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【摘要】醫院電子檔案是對醫院護理、臨床以及科研等等資料的總結與整理,記錄、保留有價值的文字、圖像等等,以為醫院日后的研究與調查提供資料與指導。本文從醫院實行電子檔案的重要意義出發,就醫院電子檔案管理實踐進行探討。
【關鍵詞】醫院;電子檔案;管理
一、醫院實行電子檔案管理的重要意義
首先,醫院電子檔案能促進檔案信息的整合共享,提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫院內部管理的一項重要工作,能夠有效促進醫院事業發展。醫院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控,節省了大量的時間與精力,大大增強了原始檔案的應用程度。醫院各部門可以更加自如地提取檔案,從而大大提高了檔案信息的利用率。其次,醫院電子檔案能夠為珍貴的檔案原件提供保護,為醫院的改革發展提供幫助。隨著醫改進程的不斷加快,醫院的改革與發展迫在眉睫。一個醫院的檔案記載了該醫院的發展歷程、各個階段的醫療水平以及醫院的運營情況,可以說是承載了該醫院文化資源。將醫院的檔案進行電子信息化處理,不僅能夠為檔案原件提供有效保護,還能夠避免因為過多借閱檔案原件而導致檔案遺失的風險。再次,醫院電子檔案為醫院進行內部數據分析提供可靠的資源。醫院在進行內部數據分析時,很難從紙質文件中獲取到有效、有準備的數據資源,但是通過電子檔案數據庫的建立與使用,數據庫中包含了全員的資料與檔案,有效縮短了查閱檔案的時間,從而能夠在很短的時間內生成臨床所需的數據分析結果,并制定出相應的診療方案,為醫院工作效率與服務質量的提高提供了便利,并有效降低了醫院運營的成本。最后,醫院電子檔案能夠為醫院提供個性化的診療服務。隨著醫改的不斷深入,個性化醫療已然成為了一個十分熱點的問題。電子檔案管理也是個性化服務中的一種,相關部門可以從醫院上報的相關數據進行篩選統計,以最快的速度做好可能發生的新疫情的預防工作。從而有助于國家醫療成本的降低,進一步提高國民的身體素質。
二、以科學合理的措施完善醫院電子檔案管理實踐
(一)完善檔案軟硬件設備,以提高電子檔案的安全性。醫院電子檔案管理工作離開了計算機設備,那電子檔案的優勢就無從發揮。對此,醫院應該不斷加強電子檔案的軟硬件設備,將落后的計算機設備淘汰掉,配備完善的電子檔案管理的軟硬件設備。比如,以電子刻錄設施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利,從而增強醫院電子檔案的時效性,確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時,醫院檔案管理部門應該建立起完備的檔案管理信息系統,從而以現代化的網絡安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復讀性強、修改編輯不留痕跡、載體無法統一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關鍵信息十分容易被更改等等問題,可以通過建立身份加密驗證的保護措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現變更,此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性,為醫院電子檔案的科學管理提供切實有效的技術幫助。(二)建立健全的檔案制度,切實提高檔案管理人員的素質水平。為了促進醫院電子檔案管理工作的進一步發展,醫院領導應該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點出發,根據目前社會對醫院電子檔案信息的需求來制定相關的檔案制度來約束、管理電子檔案,從而確保醫院電子檔案管理工作更加規范。此外,作為醫院檔案管理人員,應該不斷提高自身的綜合素質,努力學習有關電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點的安全:1.嚴禁使用電子檔案管理的計算機設備訪問互聯網。2.嚴禁隨意在電子檔案管理的計算機設備上運行任何軟件。3.嚴禁使用U盤等移動設備移交檔案。4.嚴禁打開、運行一些不清楚的文件,以確保電子信息檔案的安全。(三)有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔。醫院在進行電子文件歸檔時,其歸檔的范圍可以參照紙質文件的歸檔范圍來開展,確定電子文件的類型,歸檔的電子檔案要及時做備份處理,避免電子檔案被刪除的風險。醫院還應該結合自身的工作實際,凡是在醫院一切活動中產生的具有價值的檔案都應該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數醫院仍然在電子檔案的管理制度、技術與方法、管理與通信設備等等方面存在著各種各樣的問題,因此,要有針對性地采取紙質與電子檔案雙套歸檔的措施,實行紙質與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進行。
三、結語
醫院的檔案管理隨著科學信息技術的不斷進步與發展也隨之產生了很多新的變化。電子檔案是社會進步的產物,也是檔案管理一個嶄新的課題。醫院檔案管理工作人員應該不斷改進檔案管理的思想、方法、手段等等,不斷創新醫院電子檔案管理,為醫院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎。
【參考文獻】
[1]王晶選.對醫院電子檔案規范化管理的思考[J].現代醫院,2014(08):134-136.
[2]王歡.醫院的電子檔案管理[J].天津市經理學院學報,2014(03):108-109.
作者:鄧穎 單位:云南省昭通市中醫醫院