電子檔案管理系統基本操作淺談

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摘要：隨著計算機技術及其互聯網的普及，檔案管理出現了新的發展機遇，電子檔案管理系統也成為了公共部門電子政務的一個重要組成部分。本文就電子檔案管理系統的基本操作進行分析。

關鍵詞：電子檔案；管理系統；基本操作

1檔案查閱者的實踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案查閱者”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點擊菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔，里面有兩個子節點‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點擊“申請歸檔”后，進入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要歸檔的文件，點擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規定最多只能上傳三個文件)，上傳成功后，填入相關信息(申請時間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點擊“申請記錄查看”，進入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進行查詢。同時，也可以在頁面下部的選項中選擇合適的條件進行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點擊“申請查詢”，進入查詢頁面。查詢者在查詢申請詳細表單中填入相關申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點擊“申請記錄查看”節點，進入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態等不同的查詢方式進行查詢。

2檔案管理員和領導者(主管)的實踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，選中“檔案管理員”選項按鈕，然后任意選擇一個模擬對象點擊“進入”，在頁面的左邊將出現菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請歸檔”，里面有兩個子節點：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點擊左邊樹節點“檔案申請歸檔”，進入審核中請歸檔記錄頁面。此時，頁面加載的是所有申請記錄的詳細信息，檔案管理員可以根據檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點擊“審核歸檔”鏈接，進入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關信息，如申請人、申請時間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結束后，可以通過點擊“同意”或“拒絕”按鈕進行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節點，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據檔案名稱進行模糊查詢，也可以根據檔案審核情況進行查詢。點擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細信息。

2.3檔案申請查詢。

點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請查詢”，里面有兩個子節點：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點擊“審核”鏈接進入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當前要審核的查詢申請的詳細信息，檔案管理員可以根據情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關檔案進行管理，經過檔案主管領導審核通過后予以銷毀。點擊電子檔案管理系統菜單樹的一級節點“檔案申請銷毀”，里面有兩個子節點“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點擊進入有關信息申請銷毀頁面。進入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據檔案名稱查詢，也可以根據是否通過申請歸檔審核進行查詢。點擊“申請銷毀”，進入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點擊“申請記錄查看”菜單，進入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統管理員的實踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務實踐平臺系統，用戶登錄電子政務模擬教學系統后，選擇檔案管理系統進入，點擊“管理員入口”鏈接。出現檔案系統管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據檔案名稱和檔案類別進行查詢。

3.1.1查看。

點系統管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負面的下分顯示一個顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統管理員可以點擊下載文件，查看檔案的相關內容。

3.1.3刪除：

管理員根據實際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復選框選中，然后再點擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據檔案名稱和審核狀態進行查詢，并且可以根據需要刪除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點擊“申請記錄管理”進入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要刪除記錄的行起碼復選框，然后點擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時被刪除掉。

3.3基礎信息維護。

此菜單的功能是系統管理員對檔案文件的基礎信息進行維護，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點擊頁面左邊的菜單樹“基礎信息維護”下的“文件類型管理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的格式類型進行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點擊頁面左邊菜單樹“基礎信息維護”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統管理員可以對檔案文件的等級進行添加和刪除操作。

參考文獻

[1]張原瑞.高中學生電子檔案管理系統的研究與實現[J].天津：天津大學,2012.

[2]張魯寧.檔案管理系統的設計與實現[D].長春：吉林大學，2010.電子檔案管理系統的基本操作韓黎明

作者：韓黎明 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣文廣體局文化市場