有關檔案信息化管理的思考

前言：本站為你精心整理了有關檔案信息化管理的思考范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

檔案信息化建設的核心是檔案的數字化，利用計算機、軟件、數據庫等技術對傳統檔案數據進行處理，從而形成規范的電子文件信息。這些電子文件可能有多種格式，如文本文件、圖形文件、圖像文件、影音文件等等。檔案的數字化一是對已有的歷史檔案集中進行數字化處理，組織人力進行文件的掃描、OCR識別、掛接等工作。其次是改變檔案的收集歸檔工作方式，新產生的檔案采取電子和紙質并舉的方法，同時接受電子檔案和紙質檔案，檔案人員檢查通過后方可完成歸檔工作，這樣就走出了年年接收檔案，年年數字化的惡性循環。在對歷史檔案數字化處理過程中，對需要處理的檔案。首先要制定有待數字化性處理的一些原則，從眾多的檔案中，剔除無關緊要、可有可無的信息，無需“有文必掃”，選擇重點需要數字化的檔案以及那些需要保護的檔案、具有代表性的檔案。其次一定要紙質檔案與數字檔案并重，以紙質檔案為基礎，以電子檔案為信息化發展的有力武器。

檔案信息化中的重要技術因素

檔案信息化是信息技術與檔案管理的合理結合，沒有信息技術，檔案信息化難以得到推進。同時檔案信息化與傳統檔案的管理和手工模式也是分不開的。檔案信息化是檔案管理的一次革命，技術是檔案管理革命的先鋒，是檔案信息化中最有力的武器，有著傳統紙質檔案的基礎，有著傳統紙質檔案的保障，電子檔案、數據庫運用、資源共享才可以大刀闊斧的向更好的方向發展。電子文件與紙質文件共存，在各行各業，政府機關、企事業單位中的檔案部門，依然是二元格局，功能的完全替代很難，必然經歷一個漫長的漸進的過程，只要電子檔案的安全性沒有得到完全保障，人們就需要以紙質文件為基礎來保障檔案文件的安全。檔案的信息化沒有改變檔案工作的社會目標，它給檔案管理帶來的是更加全方面的、更加快捷的工作，減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了勞動生產率。同時也為查考、利用檔案的各行各業的人員提供了快速查詢、快速利用的各種方法和環境。這種變化還隨著信息技術與檔案管理的有機結合逐步高速發展而變化。因此，在檔案信息化發展建設的同時必須建立在傳統紙質檔案保障的基礎上，對信息技術的發展保持高度的敏感性，及時追蹤新技術的發展趨勢，從中尋找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究將各種信息技術引入檔案工作的可能性、必要性。使之更能適用于檔案工作的目的。應重視檔案信息化的技術因素，但不能唯技術論。唯技術論表現之一是認為技術是萬能的，可以實現所有的檔案業務，各個環節都想利用計算機來實現，忽略了人的主觀能動性，在信息化建設中人處于被動的局面。表現之二就是檔案建設追求完美，一步到位，不根據自身情況出發而是追逐最先進的軟硬件技術，加大了檔案信息化的成本。檔案信息化建設是一個漫長的過程，因此檔案信息化要從實際出發，根據企業自身的實際現況，采用最適合的技術，在選用時要認識到先進的技術有時由于缺乏時間的考驗和社會的認同，具有一定的風險性，而且還要考慮到技術的更新頻率、更新周期。

加快檔案信息化建設的兩個關鍵

（1）充分發揮檔案信息化中人的作用。檔案人才隊伍建設是檔案信息化建設的關鍵因素之一。檔案信息化要求檔案人員不僅需要掌握檔案專業知識，同時還需要掌握計算機網絡、數據庫、計算機軟件等知識。信息技術的復雜性及快速更新性要求其人才必須具有扎實的技術基礎和持續的再學習能力，再加上專業的檔案管理知識和豐富的工作經驗。檔案信息技術人才的培養是一個漫長的過程，需要檔案工作人員逐步將多種專業技術合理融合在檔案工作中。人才隊伍的建設可以從內部和外部方面著手進行，可以體現在以下方面：一是在實施檔案信息化全員培訓的同時，逐步引進檔案人員相對年輕化，強化對檔案人員的技能，提升整個檔案隊伍的信息化素養。其一是組織一些檔案信息化知識的相關培訓、業務交流活動，盡量使所有的檔案業務人員都要參加，并將參加培訓的情況列入考核、評審的范圍，調動人員參與的積極性。其二就是規定相關崗位必須通過信息化專業知識的培訓考核后方能上崗。其三可以通過高等院校培養高層次的檔案管理人才或計算機專業人才，采用引進、聯合培養等方式培養人才，這也需要企業領導和人力資源部門的大力支持。二是強化對檔案人員的創新教育，充分發揮信息化建設中檔案人員的積極性、創造性。信息化建設應將檔案人員放在主體地位，需要每一位檔案人員，結合自己實際工作的經驗，出主意、想辦法，從而使工作更簡捷、更安全、更有效率。同時在知識結構方面、激勵機制等方面注入新的活力，使廣大檔案人員增強時代責任感，增強服務意識，采用最適于自己的數字和網絡技術并結合傳統檔案管理的方法，將檔案信息資源共享和開放的服務平臺發揮得盡善盡美，最大化滿足各專業人員查詢、借閱、利用等。這個漫長磨合的過程，不僅能逐步推動檔案信息化建設，也能讓檔案人員學習和總結好的經驗與方法。從而使檔案信息化工作多元化發展，實現檔案事業穩步發展。

（2）與傳統檔案相結合提高檔案信息化工作效率。要切合企業實際，結合企業整體工作流程，把檔案信息化落在實處、見到實效。切忌照抄照轉照搬、切忌死搬硬套。在檔案工作的某個環節中計算機數據庫未必比傳統手工的的方式快。所以，檔案的信息化、現代化，應從企業工作的實際出發，汲取傳統管理中的合宜因素，從而提高工作效率。

對檔案信息化管理發展方向的構思

以紙質檔案為保障和基礎，創新思路，接受新的事物，利用先進的信息技術手段，減少工作量，提高效率。目前檔案管理工作有兩個大方面：一是收集整編各門類的檔案；運用新技術提高工作量，以滿足檔案數據的查詢需要。二是將檔案工作的重點逐步放在查詢借閱，創造快捷網絡環境、工作環境，用來提供利用各門類的紙質檔案以及電子檔案。檔案人員應在這個基礎上，利用好先進的硬件和配套設施，使用最適合自己的各種軟件，將最有效的傳統檔案的管理方式與最先進的信息相結合發揮檔案的最大價值。

作者：吳瑋單位：中鐵第一勘察設計院檔案館