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          略論知識管理對城建檔案的作用

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          略論知識管理對城建檔案的作用

          一、知識管理理論在城建檔案管理中實施的必要性和可行性

          (一)知識管理理論在城建檔案管理中實施的必要性分析。在網絡信息環境下,城建檔案管理工作正在實現由靜態的紙質檔案信息存儲向動態知識元的過渡,需要轉變靜止、僵化、固定不變的信息存在方式,實現城建檔案信息的知識化。借助知識管理理論可以把大量的城市建設檔案無序化的信息進行共享、傳播和儲存,使海量的城建檔案信息實現有序化管理;其次,通過知識管理建立城建檔案知識庫,搜集個整理各類有價值的知識信息,增減城建檔案知識儲備;第三,借助知識管理理念可以充分了解和分析城市建設所面臨的諸多外部環境,及時發現城市發展過程中的新動態,調整城建檔案的搜集方式和歸檔目錄,更好地為城市的建設和發展提供智力服務;第四,借助知識管理理論可以充分挖掘現有城建檔案潛在的知識資源,借助信息化的服務方式,提升城建檔案智能化服務水平和服務效益。

          (二)知識管理理論在城建檔案管理中實施的可行性分析。城建檔案管理具有檔案管理的一切屬性,檔案管理涵蓋于社會大文化事務管理中,當然也隸屬于知識管理的一部分,是知識管理的一個分支學科。知識作為當代社會發展過程中的一個典型標識,對于推動社會發展,指導社會經濟建設具有宏觀的規范與統攝作用,因此,在知識時代邁進的形勢之下,借助知識的手段來挖掘潛在的有價值的知識信息對于城市的建設與發展來說具有決定性的意義和作用。那么,通過知識管理理論可以挖掘城建檔案組織管理內部的知識資源,提高城建檔案的組織與創新能力,以知識創新推動城建檔案的組織管理創新,知識管理在城建檔案管理中的運用就顯得尤為重要了。知識管理在城建檔案建設中的可行性具體可從以下幾個方面來加以分析:首先,從城建檔案信息屬性的角度來看,城建檔案涉及當地的歷史、地理、人文、經濟、科技、教育、自然資源等諸多信息,這些知識的存儲是一種顯性的知識儲備,對于這些信息的記錄是社會各部門工作人員的一種智慧和勞動的結晶,其本身與知識管理有著共同的資源基礎;第二,從知識管理現有的研究成果來看,基本形成了一套較為完善的知識管理理論體系,具備了運用該理論形成的技術和方法。社會各個行業領域的由于面臨著愈來愈激烈的競爭壓力,這就需要充分發揮顯性知識和隱性知識管理手段來提升企業的應變能力和創新能力,從而對城建檔案信息情報的獲取也就提出了更高的要求,因此,借助知識管理探索城建檔案信息發展的新的方式和途徑,完善城建檔案工作,為城市建設提供有價值的競爭情報信息,把握好城市發展的方向與發展動態,提高城市的核心競爭力,制定科學的城市建設戰略定位,推動城市的科學規劃和建設提供理論支撐。

          二、城建檔案的開發與利用現狀

          城市的建設和發展離不開知識的積檔案工作累和文化的積淀,城建檔案的合理開發與利用才能為城市管理者、城市規劃部門和城市執法部門提供相應的參考決策。隨著市場經濟的快速發展,城市快節奏的生活方式和高速的發展水平,新生事物的交替更新與快速蛻變,需要掌握更多的新知識、新科技、新文化,城建檔案的有效開發與利用就顯得尤為重要。加之,近年來城市建設項目的逐漸增多,城建檔案在管理的過程中也表現出諸多不完善、不規范之處。從目前我國城建檔案開發現狀及開發過程中存在的問題主要表現在以下幾個方面。

          (一)城建檔案建設中知識的流失。城建檔案建設過程中知識的流失主要表現在許多檔案知識信息沒有得到及時的搜集、整理、保存和歸檔,特別是一些重要檔案信息的流失不能制定科學的戰略決策,造成城市的建設與發展多走一些不必要的彎路。城建檔案知識的流失還表現在很多檔案資料僅僅存放在檔案館,得不到合理的利用,城建知識得不到廣泛的普及與開展,難以為城市建設與發展提供服務支持。造成城建檔案建設中知識流失的原因本文分析認為主要表現在,首先,城建檔案管理人員缺乏科學的管理理念和城建檔案積累、搜集的意識,沒有認識到城建檔案在城市發展建設中的重要作用和意義,以致把城建檔案管理集中在收管和保存上,開發與利用不足;其次,目前城市建設管理人員主要是依照“城建檔案保存目錄”來上交檔案,城建檔案管理人員把上交的檔案加以分類存儲,而城建檔案館并沒有深入城市建設的實際工作,以致造成了大量的城市建設檔案知識信息的流失。

