電子檔案管理水平提升探析

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一、電子檔案的特點(diǎn)

（1）電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和儲(chǔ)存系統(tǒng)有著明顯的可分離性特點(diǎn)，電子檔案的內(nèi)容一般都是以數(shù)碼列的加以?xún)?chǔ)存管理的，需要還原顯示時(shí)，必須借助電子計(jì)算機(jī)軟件及硬件平臺(tái)。

（2）軟件和硬件設(shè)備之間有著一定程度的依賴(lài)性，這種依賴(lài)性主要表現(xiàn)在電子文檔內(nèi)容的形成以及處理都需要在計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持下完成，如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)等設(shè)備，電子檔案就無(wú)從形成和保存，更難以達(dá)到資源共享。

（3）不穩(wěn)定性，電子文件都是以計(jì)算數(shù)字設(shè)備進(jìn)行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過(guò)程中，每一個(gè)操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或者是軟硬件出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)使電子文件受到損壞和丟失的現(xiàn)象發(fā)生。電子文檔修改過(guò)的電子檔案很難識(shí)別被更改的痕跡。

二、提高電子檔案管理水平的有效措施

1、加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環(huán)節(jié)中的第一項(xiàng)，也是做好電子檔案管理的的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內(nèi)容自動(dòng)檢索功能，有時(shí)需要保留修改過(guò)程中的信息，這也是一種收集過(guò)程。我們不僅要收集正式文件，還應(yīng)該及時(shí)的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標(biāo)明文檔之間相應(yīng)的關(guān)系，對(duì)此類(lèi)電子文件應(yīng)該加強(qiáng)管理。在收集和積累文件的過(guò)程中應(yīng)該拷貝，以此來(lái)防止和避免當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)造成電子文檔的丟失。

2、加強(qiáng)對(duì)電子文檔的分類(lèi)管理將電子文件經(jīng)過(guò)認(rèn)真的確認(rèn)和整理后，將其從網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器或計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中刻錄或拷貝到其他可脫機(jī)載體上，以便長(zhǎng)期進(jìn)行保存。當(dāng)前，電子文檔的歸納保存應(yīng)符合以下幾個(gè)要求：一是在歸納時(shí)間上，應(yīng)以一年為限，將電子文檔的最終版本刻錄保存在存儲(chǔ)載體上，以便以后查閱方便。當(dāng)前在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件業(yè)務(wù)也大量增加，因此采取備份的方法更加迫切和重要，在備份工作中需注意盡量不要將原始文檔和所備份的文檔存儲(chǔ)在同一臺(tái)計(jì)算機(jī)上。二是，從數(shù)量上來(lái)看，為了保證文件的真實(shí)準(zhǔn)確和可利用性，一般需要保存兩個(gè)版本，一套在單位檔案室存放，另一套可由相關(guān)科室進(jìn)行保存，以確保真實(shí)、有效的使用。

3、建立健全電子文檔的管理制度電子文檔的管理可建立有效的核查制度，以確保能夠定期對(duì)文檔進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查文檔的歸納是否齊全、完整，文檔的相關(guān)手續(xù)是否齊全，是否符合相關(guān)規(guī)定等。并且由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的審核，保證不同來(lái)源的文檔能夠達(dá)到統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)要求，以便規(guī)范管理。文檔數(shù)據(jù)的使用和交流要有規(guī)范統(tǒng)一的原則，盡量采用通用格式。對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化，保留對(duì)各個(gè)文檔的處理信息，不要任意刪除。

4、加強(qiáng)對(duì)電子文檔軟硬件設(shè)施的管理積極開(kāi)發(fā)電子文檔的存儲(chǔ)途徑。辦公室作為檔案管理部門(mén)存儲(chǔ)設(shè)備要齊全，要定時(shí)定期的對(duì)軟硬件進(jìn)行維護(hù)，如及時(shí)修補(bǔ)各種軟件存在的安全漏洞，對(duì)計(jì)算機(jī)上的病毒軟件和防火墻及時(shí)升級(jí)，以保證檔案資料上傳和下載過(guò)程中的安全性。而在硬件方面，要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理和維護(hù)，強(qiáng)化防磁設(shè)備的維護(hù)，對(duì)于應(yīng)該處理是機(jī)器應(yīng)該及時(shí)的更換。

5、加大力度培養(yǎng)電子文檔管理方面的專(zhuān)業(yè)人員電子文檔管理專(zhuān)業(yè)人員是一個(gè)重要管理環(huán)節(jié)，相關(guān)工作人員必須具備計(jì)算機(jī)方面的基本技能以及文檔管理方面的各種知識(shí)儲(chǔ)備，要加大地現(xiàn)有檔案隊(duì)伍中的工作人員的培訓(xùn)力度，如檔案管理知識(shí)培訓(xùn)、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)等，提高檔案管理隊(duì)伍的人員綜合素質(zhì)，改變?nèi)瞬艆T乏的現(xiàn)狀。電子檔案管理上面臨真很多的問(wèn)題，為了蒂娜子檔案管理的提高，要充分利用和發(fā)揮電子檔那的管理優(yōu)勢(shì)，培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員，采取各種有效措施，努力提高電子檔案管理工作的效率和水平。

作者：蔡玲玲單位：哈爾濱市兒童福利院