修正和調整。非常重要的一點是，可以利用醫(yī)院內部網(wǎng)加強同事之間的合作交流，學習借鑒彼此的時間管理技巧，相互監(jiān)督，減少工作中不必要的時間消耗。
2.醫(yī)院在促進時間管理方面的作用。環(huán)境對于個體時間能力的培養(yǎng)至關重要，公立醫(yī)院應該加強對行政管理人員時間管理的教育活動，提供平臺來指導他們對時間進行妥善管理，并規(guī)范其時間管理行為。
2.1強調制度建設。目前，在對公立醫(yī)院行政管理人員的考核指標中，還沒有針對時間管理行為的內容。時間管理能力的優(yōu)劣應作為考核行政管理人員的指標之一，對于表現(xiàn)優(yōu)異的職工可采取一些激勵措施，強化其改善時間管理行為的內部動機。在醫(yī)院行政管理中應大力加強制度建設，做到用制度管人，使行政管理人員的各項工作都有章可循、有制可依。公立醫(yī)院的行政管理工作有其特殊的周期性，醫(yī)院每年的教研活動和聘用工作等都會呈規(guī)律性、周期性變化，通過制定詳細的制度來指導和規(guī)范各項管理工作，可以幫助行政管理人員節(jié)約大量時間。
2.2培訓。公立醫(yī)院應該增加時間管理技能方面的培訓內容，開設短期時間管理培訓課程，將職工進行時間管理技能訓練作為培訓的新視角。培訓可以采用專題講座、經(jīng)驗交流、自主學習活動等多種形式來進行，幫助行政管理人員在實際工作中自主制訂工作計劃，合理安排時間，掌握時間管理策略，養(yǎng)成良好的時間管理習慣，進而提高他們的工作效率和生活質量。
作者：陳莉王志梁魯翔單位：南京醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院
