電子檔案管理范文精選

[提要]本文對電子檔案管理的幾個關鍵問題進行分析，并提出相應對策，要科學地管理電子檔案。

[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策

隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子寫作論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。

(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上

一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

辦公自動化、網絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，產生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規范到規范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

【摘要】醫院電子檔案是對醫院護理、臨床以及科研等等資料的總結與整理，記錄、保留有價值的文字、圖像等等，以為醫院日后的研究與調查提供資料與指導。本文從醫院實行電子檔案的重要意義出發，就醫院電子檔案管理實踐進行探討。

【關鍵詞】醫院；電子檔案；管理

一、醫院實行電子檔案管理的重要意義

首先，醫院電子檔案能促進檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫院內部管理的一項重要工作，能夠有效促進醫院事業發展。醫院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節省了大量的時間與精力，大大增強了原始檔案的應用程度。醫院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫院電子檔案能夠為珍貴的檔案原件提供保護，為醫院的改革發展提供幫助。隨著醫改進程的不斷加快，醫院的改革與發展迫在眉睫。一個醫院的檔案記載了該醫院的發展歷程、各個階段的醫療水平以及醫院的運營情況，可以說是承載了該醫院文化資源。將醫院的檔案進行電子信息化處理，不僅能夠為檔案原件提供有效保護，還能夠避免因為過多借閱檔案原件而導致檔案遺失的風險。再次，醫院電子檔案為醫院進行內部數據分析提供可靠的資源。醫院在進行內部數據分析時，很難從紙質文件中獲取到有效、有準備的數據資源，但是通過電子檔案數據庫的建立與使用，數據庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內生成臨床所需的數據分析結果，并制定出相應的診療方案，為醫院工作效率與服務質量的提高提供了便利，并有效降低了醫院運營的成本。最后，醫院電子檔案能夠為醫院提供個性化的診療服務。隨著醫改的不斷深入，個性化醫療已然成為了一個十分熱點的問題。電子檔案管理也是個性化服務中的一種，相關部門可以從醫院上報的相關數據進行篩選統計，以最快的速度做好可能發生的新疫情的預防工作。從而有助于國家醫療成本的降低，進一步提高國民的身體素質。

二、以科學合理的措施完善醫院電子檔案管理實踐

（一）完善檔案軟硬件設備，以提高電子檔案的安全性。醫院電子檔案管理工作離開了計算機設備，那電子檔案的優勢就無從發揮。對此，醫院應該不斷加強電子檔案的軟硬件設備，將落后的計算機設備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設備。比如，以電子刻錄設施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強醫院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫院檔案管理部門應該建立起完備的檔案管理信息系統，從而以現代化的網絡安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復讀性強、修改編輯不留痕跡、載體無法統一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗證的保護措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫院電子檔案的科學管理提供切實有效的技術幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實提高檔案管理人員的素質水平。為了促進醫院電子檔案管理工作的進一步發展，醫院領導應該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點出發，根據目前社會對醫院電子檔案信息的需求來制定相關的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫院電子檔案管理工作更加規范。此外，作為醫院檔案管理人員，應該不斷提高自身的綜合素質，努力學習有關電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點的安全：1.嚴禁使用電子檔案管理的計算機設備訪問互聯網。2.嚴禁隨意在電子檔案管理的計算機設備上運行任何軟件。3.嚴禁使用U盤等移動設備移交檔案。4.嚴禁打開、運行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔。醫院在進行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風險。醫院還應該結合自身的工作實際，凡是在醫院一切活動中產生的具有價值的檔案都應該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數醫院仍然在電子檔案的管理制度、技術與方法、管理與通信設備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔的措施，實行紙質與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進行。

1當前企業電子檔案管理中的現狀

1.1與紙質檔案長期互相并存

紙質檔案具有內容真實可靠、易于長久保存、載體相對穩定等優點但同時也存在文件形成時間長、整理費時費力、存儲密度小、檢索速度慢等缺點將逐漸被電子檔案所取代而在未來很長一段時間還將處于紙質檔案和電子檔案交織的時期。

1.2電子檔案管理體系尚未健全

目前很多企業無健全的電子檔案管理系統或者正處于電子檔案系統的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專職人員段有專門的檔案管理人員且缺乏檔案專業的系統學習次缺專業技術能力對檔案的管理只停留于簡單的整理建檔而不能充分發揮檔案信息在領導決策和事業發展中的助推作用。.33電子檔案管理集中管理與分散管理并行。電子檔案因易于形成在企業各部門的電子檔案多存于各自的計算機中,形成了企業檔案管理部門集中管理和各部門檔案分散管理并行的模式。由于很多企業沒有實行電子檔案管理軟件致使檔案管理部門和部之間分散管理無法同步,存在著遺漏存檔和重復存檔的情況,且部門分散管理易于刪改和銷毀不利于保證檔案的真實性和可靠性。

2目前企業電子檔案管理中存在的問題

近幾年，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、網絡化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦結，文件從產生到處理結案幾乎可以不使用紙和筆，產生了大量的電子文件。法院電子信息檔案也經歷了一個從無到有、從不規范到規范化管理的過程。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。電子文件需要全新的管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。