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1城建檔案管理的重要性
城建檔案是一個城市發展的歷史記錄。不同的城市擁有不同的風格、特色和文化內涵,而這些不同點普遍是通過歷史發展不斷積累下來的,同時也決定著每個城市發展的方向和策略,使得該城市的建設彰顯出獨特風格和文化。同時,城建檔案管理工作還有助于對突發事件的應對,保護人們的生命和財產安全。當遇到地震、洪水等自然災害時,可以根據城建檔案中記錄的城市地下網設施等資料,對實施營救的方案和策略提供一定的幫助。
2城建檔案管理工作中的主要問題
城建檔案管理工作是一項不斷發展的工作,它是幾代人通過長期的努力和實踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經驗和總結,這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實的基礎。但是,隨著城市現代的不斷發展,在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題,這些問題對城建檔案管理工作的完善和發展帶來了不良影響。其中主要體現在:
1)服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法,信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍偏低。
2)人們對城建管理工作的重要性認識較低。應該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性,提高關注度。
3)城建檔案管理人員的專業素質較低,這方面的人才匱乏,嚴重阻礙了城建檔案管理工作的發展。
4)庫存檔案的編排存在很多不足,例如:編排較亂、形式單一、結構不合理等。
5)對編排工作不夠重視,與城市化的快速發展相比,該項工作一直處于低效率、高出錯率的狀態。使得城建檔案管理在城市發展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續發展起到了重要的作用,它是城市發展的縮影,見證了城市日新月異的變化。因此,我們應該不斷加強城建檔案管理工作,使其在城市發展中起到推波助瀾的作用。
3提高城建檔案管理工作水平的建議
3.1加強城建檔案管理工作的規范化要想提高檔案管理工作的質量水準就要實現現代化、規范化以及標準化的程序。在實際工作中要注意以下幾點:
1)對檔案進行全面的核查,在對竣工檔案資料進行移交時,包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份,主要是避免在今后實施計算機管理時出現重復以及低效率的情況。
2)計算機管理工作的基礎是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同,且計算機技術更新較快,所以每個城建檔案管理單位都要依據自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細則》,以便實現檔案著錄的標準化和規范化,提升工作水平。
3)合理組合案卷,使其實現標準化,在整理過程中如若發現案卷內容混亂,無頁碼等現象出現時需要重新進行加工,并將有聯系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏,還能提高計算機管理的利用效率。
4)檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理,避免出現計算機無法識別的情況發生。
5)使檔案分類實現規范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強校審強度,要細心、耐心的糾正分類時出現的錯誤。
3.2提高檔案管理的思想意識要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時,要有長遠的謀劃,要認識到檔案管理與城建一樣重要,二者是相輔相成的,要做到同謀劃、同發展。在城市建設日益完善的基礎上,使得檔案管理工作也不斷發展和完善。與此同時,要加大檢查監督力度,一切工作的落實都要在監督檢查基礎上進行,另外,在整體部門的考核體系中也應該包含監督檢查,并用實事求是的科學態度認真的考核工作人員的績效,對工作優異者要給予適當的獎勵進行激勵和鼓舞。
3.3應用先進技術提高工作水平隨著科學技術水平的提高,促使先進的信息技術與檔案管理工作相融合,使城建檔案管理實現網絡一體化,同時使得檔案管理工作更加規范化和系統化。要想運用先進信息技術,就必須實現信息化操作,這也要求檔案管理人員要不斷學習,不斷完善自身的專業素質,并要培養創新思維和大膽的創新意識,來運用科學技術手段,大力提升管理工作水平,使檔案管理工作符合城市建設要求。
3.4建立系統化管理機制城建檔案是社會發展和國民經濟的重要戰略資源。系統化的管理機制是提高城建檔案管理工作水平的關鍵。在城建檔案管理工作中系統化的管理機制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面,這些方面的系統化建立能夠有效的提高管理工作水平,提升企業形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創新性有很大的作用,總之,建立系統化管理機制對城建檔案管理具有很大的作用。
3.5培養優秀人才培養優秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進行教育,使其具備良好的專業素質,同時,要有組織的對管理人員進行培訓學習,由于城建檔案管理具有特殊性,所以要確保管理人員的穩定性,從而保證城建檔案管理工作可以持續有效的進行。
4結束語
總而言之,加強城建檔案管理對推動城市可持續發展、保障人民人身財產安全、發展城市文化等方面具有重要的作用。同時,要對城建檔案管理有高度的思想認識,并以先進的信息技術為手段,依靠系統化的管理機制,培養和引進優秀人才等策略不斷完善和發展城建檔案管理工作。相信,通過不斷的實踐和創新,能夠使得城建檔案更好的為城市建設服務。
作者:王希晶單位:廣東省東莞市常平鎮人民政府住房規劃建設局