電子檔案監(jiān)管不足及策略

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本文作者：楊凱作者單位：河南大學檔案館

當前電子檔案存在的問題

（一）管理思想落后，管理方式陳舊

基層檔案管理人員對電子檔案的管理思想落后，管理方式陳舊。他們沒有意識到電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在工作環(huán)境和工作對象上的區(qū)別，在對電子檔案管理上仍采用傳統(tǒng)電子檔案管理方法，不重視電子檔案管理上的電子化和網絡化，對計算機等先進的使用設備不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使電子檔案管理電子化，信息化建設受阻。

（二）電子檔案信息安全問題

電子文件是儲存在計算機中，它的不固定性、載體的可變性及信息的開放性使得電子檔案很容易被刪改、竊取和銷毀，且不被發(fā)現。當今社會電腦病毒和黑客對電子檔案也存在極大的威脅，一旦計算機感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丟失，若原件保存不當，重建整個檔案系統(tǒng)將是個繁重的工作。

（三）電子檔案的原始性、真實性

檔案文件在被制作成電子文件時，不再存在如紙質文件一樣的特定字跡、親筆簽名，甚至連文件蓋章都是電子編寫形成的，這就無法證明其真實性和權威性。而且，電子檔案在存檔的過程中，要定期進行復制和轉換載體，以防信息的損失，所以電子文件的原始性無法判斷。

（四）電子檔案的長期可讀性問題

電子檔案是保存在磁性材料和光盤載體上，人們必須使用一定的技術和設備才能識別它的信息，這就決定了電子檔案對一定技術和設備的依賴性，閱讀電子檔案必修借助計算機將信息和載體結合在一起。而計算機的日新月異使得其硬件環(huán)境對某些較為落后的載體具有不可兼容性，造成電子檔案信息的不可讀，這對需要長期保存的文件來說是個“致命傷”，可能多年后，就難以找到能與之載體相配的電子設備。

解決電子檔案管理問題的措施

（一）建立健全電子檔案管理制度

管理電子檔案的主演任務是對各類電子文件進行分類、編目并制作備份，方便查詢和使用。在整理電子文件的同時，還應根據本單位的實際情況，結合電子檔案管理的特點，建立健全電子檔案管理制度，制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范加強和規(guī)范電子檔案管理。主要應做到對電子檔案的每一步動態(tài)制定相應的規(guī)章制度，并確定責任制度，明確電子檔案各工作環(huán)節(jié)的責任，提高工作人員的責任感。加強工作流程管理，提高對電子檔案的動態(tài)管理。如，在高校電子檔案管理中，應針對學生檔案管理和教職工檔案管理的不同特點，制定不同的管理辦法，對學生在學校內的各類表現詳細記載，學生的每一步動態(tài)都要記載再案，加強動態(tài)管理。

（二）培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才

新時代對檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求熟悉檔案業(yè)務，更要求精通計算機專業(yè)知識。加強對檔案管理人員的計算機知識培訓刻不容緩，同時也要培養(yǎng)他們的專業(yè)素質，培養(yǎng)他們對檔案業(yè)務的熱情，提高其職業(yè)道德素質。

（三）加強信息保護

信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。對電子檔案信息的保護要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術、加密技術、身份驗證、設置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護信息安全的技術方法，在確保電子文件的真實性和權威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對電子文件的惡意刪改起到了關鍵的作用，不斷改進信息安全技術，是加強信息保護的重要措施。除了在信息技術上對電子文件進行保護外，還要做到多途徑、多方式的做好電子文檔的安全和存儲工作。如，一些高校的各部門在做好電子檔案管理的同時，還會建立紙質檔案，采取電子文件和紙質文件同步歸檔的“雙軌制”，為檔案文件的安全提供“雙保險”。

（四）重視數據格式標準統(tǒng)一、互相兼容的檔案管理軟件

研制開發(fā)適應檔案管理現代化的軟件，是長期保存電子檔案的有效措施。完成這一工作，必須得到國家的支持、規(guī)范和推廣，應該在全國范圍內，由國家檔案局主持，地區(qū)各級檔案管理所共同努力完成。

結語

新形勢下的電子檔案管理工作是一項巨大的挑戰(zhàn)，是新時代賦予我們的神圣使命。在信息化高速發(fā)展的今天，加強電子檔案管理工作，即是適應時代的要求，也是推進電子檔案管理向著更高、更好的方向發(fā)展。同時也是加強各行各業(yè)信息化建設的重要的一步。