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〔摘要〕醫療設備檔案管理是醫療設備全生命周期管理中必不可少的環節,充分利用醫療設備檔案,將大大提升設備的運行質量和管理水平。現結合醫院當前醫療設備檔案的歸檔流程,闡述了醫療設備檔案管理的必要性,分析醫療設備檔案管理工作與當前設備管理之間的矛盾,并針對問題提出合理有效的建議,解決醫院管理者對于醫療設備檔案精細化管理的難題。
〔關鍵詞〕醫療設備;設備檔案;檔案管理
醫療設備檔案是指醫療設備從購置、驗收到使用、維修、報廢全過程中形成的設備資料、影像載體、審批文件和其他記錄[1]。醫療設備是當今醫院現代化發展的重要環節,這尤為突出醫療設備檔案管理的作用。如何結合醫院自身運營特性,尋求一個高效、科學、系統的醫療設備檔案管理辦法,對加強設備管理、解決醫療糾紛、提高經濟效益有重要意義。
1醫療設備檔案管理的必要性
為提高醫療技術水平,醫院逐步引進大量高、精、尖的醫療設備,使得醫療設備檔案內容增多、信息量大、涉及范圍廣。醫療設備檔案管理是系統管理醫療設備的基礎。醫療設備檔案管理主要體現在收集、保管和利用3個方面[2]。醫療設備檔案能夠準確有效地為同類設備的更新換代提供依據,是設備保養、檢修的必備條件,能保障醫院合法權益,為醫院提供必要的法律依據。
2醫療設備檔案的管理現狀
我院按照“一合同一檔”原則建立醫療設備檔案,由醫學裝備管理科兼職管理。單價1萬元以上的醫療設備均建立醫療設備檔案,以1份合同為單位進行驗收和建檔,存入綜合檔案室。兼職檔案管理員每月錄入驗收完成的設備信息至《設備檔案表》,如設備的所屬科室、型號、價格、資產編號、保修期、廠家聯系方式等。醫療設備檔案包含靜態檔案[3]、動態檔案和報廢資料。靜態檔案參照檔案整理順序表進行歸檔,見表1。不同采購方式產生的靜態檔案不同,我院醫療設備的采購方式分為5萬元以下院內詢價,5萬至10萬院內磋商或談判,10萬元以上交由招標機構進行采購。動態檔案包括維修保養記錄、設備保修購買記錄、設備配件增值記錄[4]、計量檢測報告。報廢資料含科室申請報廢單,經由設備維修科長和主管院長簽字審批后生效。設備檔案按照以下規則編號,如C101-2,C為設備檔案標記號,101為設備檔案序列號,2為案卷號。
3加強醫療設備檔案的管理與建議
3.1合理規劃歸檔范圍
合理規劃醫療設備檔案的歸檔范圍,不僅能有效解決檔案室的存放壓力,還能大大減輕檔案管理員的工作量。小型醫療設備投資回收期短,創收高,近幾年小型設備檔案數量劇增。我院2016年度設備檔案共66份,5萬元以下37份、占比56%,5萬元以上29份、占比44%;2015年度設備檔案共69份,5萬元以下30份、占比43%,5萬元以上39份、占比57%。目前小型醫療設備檔案主要用作同類設備購買的參考和保修期等信息查詢。根據《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中第四章的使用管理中的第三十二條:“單價在5萬元及以上的醫學裝備應當建立管理檔案。內容主要包括申購資料、技術資料及使用維修資料。單價5萬元以下的醫學裝備,醫療衛生機構可根據實際情況確定具體管理方式。”醫學裝備管理科根據實際情況,將5萬元以下的醫療設備檔案分類處理,標記編號為CC,并減少檔案的制作工序,另存放于醫學裝備管理科。
3.2設備檔案信息化管理
醫療設備檔案信息化是將建檔過程中產生的文檔資料等采集至醫療設備管理系統中,以實現檔案信息的快速補充、登記、檢索、匯編,對后期的檔案調閱、檢查、維修等工作的順利進行起著關鍵作用[5]。醫療設備檔案的管理應以提高檔案管理效率,加大檔案資源共享,準確、快速地向社會提供有利的信息資源為宗旨[6]。目前我院的醫療設備信息化管理最為薄弱,無法快速響應臨床科室的檔案需求,只能由兼職檔案管理員從《設備檔案表》中查詢設備信息,或再到檔案室查找原始紙質資料。建立醫療設備管理系統實現檔案信息化管理就能很好地解決臨床需求,并大大提高工作效率。醫療設備管理系統應包含采購模塊、驗收模塊、檔案模塊、維修模塊、科室查詢模塊。從設備資料較為齊全的驗收階段開始建檔,驗收人員將資料錄入系統,檔案兼職管理員可從驗收模塊中將部分數據調至檔案模塊,歸檔后無法更改檔案信息,各臨床科室人員僅有查詢信息功能。使用高速掃描設備將關鍵的檔案資料如采購申請與批復、技術參數、合同、驗收表、說明書、操作手冊等掃描至系統,形成電子檔案,供臨床科室下載應用,實現檔案資源快速共享。科室可自行查看下載設備采購合同、招標技術參數、說明書、操作手冊,對后期購置同類設備有重大參考意義。電子化管理檔案是目前發展的趨勢,是科學有效管理檔案的充分條件。
3.3動態檔案的管理
動態檔案產生于醫療設備的運行過程中,管理零散。如維修記錄單的不連續增加,使得之前的檔案盒中存放位置不足;設備科的維修記錄單零散,上交時間不統一,且無記錄檔案號使之一一對應。這不僅增加了檔案管理員的工作量,且增大了檔案資料缺失的概率。檔案管理人員制作檔案時應考慮實際情況合理制作檔案,且應加強自身的綜合素質,加強專業學習培訓,才能管理好醫療設備檔案,使之發揮最大用處;設備科維修員應在維修記錄單上寫上檔案號,按順序整理好并統一在規定時間段上交。檔案管理員應及時將維修記錄單補充到對應檔案盒中,并于醫療設備管理系統中進行登記。動態檔案的管理更需由檔案制度落實規范管理。
4總結
醫療設備檔案的管理工作量多而繁雜,為了提高醫療設備的使用效益,必須提高設備檔案的利用率。健全檔案制度,落實規則,明確人員分工;收集完整的檔案資料;在借閱制度中保管好檔案;加強管理人員的綜合素質;加快智能醫療設備檔案管理,充分利用設備檔案的分析作用,解決臨床科室需求,避免設備閑置浪費,提高設備經濟效益[7],以提高醫院的綜合效益。
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作者:麥浩芬 單位:中山市小欖人民醫院醫學裝備管理科