城建檔案智能化建設(shè)問題探析

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摘要：智能化、信息化是城建檔案管理的發(fā)展方向，能夠有效提高檔案管理效能，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合、開放和共享。但作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，城建檔案智能化建設(shè)中面臨著普查難、投入高、標(biāo)準(zhǔn)少、資源開發(fā)利用不足、安全系數(shù)亟待提高等問題。筆者認(rèn)為，當(dāng)務(wù)之急應(yīng)根據(jù)公眾服務(wù)需求，立足當(dāng)前發(fā)展環(huán)境，通過建立數(shù)據(jù)采集協(xié)同機(jī)制、強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)建設(shè)、加強(qiáng)管理制度設(shè)計(jì)、著力檔案資源開發(fā)利用、保障網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)安全等手段，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)城建檔案智能化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：智能化；資源共享；開發(fā)利用；安全管理

智能化、信息化是城建檔案管理的發(fā)展方向。2015年5月山東省威海市按照“市域一體、統(tǒng)一架構(gòu)、資源共享”的原則，建設(shè)并投入運(yùn)營了智慧城建檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了以建筑物為核心，提供從地上設(shè)施到地下管線，從項(xiàng)目開工到項(xiàng)目竣工，從電子文本到測(cè)繪數(shù)據(jù)等復(fù)合型信息查詢和利用服務(wù)。作為平臺(tái)建設(shè)與管理的基層參與者，筆者結(jié)合工作實(shí)際，就推進(jìn)城建檔案智能化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)的一些問題，提出幾點(diǎn)看法。

一、山東省威海市城建檔案智能化建設(shè)的基本情況

2014年10月，作為國家“智慧城市”試點(diǎn)工作的重要組成部分，山東省威海市依托市云計(jì)算中心，采用4G移動(dòng)APP、二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技術(shù)，投資350多萬元建設(shè)了“智慧城建檔案管理平臺(tái)”項(xiàng)目，并于2015年5月投入試運(yùn)營。該平臺(tái)先后搭建“智慧地下管線信息共享平臺(tái)”、“智慧城建檔案數(shù)據(jù)中心”等模塊，對(duì)各類城市建設(shè)數(shù)據(jù)進(jìn)行互動(dòng)型、智能型、動(dòng)態(tài)型采集、處理和存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)共建共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策、項(xiàng)目論證、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程施工、道路挖掘、建筑拆遷、搶險(xiǎn)救災(zāi)、城市管理、民生服務(wù)等提供方便、快捷、高效的查詢、檢索和利用。特別是在地下管線管理上，平臺(tái)采集了全市供水、排水、燃?xì)狻崃Α㈦娏Α㈦娦诺?大類、共計(jì)13994公里管線數(shù)據(jù)，基本摸清了全市地下管線“家底”，有效避免了盲目施工造成對(duì)地下線路的破壞，為安全施工提供了可靠依據(jù)。

二、當(dāng)前檔案智能化建設(shè)中面臨的主要問題

（一）普查工作協(xié)調(diào)難度大。

城建數(shù)據(jù)信息采集是檔案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多個(gè)管線單位和政府部門，國家層面缺乏相對(duì)細(xì)致的法規(guī)制度，沒有一個(gè)聯(lián)合機(jī)制，這使得檔案資料特別是地下管線資料的收集難以順利實(shí)施。一直以來，全國各地檔案普遍缺乏完整連貫性，市政管線檔案入庫率低，有重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。如，某地自來水管改道，施工隊(duì)在改道工程結(jié)束后，并沒有在覆土前通知相關(guān)單位來進(jìn)行測(cè)量，或者未把更新信息告訴測(cè)量單位，普查就難以有一個(gè)客觀的反映。這種局面急需建立統(tǒng)一的部門聯(lián)動(dòng)工作機(jī)制，大力推進(jìn)管線數(shù)據(jù)利用和更新。

（二）數(shù)字化投入成本高。

檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，需要具有一定的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和經(jīng)濟(jì)實(shí)力。包括配置高容量的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等檔案數(shù)字化處理設(shè)備，構(gòu)建檔案信息處理的硬件環(huán)境。當(dāng)前，各地普遍存在經(jīng)費(fèi)投入少、設(shè)備更新慢等問題。許多基層檔案館專用計(jì)算機(jī)容量低、配置差，多以單機(jī)版檔案信息系統(tǒng)管理為主，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍然處于比較原始的階段，還是對(duì)檔案手工管理工作的簡(jiǎn)單重復(fù)和低水平建設(shè)。

（三）政策規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)體系少。

檔案智能化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的一場(chǎng)變革,是一項(xiàng)全新技術(shù)，必須以相應(yīng)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)作保障。如網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理、檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件等都要有嚴(yán)格的制度規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)可循，形成有效的檔案存檔和利用的完善機(jī)制。雖然一些地方規(guī)章或規(guī)范性文件正在積極嘗試，但目前行之有效的制度少之又少，在業(yè)務(wù)操作上缺乏科學(xué)規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，且在檔案資源開發(fā)中可能面臨不可預(yù)知的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案資源開發(fā)利用程度不高。

