電子檔案管理問題及對(duì)策
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電子檔案管理是檔案管理和現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展相結(jié)合的產(chǎn)物,它將成為現(xiàn)代檔案管理的重要模式,它可以給社會(huì)及人民群眾利用和共享檔案信息資源帶來諸多的便利。電子檔案管理以其現(xiàn)代信息技術(shù)手段，在其收集、存儲(chǔ)、輸出和處理等方面,與傳統(tǒng)載體檔案相比較具有不可替代的優(yōu)越性。由于電子檔案形成的內(nèi)容與存在的形式具有相對(duì)獨(dú)立性，極易使其內(nèi)容發(fā)生變化，從而導(dǎo)致其失去了固定的形式，使檔案行政管理部門對(duì)其進(jìn)行檢查時(shí)，對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性難以進(jìn)行認(rèn)定。所以說，電子檔案管理工作中存在著許多亟待解決的問題,具體總結(jié)如下:
（一）電子檔案管理意識(shí)淡薄。
大部分黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等部門領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)電子檔案管理的意識(shí)淡薄，管理機(jī)制不健全，監(jiān)督指導(dǎo)不到位，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理工作重視程度不夠,沒有統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度約束，財(cái)政投入不足,缺乏對(duì)電子檔案工作管理和領(lǐng)導(dǎo)。
（二）電子檔案的原始性問題。
新生成的電子檔案，其狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)應(yīng)該是完全一致的，既是原始的，但又可以復(fù)制，原始性不容易判斷和確認(rèn)。
（三）電子檔案的真實(shí)性問題。
在將紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化過程中，由于計(jì)算機(jī)硬件與軟件傳輸系統(tǒng)存在不穩(wěn)定性，加之工作人員技術(shù)水平有限，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失，致使電子檔案內(nèi)容失真、“出錯(cuò)”等問題極易發(fā)生。
（四）電子檔案的安全性問題。
計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)功能強(qiáng)大、技術(shù)先進(jìn)，但存在很多缺陷。首先，電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)輸入易被篡改或破壞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中信息易被竊取或泄露，安全存儲(chǔ)功能薄弱；其次，計(jì)算機(jī)病毒的危害性破壞極大，會(huì)直接影響電子檔案的安全。
（五）檔案管理人員素質(zhì)問題。
第一，各部門沒有建立健全的電子檔案管理人員的監(jiān)督考核制度。由于電子檔案存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)記錄在光盤、磁盤等磁性介質(zhì)上,通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)篡改、復(fù)制、偽造檔案信息的非法行為,具有很強(qiáng)的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)作弊是很困難的。第二,缺少必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人員。電子檔案管理包括硬件和軟件系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等,要求工作人員不僅要掌握電子檔案管理專業(yè)知識(shí),還必須熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。
二、加強(qiáng)電子檔案管理的對(duì)策建議
通過對(duì)電子檔案管理工作中存在的問題分析、探索，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策和建議：
（一）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。
首先，黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員要從實(shí)際出發(fā)，不斷增強(qiáng)電子檔案管理工作意識(shí)，建立嚴(yán)格的電子檔案管理制度和規(guī)范。加大宣傳和監(jiān)督力度，切實(shí)做好電子文件的數(shù)據(jù)接收、整理、歸檔、移交以及錄入轉(zhuǎn)化工作。其次,要積極爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,加大財(cái)政投入,購(gòu)置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，配備懂電子檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才，并將此項(xiàng)工作納入機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工作范疇加以考慮和安排,保證電子檔案管理工作正常有序開展。
（二）加強(qiáng)對(duì)電子檔案形成單位的管理。
檔案行政管理部門制定科學(xué)規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)模式,建立統(tǒng)一的電子檔案管理流程，使用統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)管理軟件，要明確各方職責(zé)和管理權(quán)限，制定電子檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求及方式。同時(shí)還要定期對(duì)所轄區(qū)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，使各部門形成的電子檔案及時(shí)收集、整理、歸檔，做到齊全完整、科學(xué)規(guī)范。
（三）加強(qiáng)電子檔案的安全可靠性管理。
采用現(xiàn)代信息安全管理措施，建立完善的、與存儲(chǔ)技術(shù)相匹配的管理制度，通過明確電子文件管理流程，根據(jù)電子檔案管理需求，將文檔一體化管理模式構(gòu)筑起來。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查與維護(hù)，及時(shí)更新檔案系統(tǒng)管理軟件，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、原始性。在調(diào)閱電子檔案時(shí)，通過設(shè)置訪問權(quán)限、密碼、驗(yàn)證碼等方式，防止外來因素對(duì)電子檔案的惡意攻擊、破壞和篡改，從而提高電子檔案的安全可靠性，便于永久保管、利用。
（四）加強(qiáng)電子檔案的數(shù)據(jù)備份與保管。
首先，要做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工作。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)不安全、易受計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等特點(diǎn)，要建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，確保電子檔案信息在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時(shí)安全無誤；此外，電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)易受磁場(chǎng)、溫濕度、粉塵、細(xì)菌等因素影響，致使存貯的內(nèi)容存在不穩(wěn)定性，所以，存放（存儲(chǔ)）電子檔案必須有專用庫(kù)房、防磁柜以及安全性較高的磁性介質(zhì)、電腦設(shè)備等。
（五）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)。
電子檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政治性很強(qiáng)的工作，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的要求越來越高，檔案主管部門要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員政治素質(zhì)與專業(yè)技能的培養(yǎng)，通過舉辦培訓(xùn)班、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、發(fā)放學(xué)習(xí)材料等形式，讓他們系統(tǒng)掌握現(xiàn)代信息管理知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，使他們樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，具備較高政治素養(yǎng)、職業(yè)道德水平。
三、總結(jié)
總之，為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，我們必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作問題的探究和思考，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，為更好地促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
作者：王金蓮 單位：豐寧滿族自治縣國(guó)營(yíng)林場(chǎng)總場(chǎng)