          (二)城建檔案資源結構不合理。我國自改革開放以來,城市化進程的不斷加快,城建檔案在未來的城市建設規劃中發揮著越來越重要的作用,但是,我們也應該清晰地意識到,在不斷豐富城建檔案館藏內容的同時,也造成了資源結構上不合理的問題,具體表現在:第一,空間上的不合理。城市化的過度發展,城市規劃建設發展迅猛,而一些落后城市和農村地區的建設規劃沒有完全走向正規,導致一些違章亂建的現象突出。另一方面,城建檔案資源空間結構的不合理性還表現在區域分布不均,東西部城建檔案資源差距較大,造成東西部城市建設的不協調;第二,城建檔案內容上的不合理。我國城建檔案建設過程中多局限于城市的規劃,建筑的設計方面的記錄,而缺乏對城市生態環境保護、城市文化內涵、城市人文精神等方面資源的開發,這也是我國城市建設過程中的生態嚴重失衡,城市文化內涵的缺失的原因之一,不利于城市建設的可持續發展。

          (三)管理流程和知識化手段落后。知識經濟和信息化時代的到來,計算機技術在各個領域的廣泛實施,大量電子文檔的涌現,城建檔案信息化建設亦是發展的大勢所趨。因此,借助現代化的科學技術理論與方法,不斷簡化城建檔案管理流程,充分開發城建檔案網絡信息資源庫,推進檔案信息資源共享,實現檔案管理的規范化、科學化和自動化建設。才目前我國城建檔案的管理流程來看,主要包括:接受檔案資料→檢查資料是否完整→檔案管理員進行檔案編碼→借閱檔案資料→檔案歸檔。多局限于傳統手工的方式來完成檔案的收集、存儲、加工處理與歸檔工作,缺乏運用知識化、信息化的手段建立計算機檢索系統來提高城建檔案的管理效率,難以實現不同地域城建檔案的資源共享。

          三、基于知識管理的城建檔案合理開發與利用的具體對策

          (一)創新城建檔案管理理論,規避城建檔案建設中的知識流失。根據知識管理理論,本文認為城建檔案建設需要構建一個開放的城建檔案知識管理平臺,吸收、利用外部的城建檔案知識信息資源,挖掘更多有價值的檔案知識信息,豐富城建檔案管理知識庫,提高城建管理工作的水平。知識管理理念下的城建檔案資源信息共享以及檔案信息系統的維護,實現對城建檔案知識資源的潛在價值的開發,需要城建檔案管理人員充分了解知識管理服務的內涵與本質,實現城建檔案由一般傳統的服務轉向知識型、技術型的過渡,充分挖掘城建檔案建設中的知識信息,做好數字化管理平臺的開發與維護工作,有效規避城建檔案建設中的知識流失。

          (二)構建智能化的城建檔案知識管理系統,規范城建檔案資源結構。城建檔案管理是一個復雜的系統工程,由于我國當前城建檔案空間結構和內容結構不合理的問題,從知識管理的角度,本文建議建設大規模、可擴展、可交互操作的分布式的城建檔案海量數據庫,不僅可以實現城市內部檔案信息共享,也可以實現不同城市之間的方案信息共享,優化空間結構,提升城建檔案管理的工作效率、服務質量和市場競爭能力,以及城建檔案知識管理的智能化水平。在城建檔案的管理內容結構上,需要從知識應用、知識生產、知識資源三個層次上,發掘城建檔案建設中的隱性知識,加快城建檔案隱性知識顯性化,并運用應用超文本、多媒體技術、電子加密技術等手段實現職能化檢索、聯網查詢以及實時瀏覽服務,節省了大量的人力及財力資源。

          (三)優化城建檔案管理流程,創新知識化管理手段。知識管理理論下城建檔案管理工作思路、工作流程和管理手段與傳統的管理模式相比也發生著較大程度的轉變。首先,為了保障各類文件的安全、可靠,實行多種方法的前端控制,保證各類城建檔案及時、安全地接收,在完成接收與收集以后,再采用高效的知識管理檔案信息處理方式,提高城建檔案信息開放程度,實現城建檔案的社會功能;然后,建立高速掃描系統和地理信息系統,借助掃描、壓縮歸檔及圖像優化等數字化技術將紙質的城建檔案信息進行數字化處理,也可以借助地理信息系統將城建檔案與城市電子地圖相結合,便于進行城建檔案信息查詢,滿足人們對城建檔案信息的查詢、分析和利用。

          作者:曾春梅單位:福建省永安市建設檔案館