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(一)完成局域網絡建設。局域網絡是內聯外通的平臺,是現代化、信息化管理工作的基礎,綿陽市城建檔案館早在2000年就完成了老辦公樓局域網絡的建設工作,老辦公樓撤除后,又于2012年3月完成了過渡房的局域網絡建設工作。過渡房的局域網絡為星型網絡架構,采用雙絞線布線,設計速率10/100Mbps。
(二)完成必要設備采購工作。包括計算機、服務器、交換機、存儲陣列、防火墻、分屏器、掃描儀、工程圖紙打印機等設備。
(三)完成檔案信息著錄工作。工程級、案卷級、文件級目錄信息錄入計算機管理系統是實現檔案計算機檢索的前提。綿陽市城建檔案館于2000年初和中國空氣動力研究與發展中心合作開發了一套城建檔案管理系統,該系統集檔案驗收與移交,檔案整理、著錄、編目,電子文件歸檔與管理、檔案查詢等功能于一體,目前,全部庫藏檔案信息已全部錄入該系統。
(四)盡可能完成庫藏檔案數字化轉換工作。為提高檔案查詢的查全率和查準率,能讓查詢者看到文件、圖紙的具體內容是最快的途徑,這就需要對庫藏紙質檔案進行數字化轉換。綿陽市城建檔案館于2007年成立了專門的數字化辦公室,對入庫檔案進行數字化轉換。
二、城建檔案自助查閱系統功能定位
(一)系統界面簡潔,操作簡單,并支持模糊查詢。
(二)系統運行速度快、性能穩定、不易感染病毒和受到攻擊。
(三)只限于完成檔案的檢索和電子檔案的調閱兩種特定的功能,禁止新建、刪除、拷貝操作和外接存儲設備等。
(四)支持雙屏或多屏顯示,便于自助查閱人員和本館工作人員看到所調閱內容。
三、城建檔案自助查閱系統軟件平臺和實現步驟
(一)城建檔案自助查閱系統軟件平臺建設操作系統:Windowsxp/Windows7/Windows8/Windows2003Server/Windows2008Server/Linux等。數據庫:SQLServer或Oracle。開發語言:PowerBuilder、JAVA等。軟件結構:采用C/S或者B/S開發架構。
(二)城建檔案自助查閱系統實現步驟
1、在自助查詢終端中安裝操作系統及城建檔案管理系統客戶機版。2、使用分屏器分別連接自助查詢終端和我館工作人員計算機。3、將查詢終端接入局域網絡。4、使用操作系統組策略和注冊表編輯器等完成終端操作系統定制。5、在服務器中添加自助查詢的公共帳號,并定制該帳號權限,使其權限僅限于檔案的檢索和電子檔案的調閱,禁止其新建、刪除等功能。6、編制自助查詢操作指南。
四、城建檔案自助查閱系統的作用
(一)增強了人們的檔案意識。查檔人利用城建檔案自助查閱系統自己動手查詢檔案,增加了其參與感和存在感,使其對檔案的價值有了更加深刻的認識。同時自助查閱和電子檔案的調閱,讓查檔人親身感受到檔案現代化管理帶來的極大便利,也在無形中對城建檔案館工作起到了很好的宣傳作用,強化了他們對城建檔案工作的認同感,增強了他們的檔案意識。
(二)緩解了檔案查閱接待壓力,縮短了查閱等候時間。城建檔案查閱利用的目的主要有辦理房產證、訴訟取證、裝修以及維修等,所查找的資料種類繁多,一個查檔業務辦理需要很長時間,使后來的查檔人員等待時間相應較長,而工作人員總想快速辦理完結,但是往往越要求快越容易出錯,這就給工作人員造成了很大的壓力。建立了自助查閱系統后,查檔人可根據自助查檔指南自行操作,查詢到部分或主要檔案信息,幫助工作人員快速調卷,從而緩解了工作人員查閱接待壓力,縮短了查檔人查閱等候時間。
(三)提高了工作效率和檔案查詢的準確率。隨著時間的推移,建設工程的名稱、地址及建設單位、施工單位名稱等都可能發生變動,而這些信息又是查詢檔案的關鍵信息,查檔人如果對于這些信息表述不清或者理解不深,會大大降低工作效率。其次,城建檔案的專業性強,涉及面廣,檔案管理人員不可能對各方面專業知識面面俱到,有時無法準確的找到所要的檔案資料,這就直接影響了查閱檔案的準確率。建立自助查閱系統后,查檔人可根據自己掌握的有關信息和專業知識,快速、準確的找到所需的檔案,從而提高了工作效率和檔案查詢的準確率。
五、城建檔案自助查閱系統的未來展望未來
隨著人們需求的提高和技術發展,城建檔案自助查閱系統將會在以下幾方面進行功能拓展:
(一)網上預約查詢功能。查檔人先通過城建檔案館的互聯網站預約檔案查詢日期并獲得預約編號,該預約號同時儲存于自助查閱系統中,查檔人輸入預約信息即可查詢檔案。
(二)查檔人員信息自動登記功能。查檔人員在進行自助查檔操作前使用二代身份證在身份證閱讀器上登記個人身份信息,閱讀器識別出正確的查檔人員信息后可自動進行登記并取得檔案信息查詢權限。
(三)檔案內容自助輸出功能。查檔人查詢到所需檔案后,可導出電子文件或直接在相應終端打印輸出電子文件。
(四)三維動態查詢功能。系統以Arcgis平面數字地圖為平臺,將GIS、三維圖與網絡技術集成在一起,將地上地下工程集成在一起,查檔人可通過城市的數字地圖,實現可視化查詢、三維立體查詢。
作者:宋海燕鄧德惠單位:四川省綿陽市城建檔案館