信息時代涉密電子檔案管理

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一、建設(shè)符合保密法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求的保密檔案管理信息系統(tǒng)

涉密電子檔案移交雖然沒有時間表，但實際工作中已在進行大量的移交處理。從我們了解掌握的情況看，我省涉密電子檔案信息時代涉密電子檔案管理的粗淺思考熊智移交的條件較差，遠不能滿足移交接收的要求。涉密電子檔案或涉密信息及載體的管理應(yīng)有一套嚴(yán)格規(guī)范要求。據(jù)這次全省檔案系統(tǒng)專項檢查，除省檔案局（館）依照國家保密標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)了“廣東省檔案館內(nèi)控檔案利用系統(tǒng)”外，大部分是單機甚至在非涉密系統(tǒng)上處理和管理國家秘密信息，對國家秘密和內(nèi)部敏感信息安全造成威脅。因此，需要盡快建設(shè)符合保密法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)要求的保密檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對涉密電子檔案的安全保密管理。

二、建立健全適應(yīng)信息化時代的保密檔案管理制度

新修訂的《保密法》及準(zhǔn)備頒布的《保密法實施條例》對涉密信息及載體管理有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，我們在嚴(yán)格執(zhí)行傳統(tǒng)的檔案保密管理規(guī)章制度的同時，還應(yīng)建立健全涉密電子檔案保密管理制度。比如涉密電子檔案移交與接收、涉密檔案數(shù)字化，涉密電子檔案查詢、借閱、復(fù)制、下載、打印、刻錄、利用，以及涉密電子檔案的解密、密級變更、檔案公開保密審查等，都需要建立一套科學(xué)完善的保密管理制度。前不久，省檔案局制訂的《廣東省檔案數(shù)字化工作安全管理指南（試行）》，對規(guī)范我省檔案數(shù)字化工作，確保檔案數(shù)字化過程中檔案及其數(shù)字化成果和相關(guān)國家秘密的安全將發(fā)揮重要作用。但是，一些條文還應(yīng)具體細化、更有針對性。比如，“用于檔案數(shù)字化的信息及信息系統(tǒng)應(yīng)按照擬數(shù)字化檔案的最高密級確定其密級，按照相應(yīng)的密級的國家保密規(guī)定進行申報和管理。嚴(yán)禁使用非涉密計算機、非涉密存儲設(shè)備存儲、處理涉密檔案信息”等，有了原則性要求。具體用于涉密檔案數(shù)字化過程中的一些設(shè)備和存儲介質(zhì)應(yīng)如何處理，是做報廢銷毀，還是數(shù)據(jù)信息的清除等，都要有明確的規(guī)定。檔案公開保密審查也要有相應(yīng)的管理制度，否則，類似近期我省檔案系統(tǒng)發(fā)生的泄密事件就難以杜絕，有可能再次發(fā)生。

三、構(gòu)建信息化時代的保密檔案管理體系

管理體系的構(gòu)建包括信息時代的涉密電子檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)、人才培養(yǎng)等方方面面。法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基礎(chǔ)，人才是關(guān)鍵。法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)是依法管理的準(zhǔn)繩，廣東可先行先試，探索制訂保密檔案管理的地方法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)體系，為廣東保密檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以及軟硬件建設(shè)提供強有力的保障。保密檔案管理人才培養(yǎng)可充分利用中山大學(xué)國家保密學(xué)院的豐富資源，培養(yǎng)造就一大批既懂檔案管理、又懂保密工作的復(fù)合型人才，為推動我省檔案信息化發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

作者：熊智單位：作者系廣東省國家保密局總工程師