淺談城建檔案規范化管理路徑

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加強城建檔案業務指導規范化管理工作，既能夠引導城建檔案業務指導工作的開展，又能夠促進城建檔案業務指導工作水平的提升。還能夠促進城建檔案業務指導工作方式的轉變，將主動服務制度化、規范化，提高工作質量和效率。在規范化基礎上，結合實際做好城建檔案業務指導工作創新，同樣既有利于推動城建檔案業務指導工作以人為本，充分調動各方積極性，維護人民群眾根本利益，實現可持續發展；又有利于推動管理體制創新，改善、提高、彌補之前不足，使管理體制和運行機制更加規范合理，提高工作效能；還有利于提高城建檔案館的社會地位。通過流程再造，制度創新，提高服務水平，實現與社會的互動和協調，達到城建檔案工作參與各方的動態平衡，為城建檔案事業發展創造和諧穩定的環境。

業務指導工作規范化管理中存在的問題

當前，武漢市城建檔案館已初步建立了適應社會發展要求的業務指導工作管理制度，建立了業務指導工作的各類規范。如：建設工程檔案建檔程序、建設工程檔案業務指導程序、建設工程竣工檔案驗收程序、建設工程檔案接收程序，以及建設工程竣工檔案編制及報送規定等一系列工作規范。并已通過ISO9000國際體系標準認證，且運用了信息化、現代化管理手段，規范化建設取得了初步成效。但由于城建檔案館在社會管理角色的轉變中，受傳統因素的影響與制約，仍存有職責界定不具體、管理和服務對立、規章制度可操作性不強等諸多問題。如：隨著城市建設的跨躍式發展，對建設工程的監管越來越嚴，標準越來越高，這就要求城建檔案工作跟上監管工作的要求，相應提高工作標準，嚴格工作程序，勢必會增加服務對象報送竣工檔案的難度，這與上級要求的“減程序、減費用、減時限”，優化投資發展環境的宗旨就會產生沖突。現在建設領域新情況、新問題層出不窮，經常出現不能完全符合城建檔案業務指導規范要求的建設工程檔案，如何進行指導和接收，如何為企業服好務的難題就擺在了面前，需要在工作中不斷總結創新加以解決。

對業務指導工作規范化管理與創新的嘗試

城建檔案館作為檔案業務指導工作的主體和面向社會的窗口，在加強規范化的同時，全面創新檔案工作機制，要從觀念、機制、理論、技術等方面破除舊的條條框框，打破傳統習俗，要善于在新的實踐中探索和總結新規律，形成新認識，在業務指導工作中有所突破，不斷將檔案工作創新推向新境界。近年來，武漢市城建檔案館進行了一些嘗試。一是按照市委、市政府優化投資環境的要求，實行城建檔案服務流程的再造。2011年市委、市政府提出了優化工業項目行政審批流程要求，武漢市城建檔案館及時對工業項目開工之前的城建檔案報批流程、收費標準進行了修改，取消了在辦理施工許可證前必須簽訂《城建檔案建檔及報送合同》并收取檔案綜合服務管理費的程序，實現工業項目開工之前的城建檔案報批流程優化，提高了管理效率，實現了與社會的良性互動和協調。二是對城建檔案服務行為方式進行創新。一方面調整機構設置、職能進行重新劃分、嚴格檢查監督機制，確保工作質量。另一方面，簡化辦事程序，將城建檔案服務創新落實到各項服務當中。為進一步規范檔案報送程序，提高檔案報送質量，按照“外簡內繁”的原則，落實指導要求，提高服務效率，做到檔案移交即辦即結，減輕了服務對象的跑路之苦。在征求建設、監理和施工單位代表對武漢市城建檔案館館治理“庸、懶、散”和業務指導工作的意見活動中受到好評，服務對象滿意率達100%，創造了和諧穩定的環境。三是實行城建檔案服務手段的創新。近年來，由于一些新建工程因用地指標問題，報建手續的辦理滯后于工程建設，甚至一些工程完工后工程報建手續都無法辦理到位，因此，這類工程竣工檔案的指導和報送工作就不能按照正常工作程序進行。如果站在管理者的角度嚴格按程序和規范執行，城建檔案館對該類工程竣工檔案可不予接收。但是，由于該類工程的特殊性，如不及時將施工和監理竣工資料接收進館，有可能造成該部分資料的流失，給今后建設方辦理工程竣工手續帶來麻煩。這就要求城建檔案館創新業務指導工作方式，在城建檔案服務的手段上打破常規，實現由管理向服務的轉變。近幾年，武漢市城建檔案館加強對此類工程檔案歸集工作的指導服務，通過書面形式明確建設方的權利與義務，保證工程竣工檔案歸集管理工作的正常進行，創新了檔案業務指導和收集工作的模式。即達到了監管的目的，又宣傳了城建檔案法律法規，提升了城建檔案館的社會形象。

對業務指導工作規范化管理與創新的思考

城建檔案業務指導工作的好壞，直接影響竣工檔案收集的質量和效率。因此，必須狠抓城建檔案館業務指導工作規范化建設，并根據新情況、新問題及時進行研究，并加以突破，這樣才能提高工作效能，創造和諧穩定的環境，提高城建檔案館的影響力，從而實現可持續發展。為此，要著重抓好以下工作：一是要提高檔案館業務工作流程設計、制定的科學性、合理性和適用性，將業務指導各環節工作程序、工作標準、工作時限加以明確，確保業務指導工作規范嚴謹。二是要建立業務規范執行的監督機制，在機構設置、職能劃分、檢查方式上進行明確，確保工作質量。三是要提高業務指導工作人員的綜合素質，不僅要加強工作人員對建設工程各類驗收規范的學習，還要提高工作人員的政治敏感性，樹立城建檔案館良好形象。四是要提高創新能力，借鑒其它行業工作的經驗和做法，摸索開創適應廣大建設、監理和施工企業新特點的檔案業務指導工作模式，并加以規范，切實服好務。五是要堅定服務宗旨，力求檔案業務指導工作從單一服務向多元化、社會化、市場化服務轉變，才能更好地為構建和諧社會服務。

總之，只有在嚴格業務指導工作規范化管理的基礎上不斷進行業務指導工作創新，才能真正實現對建設工程竣工檔案的有效監管，實現與社會的良性互動和協調。（本文作者：楊均單位：湖北省武漢市城建檔案館）