作為重要的公共信息資源“集散地”，城建檔案信息資源應(yīng)得到最大程度的開發(fā)利用，更好地為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。在推進(jìn)智能化建設(shè)過程中，部分基層檔案館雖然也采用了機(jī)讀、電子檢索等信息化手段，但管理觀念卻沒有相應(yīng)提升，工作重心還停留在檔案接收、立卷、存儲(chǔ)、查閱幾個(gè)環(huán)節(jié)，重收集歸檔，輕開發(fā)利用，在滿足群眾需求上手段和方法不多，沒能充分讓“死”的檔案變成“活”的信息。

（五）網(wǎng)絡(luò)安全可靠性不足。

城建檔案智能化建設(shè)使檔案管理應(yīng)用躍升到一個(gè)新的層次，極大地方便了群眾查閱和使用。但很多檔案信息涉及國家的安全和利益、涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密、涉及社會(huì)秩序和個(gè)人隱私等方面的內(nèi)容。因此，檔案部門如何在強(qiáng)調(diào)檔案保密、重視檔案保密的前提下，加大檔案開放利用力度，處理好網(wǎng)站檔案開放利用和檔案保密之間的矛盾，是一個(gè)需要認(rèn)真解決的難題。

三、關(guān)于加強(qiáng)城建檔案智能化建設(shè)的建議

（一）建立檔案資源收集聯(lián)合工作機(jī)制。

沒有一個(gè)各部門、各單位之間的聯(lián)合機(jī)制，智能化城建檔案管理平臺(tái)的信息普查、收集難以順利實(shí)施。基于當(dāng)前各地城建檔案管理機(jī)構(gòu)相對(duì)獨(dú)立、級(jí)別不高的現(xiàn)狀，建議由各級(jí)政府建設(shè)管理部門牽頭，把各建筑物、管線等權(quán)屬單位聯(lián)系在一起，通過日常化運(yùn)作聯(lián)席會(huì)議，共同推動(dòng)綜合規(guī)劃編制、施工管理、竣工測(cè)繪等涉及城建檔案管理的工作，以進(jìn)一步提高檔案資源采集的準(zhǔn)確性和效率。

（二）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

各級(jí)政府要建立穩(wěn)定的資金投入機(jī)制，并在市場(chǎng)化運(yùn)營方面進(jìn)行有益的探索，確保在計(jì)算機(jī)軟硬件配備、網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)（包括局域網(wǎng)的建設(shè)、與政府網(wǎng)的連接、國際互聯(lián)網(wǎng)的利用）、信息化工作流程等方面持續(xù)投入。特別是加快應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等最新的信息技術(shù)，整合提升現(xiàn)有工程項(xiàng)目管理應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用深度和廣度，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理、系統(tǒng)開發(fā)，真正讓社會(huì)利用者有據(jù)可查、查必有果，提供方便、快捷、全面、系統(tǒng)的信息資源利用服務(wù)。

（三）加快完善檔案智能化管理制度。

各級(jí)政府及建設(shè)行政主管部門要加大工作調(diào)研力度，加快出臺(tái)相關(guān)規(guī)劃、法律、規(guī)章和規(guī)定等，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、聲像檔案一體化管理、館際間異地?cái)?shù)據(jù)備份、災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制等方面，建立起完備的工作規(guī)范和責(zé)任機(jī)制，為推進(jìn)城建檔案智能化建設(shè)提供可靠的立法依據(jù)和指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)城建檔案智能化建設(shè)向制度化、規(guī)范化、法治化方向發(fā)展。

（四）加大檔案資源開發(fā)利用力度。

城建檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)就是為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)要以推進(jìn)檔案智能化建設(shè)為契機(jī)，切實(shí)把服務(wù)工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向?qū)π畔①Y源的開發(fā)利用上來，豐富檔案信息資源加工手段，將城建檔案管理部門從文獻(xiàn)資料的收藏、提供者，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)、開發(fā)和提供者。要想方設(shè)法使檔案利用更方便、更快捷，提高社會(huì)各界利用城建檔案的積極性，從而讓檔案工作的社會(huì)效益實(shí)現(xiàn)最大化。

（五）加強(qiáng)數(shù)字化檔案的安全管理。

對(duì)智能化平臺(tái)用戶，要建立安全可靠的登錄管理制度，通過實(shí)時(shí)監(jiān)控登錄行為、形成訪問日志、嚴(yán)厲追究管理人員安全責(zé)任等手段，加強(qiáng)對(duì)用戶登錄行為的監(jiān)管。對(duì)數(shù)字化文檔數(shù)據(jù)，要建立數(shù)據(jù)信息安全等級(jí)，根據(jù)在線式保護(hù)——一般備份系統(tǒng)——高級(jí)備份系統(tǒng)——相應(yīng)紙質(zhì)備份的安全級(jí)別，建立綜合的備份系統(tǒng)，安裝服務(wù)器防火墻和防病毒軟件，避免非法訪問和病毒感染。

作者：叢華玲 單位：山東省威海火炬高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)建設(shè)局